2022年电子邮件礼仪 .pdf

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1、细节关系成败！关于“电子邮件礼仪”电子邮件几乎是大家必不可少的沟通工具之一；电子邮件礼仪代表着一个人基本的职业素质和为人处世态度，涉及到电子邮件方方面面的内容。其中，最最核心的指导思想就是尊重他人、节省时间、只将有价值的信息提供给需要的人。一、标题 电子邮件的灵魂所在毋庸置疑，当你收到一封电子邮件时，标题是最先映入眼帘的。如何能吸引收件人的注意力，在众多邮件中首先关注你的邮件，而不是当作垃圾邮件直接忽略掉，需要特别注意以下几点：1、标题简单明了，突出重点，让人一目了然。避免使用像Your Email;Information之类容易产生歧义或含糊不清的标题。2、每封邮件只针对一个主题，对同类的主

2、题最好使用相同的标题命名格式，这样便于日后整理存档邮件。要知道，让你快速搜索出一封N 年前的电子邮件，醒目的标题是多么重要的线索啊！例如：所有关于proposal 的邮件都可以命名为Proposal for xxx 3、可适当使用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人的注意。例如：*REMINDER:xxx Proposal for xxx-Need Your Approval 但此种方法应适度使用，不要随意使用Urgent 这种表达强烈感情色彩的词汇。要知道，如果凡事都是urgent 的，那就意味着没有真正urgent 的事情了。4、回复对方邮件时，如果谈论的内容已经和之前的内容发生了变化

3、，可以根据回复内容的需要更改标题，使收件方更加清楚明了该邮件的主要内容。5、空白标题是不职业不尊重对方的表现。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。总之一句话，不能让收件人一眼看明白邮件主旨的标题不是好标题！二、称呼与问候细节中体现尊重如何恰当地称呼和问候收件人，拿捏好尺度是个技术活。1、纠结在“Hi”与“Dear”中根据不同文化，在邮件开头用何种问候显得尤为重要。对同事，最好的方法就是随大流。先观察一下同事间的问候语，如果大家都用Hi，你也入乡随俗没有任何问题。如果大家都名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 5 页 -用 Dea

4、r，你突然用个Hi 显得有些另类。对陌生人，最保险的方法是用Dear。有些人对Hi很反感，觉得是不够尊重对方的表现。因此请避免使用各种可能导致对方不舒服的词汇。2、让我如何称呼你邮件的开头需要称呼收件人。合适的称呼最能反应对收件人的礼貌和尊重。因此以下几点需要注意：1）在外企环境中，每个人都有英文名，同事间的邮件使用Dear+英文名的方式是最为保险的。如果该同事没有英文名，可使用中文名的拼音代替。使用中文名时最好不要加上姓氏，这样显得更加亲切，没有距离感。2）在发邮件给外籍人士或高级别人士时，还需要特别关注他们的一些特殊称谓。在欧美国家，有些公司高管，尤其是偏技术型的高管，他们不喜欢对方称呼其

5、Director,VP 之类的职位 Title。而更喜欢对方称呼能够彰显其学历或特殊身份的Title。如:Dear Dr.xxx,Dear Professor xxx。在欧美国家，博士和教授的头衔是一种特殊身份的象征。因此你需要留心关注一下对方的签名，如果看到了Dr.或者 Professor 之类的词汇，说明对方很看重这个Title。那么在称呼对方的时候不妨带上，以表示足够的尊重。3）在发邮件给日本人时，也需要格外尊重对方的称谓习惯。他们喜欢在名字后面加个后缀-san 以表示尊重。例如：Dear Hitoshi-san。因此你也最好入乡随俗加上这个后缀。俗话说，礼多人不怪嘛。4）对于陌生人，可

6、以使用Dear Ms.Xxx或者 Dear Mr.xxx。如果连对方是男是女都不清楚，使用Dear Madam/Sir是最保险的。5）如果同时发送给多人，不可能一一说出对方的姓名，那么Dear All 是最好的选择。总之，适当的称呼与问候可以拉近双方距离，给人留下美好的第一印象。三、正文 关乎成败的主干部分一封电子邮件，正文是最最重要的部分。它关系着整封邮件的成败，因此需要特别注意。1、做与不做，这是个问题电子邮件并不是最有效及时的沟通方式，那么什么事情用电子邮件沟通最合适呢？一句话就能说清的事情有发邮件的功夫还不如打电话搞定。太过复杂的事情邮件有时候又不容易表述清楚，反而会使对方产生误解。还

7、不如面对面的沟通交流更加有效。因此，那些难易适中，用文字表述不易产生误解的事情是最适合用邮件来沟通的。2、邮件正文要言简意赅，行文通畅名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 5 页 -邮件正文内容应当适中，不宜过多或过少。表述要清晰准确，不要出现让人晦涩难懂的语句。在写英文邮件时，尽量使用简单句，避免使用从句套从句的复杂句式。要知道，你的目的是让对方看懂，而不是考对方语法。此外，不要使用让人费解的英文缩写，如：NM=never mind,NP=no problem,OIC=Oh,I see。对于看不不懂的天书，没有人会花时间反复研读。3、注意论述的语气文字是冷冰冰的，以不

8、同的语气阅读就能产生截然不同的含义。而电子邮件的缺点就在于对方只能看到文字却感受不到语气。因此，在发邮件时需要考虑收件人与自己的熟络程度、等级关系以及邮件的性质。用语措辞要妥当，多使用敬语，多表示感谢。要知道，邮件是可以被转发的，不要因措辞不当引发不必要的误会。4、行文注意逻辑性和人性化当你看到一封段落不清晰，冗长繁复的邮件时，会是什么心情？相信很少有人能耐心将它从头到尾认真看完。记住，电子邮件礼仪的核心思想就是“只将有价值的信息提供给需要的人。”因此，你的邮件行文要注意逻辑性，要提炼出有价值的信息。如果要说明几件事情或要阐述几个观点，可以用1，2，3，4 进行罗列或分段论述。最好还能在每段开

9、头加个小标题，让对方能一下子抓住重点。如果所阐述的事情单纯用文字难以让人理解，可以配合图表加以说明。这样人性化的电子邮件一定会让收件人赞赏你的专业与体贴。5、合理提示重要信息对于需要对方格外关注的重要信息，可使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段进行提示。但需要合理运用，如果通篇都是花花绿绿大大小小的字符，只会让人抓不到重点，影响阅读速度。6、请选择合适的语言和字体如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。尊重对方的习惯是一种美德。选择便于阅读的字体和字号也是非常重要的。字体过小让人读起来很费劲，估计收件人在心

10、中暗想“字大点能死啊！”字体太大又要让对方不停地拉动下拉杆，也不是人性化的体现。这里建议中文用宋体或新宋体，英文用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10 号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。7、不要让错别字毁了你的邮件名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 5 页 -避免错别字是对别人的尊重也是自己认真态度的体现。在发送邮件之前一定要仔细阅读一遍，如果是英文邮件需要使用spelling check 进行检查。而中文邮件则要防止拼音输入法带给你的“杯具”。错别字往往如同美玉上的瑕疵

11、，让你之前的努力功亏一篑。此外，最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，没有任何遗漏和错误。不要过几分钟再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人感觉好像新衣服上凭空多了一块补丁。8、不要把心情带到邮件中有些人喜欢在邮件的结尾加上各种表达心情的字符。如：）_ _ 等。在商务信函中这是一种轻佻的表现。请记住，你不是在写情书，不需要让对方知悉你的心情。除非双方很熟络，又是非正式的私人沟通，否则尽量不要在商务场合使用心情字符。四、结尾签名彰显你的职业化一封没有签名的邮件是不完整的，也显得发件人不够职业。一个好的签名能够让你的邮件锦上添花。1、结束语必不可少在英文邮件中一定要加上Best

12、Wishes,Best Regards之类的结束语，这是最起码的礼貌。如果你怕忘记了，不如把这部分内容设计在签名里。2、签名信息不宜过多签名可以包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4 行。3、不要只用一个签名对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名应该进行简化。过于正式的签名会与对方产生距离感，显得疏远。你可以在在邮件系统中设置多个签名档，根据情况灵活使用。五、回复邮件的技巧1、及时回复邮件遵循 24 小时反馈法则当一封重要邮件发送出去后就石沉大海，迟迟得不到回应，那种郁闷的感觉是无法形容的。因此及时回复邮件是对他人的尊重，也是重要的电子邮件礼仪。

13、一般情况下，对于紧急重要的邮件，当然是回复得越早越好。可接受的理想回复时间是2 小时以内。对于一些优先级低的邮件可以集中在一个特定的时间处理，但一般不要超过24 小时。如果事情的确很复杂，你无法及时做出回复，也需要回复说明已收到邮件，正在抓紧时名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 5 页 -间处理，将会在何时给出答复等等。总之，不要让对方等得花儿都谢了。记住：在收到邮件后及时做出回应，哪怕只是确认一下收到了也好。如 果你 正在出 差或 者休 假，应 当设 定自 动回复 功能，提 示发件 人，以免 影响工作。2、进行针对性回复当回答对方提出的问题时，最好把相关的问题粘贴到

14、邮件中，然后逐条有针对性的回答。为了便于区分问题和答案，可将答案的字体标注成与问题不同的颜色。3、不要当鲁班盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3 次，就说明此问题不适宜用邮件进行交流，造成了交流不畅，说不清楚的情况。此时应采用电话沟通或面对面沟通等其他方式进行解决。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE 越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应当及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应与发件人单独沟通。不要当着所有人的面，不停的RE 来 RE 去，与发件人进行讨论。这是一种效率低下并且浪费网络资源的表现。你们讨论好了再告诉大家也不迟。六、发送邮件要注意安全性在你发送邮件之前，首先要确认所有收件人需要此消息并且可以知道此信息。除此之外，对敏感或者机密的信息要小心谨慎处理，不要把内部消息发送给外部人员或者未经授权的接收人。为了防止信息外泄，可以在发送时标注confidential标记，或在发送时设置禁止转发和打印，以确保机密信息的万无一失。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 5 页 -