2022年程序文件-采购控制控制程序 3.pdf

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1、1/4采购控制程序1 目 的对采购过程及供方进行控制，确保所采购的物资能符合适时、适量、适价、适质的要求。2 范 围适用于本公司所需原材料的采购以及相关方的选择、评定和控制。3 职责3.1 财务管理中心（采购部）主要负责公司与生产有关的实物性物资的采购；并负责对供方的选择、评价和物资采购，以及归口管理本程序。3.2 生产管理中心（质检部）负责生产所需物资入库前的验收；其它物资由申购部门负责验收。3.3 财务管理中心（采购部）经理采购信息、采购合同、货款支付等的审核，总经理负责批准。3.4 财务管理中心（采购部）负责向供应商提出环保、职业健康安全的要求，并告知相关公司制度。3.5 采购人员负责将

2、所需采购的物资信息告之供应商。4 程序4.1 物资分类财务管理中心（采购部）应根据所采购的物资对随后的生产过程或最终产品的影响程度对物资进行分类，编制物资分类明细表，物资分类的类别有：A类（重要物资）：构成生产过程中主要部分或关键材料或服务，直接影响产品质量的物资。B类（一般物资）：与产品质量无直接影响的少量物资或服务。C类（特殊物资）：构成公司生产产品的特殊关键物资或服务，如：水、电等基础能源、国家法定机构提供的服务等。D类：与公司环境管理和职业健康安全管理有关的供方在业务往来中涉及的环境因素和危险控制，具体可按有关规定执行，本程序以下内容仅针对质量管理体系中的供方。4.2 供方调查、评价4

3、.2.1 供方调查4.2.1.1 调查方式：现场调查、电话调查、历史合作情况调查、行业介绍或其他调查方法。4.2.1.2财务管理中心（采购部）应负责了解供方的相关基本情况，尽量收集供方提供的各类资料，如营业执照、生产许可证、质量管理体系认证证书、产品认证、检测报告等合法性证据；以及相关的报价单、公司简介等基本情况资料；经营能力、经销能力等必要性资料。4.2.1.3财务管理中心（采购部）对供方进行调查时应同时考虑供方的环境保护、职业健康安全现状和管理能力，并将供方的环境保护、职业健康安全管理纳入评价内容。4.2.1.4财务管理中心（采购部）负责对供方的能力进行调查后，由调查人员填写供方能力调查评

4、价名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 4 页 -2/4表相关栏目，将收集到的供方的各种合法性、资质性材料作为附件，并报部门经理审批后，确认拟选择的供方具备基本的条件，方可实施后续的评价工作。4.2.2 供方的评价方法：根据采购物资对公司生产的产品质量的影响程度及所购物资的价格等因素，可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价：1）内部评价经调查人或财务管理中心（采购部）经理现场介绍所掌握的供方的实际情况，如：供方情况等，经参加评价人员的讨论，评价是否能长期稳定的提供我公司所需的产品。2）历史合作情况评价对供方以往提供物资的质量状况与信誉，供货是否及时等进行评价。3）对

5、比其他同行使用者的使用经验了解其他同行使用的经验，评价该供方的产品质量。4）资质性评价对调查所收集的供方的相关合法性和符合性证据，如通过体系认证证书、产品认证证书、营业执照、行业许可证等进行评价。根据公司的实际需要时，部分A 类物资也可通过招标进行评价。4.2.3 A、D类（重要）物资的供方必须使用评价方法中的二种或二种以上方法进行评价；B 类物资和 C类物资的供方不进行调查、评价，可直接列入合格供方名录。4.2.4 A类（重要）物资的供方的评价由采购部组织相关部门进行。4.2.5 在供方评价时应将其环保、职业健康安全管理状况纳入评价内容，评价供方在环保、职业健康安全的合法性、环保和职业健康安

6、全风险应对能力以及供方环保、职业健康守法性。4.3 合格供方的选择与审批4.3.1 财务管理中心（采购部）依据4.2.2的评价方法，对各供方进行综合分析、比较，评价公司拟选择的供方的可行性、经济性，选择出合格的供方，并填写供方能力调查评价表的相关栏目，经评价、批准后列入合格供方名录，同一种物资可选择多个合格供方。4.3.2 合格供方名录应经公司总经理或其授权的人员批准。4.4 供方的控制与重新评价4.4.1 对列入合格供方名录的所有供方，采取以下方法进行控制：合格供方的有效期限为1 年，应在间隔 12 个月后的次年对应月份内，由财务管理中心（采购部）组织相关部门人员对在册的合格供方进行全面评价

7、一次，并填写供方能力评价表的相关栏目，评价时主要依据：A类供方列入合格供方名单后一年内的供货质量、交货期统计结果应达到合格率大于90%以上。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 4 页 -3/4B、C类供方可不进行统计，根据以后供货质量决定是否继续列入合格供方，每次供货质量应达到50以上的合格率。垄断型和国家法定机构的C类供方可免检、免评。去年供方是否发生较大环保污染事故，是否发生严重职业病或死亡3 人以上的事故。4.4.2 对考核中认为达不到规定要求的供方，取消合格供方资格，从合格供方名录中剔除。对此类供方 1 年内不得重新使用或采用其他方法进行控制（包括应付款方面）

8、。4.4.3 由财务管理中心（采购部）负责建立并保存合格供方档案，其中包括合格供方名录、供方能力调查评价表及有关的证实材料和以及每年重新评价的相关证实统计材料等。4.5 采购信息4.5.1财务管理中心（采购部）根据公司产品特点，依据各部门以物料申购单的形式提出采购要求，并结合原材料库存情况，申购单 经财务管理中心（采购部）审核、总经理或其授权人员批准，其内容应包括：1）物资类别、型号、分类等级；2）必要时，提出物资的质量要求；3）价格、数量、到货时间等。4.5.2财务管理中心（采购部）所采购的物资原则上应在合格供方名录中的供方实施采购，若出现因客观原因未在合格供方采购时，财务管理中心（采购部）

9、应在采购的同时对该供方进行调查、评价（仅针对A类供方），并及时保持相关调查、评价记录。4.5.3财务管理中心（采购部）应组织各使用部门负责确定采购要求。在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分与适宜的。4.5.4 若出现总经理安排其他人员或部门实施部分物资的采购工作时，则按总经理的要求进行办理，但相应的供方应属于合格供方名录中的供方，否则，仍应执行4.5.2条款的规定。4.6 采购合同需要时，对所采购的A类重要物资，公司应与供方签订采购合同，采购合同一般由采购部或总经理授权的人员与合格供方签订。4.7 采购物资的验证4.7.1 由本公司或顾客拟在供方货源处对所采购的物资进行验证时，应在与供方签订的采购合同中加以说明，规定验证的安排和产品放行的方法。4.7.2 采购物资的验证由质检人员或提出申购人员，进货验证依据该物资的重要程度可采用检验、称重、化验、观察、验证合格证明文件等方式，具体操作严格按照产品的监视和测量控制程序的相关规定执行，并填写相关记录。4.7.3 验证合格的原材料方能办理入库单。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 4 页 -4/45 相关记录物料申购单和入库单可不作编号，但应进行编目名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 4 页 -