2022年2022年记录及文件的控制 .pdf

《2022年2022年记录及文件的控制 .pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2022年2022年记录及文件的控制 .pdf（8页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、中国 3000 万经理人首选培训网站深圳市德信诚经济咨询有限公司记 录 及 文 件 的 控 制ISO14001:1996 4.4.5 文件控制组织应建立和维持程序控制本国际标准所要求所有文件以保证：a)指定文件放置场所b)文件被授权人定期复审，作必要的修改和充分性审核c)对环境管理体系有效运作起重要作用的各场所，都应使用相应文件的最新版本d)及时从所有发放和使用场合收回作废文件，或采取切实有效的措施防止误用e)所有留作法律及/或知识保存作用的作废文件应适当地加以标记文件应是易读的，有日期的（有时有修改日期）和易识别的，且有序地被保存和规定保存时期。对不同类型文件的制定和修改应建立和维持程序和责

2、任。介 绍许多规章要求有关环境方面的文件必须保存一定时期，许多在环境方面引起的法律诉讼的事实说明对记录及文件的控制非常重要。所有环境管理程序、计划、目标及至今每件事的研讨都应考虑文件的控制，所有这些文件、要素或程序都应收集在一个地方以便能查找它们之间的相互影响及相互关系，一个组织应选择性收集文件于环境管理手册中或以它们现有形式保存。一般地，应收集并保存的文件是环境管理中很有价值的项目，它们应包括某些环境管理体系核心要素的描述，例如对目标的介定，另外，过程、程序及其它系统也应收集并保存，规章及任何其它有用的信息资源，必须被保存，例如货物清单。记录的管理1、识别应适当保存的文件文件控制的首步是完全

3、识别须保持的法规及商业的原因，表16-1列出了许多应保存的环境方面的文件及估计每个文件应保存的期限，例如表中列出货物清单保存3 年。RCRA的这些要求如果不能做到，组织机构就会受到每天达25000 美元的罚款，在表16-1 中列出的许多其它时间在法规条文中没有对其作出要求，但会是很好的参考（指引），例如对是否被罚款或打官司有这些文件的副本是很重要的。2、文件的收集名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 8 页 -中国 3000 万经理人首选培训网站深圳市德信诚经济咨询有限公司东莞德信诚精品培训课程(部分)(点击课程名称打开课程详细介绍)内审员系列培训课程查看详情A01 I

4、SO9001:2008 内审员培训班(ISO9001 内审员)A02 ISO14001:2004 内审员培训班A03 ISO/TS16949:2009内审员培训A04 OHSAS18001:2007标准理解及内审员培训A05 IECQ-HSPM QC080000 内审员培训A06 ISO13485:2003 医疗器械质量体系内审员培训A07 SA8000 社会责任内审员培训(SA8000 内审员)A08 ICTI玩具商业行为守则内审员培训班A09 ISO14064:2006 内审员培训班A10 GB/T23331-2009 能源管理体系内审员培训A15 量规仪器校验与管理实务课程(仪校员培训内

5、校员培训)A16 ISO 管理代表及体系推行专员训练营A17 ISO 文控员培训/文管员培训实务课程A18 优秀管理者代表训练营(MR 管理代表训练)JIT精益生产现场管理系列课程查看详情P01 JIT 精益生产与现场改善培训班P02 生产合理化改善-IE 工业工程实务训练营P03 PMC生产计划管理实务培训班(生管员培训)P04 高效仓储管理与盘点技巧培训班(仓管员培训)P05 目视管理与5S运动推行实务培训班P06 采购与供应链管理实务(采购员培训)中基层管理干部TWI系列训练查看详情M01 优秀班组长管理实务公开课(班组长公培训)M02 优秀班组长现场管理实务培训班M03 优秀班组长品质

6、管理实务培训班M04 优秀班组长生产安全管理实务培训班M06 提升团队执行力训练课程(执行力培训)M07 如何做一名优秀的现场主管培训班M08 中基层现场干部TWI管理技能提升(TWI 培训)M09 有效沟通技巧培训班(团队沟通企业内外部沟通)M10 企业内部讲师培训班(东莞 TTT培训)M11 MTP中阶主管管理才能提升培训班(东莞 MTP培训)M12 高效能时间管理培训班 TS16949 五大工具与QC/QA/QE品质管理类查看详情Q05 TS16949五大工具实战训练(五大工具培训)Q06 APQP&CP 先期质量策划及控制计划培训Q07 DFMEA 设计潜在失效模式分析培训(DFMEA

7、培训)Q08 PFMEA 过程潜在失效模式及效应分析训练营Q09 MSA测量系统分析与仪器校验实务Q10 SPC统计过程控制培训课程(SPC训练)Q11 CPK制程能力分析与SPC 统计制程管制应用训练Q12 QC七大手法与SPC实战训练班(QC7&SPC培训)Q03 品质工程师(QE质量工程师)实务培训班Q02 品质主管训练营(品质经理人训练)Q01 杰出品质检验员QC培训班Q13 品管常用工具QC七大手法培训(旧 QC7培训)Q14 新 QC七大手法实战培训(新 QC7 培训)Q04 QCC 品管圈活动训练课程(QCC 培训)节能环保安全EHS公开课程查看详情E01 节约能源管理培训(节能

8、降耗培训)E03 GBT23331-2009 能源管理体系知识培训(GBT23331 标准理解)A18 ISO50001 能源管理体系内审员培训(ISO50001 内审员)A12 ISO9000/ISO14000 一体化内审员培训班A13 ISO14001/OHSAS18001体系二合一内审员培训班A14 ISO9000/ISO14000/OHSAS18001一体化内审员培训班东莞精品企业内训课程查看详情M05 优秀班组长管理技能提升内训班(1-3天)P07 年终盘点与库存管理实务内训班(1-2天课程 )M13 高绩效团队及执行力提升训练营(团队执行力 1-2 天)Q15 FMEA失效模式分析

9、实战训练内训(FMEA内训 1-3天)Q16 新旧 QC七大手法实战内训(QC7内训 1-2天)A11 ISO 内审员审核技巧提高班(ISO 内审员提高班)A07 SA8000 社会责任内审员培训(SA8000内审员)A08 ISO9001:2008 内审员培训班(ISO9001 内审员)A09 ISO14001:2004 内审员培训班A10 ISO/TS16949:2009内审员培训A19 ISO10015 培训管理体系标准理解与实施培训东莞德信诚公开课培训计划 http:/培训报名表下载 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 8 页 -中国 3000 万经理人首选培

10、训网站深圳市德信诚经济咨询有限公司http:/ 16-1 中用图表的方式对环境文件提供了索引，但是可用其它一明确的编号来组织文件，无论选择哪种方法，都应借助计算机使用条目以便更容易查找。4、文件的归档及保存关于环境方面的文件必须整理好，保存所须的期限并锁好，部分原因是因为有许多环境诉讼将文件保存在防火室或档案柜或备份保存在其它位置也是很好的办法。如果文件体积超过可提供的贮存空间，就须提供在工作现场经常用的文件柜及不在工作现场的很少用的文件柜。表 16-1 记录的保存及期限市政当局的记录/文件:最少排泄废物 10 年环保方针执行过程再加上5年诉讼、罚款、指示决定后6年内部稽查文件纠正过程时间加上

11、1 年承包商信息及稽查 2 年SARA 记录 5 年二年一次的报告 3 年货物清单 3 年不合格项及纠正行动详解10 年现场记录/文件:培训记录 10 年监控资料 30 年内部稽查纠正时间加上1 年缺陷、事故、投诉及跟进行动30 年保养记录 10 年化学品仓存报告 30 年危险通信文件 30 年物料安全资料清单（MSDS）10 年许可证执行期地下贮存库记录完结后10 年名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 8 页 -中国 3000 万经理人首选培训网站深圳市德信诚经济咨询有限公司5、过期文件的销毁当在表 16-1 中所列的时间已到期，立刻销毁这些过期文件有两个原因，首先

12、在诉讼的过程中这些旧文件可能是一种灾害，因为假如它们仍存在，那么很可能被发现（交给法院），这包含即使不再相关的每件草搞和旧文件。另外，大多数组织机构空间有限，于是清除旧文件以使更重要的文件有自由贮存区。迅速地有效地取消过期文件，上面提到的计算机索引系统将很有用。文件控制规范文件控制规范的要求与ISO9000要求一样采用纸及电子形式来控制，例如每页必须标上页码（例如 PAGE 1 OF 3），所有文件必须有发出日期，保存时间及修订号，如果这些文件与其它文件有关，就必须交叉参考，对规范的控制也一样，就不再复述。表 16-2 最基本的文件控制标准有效日期责任签名认可栏文件名程序、产品或 P/N 编号

13、修订号文件的目的（工作指示、程序等）范围/适用文件参考定义页码（PAGE 1 OF 4，2 OF 4等）程序步骤文件的准备及分发应根据程序来准备并分发文件，举例说明，以下步骤适用于所有环境、健康和安全方面的标准运作程序，整个过程最重要的目标是把环境程序以一种低成本方式有控制的准备和分发到合适的部门。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 8 页 -中国 3000 万经理人首选培训网站深圳市德信诚经济咨询有限公司完整的资料受控过程1、准备全面整理将由环境，健康，安全（EHS）部门根据其它合适的输入信息来准备。2、分发已被编号并记录的副本将分发给各分部，上层ESH 分部，安全

14、会员主席及培训调度员。3、复印申请需复印的所有申请都应直接向EHS部门申请。4、接收的验证各分部收到资料副本后必须交回接收单以证明他们已收到了资料，已完成评审，理解其内容且能尽他们最大努力来履行其行动。单个程序受控1、修订或制订单个程序已修订或首次制订后必须交予EHS 部门进行审核并纳入于受控文件中。2、分发EHS 部门将分发已认可的各分部程序以及更新的文件索引于每个文件持有人。单个程序非受控所有雇员都具有完整的受控文件不是最佳的或是不必要的，例如有些程序仅需管理者必须理解的，在这种情况下可根据以下过程：1、复印各 EHS 人员，主管或其它某些持有受控文件的人需要时，可不受控复印某一份程序。2

15、、盖印章在分发复本前必须盖上“非受控”印章，应告诉接收者他们仅对受控文件给出修订及更新，对非受控文件不给予更新。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 8 页 -中国 3000 万经理人首选培训网站深圳市德信诚经济咨询有限公司通用分发指南在文件的分发前，必须决定分发给谁，表 16-1列出了 EHS 标准运作程序（SOPS）的分发表，一旦这个表被完成，这就说明某些特定雇员仅得到一定的SOPS 及一些雇员将得到所有的SOPS。EHS 程序分发一览表工作描述工作代号适用文件EHS 部门有害废水处理者经理及主管ERT 成员保养人员工程师技术员化学品处理员所有雇员表 16-1 对于

16、文件的控制、分发标准应同ISO9000要求一样预先考虑，例如受控复印分发须编号，非受控复印不须编号，仅持有受控副本的人能收到更新的文件，当收到重要的文件，回收单应交回分发员，表16-2 列示了确保文件已收到的形式。法律代理权某些文件及口头交流需要特别保护，不是因为它们能解决非法问题，而是因为它们包含法庭中不合适的资料，例如关于环境问题的一些文件或报告可能导致猜疑，错误的理论、差错、假设、价格报告书及其它一些不正确的及令人误解的信息，如果这些资料没有代理特权的保护，可能被合法地“曝光”或走上法庭或导致浪费时间的错误途径，这不是任何有关人所希望的。最好的方法是执行代理特权以早些得到代理人的参与，如

17、果代理人需要文件，样本或其它信息，这些资料应在代理商特权的商讨及保护下准备，所有利用这种方法的文件应清楚地标识代理特权，以下所列是当考虑执行代理特权保护的一些建议：1、涉及的敏感问题公众涉及到具有潜在诉讼及反面广告的内部敏感问题，公众包括各别市民，环境及其它公众名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 8 页 -中国 3000 万经理人首选培训网站深圳市德信诚经济咨询有限公司利益团体。EHS 文件接收表日期：致：由：题目：EMS 文件的接收我已收到以下程序并已阅读且能理解，我将尽力执行这些程序。程序名及编号：_ _ _ 这些程序已纳入我们的受控文件编号在我的办公室（或其它特

18、别区）能看到。_ _ _ 签 名铅字或盖印名日期表 16-2 2、雇员问题应估计到部分雇员的粗心大意或犯罪行为，这些应由律师（代理人）着手进行适当的处理。3、违章一旦知道已导致的严重违章事件就应该在律师（代理人）的指导下处理。4、重大环境破坏如果发生了重大环境事故，应立即叫来律师（代理人），尽管如此，去叫相应的代理人不应该耽搁控制处境或缩小受害影响的行动。例如如果发生了涉及公众利益的事故，地下水道、土壤、暴雨引流或气质应被报道，一旦危急情况受到控制，然后立即叫来代理人（律师）。5、重大健康及安全影响当发生了引起重大健康或安全影响的事故，必须执行最快的纠正行动，然后律师必须参与，例如当一雇员发生

19、工作引起的特别医护，这时也应叫来代理人。6、法律强制性参与如果警方，FBI 或地区律师（代理人）参与，这将可能更好地快速得到组织的受理。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 8 页 -中国 3000 万经理人首选培训网站深圳市德信诚经济咨询有限公司7、诉讼如果具有诉讼威胁的应执行法律代理权。8、发现污染情况抽样现场调查空气、水或土壤，如发现有超过规章限制的重大污染应用红旗指出，作出合法的防范保证。9、违章通知收到违章通知或其它不符合情况通知，应使用法律代理权。10、由外部法律代理联系如果一代表其它组织利益的法律代理与组织联系，估计有紧急的法律行动，因此组织法律代理应采取进一步行动。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 8 页，共 8 页 -