工程项目合同档案及信息管理方案和措施.doc

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1、工程项目合同档案及信息管理方案和措施第一节 项目合同管理概述合同管理是指对合同的订立、履行、变更、终止、解决争议等进行的管理，合同管理工作贯穿项目管理的始终，是项目管理工作的主线，同时也是开展其他项目管理工作的基础，因此具有十分重要的意义。本项目合同体系主要包括：项目管理服务合同、设计合同、招标招标代理合同、施工合同、采购合同等。这些合同为项目实施过程中进行质量控制、进度控制和投资控制等提供了主要法律依据。一、本项目合同管理原则在本项目实施过程中，项目代建方在项目管理服务期限内在招标人、使用方的授权下以项目代建方名义在合同约定的权利义务范围内行使项目建设管理权，任何与招标人、使用方利益相关的对

2、外合同均由招标人、使用方、项目代建方和第三方共同签订。项目代建方按合同法规定行使和履行合同的全部权利义务，切实保障工程质量、工程进度和施工安全，严格控制工程造价，确保工程项目按期交付使用。二、合同管理工作范围 本项目合同管理工作范围包括负责设计合同、监理合同、施工合同、采购合同、招标招标代理合同等的起草、谈判、签订、履行和管理工作。三、合同管理目标所有项目管理工作都必须以合同为依据进行，因此合同管理的目标与项目管理的总目标是一致的，即：l 确保工程质量达到合格工程（符合竣工备案制的有关规定），争创广州市样板工程；l 确保本项目在合同规定的工期内按期完工；l 确保投资控制在批准的项目设计概算内；

3、l 确保工程无重大安全事故，确保现场安全文明施工达到“市级文明工地标准；l 在遵守国家相关法律法规的前提下满足招标人、使用方要求，维护招标人、使用方的合法权益。四、合同管理承诺 项目代建方承诺在本项目合同管理工作中：1、保证不会超越合同权限，又未经甲方授权，擅自对外签约；2、保证不会单独以招标人、使用方的名义对外签订与本项目相关的种类合同和协议；3、保证我司的项目管理人员不会根据项目管理服务合同享有的任何权力和便利条件和与本项目有关的设计、施工、设备制造和材料供应单位以及其他任何有关单位进行幕后交易，牟取私利，共同损害招标人、使用方的利益。第二节 项目合同管理的方法和措施项目合同管理工作是一项

4、较为复杂的系统工程，是项目管理工作的主线，也是我司长期以来重点关注的工作之一。（合同签订流程见下图。）为做好本项目合同管理工作，确保实现项目管理的各项目标，在本项目合同管理工作中我司将采取以下方法和措施：1、设置专门的合同管理岗位(招标造价工程师、合同主管)，配置多名经验丰富的合同管理人员，科学设定各合同管理岗位的岗位职责和工作界面，通过多种形式的岗位培训不断提高合同管理人员的管理水平，为做好本项目合同管理工作提供组织保证。2、择优选择信誉好、经验丰富的招标代理单位，组织其编制严密的招标文件及合同条款来化解项目实施过程中合同管理的风险。通过依法公开招标择优选择信誉好、履约能力强、合同管理水平高

5、的项目监理方和施工单位，为做好本项目合同管理工作打下良好基础。3、采取措施化解合同管理风险1）增强风险防范意识，细化双方权利义务条款和违约责任条款，以防止出现问题时双方责任难以分清，进而对项目代建方及招标人、使用方造成不必要的损失；同时细化违约责任的承担方式条款，在法律允许的条件下视不同情况约定继续履行、采取补救措施、赔偿损失、违约金、定金等承担方式。2）要求对方提供合同价一定比例的履约保函，以督促其全面履行合同义务。3）要求对方办理建筑工程一切险、第三方责任险等：为施工场地内项目代建方和招标人、使用方单位人员办理保险，以减少意外事故造成的损失。4）积极履行我方合同义务，注意收集工程资料和有关

6、证据，防止被对方索赔，同时利用合同条款积极进行反索赔。4、在总结以往合同管理经验的基础上，以我司质量管理体系文件中合同管理办法为基础，针对本项目制定可操作性的科学合理的广东省*教学综合楼工程项目合同管理办法，力争做到在合同管理的各阶段有章可循，为做好本项目合同管理工作提供可靠的制度保证。合同管理办法将至少包括以下内容：1）合同的起草 合同的起草原则站在招标人、使用方的立场，处处维护招标人、使用方利益，以公平、公正的原则起草合同条款。 合同的起草时间合同条款要在招标文件发出前起草好，并附在招标文件中，作为招标文件的一部分，以避免评标定标后与中标单位与就合同谈判问题久拖不决。 合同的起草要求根据中

7、华人民共和国合同法和中华人民共和国建筑法以及建设部发布的建设工程施工合同管理办法，以建设工程旌工合同 (示范文本)和FIDIC条款为样板，详细、谨慎地起草合同条款。 合同草案编制流程本项目合同草案由项目代建方招标造价工程师负责组织招标代理单位编制，技术质安工程师和现场管理工程师配合，报项目经理审批确认。2）合同的订立合同订立流程：谈判-形成合同初稿-项目代建方内部评审-招标人、使用方审批-订立合同-合同备案 谈判谈判是各单位之间为协调彼此关系，达成一种协议而进行的交换意见、相互磋商的行为和活动。合同订立前，由招标造价工程师以招标文件中合同草案为基础组织与对方的合同谈判工作，由技术质安工程师、现

8、场管理工程师配合，达成统一意见后，形成合同初稿。 合同内部评审合同内部评审是项目代建方对合同的设立、变更、终止活动的合法性、效益性和真实性进行评价、审理和监督实施的行为。各人员评审职责：l 公司总经理：负责对合同文本的最终审批。l 公司副总经理：负责对合同文本的全面审定。l 公司总工程师：负责对合同文本的全面审核，重点审核技术、质量、安全条款。l 公司公司法律顾问：负责对合同内容、方式、程序、主体等的合法性，对 双方的权利与义务、风险和违约责任等内容进行评审。l 项目代建方项目经理：负责对合同文本的全面审定。l 项目代建方招标造价工程师：负责组织实施合同评审，并对合同的商务、造价、财务、工程款

9、支付、保证金及分包内容进行评审。l 技术质安工程师：负责对工程质量、安全、环保和文明施工内容进行评审。l 现场管理工程师：负责对工期、进度控制、各单位的配合协调、验收、检验试验、人员材料设备配置、保修、索赔和资料档案管理等内容进行评审。 招标人、使用方审批合同初稿经项目代建方内部评审后，送招标人、使用方审批。 签订合同与本项目有关的所有合同经招标人、使用方审批后，由招标人、使用方、项目代建方和第三方共同签订。项目代建方承诺不单独以甲方的名义对外签订与本项目相关的各种合同和协议，承诺按合同法规定行使和履行合同的全部权利义务，切实保障工程质量、工程进度和施工安全，严格控制工程造价，确保工程项目按期

10、交付使用。合同签订前，应由项目代建方安排对合同进行统一编号。合同经双方签字、盖章后，按法律、法规或合同约定必须办理签证或公证手续的，由项目代建方负责组织办理。 合同备案合同签订后，项目代建方将在七个工作日内将合同副本以及相关全部附件连同招标文件各两套送招标人、使用方备案。 合同的履行、变更l 合同交底合同签订后，项目代建方招标造价工程师负责组织召开会议进行合同交底工作，将合同的有关内容(包括合同书、投标文件、对方的有关承诺及注意事项等)传达给项目代建方各相关人员，各人员根据各自的岗位职责以此作为开展工作的依据。合同交底工作将形成书面记录。l 合同履行在合同履行过程中，项目代建方将依照合同持续监

11、督项目监理方的履约情况，监督其人员是否到位，是否按经批准的监理方案、监理大纲和监理实施细则勤奋地履行监理职责。发现问题及时与项目监理方进行沟通，要求其改进，必要时启动招标监理合同中的违约责任条款，追究项目监理方责任。在合同履行过程中，项目代建方将持续监督各设计、施工或材料供应单位的合约履行情况，监督其是否全面履行合同，监督工程的进度、质量是否按照合同要求实施，监督其是否存在违法分包、转包情况，监督其是否存在预期违法情况，发现问题，及时向项目监理方提出，由项目监理方要求其提出整改方案并督促其实施。在合同履行过程中，项目代建方将尽职尽责，努力履行合同中应尽的义务和责任，协调项目实施过程中出现的各种

12、问题，与项目监理方及各承建单位共同努力实现项目目标。l 合同变更合同变更是指合同成立后，履行完毕之前由合同各方依法对原合同内容所进行的修改。本项目的合同变更包括工程设计变更，承包人在施工过程中提出的合理化建议得到项目代建方和招标人、使用方同意引起的变更，暂停施工、工期延长、不可抗力发生等引起的变更等。在合同履行过程中，如需对合同进行变更，项目代建方将变更的原因、依据及变更后的合同草案整理后，以与合同订立相同的程序对原合同进行变更，并报送招标人、使用方审批和备案。一般合同变更管理流程（见下图）签订合同，进入履约阶段履约过程中出现变更要求项目管理单位或业主提出变更要求乙方口头提出变更要求或书面提出

13、变更要求业主同意否Yes项目管理单位和业主与乙方洽商变更事宜签订变更协议，组织实施项目管理单位进行研究，和业主洽商变更方案No不变更双方是否达成一致否NoYes工程合同变更管理流程（见下图）l 分包合同管理在合同履行过程中，如出现工程分包情况，项目代建方将对分包的合法性进行审查，对分包单位的资质、法律地位、业绩、信誉和质量体系等进行评价，评审分包单位的管理能否满足具备对工程项目负责的能力。出具评审意见后报招标人、使用方，由其决定是否允许分包。如允许分包，项目代建方将要求总包单位将分包合同送项目代建方及招标人、使用方备案。l 合同索赔索赔可分为施工方向招标人、使用方的索赔和招标人、使用方向施工方

14、的索赔，索赔的要求包括对工期、费用和利润的索赔。作为项目代建方，我司项目代建管理人员具有较强的索赔意识，可采取各种措施避免受到施工方的索赔，包括完善合同文件，全面履行合同义务，督促监理方严格按程序和相关规定发布指令等。合同书、中标通知书、招标文件、投标文件、图纸以及合同履行中的书面签证、来往信件、文书、申报等均为合同的组成部分，是合同索赔的重要证据。项目代建方将督促项目代建方相关人员及项目监理方及时收集合同执行中的相关资料，及时整理归档并做好详细的记录，以作为以后处理工程索赔的依据。争议管理流程、工程索赔管理流程见下页附图。l 合同资料的管理由于本项目规模大、划分的和涉及的单位多，因此合同数量

15、也较多，对合同文件的管理工作就显得比较重要。项目代建方在本项目将设专人进行合同资料(包括合同评审记录)的保存、整理、发放和借阅等管理工作，合同管理办法中对合同文件的发放范围、发放数量、借阅等也将做出详细规定。第三节 项目信息管理的目标本项目投资大、建设周期短、工程施工条件和环境复杂，各项建设工作流程都要交替、加快进行，增加了项目管理的难度。其中，随着项目的启动、规划、实施等项目生命周期的展开，与项目有关的合同、图纸、报告、文件、照片、音像、模型等各种各类纸介质和非纸介质信息会层出不穷地产生，因此，对项目信息的管理显得尤其重要。而且，信息处理将始终贯穿整个项目管理的全过程，除项目的施工建设过程外

16、，还包括项目建设的前期准备过程及项目竣工后的后评估过程。如何高效、有序、规范地对项目全过程的各类信息资源进行管理，是本项目的管理工作中的重要环节。项目信息管理的效率和成本将直接影响项目管理其他环节的工作效率、质量和成本。为适应项目管理的需要，为预测未来和正确决策提供科学依据，提高项目管理工作的水平和效率，我司将严格按照ISO9001质量体系的相关规定，加强本项目的信息管理工作。通过建立完善的项目信息管理系统，动态收集各项信息，合理优化信息结构，科学分析归纳信息内容，并将信息及时、准确、完整地传递给相关使用单位和人员，从而实现项目管理信息化目标。为此，本项目代建方将导入项目信息化管理的全新观念，

17、充分利用各种现代信息管理科技为项目信息管理系统的规划、设计和实施提供先进的信息管理理念、技术支撑平台和全面的解决方案。第四节 项目管理的信息系统流程一、项目信息分类本项目的项目信息按信息来源可分为项目公共信息和项目个体信息。公共信息包括各种国家法规和政府部门规章、市场价格信息、自然条件信息、供应商信息、勘察、设计、监理和施工单位信息等。项目个体信息则包括工程概况、施工记录、施工技术资料、工程协调、过程进度计划及资源计划、成本、商务、质量检查、安全文明施工及行政管理、竣工验收等信息。上述所有信息都将纳入本项目的信息管理系统范围，实施规范管理。二、项目信息管理的组织及制度保证本工程项目代建方将设立

18、专职的项目信息主管，隶属工程统筹工程师，专门负责制定本项目的信息管理办法和建立项目信息管理系统，实施信息管理工作。并在项目代建方其他专业工程师下属人员中指定兼职的项目基层信息员，负责收集各管理职能范围内的信息。兼职信息员受直属专业工程师及项目信息主管的双重领导，形成上通下达的项目信息资源管理组织体系。项目代建方制订项目信息管理办法，将对项目信息主管的职责、信息分类方法、信息收集和处理、信息传递要求、传递渠道、传递形式、传递内容、传递审核及信息储存要求等作出详细规定。三、项目信息管理流程1、外部流程除本项目代建方外，本项目的其他参与方都从属于项目外部信息管理范围。其他参与方包括招标人、使用方，政

19、府有关主管部门，项目设计、勘察、施工和监理，设备制造与供应商，材料供应商等，都是项目管理的信息源。他们既是项目信息的供应方，同时也是项目信息的需求方。只是由于其在本项目生命周期中所处的阶段与工作不同。则在项目信息管理系统中的结构和功能会有所不同。我司作为项目的项目代建方，将对项目外部信息供需关系和处理流程进行前期规划和统一设计，并向所有项目参与方明确传达，满足项目管理全过程中的信息管理工作内外兼容性和标准化的要求。例如，我司将向所有设计、勘察、施工、项目监理方及供应商明确指明本项目信息管理系统拟采用的电子管理软件、财务软件、网络平台、数据库平台、安全控制平台等系统特性、具体版本和数据接口标准等

20、信息，要求各单位按统一规范的信息处理流程参与本项目的信息管理工作。2、内部流程本项目的内部信息主要包括进度信息、造价信息、质量信息、安全信息、合同信息、财务信息、物料信息、图(纸)、文档信息、办公与决策信息等。同样，我司将根据项目的不同生命周期阶段，依靠分别对应的项目代建方内部的专业职能岗位设置，对各类信息的管理目标也会有所侧重和区别。例如，在项目设计管理阶段，项目信息管理的核心功能是图、档处理；在项目建设实施管理阶段，项目进度、质量和造价三大控制信息的一体化集成处理是项目信息管理的主要目标：在项目监控实施管理阶段，质量信息的实时采集与监控又是项目信息管理的核心目标等等。项目代建方内部的信息管

21、理流程是：各项目信息员在专业管理过程中收集各类信息项目信息主管汇总、分析和整理项目管理工程师定期编制(紧急信息可不定期发布)、项目经理审核发往各相关单位和人员。 第五节 项目的信息管理方法本项目代建方将严格按照ISO9001质量体系的相关要求，制订规范详尽的项目信息管理制度，并采取独具特色、行之有效的管理办法，建立完整的项目信息流转体系，实施本项目建设信息的动态管理。一、项目信息主管职责归属项目代建方的项目管理工程师领导，主要负责起草项目部信息管理方面的一般公文，收集、督促汇报项目管理的各类信息，指导各专业的项目信息员收集项目管理的各类信息，定期汇编项目建设管理信息动态：负责向外提供项目有关可

22、控信息的查询服务。二、信息收集方式项目信息主管与各专业的项目信息员构成一个上通下达的项目信息资源管理组织体系，项目管理过程中的各类信息的收集更有效率及具有日常性。此外，项目信息主管还负责通过口头打听、电话询问、公函咨询及各种媒介查询等形式，主动收集与本项目有关的各种信息。三、信息传递形式、要求和渠道本项目的信息可以数据、表格、图纸、文字、音像甚至口头的形式传递。但对于重要信息，则不能采用口头传递形式。信息传递要求及时、准确、完整。四、信息的归纳、整理和分析项目信息主管汇总所收集的各种项目信息后，要根据项目专业分类和信息使用者的具体要求对信息进行整理和分析，汇集后提交项目管理工程师和项目经理审核

23、，形成项目代建方的有效信息。五、定期信息动态的编制项目代建方每周编制项目建设管理信息动态周报，以统一的、编号的书面标准形式报送招标人、使用方等相关单位和部门，内容包括但不限于与本项目有关的国家、省、市的最新法律、法规和规章，当周的主要工作，下周的工作计划、本项目的最新进度，本项目质量和安全实施情况，本项目的投资控制、对比分析和资金收支管理情况，有关本项目各参与单位的重大事件，媒体有关本项目的最新报道等。六、工程例会制度项目代建方每周定期主持召开本项目的工程例会制度，参加人员包括招标人、使用方、各勘察、设计、监理及项目监理方和政府有关部门的代表，其目的之一就在于交流信息，互通情况，汇报项目进度等

24、，实现项目信息共享。七、信息管理工作平台我司已建有完善的企业内部网络(Intranet)，并通过国际互联网(Internet)实现了公司范围内企业管理的信息化、电子化、网络化。我司将把公司管理网络平台运用到本项目的项目信息管理工作中，利用网络在项目代建方内建立一个信息管理工作平台，提高项目信息的收集、传递、分析效率：可以通过外部接口实现项目内外部信息的快速互通。第六节 与招标人、使用方的信息沟通管理我司向招标人、使用方提供项目管理服务，就是代表招标人、使用方对本项目实施全方位的管理，准确无误地执行招标人、使用方的规划要求、设计要求、工期要求、质量要求和投资要求，严密、科学和合理地组织各单位进行

25、项目建设，确保项目的顺利完成。在此过程中，我司与招标人、使用方的信息沟通是整个项目管理的关键环节。它关系到招标人、使用方能否准确、及时地掌握项目实施的动态和了解各施工单位在项目实施过程中遇到的各种问题，也关系到我司和各施工单位能否准确、及时领会招标人、使用方根据实际情况提出的项目具体实施要求，从而提高整个项目建设和管理的效率。我司作为项目代建方，扮演招标人、使用方与各施工方之间的协调枢纽角色。一旦招标人、使用方确定我司为本项目的项目代建方，我司将立即展开与招标人、使用方之间有关项目的信息沟通，并一直贯穿整个项目管理全过程。一、与招标人、使用方的信息沟通原则我司高度重视与招标人、使用方之间的信息

26、沟通的重要性，要求项目代建方所有工作人员都要在思想上统一认识，严格执行既定的沟通机制，全力保障项目有关信息上下传递的准确性、有效性和及时性。二、与招标人、使用方的信息沟通的组织系统保障。项目代建方将充分发挥项目信息管理系统的作用，并根据招标人、使用方的具体要求，主动提供项目实施过程中的所有有效信息。项目信息主管为项目代建方的信息供应的联系人，随时向招标人、使用方提供有关项目的信息查询服务。三、与招标人、使用方的信息沟通形式项目代建方通过各种形式的传递渠道向招标人、使用方提供项目信息及进行互动沟通。除了为解决工程建设问题而召开的工程专题会议之外，每周由项目代建方主持召开的工程项目例会也会请招标人

27、、使用方代表参加，及时分析、协调、平衡和调整工程进度，共同研究项目管理工作，参与工程信息交流和沟通。按照招标人、使用方要求，项目代建方每月、每季和每年向招标人、使用方提交有关本项目的进度、投资、质量及管理等报告，汇报项目的计划执行情况和下一阶段计划情况。项目代建方每周定期编制的项目建设管理信息动态周报也会发给招标人、使用方，便于招标人、使用方及时掌握项目信息和资料收档。此外，招标人、使用方可以通过电子网络登陆项目代建方的信息管理平台，获取所需的项目信息等等。第七节 档案管理的方法和措施一、资料信息管理的主要内容1、建立系统、完善的信息网1）根据性质的不同，建立相应的信息网络，明确联络人员，保持

28、稳定、畅通的信息渠道，保证工程信息能够准确、及时的传达到有关各方。针对重大的工程技术问题和灾害性事故，应制定特别的信息传递渠道，保证事故发生后，有关人员能够在第一时刻了解到事故状况，迅速作出决策。2）全面收集设计、施工等有关的工程信息和资料，通过计算机等先进的设备和手段进行信息的统计、汇总、整理和存储，使设计者能够及时了解到施工状况，施工者能够方便的查阅设计资料，管理者能够全面了解工程情况，达到资源共享，提高信息资源的利用效率，从而提高项目的管理水平。3）建立信息发布制度。将工程信息进行整理和汇编，定期地向招标人、使用方、政府职能部门、社会有关方面进行通报，接收监督。2、档案管理的主要内容1）

29、按照招标管理合同的相关要求，督促设计方、施工方建立相应的档案制度，按照归档资料的统一表示，做好归档资料的收集、分类、整理、汇编等工作，使档案资料规范化。2）项目代建方指定专门部门进行工程档案的管理工作，定期检查各分包档案资料的管理情况，分阶段地将工程资料归档，保证工程档案的完整和有效。3）建立工程档案的借阅制度，保证档案资料的安全。4）档案管理的情况将定期向招标人、使用方报告，并定期接收检查，按合同要求，在本工程竣工验收后，及时向招标人、使用方、广州市城建档案馆提交本工程的全套工程档案。3、信息及档案管理的措施1）组成专门小组负责收集工程、技术信息及竣工档案的整理组卷归档工作。及时将工程、技术

30、信息及竣工档案整理验收小组负责人、工作人员名单、竣工档案整理工作计划、联系电话报项目代建方。2）立卷原则和分工 立卷应遵循工程文件形成的自然规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 工程文件可按建设程序划分为：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5 部分。 招标人、使用方、施工方负责立卷范围按广州市城建档案馆制定的广州市建设工程档案编制指南（试行）执行。由招标人、使用方按项目立卷：工程准备阶段；由招标人、使用方按单位工程立卷的竣工验收文件。由施工方按单位工程立卷：施工及验收记录、竣工图。施工单位根据

31、工程竣工档案验收小结提纲的要求，编写工程竣工验收小结，施工单位负责人签名，加盖公章，以备验收。验收后，工程竣工验收小结交项目代建方。由项目代建方按单位工程立卷：监理文件，在施工监理中形成的资料档案十分重要，除部分资料交由施工单位组卷外，均应分类装订，监理文件可先按按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷，竣工后移交一套原件给招标人、使用方存档。负责严格审核竣工档案的质量。填写工程质量保证资料审查记录，一式三份，总监理工程师签字后，一份交项目代建方，一份交施工方、监理方留存一份。监理方工程师审核竣工图后，应在竣工图上签字并加盖监理单位公章。监理方抽检材料、测量检测资料和备案需填写的表格按标段另行组卷

32、，其中除材料质检报告入施工单位档案外。监理单位在工程监理过程中所形成的所有资料，如监理规划、会议纪要、月报、监理工作总结等按所管标段分类整理装订成册。（此部分工作根据招标文件以及项目代建合同的要求由项目代建方完成，具体实施由项目代建方负责）二、工程项目档案目录及责任单位代号分类编号文件题名细 目属类号责任单位1前期（准备）1.1立项文件1.1.1 立项申请报告及批复1投标人/使用方/项目代建方1.1.2 可行性研究报告及批复1.1.3 环境质量报告及批复1.1.4 固定资产投资许可证或相应的资金证明文件21.2建设用地、征地拆迁文件1.2.1 建设用地批准书21.2.2 国有土地使用证及附图1

33、.2.3 拆迁补偿安置协议1.2.4 建设用地规划许可证及附图31.3勘察、测绘、设计文件1.3.1 工程地质勘察报告31.3.2 水文地质勘察报告1.3.3 建设工程测量记录册1.3.4 规划设计文件1.3.5 初步设计图纸和说明1.3.6 技术设计图纸和说明1.3.7 有关行政部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议1.3.8 施工图设计审查意441.4招标、投标、合同文件1.4.1 勘察设计承包合同（标书）1.4.2 施工承包合同（标书）1.4.3 代建管理合同合同（标书）51.5开工审批文件1.5.1 建设工程规划许可证51.5.2 道路管线工程审核书1.5.3 建设工程施工许可

34、证第八节 项目财务管理的目标我司多年来项目建设和项目管理数量繁多的工程建设项目，在工程项目财务管理方面积累了丰富的经验，这些项目都由于我司具有的严谨的财务管理制度和程序而产生了良好的经济效益。本项目投资金额大，建设周期短，但在招标人、使用方的充分信任和有力支持下，我司有信心、也有能力继续发挥自身在项目财务管理方面的传统和优势，做好本项目的财务管理工作。我司将严格贯彻执行国家有关项目建设方面的财经法规、方针政策，并结合我司的现有的财务规章制度，制订本项目关的财务管理制度，设置会计科目，编制项目财务报表：在项目资金的审核管理上做到科学、合理、客观，保证工程用款能按实际的施工进度及时拨付；真实、准确

35、、完整地反映本项目建设投资资金的运用情况：做好项目建设资金的预算、控制、监督和考核工作，在确保项目按设计进度施工及按期竣工的基础上，严格控制建设成本，把项目的总投资控制在概算内，提高项目的投资效益。一、项目财务管理程序用款时间与计划时间有差异时，在实际用款时间前15天向招标人、使用方送交修改用款计划的书面申请。为配合本项目的管理工作，我司将配合招标人、使用方为本项目设立单独的财会核算体系。指定专人配合招标人、使用方负责项目的财务管理工作，单独设立本项目的结算账户，设置单独的总账及其相应的账务处理体系，单独编制会计报表，制定并执行单独的本项目的财务管理制度。二、银行账户负责配合招标人、使用方以招

36、标人、使用方的名义设置本项目专门的基建账户，核算与本项目相关的所有工程资金和项目管理资金。三、人员配置设置专门的财务主管、会计和出纳，负责配合招标人、使用方进行本项目的现金、账目管理和报表编制工作。四、会计电算化核算系统制定详细可行的实施方案、配备必要的设备和专业人员，采用统一的财务核算软件，及时处理好项目财务管理中遇到的问题，确保本项目财务管理电算化。五、用款计划做好本项目的总体用款计划，编制年度、季度、月度资金控制计划，督促各勘察、设计、监理、施工及供应商等单位根据工程的进度情况编制和向我司上报年度、季度及月度用款计划；每季度及每月度的头5天，以书面形式向招标人、使用方上报详细的上季度(上

37、月度)资金使用情况表及本季度(本月度)用款计划，并以工程合同为依据细分各单项工程；如各期实际用。六、用款审核本项目资金采用招标人、使用方集中支付制度。项目勘察、设计、施工及供应商等单位提出书面的请款申请后，项目代建方根据相关合同及结合现场进度完成情况或物料收验情况进行严格审核，完全符合拨款条件，再上报招标人、使用方审核。具体流程分解：承包商提出用款申请现场监理工程师审核项目监理方总监审核项目代建方各专业管理工程师审核财务主管及造价工程师审核项目总工程师审核项目经理审核招标人、使用方。招标人、使用方审定后，由招标人、使用方办理项目资金拨付。临时追加用款：本项目的所有临时追加用款，由项目代建方提出

38、书面追加申请及相关依据，并提前3个工作日内报招标人、使用方审定后动用不可预见费。七、财务管理优化建议本项目工程造价高(计划投资达8800万元)，用款支付存在峰值高、频率集中的特点。项目代建方根据项目总体工程进度计划，编制详细的资金支付计划进度表，为项目施工进度提供资金保障。在此基础上，通过项目代建方的综合协调，并同时加强与招标人、使用方的沟通，项目代建方将向招标人、使用方提出项目财务管理优化建议，科学、合理、灵活安排项目各项资金(包括工程款、材料采购款等)的审核支付时间及方式。通过在项目财务管理过程中贯彻落实优化原则，从而达到避免庞大的财政资金支付压力及最大限度节约项目资金成本的目的。八、财务

39、报表对本项目建设的财务活动实施会计核算和财务管理，并根据承包商及招标人、使用方提供的项目资金收付凭证，配合招标人、使用方建立本项目的工程合同台帐、工程进度款台帐、工程项目结算台帐，编制项目完整的基建会计报表，并按月、季和年度向招标人、使用方报送。九、财务监督及审计积极配合招标人、使用方对项目财务活动实施监督和管理，并积极接受政府有关审计部门的事后审计，在项目竣工验收后6个月内向招标人、使用方或有关审计部门提供工程审计所需的所以资料。第九节 资金收支管理项目代建方将对本项目的建设资金实行严格规范的计划管理，按照ISO9001质量体系的有关要求，认真做好资金计划统计管理工作。项目代建方各专业人员和

40、财务部门都要认真核算资金拨付凭证的工程名称、设备名称及费用项目内容必须与计划名称严格一致，年终决算计划完成数与财务完成数必须一致，确保计划管理财务管理相互衔接、协调一致。督促各施工方按照项目代建方的统一要求，认真编制单项工程月度资金收支计划，项目代建方在此基础上再编制项目总体进度计划及年度投资计划和季、月度资金使用计划。该系列计划是项目代建方审核项目资金拨付的重要依据。项目代建方将根据项目年度计划、统计完成、累计拨付等内容，按工程项目构成逐条认真编制，并在当期月的5日以前报送招标人、使用方。项目代建方将严格项目资金的管理及监督项目资金的使用情况，严禁各施工单位侵占、挪用项目资金。项目代建方将定

41、期(每周)对本项目的现金流管理状况进行评估分析，作为提高项目资金使用效率的依据。并对项目投资计划进行对比分析，检验项目资金进度与工程进度的配合情况，向招标人、使用方提出投资优化建议。项目代建方将配合招标人、使用方以工程进度和合同规定为依据与各施工单位办理结算。月度工程款结算不得超过工程进度的80%。年度工程决算按不超过结算额90比例拨付。项目竣工后，应根据招标人、使用方及政府有关部门审批后的工程决算及竣工验收证书、工程质量认证书等资料办理项目竣工决算。设备预付款及其他费用的支付，严格按照合同条款及其他有关规定的要求进行支付。考虑到本项目建设需要，建议招标人、使用方安排项目投资总额5的额度资金，

42、划拨入项目资金专户，作为工程前期工作费用，主要用于支付工程前期发生的报建费、质监费、合同契证费和劳保基金等。本项目的各类资金拨付程序如下：1、建筑、安装工程款的拨付各施工单位填制工程进度及工程结算明细表，由项目监理单位根据现场工程实际进度情况审核工程进度方面审核签字。财务部门将审核后确认的数额制作凭证，同时做好财务审核，项目代建方各专业工程师根据工程计划、统计完成等资料对用款申请进行全面审核，财务主管负责对工程进度及工程结算明细进行审核和控制。提交项目经理、财务部领导和项目代建方有关领导审核签字。财务部门将审核后确认的数额制作凭证，同时做好财务账簿、备查账簿的登记工作。项目代建方根据项目代建方

43、的最终审核意见向招标人、使用方提交拨款申请，招标人、使用方审定，审定后，招标人、使用方将工程款直接付给施工单位。2、预付设备款的拨付需由项目代建方预付设备款时，由项目代建方各专业工程师根据项目计划、合同等资料填写预付设备款明细表有关基础数据，设备第一次付款时要同时提供合同正本或副本的复印件；财务主管负责对合同及设备预付款明细进行审核和控制。提交项目经理、财务部领导和项目代建方有关领导审核签字。财务部门将审核后确认的数额制作凭证，同时做好财务帐簿、备查帐簿的登记工作。项目代建方根据项目代建方的最终审核意见向招标人、使用方提交拨款申请，招标人、使用方审定；招标人、使用方审定后，招标人、使用方将设备

44、款直接付给供应商。3、设计等费用的拨付本项目的设计单位依据合同的规定，填制付款通知单，由项目代建方各专业工程师根据项目计划、工程进度和合同等资料审核付款条件，财务主管负责对付款明细进行审核和控制。提交项目经理、财务部领导和项目代建方有关领导审核签字。财务部门将审核后确认的数额制作凭证，同时做好财务帐簿、备查帐簿的登记工作。项目代建方根据项目代建方的最终审核意见向招标人、使用方提交拨款申请，招标人、使用方审定；招标人、使用方审定后，招标人、使用方将设计费用直接付给设计、监理单位。4、其他费用的拨付 本项目建设过程中由各施工单位发生的其他费用支出，应严格按照年度资金计划确定的项目和数额，由各施工单

45、位填制工程费用支出明细表，由项目代建方各专业工程师根据项目计划进行审核后，财务主管负责对工程其他费用支出明细进行审核和控制。 提交项目经理、财务部领导和项目代建方有关领导审核签字。财务部门将审核后确认的数额制作凭证，同时做好财务帐簿、备查帐簿的登记工作。项目代建方根据项目代建方的最终审核意见向招标人、使用方提交拨款申请，招标人、使用方审定；招标人、使用方审定后，招标人、使用方将工程款直接付给施工单位。第九节 建设成本归集与会计科目设置项目代建方将按照企业会计制度的规范要求，根据统一的财务管理和会计核算办法，结合本项目工程建设的实际情况，设置会计科目，归集项目建设成本，真实、准确、完整地反映本项目建设投资情况，并于每月月底将基建报表报送招标人、使用方核查。会计科目设置确定后，要求相关财务人员严格执行，不允许擅自改变。在设置一级会计科目后，根据财务管理和会计核算需要，可设置二级或以上的明细会计科目，便于帐务处理。项目代建方采用电算化财务管理，实现即时做帐，能动态反映项目投资状况。要求财务人员必须严格按照已设定的会计科目，对有关本项目的所有财务凭证进行认真的、及时的归集，确保真实、准确、完整归集项目建设成本。