2022年2022年海翔进销存D管理系统使用说明书 .pdf

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1、进销存软件使用说明海翔软件名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 24 页 -海翔进销存D5 管理系统使用说明书一、海翔软件安装前准备（一）硬件环境准备1、单用户使用及网络版客户端CPU：P4 内存：512M以上（建议1G）硬盘：30G空间以上显示器：液晶显示器2、网络版服务器端CPU：P4 内存：2G以上（建议4G）硬盘：160G空间以上（二）软件环境准备1、单用户使用及网络版客户端操作系统：Windows XP/2000/2003 数据库：Microsoft SQL Server2000 2、网络版服务器端操作系统：Windows XP/2000/2003 数据库：M

2、icrosoft SQL Server2000 二、海翔软件安装及运行操作双击海翔进销存D5安装程序包，安装程序将引导您顺利进行安装：（如图 2-1-1）图 2-1-1 点击下一步：（如图 2-1-2）图 2-1-2 继续点击下一步（如图2-1-3）：安装默认路径为“成都海翔软件有限公司海翔进销存名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 24 页 -”，建议不修改图：2-1-3 点击下一步（如图2-1-4）：单机版默认安装；网络版对应服务器和客户端安装图：2-1-4 点击安装（如图2-1-5）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 24 页 -图 2-

3、1-5 请稍等（如图2-1-6）：程序正在为您安装软件程序图 2-1-6 点击完成（如图2-1-7）：完成安装名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 24 页 -图 2-1-7 桌面上将出现三个图标，分别为海翔进销存D5 前后台运行文件和海翔数据服务器，双击 海翔 D5后台进入（如图2-1-8）图 2-1-8 连接方式默认为自动，服务器名请录入SQL服务器名称（网络版录入服务器IP 地址），然后点击下一步（如图2-1-9、2-1-10）图 2-1-9 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 24 页 -图 2-1-10 新装客户需要创建帐套，其中数据

4、库名称要求首字符必须为字母。帐套创建成功以后，选择要使用的帐套，点击下一步（如图2-1-11、2-1-12）图 2-1-11 图 2-1-12 版本选择，若购买为企业版，请点击企业版，然后进行登陆机构及用户名、密码录入，进行帐套登陆（如图2-1-13）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 24 页 -图 2-1-13 现在，您可以使用海翔进销存D5管理软件了（如图2-1-14）图 2-1-14 三、海翔软件系统参数设置路劲：【系统功能】【系统参数设置】（一）、系统设置（如图3-1-1）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 24 页 -图 3-1-

5、1 1、数量小数点后保留位数设置（默认值2）2、单价小数点后保留位数设置（默认值2）3、金额小数点后保留位数设置（默认值2）4、其他小数点后保留位数设置（默认值2）5、单据采用弹出窗口6、单据自动保存（秒）（默认值 15）7、使用统一成本核算方法（默认勾选）8、统一成本核算方法：移动加权（默认值）或个别计价9、允许负库存（移动加权、月末加权平均有效）（默认勾选）10、入库类单据，自动去成本价方式，包括以下四种：不允许自动取成本；取最近进价；取平均库存成本；优先取最近进价，再取平均成本（默认值）11、零售单操作方式：海翔彩色样式（海翔行业版操作习惯）；经典黑白样式（POS操作习惯）（默认值）12

6、、直连总部帐套13、门店独立会员卡14、XP风格菜单（默认勾选）15、运费分摊方式：按金额分摊（默认值）或按数量分摊16、自动刷新系统公告17、报表行高（默认值16）18、单据重复打印控制（需在单据打印样式右上角，保留一个空白单元格）19、商品资料允许空货号名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 8 页，共 24 页 -20、商品选择界面，不显示目录（提升速度）（二）、零售录单设置（如图3-1-2）图 3-1-2 1、零售单全屏（默认勾选）2、零售提单，只能提自己的单3、允许临时零售4、不允许零售单直接返现金券5、零售从内存表读取商品，极速扫码6、零售按近效期自动匹配批次（默认勾选）

7、7、零售单禁止查看上下单8、零售通过货号模糊查找商品（影响零售速度）（三）其他录单设置（如图：3-1-3）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 9 页，共 24 页 -图 3-1-3 1、自动处理进货价（默认勾选）2、自动处理售价（默认勾选）3、价格跟踪方式：单价（默认值）、折后单价或税后单价4、可开数量（库存余量）检测方式：不检测、库存余量（默认值）或库存余量+可开数量5、商品查找方式：只按商品信息模糊查找（速度最快）一品多码+商品信息模糊查找（条码信息包含计量单位）（默认值）6、超出信用额度允许过账（默认勾选）7、销售低于成本价：不提示（默认值）、提示允许过账或不允许过账8、入

8、库类单据允许修改质检状态9、默认质检状态：合格（默认值）、待检或不合格10、效期不反算生产日期（默认勾选）11、只有一个批次时直接返回（默认勾选）12、多仓库发货13、限定经营范围14、系统使用统一税率15、默认税率%（默认值 0）16、禁用促销17、单据自动生成行备注（默认勾选）18、采购价高于最近进价提示19、盘点单手工录入实盘数20、会员卡消费时，需要输入密码21、刷卡后自动弹出会员信息中心22、允许储值卡欠款23、入库单根据存储条件填写仓库名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 10 页，共 24 页 -24、会员卡显示方式：会员姓名（默认值）或卡号25、总部不允许操作门店仓

9、库（默认勾选）26、单据默认不显示侧边栏27、出库类单据保存前，检查可开数量28、销售出库单，在行备注1 中生成单品利润29、商品资料直接显示价格（影响速度）（默认勾选）30、默认大单位采购31、销售出库单，过账后自动打印四、海翔软件常用功能模块介绍（一）、基础资料1、商品智能建档：（如图 4-1-1）图 4-1-1 意义：1）针对超市、便利店、烟酒行等行业，本软件做了部分商品资料收集，在首次使用软件时，可以通过商品智能建档，快速完成商品的分类和商品基本信息的建立；2）可以一键删除系统中从未使用过的商品资料，删除资料包括：没有库存；从未采购；从未销售；从未调价；从未参与盘点或其他操作。操作：1

10、）导入商品：打开【基础资料】【商品智能建档】，在导入商品选择你所需要的商品目录，点导入，当进度条显示完成即可；2）删除未使用商品：打开【基础资料】【商品智能建档】，在删除未使用商品点击开始删除即可。注：由于电脑判断条件是固定的，请用户慎用删除未使用商品功能2、商品资料（如图4-1-2）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 11 页，共 24 页 -图 4-1-2 添加商品：先增加目录，再添加商品1）手动添加目录：路径：【基础资料】【商品资料】，商品资料分三块版面，工具栏（上方）、目录栏（左方）、信息栏（右方）；操作：在目录栏下方，点击目录操作，包括下面七个功能键增加下级目录：在光标

11、所指目录的下一级增加目录；增加本级目录：在光标所指目录的同一级增加新目录；修改目录：修改光标所指目录的名称；剪切：剪切光标所指的目录；粘贴到本级目录：在已经有剪切的情况下，把剪切的目录粘贴在光标所指目录的同级目录上；粘贴到下级目录：在已经有剪切的情况下，把剪切的目录粘贴在光标所指目录的下级目录里；删除目录：删除光标所指的目录（删除前确认目录下没有下级目录及商品，否则不允许被删除）；注：添加目录时，特别注意当前选中的目录，分清目录的隶属关系。2）手动添加商品：（如图 4-1-3）图 4-1-3 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 12 页，共 24 页 -路径：【基础资料】【商品资

12、料】，商品资料分三块版面，工具栏（上方）、目录栏（左方）、信息烂（右方）；操作：添加普通商品简单五步曲首先在目录栏，选中商品所属目录；点击工具栏中的添加，弹出商品信息窗口；在商品信息窗口中的基本信息中，填入编码（条码）、商品名称、基本单位、规格、型号等；在商品信息窗口中的单位及价格中，填入该商品对应基本单位的零售价、预设售价、会员价、最近进价等；最后点保存，即可。此时仍可继续添加同目录内的下一个商品，若不需添加，点击取消即可。注：红色的商品属性，要求必须填写。3、往来单位资料路劲：【基础资料】【往来单位资料】，包括供应商、客户和即是供应商又是客户三种类型操作：类似商品资料的添加4、仓库资料路劲

13、：【基础资料】【仓库资料】5、门店资料路劲：【基础资料】【门店资料】6、部门资料路劲：【基础资料】【部门资料】7、职员资料路劲：【基础资料】【职员资料】8、其他基础资料路劲：【基础资料】【其他基础资料】包括：商品计量单位、经营范围、类别、特殊管理属性、打印类别、片区、品牌、客户类型、科目摘要、物流公司等信息的建立（二）、采购（如图4-2-1）图 4-2-1 意义：通过软件做采购入库单，完成产品数量入库，往来记账。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 13 页，共 24 页 -路劲：【采购】【采购入库单】；采购入库单分三个版面，单据表头（上面）、单据表体（中间）、单据表尾（下面）。操

14、作：1）在表头的 往来单位 及仓库 填入相关信息，此两项为必填项，其他内容为可选择填入；2）在表体里面通过（扫条码/输拼音码/手动选择）选择商品，选择商品单位、填入数量、进货单价；3）在表尾中选择单据经手人、单据审核人、过账。注意：1）操作中红色内容为采购入库单必填项。2）商品单位切换：软件支持商品大小单位之间自动换算，采购可以选择商品单位进行入库，可用快捷键（PgUp/PgDn）快速切换；3）直接修改售价：在单据表体中，显示商品零售价，可直接点击修改该商品的相应价格，确认即生效；4）与的区别：单据中 代表把当前单据保存在草稿里面，可以修改，并不生效，代表单据在软件中生效，不可修改，只能红冲处

15、理；5）侧边框：在单据表体最右方，显示选中行商品的最近一次进货情况和最后一次进货情况；6）单据配置：在单据中点鼠标右键，选择单据配置，可以对单据表头、表体、表尾显示内容进行配置，满足不同操作人员习惯。（配置完单据后，需要点鼠标右键，选择保存当前格式）（三）、零售（如图4-3-1）图 4-3-1 1、零售配置：1）首次使用，需在 中设定默认客户和默认仓库；在 中勾选需要使用的账户；2）除 pos 设置以外，其他设置根据实际情况选择勾选即可。2、选择商品：在零售界面左下角输入（F2）框中按照以下三种方式查找商品信息1）通过条码枪扫描条码精确选择商品；2）通过输入拼音简码模糊式选择商品；3）通过输入

16、部分条码或编码模糊式选择商品。3、修改数据：以下所叙述的修改都是针对表格中选中的商品行（蓝色行）。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 14 页，共 24 页 -1）在录入框中输入数字后，按下+键，数量 修改为录入的数值。2）在录入框中输入数字后，按下-键，单价 修改为录入的数值。3）在录入框中输入数字后，按下*键，折扣 修改为所录入的数值。4）在录入框中输入数字后，按下/键，折后金额 修改为所录入数值。同时反算折扣率。4、选择会员：点击 选择会员卡 或按快捷键（F5），输入（会员卡号/会员名/名称拼音码/会员电话号码）都可查找对应会员信息；注：选择会员的顺序不限制，可以在选商品前

17、，也可以在选商品后。5、会员信息查询：选择好会员后，按快捷键（Shift+F5）可以打开会员信息中心，查看当前会员的消费、积分及储值明细等。6、现金券操作：1）零售单返券：根据消费和现金券发放规则，系统会在结账后自动弹出返券窗口，进行零售前台返券（有系统参数和权限控制），后台也可以根据零售单单号全匹配返券；2）零售单抵扣：根据消费和现金券抵扣规则，在结账窗口使用快捷键（=），调出抵扣窗口，输入现金券编号，系统自动匹配现金券金额，进行现金券抵扣消费。7、零售赠送：适用于单独赠送商品的情况，选中商品行（蓝色行）按（F4）即可。8、零售结账：点击 过账（A）或按快捷键（End），在弹出的结算窗口中输

18、入实收款项，回车（Enter）即可。9、临时零售：当商品出现负库存，提示不能过账时，启用临时零售过账，快捷键（Ctrl+End）。10、零售退货：在零售单中，按快捷键（Ctrl+B），提示选择退货方式，默认两种方式1）输入小票号：根据打印的小票单号完整录入，确认即可；2）引用单据：在弹出的查询窗口中，根据条件查询需要退货的单据及商品，选择即可。图 4-3-2 注：如果需要退货的商品已经没有库存，在退货过账时会提示输入基本单位成本价（如图 4-3-2），输入基本单位成本，过账即可，如果不正确输入成本，则会导致该商品成本异常。2、快捷键一览表在零售单中按快捷键（F1），可以查阅零售操作中所有操作的

19、快捷键（如图 4-3-3），也可以根据用户特殊需求，自定义快捷键。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 15 页，共 24 页 -图 4-3-3（四）、批发（如图4-4-1）图 4-4-1 意义：通过软件做销售出库单，完成产品数量出库，往来记账。路劲：【销售】【销售出库单】；销售出库单分三个版面，单据表头（上面）、单据表体（中间）、单据表尾（下面）。操作：1）在表头的 往来单位 及仓库 填入相关信息，此两项为必填项，其他内容为可选择填入；2）在表体里面通过（扫条码/输拼音码/手动选择）选择商品，选择商品单位、填入数量、进货单价；3）在表尾中选择单据经手人、单据审核人、过账。注意：名

20、师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 16 页，共 24 页 -1）操作中红色内容为销售出库单必填项。2）商品单位切换：软件支持商品大小单位之间自动换算，采购可以选择商品单位进行入库，可用快捷键（PgUp/PgDn）快速切换；3）商品售价切换：软件支持商品零售价、预设售价（批发价）、会员价和特价等多个价格，可用快捷键（Alt+）弹出下拉窗口，再用快捷键（或）选择；4）与的区别：单据中 代表把当前单据保存在草稿里面，可以修改，并不生效，代表单据在软件中生效，不可修改，只能红冲处理；5）单据配置：在单据中点鼠标右键，选择单据配置，可以对单据表头、表体、表尾显示内容进行配置，满足不同操作人

21、员习惯。（配置完单据后，需要点鼠标右键，选择保存当前格式）（五）、会员及促销1、会员管理1）会员卡类型：会员卡：享有会员价优惠、会员生日当天优惠；打折卡：享有折扣扣点优惠、会员生日当天优惠；积分卡：享有积分兑换优惠、会员生日当天优惠；储值卡：享有储值金额优惠、会员生日当天优惠。注：会员卡可以选择享有会员价、积分、储值功能，却不能享有打折功能；打折卡可以选择享有打折、积分、储值功能，却不能享有会员价功能。2）如何添加会员类型：（如图 4-5-1）图 4-5-1 在【基础资料】【会员卡】【会员卡类型】中点添加，输入会员卡类型编号及会员卡类型名，勾选该类型需要支持的会员功能，保存即可。3）如何添加会

22、员：（如图 4-5-2）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 17 页，共 24 页 -图 4-5-2 在【基础资料】【会员卡】【会员卡】中点添加，选择持卡类型，输入会员卡号及会员其他信息，保存即可。2、促销管理促销管理三步曲：1）建立商品资料时，在中选择该商品的积分促销方式，包括全部参与不参与促销不参与积分积分促销都不参与；2）取消【系统功能】【系统参数设置】【录单设置】中的禁用促销；3）在【会员卡及促销】【促销管理】中添加需要的促销方式，其中促销星期和促销日只需设定一种，另外一种默认全选，最后审核即生效；常见促销实现举例：1)商品特价促销：在中添加一个促销方案，设定促销时间段及

23、促销产品的促销单价，审核生效；（如图4-5-3）图 4-5-3 2)特别日期促销：在中添加一个促销方案，设置特别日期的积分方案或折扣方案，审核生效；（如图4-5-4）图 4-5-4 3)买几赠一促销：在中添加一个促销方案，设置购买商品A达到几件，赠送商品A数量为 1，加价金额为 0，审核生效。（如图 4-5-5）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 18 页，共 24 页 -图 4-5-5 3、现金券管理现金券操作：1、现金券制作路径：【会员卡及促销】【现金券管理】现金券发放，（如图5-3-1）这里面需要设置现金券的有效时间、面值、发放门店、现金券编号及张数，最后点生成。图 4-5

24、-6 注：发放门店必须选，而且发放的现金券必须在本门店才能兑换。2、现金券发放和兑换规则（如图5-3-2）图 4-5-7 路径：会员卡及促销现金券管理规则设置；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 19 页，共 24 页 -现金券发放：发放时间范围和发放的金额规则；现金券兑换：兑换时间范围和兑换的金额规则；注：结束时间当天也是不能发放和兑换。3、现金券返券查询：查询哪些零售单是返过现金券的。4、现金券抵扣记录：查询哪些零售单是抵扣过现金券的。5、零售单返券：根据消费和现金券发放规则，系统会在结账后自动弹出返券窗口，进行零售前台返券（有参数和权限控制），后台也可以根据零售单单号全匹配

25、返券；6、零售单抵扣：根据消费和现金券抵扣规则，在结账窗口使用快捷键=，调出抵扣窗口，输入现金券编号，系统自动匹配现金券金额，进行现金券抵扣消费；注：输入现金券编号时，也需要全匹配。现金券注意事项：1、发放门店必须选，而且发放的现金券必须在本门店才能兑换。2、结束时间当天也是不能发放和兑换。3、零售前台发放代金券的权限，需要在系统功能-系统参数设置中-设置 不允许零售单直接返现金券；操作员权限设置中勾选允许返现金券。4、后天返现金券和前台抵扣现金券，单号和编号都需要全匹配输入。（六）收付款管理路劲：【财务管理】【收/付款单】，单据中必填项包括往来单位、结算方式、结算账户、结算金额、经手人、审核

26、和过账；（如图 4-6-1）图 4-6-1 付款方式：1）按金额结算：选择不结算，直接录入账户名称及金额，过账后影响该单位应收应付账，不对应单据；注：需要给往来单位提前（收/付）货款定金或者预（收/付）款的情况，建议采用 按金额结算的方式。2）按单结算：选择按单结算，单击引用采购类单据后，弹出的【选择单据】名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 20 页，共 24 页 -中选择要结算的单据，点击选择将该单据添加到结算表格中；3）按行结算：意即按商品结算，选择按行结算，单击引用采购类单据后，然后在弹出的【选择单据】中选择要结算的单据中的商品行，输入结算金额。（七）、常用报表1、零售营业

27、款查询：1）在【零售】【上交营业款】中体现当班日应交现金收入，并确认交款金额；（如图 4-6-1）图 4-7-1 2）在【零售】【交款记录查询】/【收银员交款统计】中分别查询交款记录和交款统计情况。2、营业报表：1）查询某天零售数据：在【零售】【销售日报表】中查询，其中包含零售，零售退货，零售赠送等相关数量、金额、利润等明细账；（如图4-6-2）图 4-7-2 2）查询某月零售数据：在【零售】【销售月报表】中查询；3）查询任意时间段零售数据：在【零售】【销售任意时间段报表】中查询。3、库存查询：1）所有商品库存：在【报表中心】【库存类报表】【库存余量汇总】中查询，首先按目录呈现数据，双击可以看

28、明细；（如图4-6-3）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 21 页，共 24 页 -图 4-7-3 2）库存出入库明细：在【报表中心】【库存类报表】【库存出入库明细】中查询，要求选择仓库及商品进行查询。4、销量查询：在【报表中心】【销售类报表】【销售汇总】【商品销售汇总】中查询，首先按目录呈现数据，双击目录查看该目录下明细数据；（如图4-6-4）图 4-7-4 5、单据查询：在【报表中心】【历史单据查询】/【草稿单据查询】，过账后的单据都在历史单据中查看，保存后的单据都在草稿单据中查看。6、往来账相关查询：1）客户应收账款汇总表：在【报表中心】【应收应付报表】【应收账款汇总表】

29、【客户应收账款汇总表】中查询；（如图4-6-5）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 22 页，共 24 页 -图 4-7-5 2）单位应付账款汇总表：在【报表中心】【应收应付报表】【应付账款汇总表】【单位应付账款汇总表】中查询。（八）库存盘点盘点意义：清查库存，让软件库存数据与实物库存相符具体操作步骤：（如图4-8-1）图 4-8-1、把盘点数据通过软件【库存】【盘点】【盘点单】录入 、审核 、过账；、在【库存】【盘点】【库存盘点单查询】草稿单据中勾选盘点单，进行 生成合并盘点单 操作，过账即可；注：合并是避免同一货品存放在多处，经过多次盘点的数据没有汇总的情况；合并盘点后，只能

30、把合并后的盘点单过账，之前的盘点单不能再过账。盘点情况单号单据备注商品数量表一合并前SP-20120926-0001 货品 A 5 货品 B 3 SP-20120926-0002 货品 A 6 货品 B 7 盘点情况单号单据备注商品数量表二名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 23 页，共 24 页 -合并后SP-20120926-0003 合并盘点单货品 A 11 货品 B 10、合并盘点单过账完成后，在【库存盘点单查询】已过账单据中勾选盘点单，进行 生成未盘点 操作，根据未盘点单的数据，针对性的清查盘点，修改单据中数据，过账即可。五、海翔系统数据安全1、下列情况下请务必备份帐套数据，并把备份数据拷贝到不同存储设备上系统重建前系统数据还原前系统年结存前清除回冲单据前2、当前经营数据帐套每天工作结束，建议进行备份3、SQL数据库、海翔进销存D5 不可随意卸载名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 24 页，共 24 页 -