2022年设备档案管理范本 .pdf

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1、仪器设备档案管理办法设备档案是各种仪器设备的正常使用、维护，以及进行技术性能开发的不可缺少的材料，是学校的重要技术储备。为了加强学校档案管理，既确保设备档案的完整、准确、系统和安全，又要便于借阅利用，使档案资料充分发挥作用，根据有关规定，结合学校的实际情况，特制定此管理办法。一.设备档案的形成和归档1.凡学校人民币五万元以上购置的仪器、设备（高、精、尖、进口设备不受此限），在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘，以及随机材料均属仪器设备档案，都必须由校档案室统一集中管理。2.学校设备管理部门即实验室与设备管

2、理处是学校设备文件材料的形成、积累、汇总部门，必须配有兼职档案人员集中管理本校的设备文件材料。从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满），安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件，均归口实验室与设备管理处负责收集、积累，过程结束后移交档案室。3.实验室与设备管理处应将设备到货日期的计划提前通知档案室，以便做好准备，合理安排工作。4.设备到货后，实验室与设备管理处应通知档案室，档案人员到场后方可开箱验收，以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。开箱时，实验室与设备管理处兼职档案员也应到场。5.各仪器设备的技术鉴定验收必须通知档案人员参加，并在验收记录上签

3、字。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 6 页 -6.学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。7.设备档案是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。学校各级专（兼）职档案员要随时做好准备文件材料的积累工作。8.学校自行研制设备，在设备鉴定或投入使用之前应将所有材料归档，在设备进行鉴定验收时，必须有档案人员参加。二.设备档案的归档范围 1.采购设备的归档范围（一）计划、选购阶段（1）用户申请，可行性方案论证报告

4、；（2）购买仪器设备的审批文件；（3）协议、合同（4）意向书、订购货通知单（5）重要来往函件、电文（6）谈判备忘录、附录、附件（二）开箱验收阶段（1）装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；（2）图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；（3）开箱检验记录、商检及索赔文件；（4）运单、发票（三）安装、调试阶段（1）安装调试计划；（2）安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；（3）试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 6 页 -（4）存在问题及处理意见；（5）安装调试技术总结报告、验收报告；（6）计算机

5、和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；（7）培训材料。（四）运行及维护修理阶段（1）设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；（2）设备仪器维护保养和安全技术操作规程；（3）履历本、运行记录；（4）设备仪器保养情况记录；（5）设备仪器检查、普查记录；（6）设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；（7）大、中修精度检查记录及验收移交单；（8）设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。（五）改造、更新阶段（1）合理化建议及处理结果；（2）设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；（3）改进、改装过程中形成的图样、技术文件；（4）设备仪器报废技术鉴定书，请示及批复文件；（5）技术鉴定及成果申报奖励文件。2.自

6、制设备的归档范围（一）方案论证及设计阶段（1）设备任务书、协议、合同；（2）调研报告、可行性方案论证报告；（3）有关问题的请示及批复；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 6 页 -（4）计算文件、试验文件、图样（5）技术条件、技术说明书、设计技术总结。（二）制造加工阶段（1）工艺规程、工艺说明书；（2）重要的工艺装备图纸及说明书；（3）重要零、组件超差、代料单；（4）工艺总结。（三）安装调试及鉴定验收阶段（1）安装、调试计划（2）安装基础图，电气接线图、安装工艺规程；（3）试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；（4）存在问题及处理意见；（5）安装、调试技术总结报告

7、、验收报告；（6）计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；（7）培训材料；（8）技术鉴定及审批文件；（9）成果申报及奖励文件；（10）使用维护说明书、操作规程。（四）运行及维护修理阶段（1）设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；（2）设备仪器维护保养和安全技术操作规程；（3）运行记录；（4）设备仪器保养情况记录；（5）设备仪器检查普查记录；（6）设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 6 页 -（7）大、中修精度检查记录及验收移交单；（8）设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。（五）改造及更新阶段（1）合理化建议及处理结果；（

8、2）设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；（3）改进、改装过程中形成的图样、技术文件；（4）设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件；（5）技术鉴定及成果申报奖励文件。三.设备档案的管理和利用1、设备档案的管理，必须坚持集中统一思想管理的原则，确保设备档案完整、准确、系统和安全。所有设备档案由校档案室集中保管一套，其它交使用单位保管。对于只有一套的设备档案，一律交校档案室保管。使用单位可借阅或自行复印。2、各仪器、设备使用单位必须有一定的保管条件，配备档案橱柜，有专人负责，对于不具备以上条件的，设备档案仍由档案室保管。3、设备档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。4、档案的借阅要履行一定的

9、手续。校档案室保管的设备档案凭工作证借阅，秘密级以上的经该设备使用单位负责人同意后，办理借出登记手续后，方可借阅。一般情况下，借阅时间不得超过两周。借阅的档案，不得损坏、丢失，归还时交档案人员当面点清。5、使用单位保管的档案借阅时也应办理登记手续，以便管理。6、对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用单位复印。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 6 页 -7、仪器、设备报废后，采购设备的档案也要鉴定销毁，自制设备的档案由校档案室长期保管。本办法自发布之日起施行。一九九八年七月修订名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 6 页 -