2022年装饰公司行政管理制度办公室管理办公用品、电视、网络、电话管理 .pdf

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1、1 行政部管理制度第一节办公室工作职责1、负责公司内部的人事管理工作，办理公司员工的招聘、录用、调动、辞退、离职等手续。2、负责公司的考勤管理，监管公司劳动纪律，每月定时上报上月全员考勤，统计违规记录。3、负责公司内部人事档案的收集、整理、归档及公司文件的上报、归档工作。4、负责安排、监管公司前台服务工作，树立良好的企业形象。5、打印、复印公司各类文件、资料，收发文件资料及传真。6、负责来访电话、来访人员接待工作7、负责公司后勤保障工作。8、严格遵守保密制度（包括人事、薪资、档案、规划等）。9、配合其他部门经理开展工作。第二节办公用品管理制度1、各部门每季度需用办公用品，须在每季度按规定日期向

2、人事行政部提出申购计划，人事行政部将各部门申购计划参考库存量和季度平均用量后汇总，填写申购单，经公司总经理批准后，统一购买。特殊情况另行安排。2、公司每季度购买办公用品后，由其他部门经理验收，由人事行政部负责管理，办公用品的采购和保管人员要分开。3、领用办公用品，办理领用手续，经本部门经理审核，未经审核批准不得领用。4、对消耗性办公用品，如签字笔、圆珠笔、铅笔、软面抄、胶水等，一个月最多申领一次，再次领用时需以旧换新。信纸等用品领用一次不得少于两个月。5、非消耗性办公用品不慎遗失，由本人负责赔偿，人事行政部不予再领用。6、严禁把公司领用的办公用品拿回家私用。7、领用人员离职时，对非消耗性办公用

3、品一并交还人事行政部，再由该部门人员到行政区人事部领取。8、人事行政部每季度对办公用品进行一次盘点，并将盘点结果上报公司总经理。9、爱护公共办公用品、设施、设备，如有损耗、维修等应及时通知行政部配找专业人员处理。10、因个人原因或操作不当造成个人使用的电脑软件、硬件、系统等出现损坏的，一律由责任人承担责任，更换部件费用即由责任人承担。11、个人使用、建立、完善的纸质版、电子版及其他形式的资料，务必设立两份分开保管，一份由使用人保管，另一份交到办公室保管。12、所有电子版的文档资料，在电脑上存档时，切忌不可存于电脑C盘及桌面上（一旦电脑故障，系统还原会全部丢失），推荐存档于 D盘/E 盘/F 盘

4、/可移动磁盘/可移动硬盘/闪存等，请务必妥善储存和保管文档资料。13、电脑 C盘默认为系统盘，一般软件的默认安装路径为C盘，为保持系统的快速运行，不要把非系统软件（如 kugou 音乐、pps 等）安装到 C盘，推荐把非系统软件安装到D盘。14、所有电脑均必须装上杀毒如软件及安全卫士（推荐360 及金山：免费），保持每周至少进行一次系统瘦身、磁盘整理、垃圾清理和病毒查杀、漏洞修复等电脑及系统维护工作。15、经常使用可移动磁盘/可移动硬盘/闪存等拷贝、储存的存储设备，为防止病毒感染电脑及原有文件，在打开存储设备前先进行病毒查杀，确认安全后再打开。第三节公司电视、电话和inter网管理制度1、公司

5、根据工作需要在各部门有关岗位安排程控交换电话和计算机网线，对内线、外线和局域网等实行不限量使用，对长途电话实行限量限额管理，对inter网实行定时管理。2、一般员工在正常上班时间不能使用inter网，如工作需要可以经申请后，经公司总经理批准名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 4 页 -2 后，就可使用。3、人事行政部每月统计上报长途电话使用情况，必要时输出长途话单，检查长途电话使用情况。4、所有员工上班工作时间不得打私人电话，确有急事需要打私人电话可以在下班以后使用。因私使用长途电话时，可在人事行政部登记，由人事行政部核查使用金额后，报财务部在工资中代扣。5、未经申请

6、登记私自使用长途电话电话者，经查证后罚款 50 元，并在工资中扣除所打的长途电话费用。6、所有已经授权的计算机可以在指定的时间内上inter网浏览信息，查阅资料，发送电子邮件。对一些不良网站禁止浏览。7、如果发现不按公司规定上“英特尔”网的给予50 元/人/次的罚款。8、上班时间聊天、玩游戏给予50 元/人/次的罚款。9、所有公司员工不得利用inter网泄露公司技术、商业机密，损害公司利益。对上述行为一经查实，必将严肃处理。10、电视播放时间为值班时间段，只能播放健康、积极、向上的节目内容。发现播放下流、低俗、淫秽节目内容的给予100 元/次/人。其他时间段能用于展示家装图片、家装风水等家具相

7、关节目、音乐。第五节公司前台仪容规范1.上岗前应按规定着装，自觉佩带好工牌；2.时刻保持面带笑容，保持开朗心态，营造和谐、融洽的工作气氛；3.上班时间化淡妆，保持唇部润泽，摘除多余的饰物，不梳披肩发型，不得浓妆艳抹。4.口气清新，以适合距离交谈，谈吐大方、得体。第六节前台接待礼仪1.电话接待礼仪1.1 电话旁时刻放置纸、笔。随时准备记录来电提出的要求和帮助解决的事项。尤其对来电人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关人员。1.2 外线来电1.2.1.电话铃响在第二、第三声的时候接起电话。1.2.2.接听电话时口齿清晰，声音甜美温和：“您好！这里是临川装饰，请问您是哪里？

8、开始正题”。并及时记录对方信息及来电时间。忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”前台接起电话时要保持良好坐姿，声音不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调。不得在电话中耍脾气、使性子、爆粗口。交流中要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。1.2.3.如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道手机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理，传真亦同。1.2.4.鉴于前台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，时刻保持良好的嗓音效果。2.来访人接待礼

9、仪2.1.有访客上门时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找哪位？”、“有预约吗？”，同时做好宾客的登记。2.2.知道找谁，并确认是预约之后，规范的仪态先将来访人引到接待区落座，请来访者稍等。立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请其稍等，接着倒水。2.3.来访人等待时间比较长，访客要找的人还在忙，要关照来访者并向其说明，必须进行一些简单的交流，适时添水，切忌将来访人扔下不管。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 4 页 -3 2.4.如果来访者要找的人没有出来接，让来访者自己过去的，前台应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人

10、的办公室门即使是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，为来访者倒好茶后，前台就要返回岗位。2.5.如果来访者知道找谁，但没有预约，前台要转告(电话)相关人员 XX来访，询问是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，不方便接待的，应委婉的拒绝并及时送客。“对不起！您所找的人员现在不在位上，需要转达您的讯息吗？等他回来后我会及时转告他。”这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为一下步的处理留下了余地。第七节前台迎客礼节1.迎客礼节1.1 宾客进门后，前台应主动起立并热情面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找哪位？”、“有预约吗？”“请

11、问有什么可以帮到您？”。必须要配以微笑和恰当的肢体语言，不得毫无反应或语气冷淡。1.2 热情招呼宾客坐下，倒茶水接待，如客户没坐下，则接待人员不能坐下，当宾客站着的时候，接待人员不可以坐着同其说话。1.3 如手头有重要工作一时无法完成时，应说：“对不起，请您稍等。”然后迅速处理手头上事务后接待宾客。2.引导礼节2.1 引领客人时，应用“请跟我来”、“这边请”、“里边请”等礼貌用语，并配合手势指引。2.2 为宾客引路时，应走在宾客的左前方，距离保持2-3 步，随着客人的步伐轻松地前进。2.3 如需要把宾客引导到楼上，如宾客不熟悉怎么走，服务接待员要先行上楼在前引导，如宾客知道怎么走，可以请其先上

12、楼，并保持适当距离。下楼时候，要请宾客先行。2.4 遇拐弯或台阶处，要回头向客人示意说“请当心”、“这边请”。2.5 为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。3.应答礼节3.1 应答礼节是指服务接待中在回答宾客问话时的礼节。3.2 应答宾客的询问时要站立说话，要思想集中的去聆听，不能侧身目视它处、心不在焉；交谈过程中要始终保持精神振作，不能垂头丧气；说话时应面带微笑、亲切热情、不能表情冷漠，反应迟钝，必要时还需借助表情和手势沟通来加深理解。3.3 如果宾客的语速过快或含糊不清，可以说“对不起，请您说慢一点”或“对不起，请您再说一遍好吗？”，绝不能表现出不耐烦、急躁的神色，以免造成不必要的误会

13、。3.4 对于一时回答不了或回答不清的问题，可先向宾客致歉，待查询或请示后再向问询者作答，凡答应宾客随后作答之事，届时一定要守信。3.5 回答宾客问题时要做到语气婉转，口齿清晰、语调柔和、声音大小适中。同时，对话时要自动停下手中的其它工作。遇到多人问询时，要从容不迫的一一作答。3.6 对宾客的合理要求要尽量迅速作出答复；对宾客的过分或无理要求要能沉住气，婉言拒绝，如可以说“恐怕不行吧”，“很抱歉，我们无法满足您的这种要求”，“这件事我需要去向领导请示”等，要时时处处表现出热情、有教养、有风度、大方、得体。3.7 对待宾客称赞你的良好服务时，切不可沾沾自喜，应保持头脑冷静，微笑、谦逊的回答，“谢谢您的夸奖”，“这是我们应该做的”等。4.送客礼节4.1 迎送礼节，要能体现我们对宾客欢迎和重视，也要反映接待的规范和服务的周到。4.2 客户告辞时，应主动起身送至门口，并说：“再见您慢走欢迎再来。”名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 4 页 -4 第八节卫生整理1.送走宾客后，立即整理及清理接待桌面的工具、垃圾、烟灰、茶迹、水迹等。2.从其他办公室告辞的宾客，从门口处送走后，立即到相应的办公室清理卫生。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 4 页 -