2022年咨询企业电子文档归档管理制度 .pdf

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1、第 1 页共 6 页咨询企业电子文档归档管理规定一.归档范围凡是反映公司工作活动和历史面貌的具有查考利用价值的公文、电报、簿册、图表、书信、会议材料、照片、底片等等数据文件等均属归档范围。其中包括：1.公司的创建资料、资质文件、注册文件、各种荣誉证书及反映公司实力的资料；2.日常工作中各种文件、会议资料、谈话记录、技术规范、概预算手册、概预算电子软件、施工手册、项目的批准文件、可研报告、设计图纸、招投标文件（包括控制价资料）、竣工文件、结算报审资料、审结资料、资产评估资料、统计报表以及财务台帐等等均需提交存档、以备查用。二.归档要求1.归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机

2、联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档的文件材料应完整、系统、准确。3.文件材料的归档必须办理登记手续。4.文件材料归档时间要求：管理文件应在该文件批准后；项目文件应在项目完工后15天内，将文件资料电子版提交资料室。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 6 页 -第 2 页共 6 页5.项目完工的定义：1）.“造价管理”应在控制价或工程量清单经批准时，造价的审核应在定案表经批准时，或造价咨询合同规定任务完工时。2）.“招投标代理”应在招投标双方签订合同时或代理合同规定的任务完工时。3）.“工程监理”应在竣工验收批准时或监理合同规定的任务完工时。4）.“工程咨询”应

3、在工程咨询报告批准时或工程咨询合同规定的任务完工时。5）.“房产评估”应在房产评估报告批准时或委托房产评估合同规定的任务完工时。三.归档和整理方法1.公司电子文件的归档1）.电子文档总结构名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 6 页 -第 3 页共 6 页*项目管理咨询有限公司电子文档管理文件结构根目录总分类目录一级子目录二级子目录三级子目录或文件*电子文档公司文件2012 工程监理造价管理招标代理工程咨询2011 2010 报审文件审定文件项目名称 1 项目名称 2 项目名称 3 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 6 页 -第 4 页共 6

4、 页2）.在存放电子档案文件设备中，建立分类总目录：（1.）“公司文件”；（2.）“上级文件或规定”；（3.）“管理规定”；（4.）“技术手册”；（5.）“造价管理”；（6.）“跟踪审计”；（7.）“招投标代理”；（8.）“工程监理”；（9.）“工程咨询”；（10.）“房产评估”；（11.）“财务”；（12.）“其他”。3）.在分类总目录下建立一级子目录，目录名为年份，如“2012”。（1.）对于“公司文件”、“上级文件或规定”、“管理规定”、“技术手册”、“财务”文件，经批准后，直接存入该分类目录的一级子目录即年份目录下。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 6 页

5、-第 5 页共 6 页4）.对于分类总目录“造价管理”、“工程监理”、“招投标代理”、“工程监理”、“工程咨询”、“房产评估”，还应在一级子目录下建立二级子目录，二级子目录为项目名称，如“前进村综合楼”。2.员工电子文件的归档1）.对于“公司文件”、“上级文件或规定”、“管理规定”、“技术手册”、“财务”文件，经批准后，直接提交该文件到资料室。2）.对于“造价管理”、“工程监理”、“招投标代理”、“工程监理”、“工程咨询”、“房产评估”文件应提交的文件形式如下：二级子目录三级目录或文件员工提交文件存放形式3）.还应在一级子目录下建立二级子目录，二级子目录为项目项目名称报审文件审定文件审核报告名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 6 页 -第 6 页共 6 页名称，如“前进村综合楼”。4）.三级子目录活文件，根据项目需要的需要而设定。5）.审核报告的格式、封面的格式另行专文规定。四.检查与考核本规定纳入*公司各单位、各部门责任制考核范围，由办公室会同分管领导进行年度检查和考核，按照经济责任制进行奖惩。第五章附则本规定自印发之日起执行。本规定由办公室负责解释。*项目管理咨询有限公司2012-1-30 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 6 页 -