2022年Word文档排版教程 .pdf
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1、Word 排版技巧 1 设置页边距和装订线选择菜单文件-页面设置，在“页面设置”属性页上选择“纸张”选项卡，在“纸张大小”属性中选择“A4”，选择“页边距”选项卡，在“上”“下”“左”“右”四个边距属性中，分别调整2 厘米，并选择“装订线位置”为“左”，“装订线”设置为1.5 厘米，方向设为“纵向”。注：如果使用双面打印，建议把“页码范围”设置为“对称页边距”。2 正文编辑2.1 使用“样式和格式”对文档进行编辑：选择菜单格式-样式和格式，这是在编辑区右侧会出现“样式和格式”的任务窗格，在其中便可设置和应用格式或样式。其中，“正文”样式是文档中默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式
2、。很多其他的样式是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是 Word 中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将影响多有基于它的其他样式的格式。“标题1-标题 9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1-9.这样，就能通过级别得到文档结构图、大纲名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 9 页 -（点击窗口左下角即可选择）和目录。如图：所示的样式列表，只显示了“标题1-标题 3”的 3 个标题样式，如果标题的级别比较多，可以在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择其他几个级别的样式
3、。注：一般论文级别控制在3 级以内，以避免文章结构过于复杂。2.2 规划样式对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2-4”样式。文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式，图和图号、表格和表格号，采用“注 释 标 题”样 式。具 体 操 作 如 下：插 入-引 用-题 注，如 图：新建一个标签“图1”，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“编号”修改），位置为所选项目下方，单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，比如“形态学膨胀运算示例”，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式
4、等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接选择就可以了。Word 会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。在文档中引用这些编号时，比如“如图11 所示”，分两步做。插入题注之后，选中题注中的文字“图11”，在“插入”菜单选“书签”，键入书签名，点“添加”。这样就把题注文字“图1 1”做成了一个书签。在需要引用它的地方，将光标放在插入的地方（上名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 9 页 -例中是“如”字的后面），在“插入”菜单选“交叉引用”，弹出对话框中引用类型选“书签”，“引用内容”为“书签文字”，选择刚才键入的书签名后点“插入”，Word 就将文
5、字“图11”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了，不用再做书签。至此我们就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word 会自动把第一张图的题注“图1 1”改为“图12”，文档中的“图1 1”也会自动变为“图12”。表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式”（Word 默认），光标放在公式之后，不要（注意是“不要”）选中公式，在“插入”菜单选“题注”，由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式1”，点击“插入”，Wor
6、d 就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末，具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注都是Word 的域。域是文档中可能发生变化的内容，Word 使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考Word 的帮助。注：题注中新建标签时，Word 会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看起来不那么舒服，可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。书签名最好用图（表、公式）的说明文字，尽量做到见名知“图”。图（表、公式）的编号改变时，文
7、档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击引用文字，在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word 会更新所有的域。2.3 应用样式首先，录入文章第一部分的大标题，保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单“格式-样式和格式”命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的样式用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。在所需样式都被选择过一次后，可显示“有效样式”，这样不会显示其他无用的样式。2.4 定义样式的快捷键在录入和排版过程中，可能经常在键盘和鼠标之间
8、切换，这样会影响速度，对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。在“样式和格式”任务窗格中选择某一样式，单击下拉箭头，单击“修改”命令。在“修改样式”对话框上单击“格式”按钮，选择“快捷键”，显示“自定义键盘”对话框。此时，在键盘上按下自己所希望设置的快捷健，如“Ctrl+1”，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键，注意不要在其中输入快捷键，应该按下快捷键。单击“指定”按钮，快捷键即可生效。2.5 修改样式和设置新样式：当我们在编辑时，对Word 自带的样式不满意或者根据正式标准论文要求，我们可以对已有样式进行修改或是自定义新样式。2.5.1 修改样式：将鼠标移至要修改的样
9、式上（如标题1），选择右侧下拉菜单中的修改，在弹出的“修改样式”对话框上选择“格式”，会出现一个下拉菜单，如图：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 9 页 -这时便可以按照实际所需情况进行设置了。在进行设置后在修改样式界面有两个选框，“添加到模板”和“自动更新”，在这两个选项前打钩那么，所有之前运用了此样式的内容都会随之改变。2.5.2 定义新样式：在“样式和格式”任务窗格上选择“新样式”，会弹出“新建样式”的对话框，内容和“修改样式”的基本一样，在“名称”中输入自己所需的名称，在“样式类型”中选择“段落”，在“样式基于”中选择“标题1”，这样我们只要改自己所喜欢的属
10、性就可以了，其余的都按“标题1”的样式，在“后续段落样式”中选择“标题 2”，这样设置后，使用了之前自定义样式内容后面的内容将直接套用“标题2”的样式，会很方便录入和编辑。通过“格式”属性的设置来简单设置此样式，也可利用“格式”下拉菜单中的8 类属性页进行细化，最后通过“格式”属性下方的样式的详细说明来对此样式有一个全面的了解，确认无误后，勾选“添加到模板”并确定。这样新建的样式就会出现在样式列表中可供使用了。2.6 正文编辑时的注意事项：在写文档时，能用属性控制的，一定不要手动去调整，比如首行缩进2 个字符，就不能用空格去控制。此外还有几点要强调：2.6.1 分页符和分节符的使用：在写论文时
11、，封面和正文是要分成两页的，很多人会用回车把正文顶到第二页，这样以后修改会比较麻烦，容易出问题。正确作法是在封面内容后插入“分页符”或“分节符”,或者直接按下Crtl+Enter 也会起到相同的效果。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 9 页 -选择菜单上的“插入”-“分隔符”，在对话框上选择“分隔符类型”中的“分页符”或是“分节符类型”中的“下一页”。两者都能实现分页的效果，只不过用“分节符”会多一个分节的功能，如果文档中有特殊的页需要纸张方向为“横向”，那么利用分节符会很方便。2.6.2 不要过多的新建样式：Word 中提供了很多种样式，可以打开“样式和格式”的任
12、务窗格上的“显示”-“所有样式”来查看。如有特殊需要，可以修改某种样式，不建议用户自己新建。因为在Word提供的样式中，大都有“大纲级别”的设置，可以在很多关联功能中使用，比如目录。2.7 正文编辑中的其他操作：2.7.1 公式编辑器的使用：默认情况下，公式编辑器是没有安装的。打开菜单“工具”-“自定义”，选择“命令”选项卡，在“类别”中选择“插入”，在“命令”中选择“公式编辑器”，将“公式编辑器”的图标拖曳到上方工具栏中。双击“公式编辑器”，系统提示此功能尚未安装，选“是”开始安装(会用到office安装盘或安装文件)。安装完毕后，会自动弹出公式编辑器及一个输入框，在公式编辑器工具栏上选取符
- 配套讲稿：
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