2022年采购作业管理制度 .pdf

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1、湖南腾飞集团有限公司编号010 发布日期2010-10-1 文件名称采 购 作 业 管 理 制 度页码1/5 编 制公共事务部审核舒宁批 准郭晓红秘级B类一、总则1.依照公司基本管理制度的规定，为加强公司各项物品采购作业流程的规范管理，提高工作效率，保障经营所需物品的供给，降低经营成本，特制定本制度。2.本制度是指公司固定资产、办公用品、员工宿舍用品、低值易耗品、员工工服、广告宣传及促销品、礼品（含食品、烟酒）等采购。3.集团公共事务部负责集团的采购工作和指导各子公司行政部的采购工作。4.各子公司行政部负责各子公司的采购工作。二、固定资产的采购流程1.根据公司经营需要采购固定资产的，应由需要使

2、用的部门负责人申请并填写固定资产采购申请单提交公共事务部/子公司行政部核实。2.经公共事务部/子公司行政部核实确需要购买的，按单次金额在5000 元以下的经需要使用的所属部门上一级负责人审核，报事业部总经理/副董事长批准后方可采购；但总体的固定资产购置必须控制在董事会制订的年度标准范围内。在5000元以上 50000元以下的，报经董事长批准；在 50000 元以上的，报经董事会讨论及批准。3.公共事务部/子公司行政部凭批准的固定资产采购申请单负责采购。采购前应当寻找多家供应商的价格、质量、品牌及服务等方面进行市场比较，其中至少选择两家以上合适的供应商，把供应商信息详细记录在固定资产采购申请单上

3、，将固定资产采购申请单提交财务部门进行核价。4.财务部门接到提交的固定资产采购申请单，必须认真对所需采购的固定资产进行市场比较和分析，核实供应商的价格、质量、品牌及服务等是否具有物美价廉的优势，将有优势的供应商反馈给公共事务部/子公司行政部，公共事务部/子公司行政部应当接受财务部门核价的合理建议，两者经共同合议后选择适合的供应商。若遇两者之间意见分岐较大，应当报公司经副董事长最终审定。5.公共事务部/子公司行政部应与供应商签订购买合同或协议，保证其质量和售后服务。若涉及到技术性强的维修设备或工具的采购，售后部门相关技术人员应提供技术支持。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页

4、，共 6 页 -湖南腾飞集团有限公司编号010 发布日期2010-10-1 文件名称采 购 作 业 管 理 制 度页码2/5 6.对价值较高或数量较大的固定资产采购，可采取公开性的竞价招标的方式进行采购。7.凡异地采购或涉及到运输的，应考虑运输费用、途中损耗、安全性、方便性等，多方面比较后选定方案。8.公共事务部/子公司行政部将采购到位的固定资产交付给请购的使用部门负责人和使用人共同验收，经验收确认并开具固定资产验收单。公共事务部/子公司行政部凭固定资产验收单和采购发票及批准的固定资产采购申请单，按公司财务审批权限规定办理采购的报账。9.若需要对使用人进行技术或专业培训的，使用人应参加培训并遵

5、守使用操作规程。公共事务部/子公司行政部应做好固定资产的登记和管理。三、办公用品、低值易耗品的采购1.根据工作的需要，每月25 日公共事务部/子公司行政部向各使用部门下发办公用品、低值易耗品需求计划表，需求计划表应包含常用办公用品、低值易耗品的品名与价格。使用部门在需求计划表中填写数量，并计算出所需办公用品、低值易耗品的金额，于每月30日前交回公共事务部/子公司行政部。根据各使用部门的需求计划表进行分类汇总，统计下月集团公司所需采购的办公用品、低值易耗品。使用部门对办公用品、低值易耗品价格有异议的，可向公共事务部/子公司行政部或财务部提出意见。公共事务部/子公司行政部或财务部应在 5 日内核查

6、，并反馈给相关部门。2.办公用品、低值易耗品由公共事务部/子公司行政部集中申请采购，填写办公用品、低值易耗品请购单，单次金额在 500 元以下的经部门经理审核，报部门上一级负责人批准采购；在 500 元以上的上报事业部总经理或副董事长批准。总体的办公用品、低值易耗品费用必须控制在董事会制订的标准范围内。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 6 页 -湖南腾飞集团有限公司编号010发布日期2010-10-1文件名称采 购 作 业 管 理 制 度页码3/53.公共事务部/子公司行政部凭批准的办公用品、低值易耗品请购单实施采购作业。采购应做到货比三家的原则，寻找多家供应商的价

7、格、质量及服务等方面进行市场比较，选择合适的供应商采购。单次采购金额在 1000 元以上的须经财务部门核价后再进行采购。4.公共事务部/子公司行政部应将多家供应商的相关信息资料提交给财务部门备案，以便财务部门事后核实与监督。财务部门应了解市场行情，掌握市场动态。公司财务总监及财务部经理每两个月将进行一次市场调查，调查的结果应书面向公司副董事长汇报。5.公共事务部/子公司行政部将采购到位的办公用品、低值易耗品办理入库验收，经验收确认并开具验收入库单。行政部门凭验收入库单和采购发票及批准的办公用品、低值易耗品请购单，按公司财务审批权限规定办理采购的报账。6.员工工服的采购参照本条执行。四、广宣促销

8、品的采购1.依据广告宣传与促销需要采购其用品的，广告宣传促销品的采购由市场促销部门申请，填写广宣促销品请购单，单次 10000元以下的上报事业部总经理和副董事长批准；但总体的广宣促销品的采购费用必须控制在董事会制订的广告促销费用年度标准范围内；在10000 元以上 50000 元以下的上报董事长批准；在50000元以上的上报董事会讨论及批准。2.市场促销部门将经批准的广宣促销品请购单提交公共事务部/子公司行政部实施采购作业。采购应做到货比三家的原则，寻找多家供应商的价格、质量、品牌及服务等方面进行市场比较，最终选择适合的供应商确定采购。单次采购金额在1000元以上的须经财务部门核价后再进行采购

9、。若涉及到专业性较强的用品或设计制作品的采购，市场促销部门应协同配合采购。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 6 页 -湖南腾飞集团有限公司编号010发布日期2010-10-1文件名称采 购 作 业 管 理 制 度页码4/53.公共事务部/子公司行政部应将多家供应商的相关信息资料提交给财务部门备案，以便财务部门事后核实与监督。财务部门应经常了解市场行情，掌握市场动态。公司财务总监及财务部经理每两个月将进行一次市场调查，调查的结果应书面向公司副董事长汇报。4.公共事务部/子公司行政部将采购到位的广宣促销品交付给市场促销部门入库验收，经验收确认并开具验收入库单，行政部门凭

10、验收入库单和采购发票及批准的广宣促销品请购单按公司财务审批权限规定办理采购的报账。5.市场促销部门将入库验收的广宣促销品应当妥善保管，建立台帐，严格规范出库手续，财务部门应随时进行盘点。可重复使用的应尽量做好重复使用的管理。五、礼品的采购1.依据礼品需要采购的，由使用部门申请，并填写礼品请购单，单次金额在 500元以下的，报部门上一级负责人批准；在500元以上 5000元以下的上报事业部总经理批准；但总体礼品的采购费用必须控制在董事会制订的年度业务费标准范围内；在 5000元以上 50000元以下的上报董事长批准；在50000 元以上的上报董事会讨论及批准。2.使用部门将经批准的礼品请购单提交

11、公共事务部/子公司行政部实施采购作业。采购应做到货比三家的原则，寻找多家供应商的价格、质量、品牌及服务等方面进行市场比较，最终选择适合的供应商确定采购。3.单次采购金额在 1000 元以上的须经财务部门核价后再进行采购。4.公共事务部/子公司行政部应将多家供应商的相关信息资料提交给财务部门备案，以便财务部门事后核实与监督。财务部门应经常了解市场行情，掌握市场动态。5.公共事务部/子公司行政部将采购到位的礼品交付给申请的使用部门办理验收手续，经验收确认并开具验收入库单。后勤部门凭验收入库单 和采购发票及批准的 礼品请购单，按公司财务审批权限规定办理采购的报账。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师

12、精心整理-第 4 页，共 6 页 -湖南腾飞集团有限公司编号010发布日期2010-10-1文件名称采 购 作 业 管 理 制 度页码5/5六、责任与处罚1.采购员、核价人、审核人、审批人及监督人对采购工作必须高度负责，严格自律，不谋私利，抵制不正之风，不得私收回扣或礼品，确实难以拒绝的应交给公司处理。2.凡上述采购中任一环节的相关人员因自身原因而导致经济损失的，应当承担损失的责任。3.如经公司核价后发现采购价格高于市场价20%的，超出部分金额由采购人员自行承担。4.对于不降低采购成本、私收钱物、索拿他人贿赂、虚开采购发票报账的，经查实后，除赔偿公司全部损失之外，并处以不当所得金额五倍以上的经

13、济处罚；情节严重的，报送司法机关追究其法律责任。七、其他说明1.办公用品是指不作为低值易耗品核算、单位价值较低、使用年限在一年以下的非生产用物品。具体包括以下几类：(1)办公类：主要有水笔、笔芯、圆珠笔、白板笔、印刷品（便笺、出门证、信封、费用报销单等）、账本、凭证、收据、复写纸、打印纸、墨盒、墨盒粉、色带、传真机加注水、大头针、回形针、订书针、胶水、固体胶、透明胶带、入库单、出库单、资料袋、档案袋、装订机、票尾夹、标签贴、笔记本、名片、文件夹、剪刀、计算器、硒鼓、碳粉、考勤卡等。(2)清洁用品类：主要有抹布、毛巾、拖把、扫帚、肥皂、香皂、洗衣粉、洗手液、橡皮手套、空气清新剂、手纸、纸篓、垃圾

14、袋、烟灰缸等。(3)招待类：主要有茶叶、茶杯等。2.低值易耗品是指单位价值在1000 元（不含 1000 元）以下或使用年限在2 年以下，不作为固定资产核算的各种用具物品。具体包括：U盘、移动硬盘、饮水机、白板、电话机、电风扇、考勤机、干手机、擦鞋机、文件柜、矮柜、电视柜、办公桌、办公椅、洽谈桌、花瓶、垃圾桶、整理箱、电水壶、取暖器、报架、展示牌架等。3.固定资产是指公司使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品单位价值在1000元以上，并且使用期限超过2 年的也列为固定资产。八、附则本制度由公共事务部解释执行，于二一年十月一日颁布生效。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 6 页 -附件一：X X X 请 购 单申请人申请部门订货单编号申请日期物资名称单位规格型号单价数量估计金额需求日期备注总金额合计预算内是否采购原因/说明推荐供应商部门负责人意见事业部总经理意见财务经理意见副董事长意见备注：请购单一式三联第一联申购部第二联行政部第三联财务部编制：集团公共事务部名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 6 页 -