2022年WORD排版实务教程 .pdf

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1、WORD 排版实务1 页面设置.1 2 节.3 3 页眉与页脚.5 3.1 不同的节设置不同的页眉.5 3.2 奇偶页页眉或页脚不同.5 3.3 页眉插入域.6 3.4 插入页码.8 3.5 页眉文字下的横线.8 4 格式.10 5 样式.10 5.1 何谓样式.10 5.2 在哪里设置样式.10 5.3 样式的作用.11 5.4 新建样式.11 5.5 修改样式.12 6 模板.13 6.1 何谓模板.13 6.2 如何使用模板.13 7 目录.14 7.1 生成自动目录的方法.14 7.2 插入目录.14 7.3 更新目录.15 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共

2、 17 页 -WORD 排版实务1 OFFICE 系列培训之一WORD 排 版 实 务首先，我们要区分文字处理、文字段落的设置与排版的不同。文字处理通常是指对文字本身的处理，如字体、大小、颜色、字距、行距、特殊效果,扩大一些可以包括文字段落的设置，如段落前后间距、首行缩进、居中或靠右或靠左排列、图表的制作等。而排版则涵盖更大范围的版式设置，包括页边距、天头地脚、页眉、页码、题注、尾注、目录、索引,构成页面的所有元素，称为页面元素，也就是排版者必须制造出来的东西，例如页眉、页脚、页码、标题、正文、题注、脚注、图、图编号、表、表编号、目录、索引、域,这些统称为排版要件。有些排版要件可以在页面上直接

3、显示，有些则不可视，如样式、模板、域、分隔符号等。只有完成了以上各排版要件的设置，才可以实现奇偶页页眉内容不同、文前和正文的页码采用不同的编页方式、每章从奇数页开始、自动化抽取标题成为目录、自动化变更图题注和表题注、自动化抽取图题注成为图目录、自动化抽取表题注成为表目录、交叉引用等等功能。排版不是一件繁琐而重复的劳动，如果设好各种样式，认清根本的作业方式，知道什么该做，什么后做，什么不做，那么，排版绝对是一件轻松愉快的工作。它可以令你事半功倍地完成一份精美、标准并符合规范的文档。排版第一件事是什么，首先是页面设置，其次是节的设置及各种样式的设置。1 页面设置WORD 所谓页面设置，是纸张大小、

4、边界、页眉与页脚的总称。其作用范围是在一个节中（当然也可以选择套用于整份文档），换言之，一份文档可以有许多个节。每个节的页面设置都可以不同。正因如此，我们才能让各单元总是始于奇数页、让奇偶页有不同的页眉和页脚内容等。通过点击【文件页面设置】，先确立纸张大小和边界，包括尺寸、版心位置、天头地脚等。页眉是指版心以上部分，通常用来放置章名或节名或页码。页脚是指版心以下部分，很多时候，页码被放置在页脚外侧。天头地脚是排版术语，天头意指页眉以上的留白，地脚意指页脚以下的留白。通常，天头大于地脚视觉效果比较好，如果天头地脚太小，会予人不舒服的拥挤感。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页

5、，共 17 页 -WORD 排版实务2 在页边距选项卡里可以设置页边距各项数据，如图1-1：点击版式选项卡可设置页眉、页脚距纸张上、下缘的距离，如图1-2：图 1-1 页面设置对话框页边距图 1-1 图 1-2 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 17 页 -WORD 排版实务3 上述数据可形象表示为下图：2 节WORD所谓 节，并不是一般称谓“书籍章节”的“节”，而是把一整份文档区分为二（或三或四或五）的一种逻辑切割，可以影响“原本会连续运用、逐页运用”的页面元素，例如页眉设置、页脚设置、页码编号、脚注编号 等。由于 节 不是一种可视的页面元素，而且一般人对大型文档

6、并不存在这种逻辑概念，所以很容易被忽略。然而，如果少了节的参与，很多排版 效果无法达到。通常，在各章节的最后插入分节符，并对新的一节做类似设置。做法是：点击【插入分隔符】获得如图2-1 所示对话框：分隔符 分四种，分别是 分页符、分栏符、换行符 和分节符。页眉文字页脚文字版芯（正文区）2.5 3.0 2.7 2.7 2.0 天头1.5 地脚图 1-3 图 2-1 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 17 页 -WORD 排版实务4 在页面设置窗口的每个选项卡，都有这样一个选项：基本上，整篇文档的页面设置如页边距、页眉页脚的位置等应该保持一致，可选择应用于“整篇文档”，

7、这适用于99.9 的场合。所以，对节的观察重点，放在它对页眉和页脚的影响上。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 17 页 -WORD 排版实务5 3 页眉与页脚3.1 不同的节设置不同的页眉以鼠标双击页眉区，画面左上角显示此单元的节编号，右上角显示“目前此节的页面设置与前一节相同”或否。以鼠标双击页脚区，得到类似的画面。进入页眉区或页脚区后，屏幕上自动出现页眉和页脚工具栏如下图：这里，要特别注意下图中以红色标注出来的这个按钮：这是一个状态切换开关（按一下开，再按一下关，反复切换），按下后页眉与页脚右上角的“与上一节相同”字样便告消失，这便切断了与前一节的相似关系。3.

8、2 奇偶页页眉或页脚不同奇偶页页眉或页脚不同，主要是用于像书籍那样“可以摊开来，有左右页之分”的文档。通常，办公处理方面的文档只是单面打印，也就不必为奇偶页的页眉做差别设计。但是，如果需要应用为编制说明书之类的需付印的大型文档，通常是双面打印的，这类文档就需要区分奇偶页页眉与页脚的设置。设置奇偶页不同，在图3-1 中如图设置，勾选“奇偶页不同”选项。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 17 页 -WORD 排版实务6 有些文档在正文前有封面和目录，这两部分是不需要设置页码或者需启用另一套页码系统，如有罗马数字排页码，这时，就勾选首面不同。3.3 页眉插入域页眉区内的任

9、何文字，会出现于同一节内的每一个页眉。然而，我们通常希望页眉上的文字能够随页面的内容而变，不要锁死。要达到这个目的，可以在页眉插入域。做法：双击页眉区域（如果页眉区尚未设置，则双击不会出现页眉，必须点击【视图页眉和页脚】），出现下图：将鼠标移到页眉横线上端中间的光标处，设置为右对齐，然后点击【插入域】图 3-1 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 17 页 -WORD 排版实务7 出现如图3-2 所示的 域对话框：在请选择 域的类别处选择“链接和引用”，域名 处选择“StyleRef”，域属性 的样式名选择你希望置于 页眉 的样式。本文档将文档名设置为样式！章名，因此

10、这里我选择！章名。结果如下所示：WORD 中域的表示为底纹为灰色，如上图中红色框线中的部分。这样一来，每到一个新页，WORD 便会将出现的任何！章名文字填入 页眉 区内的那个 域中，显示于 页眉。如果某页没有！章名，则会沿用前一页的！章名。图 3-2 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 8 页，共 17 页 -WORD 排版实务8 3.4 插入页码页码可以放置在页眉区（多见于书籍），也可以放置在页脚区（多见于文档）。这里以页脚区的页码设置为例。进入任何一节的页脚。通常双击页脚区既可进入，但如果此时页脚区没有任何设置，双击并不产生效果，必须点击【视图页眉和页脚】才能看到页脚区。将光

11、标停留在输入点。接下来，点击【插入页码】如图3-3，如现如图3-4 的对话框，令页码中的对齐方式为“外侧”：图 3-5 关系到页码的数字格式：阿拉伯数字或罗马数字？接续前一节编页？或由此开始新的编页？新编页从多少号码开始？等等。可以自己动手多试验一下各种设置的结果，对提高理解和运用有益处。3.5 页眉文字下的横线在页眉下侧加一条横线，看起来和正文之间有比较好的视觉分隔效果。图 3-3 图 3-4 点击见下图图 3-5 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 9 页，共 17 页 -WORD 排版实务9 做法：进入页眉区后，将页眉文字选中，点击【格式边框和底纹】，依照下图进行设置，就可

12、以得到横线。通常可选单实线或双实线。关键在这里这里可以选择单实线或双实线名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 10 页，共 17 页 -WORD 排版实务10 4 格式WORD 所说的格式是指对文字字体、段落、制表位、边框、图文框、编号方式的设置。这些设置都较为简单，在此略过。5 样式5.1 何谓样式样式是某种“特定身份的文字”的呈现风格。文档中特定身份的文字（例如大标题、小标题、正文、图、表,）必然需要特定的呈现风格（包括字体、字体大小、字距、行距、颜色、前后段距离,）并在整份文档中一以贯之。Word 允许用户将这样的设置储存起来并赋予名称，将来既可快速套用于文字身上。样式是排版

13、的最根本的要素，Word提供的许多自动化的功能，例如目录和索引的收集，都必须透过样式来完成。视作用对象的不同，有两种不同的样式：用以设置整段落者，称为段落样式；用以设置段落内某一群文字者，称为字符样式。视创建来源不同，可分为Word 内建样式和用户自定样式。5.2 在哪里设置样式两种方法：方法一是点击【格式样式和格式】，如下图所示：方法二是直接点击快捷菜单栏的图 5-1 样式任务窗格图 5-1 样式和格式菜单名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 11 页，共 17 页 -WORD 排版实务11 无论上述哪种方法，在屏幕右部都会出现如图5-1 所示的任务窗格，在这里，可以修改既有的内

14、建样式或新建自定样式。5.3 样式的作用使我们得以系统化地对整份文档的所有页面元素加以归类命名，例如标题1，标题 2，章名，脚注，正文有了样式，如果打算修改文档的形貌，例如将正文字体放大一个字号，行高放宽0.5 倍等，只要修改对应的样式，便可影响整份文档，非常方便。有了样式，WORD 可以自动化制作目录、页眉和页脚，添加题注、脚注及交叉引用等等5.4 新建样式以影响范围来划分，样式可以分为段落样式和字符样式两种。前者作用于被圈选的整个段落身上，后者只作用于被圈选的一段文字身上。操作：点击任务窗格中的按纽，出现以下界面：点击后出现下图：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 12 页，

15、共 17 页 -WORD 排版实务12 5.5 修改样式点击后弹出的对话框与上图相同，可根据需要更改。这些便是样式的内涵，点击它们 可即 可进入 相应的对话框中进行修改这里列出样式的内容叙述，包括字体、间距、缩进等等填入新样式名称选择段落或字符新样式 会具 备所 基于样式的所有设置可于现存样式中任选一个，它将成为新样式结束后自动出现的样式选中需要修改的某种样式，如标题1，点击右边的这个小三角，则弹出如图菜单，点击“修改,”名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 13 页，共 17 页 -WORD 排版实务13 6 模板6.1 何谓模板一个已经设置好了各种样式（甚至纸型、页边距、节、页

16、眉、页脚,）的文档，为了能够重复使用而不再重复设置，把这份文档（.doc）删除其中的内容（留下的是各种不可见的设置），另存为后缀名为.dot（而非.doc）文件，这就是一个模板。储存为模板后可以将其内容全部移除，或只留下一些作为示范或提示，以利将来沿用或者修改各种设置时有所参考。作为一个模板，好处就是它成了一个“范本”，用户想要产生任何新文档时，都可以挑选某个模板来用，并因此继承（沿用）了该模板中的所有设置（包括页面设置、页眉页脚、样式等）。6.2 如何使用模板在公司内部网站上有提供各类专用模板，将模板复制到“C:Documents and 用户名Templates”文件夹下，默认 C:为系统

17、分区，用户名为当前使用者用户；或，从WORD工具栏，“工具”“选项”中，“文件位置”标签，模板路径设定为本地模板文件夹；新建文档时，不要直接点击工具栏上的，而是点击【文件】【新建,】，这时，在屏幕右侧的任务窗格会出现如图6-1所示界面，在其中选用一款你需要的模板即可。图 6-1 在这里列出的是最近所使用的模板，点击打开既可开始编辑新文档名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 14 页，共 17 页 -WORD 排版实务14 7 目录7.1 生成自动目录的方法要使得目录得以自动生成，必须在文档中设置好样式，如标题1，标题 2，标题 3，这些均为WORD 内建样式。建议使用WORD 内建

18、样式建立目录。7.2 插入目录2.点击这里可以根据需要修改点击效果要见下面1.WORD 已经自动按标题1、标题 2、标题 3 的顺序生成目录名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 15 页，共 17 页 -WORD 排版实务15 7.3 更新目录在编辑文档过程中，因为插入、删除等原因，页码已经发生变化，或者新增了章节，这时，需要根据情况更新目录。做法：选中目录，这时全部目录会变成灰色底纹，点击右键，选择“更新域”，见下图：如果只是有删改，则只需更新页码；如果有新增章节，则需更新整个目录。如果你还希望用标题4 生成为 4 级目录，可以在这里输入 4，类推到 5 级、6 级,名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 16 页，共 17 页 -WORD 排版实务16 如果对 WORD 自动生成的目录的格式不满意，可以做一些修改：上面这个目录，文字排列较紧，可以修改段落间距，并且还可以更改字体大小等选项。改后效果见下图：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 17 页，共 17 页 -