2022年电大《办公室管理》期末复习资料 .docx
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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 办公室治理期末复习综合练习题2022.12.7 一、单项挑选题 30 题 1以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪哪一项不相宜的?( B ); A保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾 C通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度 B 让员工们随便领取办公用品 D用库存一览表来储备办公用品2以下文员的工作次序中,哪哪一项正确的?( B ); A没有任何设想就应着手从事该项工作 B文员也应具有适当判定情形,机灵应对的应变才能 C上司分派两项以上工作时,依据先来后到次序进行 D上司所指示的工作假如不合适,可以不实施3文员依据“ 优先次序” 处理工作
2、,以下哪哪一项不相宜的?( D ); A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 B其次以紧急程度和重要程度为标准分类 D可以依据文员自己的习惯进行工作4文员必需治理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪哪一项不相宜的?( C ); A定好目标,把想做或需要做的事情写下来 C每天把工作支配得超出工作时间,给自己压力 B尽量掌握外来干扰,把重要工作支配在寂静、有效的时间段里去做 D对每一项工作作出支配,定好最终期限5文员传达上司的指示时,哪一项做法是不相宜的?( A ); A. 传达可以依据上司主要意思,夹进自己的看法 B必要时可形成文字材料,照本宣
3、科 C不行在一般电话、一般函件里传达有隐秘内容的指示 D重要的指示,应当要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记6文员必需具有合作精神,以下合作方法中哪哪一项不相宜的?( B ); A善于同他人合作,亲密协作,步调一样 B应当有自己的个性,尽可能使别人听从自己 C配备文秘人员时遵从异质结合的原就 D公允地与同事共享成功的成果,分担失败的责任7以下接打电话的行为中,哪哪一项不相宜的?( C ); A电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立刻记录 B文员离开办公室时,要支配别人替你接电话 C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D假如已经回电,但没打通,切记要再联系8以下哪点不
4、是办公室事务治理的特点?( B );A 服务性 B决策性 C专业性 D 主动性9办公室布置要留意( D ); A上司单独用的办公桌椅靠墙放 B一般办公室桌椅最好面对面放置 C打字、复印间离上司办公室近些 D各种沟通、保密10在办公室里,( D )的位置是上座; A离入口最远 B离入口最近 C靠近门口 D靠近窗户11传真机的使用哪哪一项不对的?( B ); A发送前检查原稿质量 B随时随地可向对方发送 C不宜发送礼仪性文本 D不宜发送私人、保密文本12在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的?( A ); A接通电源可立刻复印操作 B选定复印纸后要抖松排除静电 C挑选复印倍率来打算复印纸尺寸
5、 D复印完毕应取下复印品和原稿13以下关于投影机的使用哪哪一项不相宜的?( D ); A安置窗帘遮挡室外光线 B与其他设备正确连接 C投影机要远离热源 D应设置电脑的桌面屏幕爱护功能14以下哪些不是文员在预备办公用品时的职责?( B ); A订购 B制造 C安排 D 储备15文员在接打电话时,正确的做法是( B );A 电话铃响一声就应接听 B在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立刻记录下来C文员接听业务电话时,应第一让对方报出姓名、单位D文员替上司传话时,应考虑对方的心情以个人的口吻转达16以下文员应遵守的电话礼仪中,哪哪一项不相宜的?( B ); A. 考虑打电话的时间是否合适
6、B打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话 C. 有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些“ 漂亮的谎言” D对待投诉电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知肯定立刻调查此事17以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的?( C ); D换邮件重要性分拣 A按收件人姓名分拣B按收件部门名称分拣C按私人公务标准分拣1 / 10 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 10 页精选学习资料 - - - - - - - - - 18邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪项事情与文员的工作要求不一样?( D );A 每天开箱次数与邮局投递次数一样 B取
7、出邮件立刻返回办公室C事先带上包袋返回办公室 D应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办19邮件的寄发不要考虑以下哪个因素?( D ); A时间 B便利 C经济 D爱好20文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印次序应当是( C );D姓名、国名、部门、地址A 国名、地址、部门、姓名B姓名、地址,部门、国名C姓名、部门、地址、国名21传真机最好用来传送以下哪种邮件?( D ); A一般的图纸 B隐秘文件 C很长的文件 D感谢信22以下关于握手的礼节,不正确选项( C );A上级先伸手后,下级才能相握 B一般社交场合握手不行太用力,但也不行漫不经心用手指尖点一下C双方有很多人时,可以交叉握手
8、D握手时应上身稍前倾,双目凝视对方,微笑致意或问好23文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情形是以下哪一种?( A ); A初次写信,或有过激言行的 B有过激言行或漫骂领导的匿名信 C已做结案处理的 D没有具体内容的匿名信24文员做会议记录时,可以在会议记录中( C ); A加入自己的主观看法 B不记录议题 C与发言者用词不一样但意思完全一样 D对所记内容作评论25上司打算参与某个会议时,文员不应当( A ); A只在便笺上写好会议名称 B除了送来的资料外,也必需收集其他上司有必要的资料 C假如是第一次前往的公司外的地点,要先明白场地情形和交通所耗费的时间D和上司先充分沟通,防止在会议
9、进行中遇到电话联系的不便26有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪项内容不是文员的任务?( B );A 预备资料 B发表看法 C现场服务 D会议或会谈记录27以下关于交际礼仪的举止行为,哪哪一项比较相宜的?( D ); A用后跟着地走路 B正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C男性在任何场合都可戴着手套握手 D穿着短裙的下蹲姿态,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺拔,蹲下时慢悠悠地弯下腰28社交场合很讲究次序礼仪,一般( B );A. 以右为次 B以右为尊 C以后为次 D 以左为尊29文员帮助举办宴会时,不用考虑( D ); A. 宴会的形式与气氛 B交通是否便利 C. 有无停车场 D有
10、无休息室30以下说明宴会的种类与形式的内容,哪哪一项正确的?( C ); A鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好 B茶会对茶叶和茶具的挑选比较讲究,一般在餐厅举办 C工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举办均可 D午宴一般不设固定席位,以便于客人社交二、判定题( 30 题)1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度;()2办公室的灯光照明要躲开自然光,最好用人工灯光;()3在阳光光明的教室和会议室内使用投影机,成效不受影响;()4善于合作指每一个文秘人员都要虚心、谨慎,对同事敬重和懂得,即不能违反同事的意愿;()5文员对支票治理要谨慎,支票簿与印章应当一同锁入抽屉;()6文员传达上司信息时,可以
11、把上司的话语加多或削减,以个人的口吻来转达;()7文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读;(8文员应防止不必要的通信和邮寄,尽可能频繁的联系集中起来分批进行;( )9文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行;()10文员在工作时间如需要补妆,应当去洗手间;()11男女之间,男士先伸手了,女土才能与之相握;()12假如会客室的门是拉开的,文员进入会客室后,才能让客人进入;()13假如会客室的门是拉开的,先让来访者进入会客室后,文员立刻换手握住室内的门把手,以轻巧的步伐进入室内,轻轻关上门;( )14假如会客室的门是推开的,文员应先小步走
12、进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门;()15介绍位置相同的人时,应依据到职的先后,先介绍新进的职员;如同时到职,就先介绍年纪较轻的人;(2 / 10 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 10 页精选学习资料 - - - - - - - - - 16文员作介绍,应先介绍位置高的人,再介绍位置低的人;()17文员作介绍,如年龄、位置都相同,应从较靠近的人开头介绍;(18同时介绍很多人时,可从右至左,按次序介绍;()19假如会议气氛紧急,且对上司立场不利时,文员可借奉茶为名,态度和气,轻柔缓慢地端出茶点,以排除紧急的气氛;( )20代表会议依法定期召开,与会代表必需达到法定人数
13、方为有效,因此文员应认真核对出席人数;(21假如不当心发生日程支配方案重复的情形,就要排定能够动用的空档,自己打算优先次序;()22上司自己支配的约会忘了事先告知你,显现约会冲突,解决方法是让上司先见他自己支配的那一位;(23文员由于已经打过电话,并给对方留了言,即是已经完成任务了;“ 做过某项工作” 和“ 完成某项工作” 是完全相同的;( )24对于误投邮件,文员可先拆开看看,然后在信封上写上“ 该地址不对” ,并把它退回去;(25假如对方所要求的日期已经被预约,除非有相当的确认,文秘人员切不行独断地拒绝,应当问明上司的意思,由于或许那是件必需取消原定约会的重要事情;()26拜望长辈或位置较
14、高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报;( )27当上司要求文员帮助私人事务时,就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来帮助他解决私人的事务;(28即使是上司私人的应酬,文秘人员也应当积极、愿意地去帮助;( )29假如是沿着人行道走,两个人并行,“ 尊贵的位置” 是在右边,三个人并行,就在中间;(30女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅面有一个拳头大小距离;( )三、简答题( 40 题)1简述办公室的含义;答:狭义的办公室是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所;2简述办公室事务治理特点;答:服务性、分散性、专业性、主动性、纷杂性;3、简述我国文秘工作的内容;答:文书撰写、
15、文书制作、文书处理、档案治理、会议组织、调查争论、信息资料、信访工作、接待工作、和谐工作、督查工作、日程支配、日常工作、办公室治理、其他临时性交办的事项;4简述文员工作的次序;答:文员工作分为三个步骤:方案、实施和检查;1方案的步骤,要充分明白即将开头的工作内容,并摸索以什么方法进行效率会正确;2实施的步骤,要留意:同时检查是否依据起初所拟定的次序进行;上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地实施;协作上司 预期的期限;3检查的步骤,要分析方案和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分 析;三者的关系为:先作方案,付诸实施,然后检查结果,环绕“
16、方案实施检查” 这样一个滚动的过程开展;三者相互联系形成一个循环;文员第一要认真制定方案,然后依据这个方案去实施,并严格检查其结果,使得这个结果对下一次的方案有所帮助和启示;5什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?答:受意:是指文员接受和领悟上司意图;一种:直接受意另一种:间接受意;文员在受意过程中应留意的事项:(1)善于领悟上司意图,不要曲解上司意图;(2)备好记录本,记录下指示要点;(3)留意倾听,专心判定指示的用意;(4)必要时可以提问,直至明白意图为止,但不要打断谈话;(5)如有不同看法,可以公开提出,但要言之成理,并要留意方式、态度;(6)接受指示后,要不失时机地贯彻
17、实施;6文员进言是指什么.进言具有什么作用.方法和要求是什么?答:进言 :是指文员主动对上司提出看法、建议、批判或规劝;进言的意义和作用:参谋作用、补缺作用、增进关系作用;进言的方法和要求:适事适时适地适度7简述文员治理时间的方法;答:( 1)定方案,排次序,做预备;(2)支配助手工作;(3)掌握外来干扰(来访、电话等);(4)利用办公技术,快速处理日常事务;( 5)分清事务主次,防止重复跑路;8简述接听电话的要点;答:( 1)电话铃响二至四声就应接听;(2)接到电话第一应传达必要的信息;(3)假如上司不在办公室,文秘员询问来电者的姓名前,先告知他找的人不在;(4)即使受到通话对方极的责难,如
18、投诉电话,也要保持礼貌和耐心;(5)通话终止时,应显露出3 / 10 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 10 页精选学习资料 - - - - - - - - - 很兴奋接到对方来电的语气,应当用欢乐的声音说“ 感谢” ,即使来电者态度很不友好;9简述什么是“ 电视会议” 和“ 交互式电话会议” ;答:“ 电视会议” 主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象带等资料;“ 交互式电话会议” 的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议,声音清晰犹如 一室;10简述邮件的收取方式;答:( 1)传达室或收发室收到的邮件
19、,再送到文秘人员办公室;(办公室;( 3)由专人送达,需要签收的邮件,如特快专递;(2)邮件送到单位所租的信箱,由文秘人员开启,取出邮件带回 4)使用电子邮件系统,文秘人员到过办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备,如传真机和电传打字机,查看晚上是否有信件传送过来;11简述日常邮件有处理方法;答:( 1)需要呈交给上司的邮件,应当赶在上司进办公室之前预备好;(2)需要转交其他人或部门的邮件,要必要的手续,以分清责任;( 3)文秘人员可自行拆封处理的邮件;(4)对报纸和杂志的处理;(5)对广告邮件的处理;(6)对投错邮件的处理;12简述外表方面的礼貌;答:文员接待客人时,在外表上应保持
20、:和谐、干净和敏捷性;具体如下:(1)服装;衣着力求淳朴;(2)装饰品;可以佩带一些简洁的饰物;(3)化妆;应化淡妆;(4)发型;( 5)鞋子;13简述接待来访的留意事项;答:( 1)组织领导应当定期或不定期地亲自接待群众来访;(2)企事业单位一般都有接待室,铁路、交通、商业等服务性行业,也都有值班室、服务台或监督岗等;(3)接待人员应当有比较高的思想修养和较强的业务才能;(4)接待者要做好登记,记录来访处理的全过程,并要签署接待者、承办者、姓名;14来信受访的范畴包括哪些 .受理与处理的程序和基本要求是什么?答: 1 受理的范畴是 :国家机关 ,主管部门或新闻单位转来的信件;职工 ,群众直接
21、给机关 ,单位领导的信件;2准时拆封 .拆封时 ,不要损坏邮票 ,邮戳和其他书写内容的地方 .对急信 ,要信 ,或有过激言语的来信 ,要处理准时 ,报告上司 ,仍要以有效方式通告有关单位紧急处理 .拆开后在装订时 ,信纸在前 ,信封在后 ,要一并装订;3认真阅读 .把握信中的主要内容 ,也可用颜色笔为领导标明信中的重点 ,或在信纸的空白处注明 参阅某卷宗 或 可与前信印证 等 .供应领导复信所需要的资料;4逐项登记 .用钢笔将写信人的姓名 ,职业 ,单位或住址 ,写信时间 ,收发日期 ,主要内容 ,要求 ,收信单位 人以及承办后的情形 ,结果和立卷存档号等具体记载 ,便于统计 ,查找和催办;5
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