物资采购管理制度85442(14页).doc

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1、-物资采购管理制度85442密 级：企密A文件编码：00-05-002物资采购管理制度起稿部门物资管理部起稿时间2016年5月19日修订部门修订时间财务部审核日期日期分管副总经理日期总经理日期版本号第 1 版目录第一章 总则第二章 物资管理部的职责第三章 供应商管理第四章 物资采购管理第五章 采购申请及流程第六章 采购付款附件一：城发市政公司工程物资采购申请单附件二：城发市政公司工程物资采购申请附表第一章 总则1.1 为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。1.2本制度对工程施工所需的物资、材料、设备、机具等物品的采购主体及

2、原则、采购分类及周期、采购申请及流程、入账及领取等内容做了具体规定，适用于项目部所有物资设备采购行为。 1.3 公司的物资部门或具体采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购。大宗的物资采购，具备招标采购条件的，应实行招标采购。1.4 公司采购遵循“公开、公正、公平”和确保公司利益最大化的原则。第二章 物资管理部的职责（一）、物资管理部2.1.1、负责项目部物资材料的采购、清关、验收、盘点、结算及物资材料方面与财务部门的对接工作。2.1.2、负责物资管理制度的制订和完善，保持物资管理体系有效运行。2.1.3、负责本地供应商的信息收集及物资材料的及时供应。2.1.4、负责各作业队的物资需求计划审

3、核。2.1.5、负责物资材料的收货、发货及统一调配。2.1.6、负责物资材料消耗量的跟踪和监控工作。2.1.7、负责物资材料的盘点，及时更新掌握库存情况，统计记录单项工程材料消耗情况。2.1.8、完成领导交办的其他工作。（二）、物资岗位职责物资部部长职责2.2.1、负责建立物资管理规章制度和流程，并监督执行。2.2.2、负责现场物资的进场和消耗控制，既满足施工进度需要，又不超出定额范围。2.2.3、负责指导和监督各作业队施工现场的材料使用、存放管理。2.2.4、负责月度、季度、年度资金计划编制及上报。2.2.5、负责各材料库点的巡查、指导和监督。2.2.6、负责项目废旧物资处理工作。2.2.7

4、、负责各作业队之间物资的调配工作。材料管理员2.2.8、按照经审批的计划进行所有零星物资的本地采购及采购过程中问题的沟通和解决。2.2.9、负责所有零星物资采购合同，订单的编制及合同的审批，建立相应的台账。2.2.10、负责供应商合规方面的工作及建立相应的台账。2.2.11、负责零星材料的对账结算及相应的台账。2.2.12、负责供应商管理及相应台账建立。2.2.13、负责作业队零星材料月度成本统计及核算工作。仓库保管员2.2.14、负责零星物资仓库的到场验收、卸货、保管及按单发放，做好原始记录的保存，2.2.15、建立零星仓库收、发、存台账，做好各项目的月度领用统计。2.2.16、负责仓库的周

5、、月、年度盘点并据实编制盘点表。2.2.17、负责仓库的日常检查及安全管理。2.2.18、负责小型工具的维修和保养工作。2.2.19、负责柴油的日消耗统计及油耗核算2.2.20、负责钢筋、搅拌站材料的月消耗统计及核算。2.2.21、负责周转材料、小型工具台账及消耗专项统计管理。第三章 供应商管理3.1 供应商是指与公司各单位发生物资采购活动的法人、其它组织或个人。供应商管理是指对供应商的资质、供应能力、信誉等进行全方位、动态管理过程。3.2 物资采购管理部要对准入的供应商进行分类并建立供应商档案，纳入日常管理。每月至少一次交叉人员考察供应商的产品质量、价格、服务等。每年根据供应商的资质、产品质

6、量、价格、交货期、信誉度等，对已准入的供应商进行一次考核评定，确认合格供方。3.3 供应商准入的基本条件：3.3.1资质资信证明齐全（企业营业执照、税务登记证、企业组织代码证、生产许可证等）；3.3.2有良好的资金、财务状况，能提供增值税专用发票；3.3.3能自觉遵守法律、法规、局有良好信誉；3.3.4在同行业中，业绩优良、知名度高、产品竞争力强；3.3.5愿意长期合作，诚实守信，互惠互利，实现双赢。3.4 发现有下列行为之一者，立即终止其供应业务并取消其合格供方资格。3.4.1提供的相关证件及资料有伪造现象的；3.4.2所供物资以次充好，造成公司损失的，或一年内出现两次因质量问题而索赔的；3

7、.4.3中标后不能按合同要求履约的；3.4.4报价不实事求是，采取低价策略进入后不履约的；3.4.5向采购人员行贿或为其提供不正当利益的；3.4.6已停止生产、经营或变更生产、经营范围，不再具备准入条件的。合格供应商管理流程开始供应商选取供应商调查索取样品样品验证记录表评NG预备合格供方OK试采购供应商业绩评定NG供应商业绩评定限期整改合格供方Ok正常供货结束淘汰NG第四章 物资采购管理4.1 为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。各部门编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划，由于上报物资采购计划失误，造成物资积压损失，由原部门负责人承担经济责任。4.2 各部门物资采购

8、计划要按程序进行上报。在每月的25日前向物资部门上报下个月的采购计划，由部门编报，负责人签字，物资部汇总后，分管领导签署意见，经分管领导签署意见后，统一上报总经理批准实施。各部门如不按规定时间上报计划，造成物资缺口及发生的经济损失，由迟报部门承担经济责任。4.3 计划外急需采购的物资，由部门填制城发市政急需物资申请表，负责人签字，物资部汇总后，分管领导签署意见，总经理批准。4.4 小批量（5万元以内）的由物资采购部采取询价、比质、比价采购；大批量或固定资产采购必须由公司进行招标，经总经理审批后，方可采购。4.5 物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，保证做到不错订、不漏订，及时准确

9、做好物资货源落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经总经理批准，质量、数量有误的全部由采购人员承担。4.6 对短缺物资，采购员要征求使用单位意见，在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购员负直接责任。4.7 采购人员必须按采购作业期限运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。4.8 对采购员未能及时完成

10、采购任务时，应及早报告部门负责人说明异常原因，提出相应意见方案，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。第五章 采购申请及流程5.1 由工程部根据工程施工计划分别编写项目部物资需求总计划单、年度需求计划单、半年需求计划单和月度需求计划单，经分管领导和项目经理签字审批后报送物资部，物资部根据申请单进行上报和采购。5.2 自采物资设备应由项目部填写工程零星材料设备需要计划单，并注明申请日期、物资设备名称、规格型号（必要时提供技术图纸）、申请数量、需要时间、使用具体部位、联系人等，经部门负责人、分管领导、总经理和董事长审批后，将申请单报物资部，由物资部进行采购。计划签字审批不全的物资部将

11、不予接收，规格型号不确定的将不予采购，由此造成的供应不及时自行负责。5.3 为强化物资设备采购的计划性，本地采购物资设备计划单由项目部每周一中午12点前提交物资部；外省采购物资设备计划单由项目部每月的25日提交物资部，物资部在汇总各单位采购计划后统一组织采购。5.4 如遇设计变更造成申请物资设备的品种、规格、数量等发生变化时，项目部应第一时间通知物资部，共同协商解决。5.5 现场急需物资，经总经理同意后，可予以紧急采购，但项目部须在两天内补齐物资申请计划表。申请部门材料计划物资部财务部分管副总经理审批结果物资部采购员材料经销商、供货方询价比价审 批部门审 核汇总报价物资部负责人材料采购工作流程

12、图公司财务部门确认购买意向无异议签订采购合同保存、整理、归档表示第一阶段采购工作线路表示工作内容表示第二阶段采购工作线路总经理第六章 采购付款6.1采购人员应将收集到的、审批齐全的采购申请单、采购合同、进仓单、合法的商业发票等相关资料送交到财务部门办理付款手续，财务部门按照公司付款审批手续，要求采购人员在办理好相关的审批后，在接受单证进行审核付款。6.2财务部门应对采购人员提交的付款资料进行财务审核，主要审核相关的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否一致等，核对发票计算的正确性；应将发票上所记载的品名、规格、数量、条件及运费与合同、订购单、进仓单等资料核对一致。

13、在审核无误后再办理付款手续，发现虚假或重大瑕疵的，应查明原因，并及时报有关领导处理。6.3物资部应当加强对购买、验收、付款业务的系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。附件一：城发市政公司物资采购申请单城发市政公司工程物资采购申请单审批单编号：SZ-GC-WZ201600 日期： 2016年 月 日申请部门(简要申请信息及意见)采购物资信息简要描述，具体规格型号详细信息见附表。 申请人： 申请部门负责人：物资管理部意见财务部意见 分管副总经理意见 分管财务 副总经理意见 总经理意见董事长意见附件二：城发市政工程物资采购申请附表对应审批单编号：SZ-GC-WZ201600 城发市政公司工程物资采购申请附表序号材料名称规格型号材质执行标准号单位数量材料用途申请送达地(项目)到货时间备注1 2 3456申请人： 日期： 申请部门负责人： 日期： 注：1、所需申购的材料与规格型号必须对应，材料名称规格型号应按标准标注方法中规定申报。2、管材与型材申报时以米为单位，并要求在备注栏给出理论重量。3、申购中每栏数量只能出现一次，不能出现“本申购单数量仅为一套所需，二套装置总数量须乘以二”类似语句。4、本附表一式二份，申请部门和物资管理部门各自存档。-第 14 页咸宁市城发市政工程有限公司