2022年档案的概念 .pdf

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1、档案的概念、特点及种类中华人民共和国档案法第二条规定，“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”其特点有：档案是直接形成与社会实践活动的原始的记录；档案是由文件有条件地转化来的；档案来源广泛，内容丰富，形式多样。档案的种类分为三大类：有文书档案、科技档案和专门档案。档案工作的内容、性质及原则档案工作从广义上讲，是指整个档案事业，它包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传出版工作和大拿公安外事交往工作等。从狭义上

2、讲，是指档案业务工作，是专指档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作，主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等六个方面，简称“六个环节”。档案工作是一项管理性、服务性、政治性、项科学性、文化性的工作。中华人民共和国档案法第五条从法律高度对我国档案工作的基本原则作了规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”公文、文书档案和文书档案管理公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效果的信息记录。它是依法行政和进行公务活动的重要工具。我们

3、在日常工作中接触到的通知、请示、批复、决定、决议等都是公文。文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，是各个机关、团体和企、事业单位档案工作的主要内容之一。科技文件的概念、特点及其类型科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。对此概念可以从科技文件是人们在从事科技、生产活动中产生、形成的，它是科技、生产活动全过程的真实记录和反映。科技文件是科技、生产活动的直接记录。科技文件的特点主要有很强的专业技术性、成套性、更改性、通用性、现

4、实性。科技文件的基本类型有图样科技文件、文字科技文件、其他形式的科技文件和非纸制载体的科技文件。科技档案的概念及其基本种类科技档案是指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 4 页 -活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。科技档案的基本种类分为工业生产技术档案、农业科技档案、基本建设档案、设备仪器档案以及科研档案等五种。会计档案的概念及其特点会计档案是指会计凭证、会计帐薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。与文书档案、科技档案相比，会计档案的特点主

5、要是，形成范围广、档案类别稳定和外在形式多样。档案保管与保护工作档案的保管，是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施。档案保管工作的内容主要包括三方面：一是档案的库房管理，即对库房内档案科学管理的日常工作；二是档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般的安全防护。三是保护档案的技术措施。档案的保护是保管工作内容之一，是保护档案专门措施，是为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门技术处理的一项工作。档案利用工作的含义档案利用工作，亦称“档案利用服务”、“档案提供利用”，是档案部门通过一定的方式与方法，直接提供档案，为利用者服务的一项业务方式。档案利用工作包括了解和熟悉馆

6、室藏档案信息的内容和成分，各种档案检索工具的使用方法；分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；向档案用户介绍和报道馆室藏中相关的档案信息线索，积极开展档案咨询服务；向档案用户提供他们所需的档案文献等内容。档案信息安全的含义档案信息安全包括档案信息系统安全和档案信息内容安全两项基本要求。一般所说的档案信息系统安全、档案信息网络安全、计算机系统安全、（传统狭义的）档案信息安全都可以归类为档案信息系统安全。档案信息系统安全的目标是档案信息系统的保密性、完整性、可用性、可控性、不可抵赖性等。档案信息内容安全是指由于档案信息内容可能引起的社会安全。档案网站概念及作用档案网站是档案

7、部门在互联的公共信息网络上建立的站点，它以主页方式提供相关信息和相关服务，构成公共信息网络的一个节点。或者说，档案网站是由档案部门建立、被链接在一起并通过因特网或各级公共网络向社会提供档案信息咨询服务的电子文档的集合。其内容主要包括档案部门政务公开和档案信息网上咨询两大部分。档案网站建设是档案部门网络化建设的一项基础性工作，是档案部门面向网络世界的窗口。档案网站的作用主要体现在以下两个方面：档案宣传的新途径和档案信息服务的新手段。利用主页网站宣传档案工作主要的优点有：生动活泼，图文并茂，甚至加入声音、图像等多媒体技术，容易被广大利用这所接受；传递迅速，宣传面较广，不受时间及空间的名师资料总结-

8、精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 4 页 -限制；针对性比较强。档案数字化的概念及其原则档案的数字化，就是采用各种信息采集设备将不同载体形式的档案转换成数字方式的过程。比如纸制档案的数字化，就是利用扫描仪等信息采集设备，将纸制档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元（像素），并将光信号转换为电信号输进计算机内从而形成数字图像文件。其基本原则有价值性原则、实用性原则、开放性原则和特色性原则。电子公文归档 2003年 7 月 28 日国家档案局发布的第6 号令电子公文归档管理暂行办法中将电子公文界定为：各地区、各部门通过国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的

9、电子数据。该办法明确规定由各级档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导，而且电子公文形成单位要指定专人负责本单位的电子公文归档工作。暂行办法要求电子公文在办理完毕后三个月内，通过“全国政府系统办工业务资源网电子邮件系统”向机关档案部门归档，对具有长期保存价值的电子公文，要求必须制成一套纸制公文与原电子公文一同归档。电子文件的含义及其特性国际档案理事会在档案术语中将电子文件定义为：“通过代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来进行整理。”国际档案理事会电子文件委员会将电子文件定义为：“电子文件是通过数字电脑进行操作、传输和处理的文

10、件，并具有文件的一般定义。”美国联邦法规定将电子文件定义为：“电子文件包括数字的、图形的以及文本信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并符合文件的定义。”我国国家标准电子文件归档与管理规范（GB/T 188942002）中，将电子文件定义为：“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”电子文件除具有一般文件的基本特征外，与纸制文件相比，还有一些自身的特性，主要有：对硬件和软件的相对依赖性、非直读性、信息与载体的相对分离性、结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性以及信息共享的便利性和安全维护

11、的复杂性。档案信息化的含义档案信息化就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。即是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为中心的转变过程。档案信息化建设内容有基础设备建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。档案法律法规的含义档案法律法规是指由国家制定或认可，并以强制力保证其实施的调整档案事务社会关系的行为规范的总和。它既包括全国人民代表大会常务委员会制定的有关档案事务方面的专名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-

12、第 3 页，共 4 页 -门法律中华人们共和国档案法，也包括国务院、具有立法权的地方各级人民代表大会常务委员会和地方各级人民政府以及国家档案行政管理部门或其他具有行政管理职能的国家行政机关制定的关于国家或地方管理档案事务的各种档案法规、规章。此外，还包括非专门档案法律法规中有关档案事务方面的条款。开放档案的含义开放档案，是指档案馆对其所保存的档案，除了按照国家有关保密的规定和其他有关规定需要保密或者需要控制利用的外，均须根据不同情况，分期分批地向社会开放，各机关、团体、企事业单位和公民，根据工作、生产、建设、科学研究等方面的需要，只要履行一定手续，既可利用业已开放的档案。中华人民共和国档案法规定：“国家档案馆保管的档案，一般应自形成之日起满三十年向社会开放。经济、技术、科学、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。”名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 4 页 -