2022年文件编写规范定义 .pdf

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1、文件编写规范文件编号版本号A/0 页码1/6序 号修改内容版本提 出 部 门生效日期1 首次发行A/0 2012.3.7 编制审核批准名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 6 页 -文件编写规范文件编号版本号A/0 页码2/61.目的各部门在制作文件时能保证统一格式。2.适用范围全公司。3.定义3.1 受文单位：该文件必须发放到的单位。3.2 负责部门：监督该文件执行并对其有效性负责的部门。4.职责与权限4.1 各部门：编写文件时遵照本规范要求。4.2 文件审批者:监督本规范实施。5.程序5.1 文件编写格式:参照本规范格式。5.1.1 各页页眉须含以下内容:A.左：公

2、司名称和公司信息（LOGO）B.中：文件名称C.右：自上而下：文件编号，版本号，页码5.1.2 首页页脚须含以下内容:A.修改记录B.签署栏(编制、审核、批准)5.1.3 有特殊固定格式之文件(如图纸、作业标准书)按固定格式编写,特殊格式第一次使用时，须以工作单形式报程序文件管理部门审批,程序文件管理部门应将所有特殊格式之标准文本归档备查。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 6 页 -文件编写规范文件编号版本号A/0 页码3/65.2 文件内容一般包含如下项目：目的:适用范围：定义:权责与权限：程序:具流程性的文件可用表格式叙述,需含流程.权责单位.说明.表单等项目。

3、参考资料:附件及表单:5.3 文件章节编号规定。5.3.1 章节编号范例：1.目的2.范围3.定义4.权责与权限5.程序5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 A B a 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 6 页 -文件编写规范文件编号版本号A/0 页码4/6b 6.参考资料6.1 文件(“文件编号”)7.附件及表单7.1表(“表单编号”)5.3.2 章节号以不超过三码为原则，超过则以大写英文字母A、B、C 表示，再次以小写英文字母 a、b、c 表示。5.3.3 参考资料、附件及表单项必须排在文件的最后两位。5.3.4 次层序号须与上层序号的末端对齐。第二行起，其行

4、首顶格。5.4 字体规定：5.4.1 以宋体、小四号字为基本字体。5.4.2“LOGO”放在页眉左边的位置。5.4.3 文件名称标题用宋体小二加黑。5.4.4“发行时间”和“文件编号”用宋体五号字体，5.4.5 首页修改记录、编制，核准等用宋体四号字体。5.4.6 文件正文用宋体四号字体，字符间距标准，行距1.5 倍行距。章节用小二宋体加黑。5.5 页边距规定：5.5.1 上边距为 1.5cm，下边距 1.0cm。5.5.2 左边距为 1.5 cm。右边距为 1.0 cm。5.6 流程图制作规定：5.6.1 为开始或结束符号。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 6 页

5、 -文件编写规范文件编号版本号A/0 页码5/65.6.2 为执行框。5.6.3 为判断框。5.6.4 执行框及判断框右侧须注明负责单位或个人。5.6.5 流程图五号宋体，权责部门、说明、表单里面全部为小五宋体5.6.6 体标准参照 7.1 规定。5.7 书名号“”使用规定：5.7.1 在“要求”章节中，文件名和表单名应加书名号，其余章节不加。6.参考资料文件控制程序记录控制程序7.附件及表单7.1 流程名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 6 页 -文件编写规范文件编号版本号A/0 页码6/6流程权责部门说明表单编写部门依 4 要求管理部门1.文件编写规范编写文件。2.文件号和版本号编写规范编号。3 3.内容要求组织文字，若有必要应征求相关部门意见。1 审批合格，由有权人签章生效。2 审批不合格，发回编写单位重编。1 受文单位依文件规定。2 原稿复印需求份数,复印件盖红色受控章并注明受文部门代码后发放,文件原稿存档。3 文件分发应用文件分发记录表作分发登记，非质量手册、程序文件等文件。4 发放部门应存档原稿,加文件目录。5 文管应对其管理的文件作成文件一览表。文件分发记录表发放不合格审批文件编写合格名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 6 页 -