2022年档案管理制度 .pdf

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1、档案管理制度QY/WJ-BGS-4 一、档案库房管理制度档案库房是保护档案最基本的物质条件，只有做好库房管理工作，才能为整个档案工作的进行创造必要的条件。（一）档案库房必须坚固，安装铁门、双保险锁，库房通风良好，要和办公室、阅览室分开。（二）档案库房实行专人负责管理，借阅者和非管理人员需经库房人员许可才能入内。（三）档案库房应备有防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水设备和安全措施。（四）档案库房应保持适宜的温度即14-24，相对湿度 4560，库房备有温湿度计。（五）保持库房内整洁，库房内严禁烟火，不准将易燃、易爆、易腐蚀以及可食物品和雨具等杂物带入库房。（六）下班前档案室人

2、员对库房的门、窗、电源等进行检查，关窗锁门，防患于未然。（七）定期对库存档案进行安全检查，并认真做好档案安全检查记录。二、档案借阅利用制度（一）借阅文书档案1、各科室人员查阅本科室形成的文书档案，由本科室负责人批准；查阅其它科室形成的文书档案，需经本科室负责人和办公室主任批准。2、外单位人员利用文书档案，需持该单位介绍信，经档案主管领导、档案形成部门负责人和办公室主任批准后方可查阅。3、利用文书档案需办理登记手续后在档案室查阅，如工作需要，经档案主管领导和办公室主任批准后办理借阅手续方可借出，期限为5 天（二）借阅会计档案1、会计档案利用对象是单位领导和财务审计人员，查阅者需经财务审计科负责人

3、批准；非上述人员借阅、复制会计档案时，必须通过档案主管领导和财务审计科负责人批准，并有财务人员陪同，由档案人员负责监阅。2、利用会计档案只能在阅览室查阅，如确因工作需要借出档案原件，须经档案主管领导和财务审计科负责人批准。（三）借阅科技档案1、科技档案一般只限业务部门查阅，业务科室查阅科技档案需经本科室负责人批准。其它科名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 6 页 -室查阅科技档案需经业务科室和办公室主任批准后方可查阅。2、外单位查阅科技档案，需凭该单位介绍信，经本单位业务主管领导、业务科室负责人和办公室主任批准后方可查阅。3、利用科技档案只能在阅览室查阅，业务科室如确

4、因需要借出档案原件，需经业务主管领导、业务科室负责人和办公室主任批准后办理借阅手续方可借出，期限为15 天。（四）借阅档案室各类档案，要严格手续，一律详细填写档案借阅通知单及档案借阅登记表。认真填写档案利用效果登记表，及时反馈利用档案的信息。（五）借阅档案必须遵守保密制度，爱护档案，不准转借、损毁、污染、勾抹、涂改等，保证档案完整无损。三、档案安全保密制度（一）档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。（二）凡利用档案人员，均要根据档案不同的密级，由不同范围的人员使用，不得擅自扩大范围。（三）维护档案的实体和机密的完整安全，防止丢失和损坏。（四）查阅机密档案材料应经主管领导同意，严格借阅手

5、续。（五）本单位人员外出需借秘密文件的，先填好申请单要经主管领导签字批准，并要有安全措施。（六）摘抄和复制秘密档案材料必须经主管领导批准，在指定的地方复制或摘抄，并标明份数，对摘抄或复制的文件要同正式文件一样，按机要档案管理制度进行管理。（七）外单位需查阅档案，必须持介绍信，要经主管领导批准方可查阅，不得抄、录、照等。（八）外单位由于工作需要摘录者，必须将摘录内容经主管档案的领导审查批准，原件一律不得外借。（九）对违反本制度，造成失密、泄密者，视情节轻重给予批评教育或行政处分，触犯法律、造成严重损失的，依法追究其法律责任。四、档案保管制度（一）档案室负责集中统一管理本单位文书、科技、会计、实物

6、、声像等档案。（二）严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其系统、完整和安全。（三）档案实行专库、专柜存放，专人管理，切实做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水工作。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 6 页 -（四）档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。(五)借出的档案须按时还，利用后的档案应随即放回原处。（六）对已破损、字迹褪化的档案，要及时修补、复制，最大限度地延长档案的寿命。（七）档案人员工作变动时，必须在离职前将所管档案进行清点，并办理交接手续。（八）做好库房温湿度的监控和

7、登记工作。（九）每年对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。五、档案鉴定销毁制度（一）档案鉴定工作必须纳入机关档案管理制度中，使档案的鉴定工作按照标准和时间要求正常进行。（二）成立档案鉴定销毁领导小组，由主管领导负责，档案管理部门牵头，有关部门兼职档案员组成，共同对所鉴定的材料进行审核和监销。（三）认真填写档案鉴定表，并由鉴定领导逐一审核，确认无误后，签署意见。(四)鉴定工作完成后，由档案管理和鉴定领导小组对所要销毁的档案写出鉴定小结和报告，请求主管领导批准后同档案部门一同销毁。（五）派专人进行销毁，并委派监销人员。确认销毁后，在销毁清册上分别签名，留底备查。（六）鉴定表、销毁清单、销

8、毁报告等有关文件材料应归档保管。（七）未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。五、档案人员岗位责任制（一）主管领导1、负责组织编写批准档案工作目标的确定及长远规划。2、负责将档案工作列入本单位长远规划。3、对档案主管部门的工作进行指导、监督、检查。4、协调管理处各部门档案工作。（二）档案室负责人1、负责档案管理的日常工作。2、负责各种档案材料的移交和接收工作。3、负责起草和修改本单位执行的各项档案规章制度。4、负责定期向主管领导汇报档案工作情况。（三）档案专职人员职责1、认真贯彻执行档案工作的方针政策，完善各项规章制度。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 6 页 -2、

9、集中统一管理本单位形成的全部档案，对各门类档案负责接收、分类、编目、鉴定、统计、保管、利用工作。3、查找档案迅速准确，做好各种记录统计。4、熟悉室藏档案内容，编制必要的档案检索工具，积极主动地搞好档案的编研、利用工作。5、对所管单位的档案工作进行指导、监督和检查；积极、主动接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查，不断改进工作。6、按规定及时准确的销毁过期档案。（四）档案兼职人员职责1、认真贯彻执行我单位的档案管理制度。2、熟悉掌握本部门的文件材料归档范围，做好各种文件、材料的形成、积累、整理、归档工作并接受档案专职人员的业务指导。3、在次年二季度，将上年度的需归档的文件材料按要求进行分类整

10、理立卷，移交档案室。4、负责记录每月发生的大事要事报档案室，以便汇总编写大事记。六、档案统计制度（一）充分认识档案统计工作的重要性，档案人员必须以认真负责的工作态度，实事求是的工作作风进行统计，做到及时、准确、连续。（二）确定专人负责，及时做好对各门类档案的收进、移出、借阅、利用、销毁等情况的登记、统计工作（三）按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。（四）做好档案的借阅、利用、登记和利用效果反馈登记。（五）对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施，进一步提高档案管理水平。（六）遵守保密纪律，注意保守机密，一切统计数字未经领导批准，不得擅自对外提供。七、档案收集整理制度（一

11、）凡是本单位工作活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的属于归档范围的材料均需及时归档。（二）档案整理的原则是：遵循形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（三）归档的文件材料及相应的电子档案均应齐全完整；每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与被转发文等必须分别作为一件进行归档，不得分开。（四）业务档案由业务处理人员按要求整理归档，并于次年一季度前移交档案室。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 6 页 -（五）会计、统计工作所形成的报表、帐簿、凭证由会计、统计人员装订成册，在有关人员处保存一年后移交档案室

12、统一管理。（六）科技档案由经办人员按要求将形成的文件、图纸、资料等收集、整理后移交档案室统一管理。（七）声像档案由经办人将在工作中形成的重要活动的照片、录音、录象等按要求收集、整理后移交档案室统一管理。（八）文书档案分类整理采用保管期限-年度-组织机构的方法进行。八、档案人员“四参加”制度（一）档案人员参加本单位重大活动和有关会议，及时掌握文件材料的形成、积累情况。（二）档案人员参加基建工程项目竣工验收会，审查工程管理、施工、竣工各阶段形成材料，并提出审查意见和归档要求。3、档案人员参加重要设备到货开箱验收，督促文件材料及时整理归档。4、单位各部门重大活动或科研成果鉴定验收、基建工程竣工验收、

13、重要设备开箱验收及时通知档案人员参加，掌握文件材料形成整理情况，以便及时归档。九、电子档案管理制度（一）电子档案从形成到归档的管理过程，由各科室和档案部门负责。（二）电子档案应按制度严格要求，妥善保管，确保不散失、不损毁、不失真，从而保证电子档案的完整、真实和有效利用。（三）电子档案实行集中统一管理，档案部门配备相应的计算机系统，使归档的电子文件能有效地机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，积极主动提供服务，充分发挥电子档案的作用。（四）电子档案要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号，每份机读文件的位置、保管期限、硬件软件环境等著录内容，应符合国家档

14、案著录规则基本要求。（五）档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及档案检查、接收和验收后的统一保管利用。做到外观完好整洁无损确保上机无病毒和百分之百的准确率。（六）入库的档案每两年要机读抽查一次，发现问题进行及时补救。保存电子档案的装具要有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在14-24，相对湿度控制在45%-60%。（七）封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。（八）销毁电子档案须有本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 6 页 -人签名盖章。十、档

15、案库房定期检查制度为了加强对各类档案的保管和管理，及时发现和解决档案管理中出现的不安全因素，保证档案资料的安全和完整，特制定以下制度:（一）档案人员负责检查档案室库房四角，档案柜的四个角，档案柜内所装档案资料的数量、排架次序、损害情况及其库房安全、防火、防虫、防潮等工作。除平时不定期抽查外，每年度必须进行一次全面大检查。（二）重大节日、雷雨季节前，档案室统一检查，还应做不定期检查。（三）对检查中所发现的问题应及时整改，需要力量时，报告处领导进行整改。（四）每次将档案库房的检查情况由档案室负责，做好检查情况记录和整改记录。（五）档案室组织检查出的问题，主管负责人员应及时整改，因不整改或整改不力，导致档案库房不安全和库内案卷资料事故，按职责追究管理人员责任。精心整理，仅供参考编辑文案使用，请按实际需求再行修改编辑 2020年 2 月名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 6 页 -