英文书信及信封格式详解.ppt

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1、现在学习的是第1页，共45页英文信封(Envelope)的寫法（Block Format 齐头式）寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址现在学习的是第2页，共45页英文信封英文信封(Envelope)的寫法的寫法（右缩式 Indented Format）寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址现在学习的是第3页，共45页英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到大英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到大(ex:(ex:號號弄弄巷巷路路/街街城市城市國家國家)现在学习的是第4页，共45页 地址的书写顺序是由小到大地址的书写顺序是由小到大:第一行第一行

2、写寄出信人的写寄出信人的门牌号码，写街道名称门牌号码，写街道名称;第二行第二行先写县市、城镇名称，先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，邮编。如果是寄往国外的信件，第三行第三行写出寄信写出寄信人所在国家的名称。人所在国家的名称。现在学习的是第5页，共45页如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别，一般在信封正面的左下角注明。航空航空 By Air Mail 挂号挂号 Registered 印刷品印刷品 Printed Matter 快件快件 Express 内有照片内有照片 Photo Encl

3、osed现在学习的是第6页，共45页如信件需由别人或单位转交给收信人，则需在转交人前面加上C/O（care of）后跟转交人的姓名地址。如宋力托李娜转交一封信给李明，信封格式为：Song LiNo.1 Middle SchoolNantong,226000Jiangsu Li MingC/O Li NaPeking UniversityBeijing,100871现在学习的是第7页，共45页如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名即可。再用即可。再用By courtesy of,Through courtesy of,By courtesy of,T

4、hrough courtesy of,By favor ofBy favor of引出所托之人的姓名。如：引出所托之人的姓名。如：Li Ming By courtesy of Li Na面交信面交信(宋力本人当面交给收信人的信宋力本人当面交给收信人的信)：Song Li Present 现在学习的是第8页，共45页练习填写信封练习填写信封 George Wang will write a letter to his pen pal(笔友),Mike Clinton.Mikes address(住址)is:1025 Long Street,San Francisco,CA 94101,U.S.A

5、.And Georges address is:23,Alley4,Lane130,Sec.II Nanking East Rd.Taipei,Taiwan,R.O.C.Please write an envelope for him.现在学习的是第9页，共45页George Wang 23,Alley4,Lane130,Sec.II Nanking East Rd.Taipei,Taiwan 104 R.O.C.Mike Clinton 1025 Long Street,San Francisco,CA 94101 U.S.A 现在学习的是第10页，共45页The Elements of E

6、nglish Letter Writing 1.信头 Heading/Letterhead 2.写信日期 Date 3.信内地址(收信人)Inside Address 4.称呼 Salutation 5.正文 Body of Letter 6.客套结束语 Complimentary Closing 7.署名 Signature现在学习的是第11页，共45页Heading 信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、电子信箱地址或网址等。编、电子信箱地址或网址等。现在学

7、习的是第12页，共45页Date 日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日同。通常英式按日/月月/年的顺序，而美式按月年的顺序，而美式按月日年的顺序。注意：年份写全，不可省略；月日年的顺序。注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如拉伯数字基数词表示即可，如May 7,2006;23 September,2005现在学习的是第13页，共45页Rewritethefoll

8、owingdateforstandardbusinessletters 6/5/0610-9-068 June 2006Oct.28,06Jan.13.2006现在学习的是第14页，共45页Inside Address 信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全一信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语致。第一行写收信人姓名（称呼语+全名）；商务信函全名）；商务信函中还需另起一行写出职务；收信人地址应确切完整。中还需另起一行写出职务；收信人地址应确切完整。现在学习的是第15页，共45页Arrange the following information in

9、to letterhead or inside address:China/Beijing 100021/Beijing Metal/President/Lin Fang/East lane/234 Lin Fang President of Beijing Metal 234 East lane,Beijing 100021 China现在学习的是第16页，共45页Salutation 称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以对齐。英文书信的称呼一般都是以Dear Dear 或或My My deardear开头

10、的。开头的。1.1.亲近熟悉的人亲近熟悉的人:Dear/My dear+:Dear/My dear+称呼或名字。称呼或名字。2 2 长辈、关系一般、不相识：长辈、关系一般、不相识：Dear+“Dear+“先生先生/女士女士/教授教授”3 3 机关、团体、公司、工厂或学校：机关、团体、公司、工厂或学校：Dear Sir or Dear Sir or Madam,To Whom It May concern.Madam,To Whom It May concern.有时直接用有时直接用 Gentlemen(Gentlemen(复数复数)。现在学习的是第17页，共45页Body 语言要得体，简单明了

11、，措词礼貌。称呼下面隔一两行开始写正文。一般说来，开头直接表达写信的目的，中间对目的具体说明，结尾表达希望祝愿等。现在学习的是第18页，共45页Complimentary Closing开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。1.家人亲戚家人亲戚:Your loving mother/son/brother;Yours lovingly,With love,All my love etc.2.长辈或一般朋友：长辈或一般朋友：

12、Yours respectfully/sincerely,Yours truly etc.3.机关、团体、学校等：机关、团体、学校等：Yours faithfully/sincerely,Yours truly etc.现在学习的是第19页，共45页結尾的部份现在学习的是第20页，共45页Signature 写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，手写全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，手写后可附打印的全名。后可附打印的全名。现在学习的是第21页，共45页Block formatxxxx(letterhead)

13、June 3,2005(date)xxxx(inside address)Dear xx,(salutation)We received your xxxx(body)Yours sincerely(complimentary close)XX(signature)Joe (printed name)现在学习的是第22页，共45页Modified Format xxxx(letterhead)June 3,2005(date)xxxx(inside address)Dear xx,(salutation)We received your xxxx(body)Yours sincerely XX

14、(signature)Joe (printed name)现在学习的是第23页，共45页Practice格式：格式：齐头式齐头式/混合式混合式信头：信头：本人名字和地址本人名字和地址封内地址：封内地址：美国纽约市第美国纽约市第50大街大街10号号Harper&Row出版公出版公司司 邮编：邮编：NY10022写信日期：写信日期：实际日期实际日期信文内容：信文内容：从朋友处看到从朋友处看到成功沟通的秘决成功沟通的秘决一书。一书。为提高沟通水平欲购一本。为提高沟通水平欲购一本。请出版商尽快告知购买方式请出版商尽快告知购买方式 希望希望9月底收到此书月底收到此书现在学习的是第24页，共45页 书信是

15、一种应用非常广泛的应用文形式之一。英文书信的种类很多，但可以把它们归为两大类，一类是私人书信（personal letters），另一类是商务书信（business letters），例如：申请信、求职信、推荐信、证明信、感谢信等。英文书信的书写有一定的格式。一封完整的书信应包括寄信人的地址和日期；收信人的姓名和地址；称呼、正文、结尾和签名现在学习的是第25页，共45页26Two letter formsTwo letter formsWritingPracticalWriting现在学习的是第26页，共45页26WritingPracticalWritingDearSir/Madam,Imw

16、ritinginresponsetoyouradvertisementforaPA/SecretarytotheManagingDirector.AlthoughIdidnothavetotravelinmypreviousjob,Iw o u l d b e v e r y w i l l i n g t o d o s o.Iwillbeavailableforinterviewatanytime,andlookforwardtohearingfromyou.Yoursfaithfully,WilliamJeremySmithPeaceHotelLingGongRoad1818Beijin

17、g,ChinaMailboxNo.23,GXuniversityNanning,Guangxi,China27Jan,2008缩进式缩进式发信人地址及发信日期收信人姓名和单位地址现在学习的是第27页，共45页26WritingPracticalWritingDearSir/Madam,ImwritinginresponsetoyouradvertisementforaPA/SecretarytotheManagingDirector.AlthoughIdidnothavetotravelinmypreviousjob,Iwouldbeverywillingtodoso.Iwillbeavail

18、ableforinterviewatanytime,andlookforwardtohearingfromyou.Yoursfaithfully,WilliamJeremySmithCompactSystem96RosewallDrive,Southtown,SO34BTMailboxNo.23,GXuniversityNanning,Guangxi,China27Dec,2007齐头式齐头式现在学习的是第28页，共45页书信题的写作方法：（一）信封格式：（一）信封格式：名字、信箱、地域范围由小到大，写在右下角（与我们相反）。（二）信纸格式：（二）信纸格式：日期：本月份的缩写 称呼（后面的标点

19、是逗号,冒号）:Dear Sir or Madam,To whom it may concern,正文：空4个字节或者顶格写，段与段之间空行）签名：sincerely yours现在学习的是第29页，共45页 书信写作的五点要求：书信写作的五点要求：1、开门见山说意图2、咨询/建议1、2、3、3、不同内容可分段4、感谢客气不可少5、期待回信成老套现在学习的是第30页，共45页（三）开头段：（三）开头段：1、告知对方你的身份（假如对方不认识你）Dear Sir/Mr.Smith,I was a student at your college,enrolled in Philosophy Depa

20、rtment./I am a at your /I am a at your college,enrolled in the course./My name is,I am现在学习的是第31页，共45页 2、问候收信人（假如他/她是你的朋友）Dear Tom,Hello/Hi.How are you?/I hope everything is fine./How are things going with you?/How are you getting on in/getting along with.?现在学习的是第32页，共45页 3.解释写信的原因（1）致谢：Thank you for

21、 your letter about studying in Canada./I am writing to tell you how grateful I am for/I would like to thank you most sincerely for现在学习的是第33页，共45页（2）抱怨：I am writing to complain about the poor service at your dining-room./I wish to make a complaint about/I am writing to draw your attention to.现在学习的是第3

22、4页，共45页（3）致歉：I am writing to you because I am unable to./I am terribly sorry that./I would like to express my apologies for not being able to.现在学习的是第35页，共45页4）询问：I would like to obtain/request/seek/inquire some information about/I am writing to ask if you can do me a favor./I would like some detaile

23、d information on/about.现在学习的是第36页，共45页（四）结尾段：（四）结尾段：1、发出请求（1）Please give this matter your immediate attention.（2）I would very much appreciate it ifas soon as possible.现在学习的是第37页，共45页2、提供帮助（1）I hope thesewill be helpful,and please feel free to contact me for more information.（2）will be taking respons

24、ibility for you and if you should need any assistance,she/he will be pleased to help you现在学习的是第38页，共45页3、再次表示歉意或感激（1）Thank you for your kind assistance.（2）Please accept my heartfelt thanks and deepest gratitude,now and always.（3）I am sorry that I cannot,and trust that you will understand.（4）In addit

25、ion,let me apologize for any inconvenience I may have caused.（5）Once again,I am sorry for any inconvenience caused.现在学习的是第39页，共45页4、期盼回信：（1）I look forward to your prompt response.（2）Looking forward to a prompt reply,（3）I expect to hear from you very soon.（4）I hope to receive your reply shortly.现在学习的

26、是第40页，共45页1.给给JohnBrown先生写一封短信内容：已收到他月日的来信请他于先生写一封短信内容：已收到他月日的来信请他于本月来我公司，讨论合作细节请他将航班告诉你你公司的李小姐将去本月来我公司，讨论合作细节请他将航班告诉你你公司的李小姐将去机场接他机场接他 24th March,2000Dear Mr.John Brown,Thank you very much for your letter dated 12th March.Could you come over to my company so that we can discuss the details of our c

27、ooperation?If yes,please informme of your flight.I have arranged for Miss Li of my companyto meet you at the airport.Wish you a pleasant journey.Yours sincerely,Wang Deming 现在学习的是第41页，共45页2.Directions:For this part,you are allowed 30 minutes to write a Letter of Apology.You should write at least 120

28、 words following the outline given below in Chinese:1.表达自己对晚交论文一事的歉意。2.说明未能按时交论文的原因。3.表示自己将尽快把论文补交上并表示以后将按时交作业。审题概述这是一封道歉信，写的时候要遵循道歉信的一般模式：开篇直奔主题，然后说明原因，最后提出可能的补救措施。第一段，对晚交论文及对此造成的后果表示歉意；第二段，说明理由（可信的理由，而不是随便应付老师的借口）；第三段，表示尽快完成论文。现在学习的是第42页，共45页【范文】ALetterofApology 24th Oct.,2008Dear Mr.Wang,Iamwriti

29、ngtoapologizefor my late homework.The paper which you assigned to us last Monday was due this Friday,but to my regret,I havent even started it yet.I feel really sorry for not handing in the paper on time and fortheinconvenienceitwouldbringtoyou.I caught a serious cold last week and the doctor asked

30、me to stay in bed for a week since I was very weak and the weather was very cold these days.Therefore,I couldnt go to the library to get the necessary referential information which was needed for my paper.As a result of this,I have not started writing the paper yet and could not hand it in on time.F

31、ortunately I have finally fully recovered.I will finish the paper as soon as I can and trymybesttohandinhomeworkontimeinthefuture.Sincerely yours,Li Ming现在学习的是第43页，共45页3.Directions:For this part,you are allowed 30 minutes to write a Letter.You should write at least 120 words following the outline given below in Chinese:给小何写信感谢他接待你在云南旅游，并且回忆美好的旅行经历，同时邀请小何来你的家乡做客 审题概述这是一封感谢信，一般要表明感谢的事由。本题可分三部分：感谢小何在云南的接待；回忆在云南的经历；邀请小何来做客。现在学习的是第44页，共45页感谢大家观看感谢大家观看现在学习的是第45页，共45页