零星材料采购与付款流程.doc

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1、零星材料采购与付款流程（成员企业自行采购）一 业务流程范围1.涉及的业务范围 编制材料采购计划、签定合同、运输、结算、检验、入库、核对2.所涉及的部门范围 物资供应部 财务部二、 目标1.经营目标 保证适当的库存满足工程建设需求，及时采购。 货比三家，选择合适的采购价格合理采购，合理降低采购成本。 保证采购的数量和质量 物资采购合同符合合同法等国家法律、法规规定和控股公司内部规章制度。2.财务目标 确保材料采购会计记录真实、准确、完整 保证采购业务的及时结算，确保采购资金的安全 保持公司信用3.合规目标 符合国家有关法律、法规以及东莞新奥公司内部规章制度。 所购物资的质量符合国家有关规定三 风

2、险1.经营风险 材料质量不合格导致公司安全运营出现隐患。 采购不及时影响工程建设，导致工程造价增加、客户流失。 人情采购，导致材料质量不合格、采购成本增加。 采购计划安排不合理导致运杂费增加。 采购的材料与订单不符，导致数量超耗、质量差异 采购计划不准确，导致库存增加产生物资闲置、积压、报废 未经审核，擅自更改控股标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险 库存材料满足不了需求或库存过高引起过度占用资金2.财务风险 采购交易没有及时入账，期末发生截止性错误。 没有准确和完整的财务记录。 虚假记录采购交易，导致资产流失。 材料付款不及时，引起购销双方矛盾，造成材料采购困难。 库存物资积压，或闲置

3、物资数量过大，造成资金大量占用3.合规风险 材料采购合同不符合合同法等国家法律、法规和控股公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷和政府处罚，造成损失。 材料质量不合标准，引起质量纠纷四 相关会计科目 银行存款 现金 原材料B,C类材料、配件 应付帐款（预付账款） 其他货币资金 应交税金应交增值税五 、业务流程步骤：5.1.请购5.1.1公司供应部门每月底按照工程施工计划规定的时间，考虑到现有库存，制定物资采购计划。5.2.审批5.2.1供应部门将编制的物资采购计划连同资金使用计划，报财务部和总经理审批。5.3.采购5.3.1.采购部门按物资采购计划规定的型号标准向供应商进行询价，由供应商提供报价

4、单，经过货比三家，确定质优价廉的产品供应商。5.3.2.与供应商签定购销合同，规定产品的名称、规格型号、数量、价格、交货方式、交货地点、运费结算方法等，确定交货时间，明确违规责任和处理方法。5.3.3.对数量较小、不经常采购的材料，可不签定书面购销合同，但也要与供应商有口头约定。 5.4.验收：5.4.1.供应商送货到仓库时，供应部门要组织质量检查部门对所购材料的品质规格进行认真检查，对合格产品，填写质检报告单；对不符合采购要求标准的坚决退货。5.4.2.供应商应提供材质说明、使用说明书等资料提交给质检部门、采购部门。5.4.3.质检报告单一式三份，质检部门、供应部门、财务部门各一份。质检报告

5、单上要有质检人员、供货商、采购人员共同签字。5.4.4.供应部门应认真核对购销合同约定的采购数量和名称办理材料入库单。材料入库单一式四联，存根、仓库、供应部统计、财务部各一份。提交给财务部的材料入库单应附有质检报告单。5.5.付款：5.5.1.供应部门当日下班前应将附有质检报告单的材料入库单报送给财务做帐务处理。5.5.2.供应部应在月末制定下月的材料采购付款计划，并按批准后的材料采购付款计划办理付款手续。5.5.3.付款时，供应部门应填写拨款通知单，注明供应商的名称、结算帐号、产品名称、供销总额、付款金额等内容，并经过经办人、供应部负责人、财务主管、总经理批准后，到财务部办理付款手续。5.5

6、.4.财务部审核拨款通知单，并与合同条款进行核对。核对无误后办理付款手续。5.5.5.材料拨款时应取得供应商的正式发票。对零星采购统一开票的，要先进行无票采购的帐务处理，每月结算一次。5.6.核对：5.6.1.所有库存材料都要确定固定的名称和编号。所有入库单、出库单上都要使用统一的材料名称和编号。5.6.2.根据统一的材料名称和编号，每年的11月份，编制第二年的材料计划价格。材料计划价格一经制定，在一年内是不能变化的。材料计划价格作为年度内材料出库、入库、工程决算的基准价格。5.6.3.供应采购部门的仓库保管员应按照材料的种类、不同型号建立仓库保管明细台帐，每次收发材料都要详细登记，结出库存余

7、额，在当日内与实际库存进行核对。5.6.4.供应采购部门应设立统计人员，建立各种材料的数量金额台帐，按不同材料的规格型号、保存地点登记购入情况，统计不同供应商的供货情况和付款情况；按领用材料的不同队伍、不同工程项目分类进行统计，每月与各施工队领用材料情况，并保存核对双方签字的书面的对帐资料。5.6.5.供应部门的统计员每月按出入库单登记分类的数量金额明细帐，与财务部核对所有材料的库存数量和金额。六 业务流程图表业务目标业务风险控制点监督检查方法流程步骤图1.保证适当的库存满足工程建设需求，及时采购。2.货比三家，选择合适的采购价格合理采购，合理降低采购成本。3.保证采购的数量和质量4.物资采购

8、合同符合合同法等国家法律、法规规定和控股公司内部规章制度。5.确保材料采购会计记录真实、准确、完整6.保证采购业务的及时结算，确保采购资金的安全7.保持公司信用8.符合国家有关法律、法规以及新奥燃气控股有限公司内部规章制度。10 所购物资的质量符合国家有关规定i. 法规以及新奥燃气控股有限公司内部规章制度。ii. 所购物资的质量符合国家有关规定1.材料质量不合格导致公司安全运营出现隐患。2.采购不及时影响工程建设，导致工程造价增加、客户流失。3.人情采购，导致材料质量不合格、采购成本增加。4.采购计划安排不合理导致运杂费增加。5.采购的材料与订单不符，导致数量超耗、质量差异6.采购计划不准确，

9、导致库存增加产生物资闲置、积压、报废7.未经审核，擅自更改控股标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险8.库存材料满足不了需求或库存过高引起过度占用资金9.采购交易没有及时入账，期末发生截止性错误。10.没有准确和完整的财务记录。11.虚假记录采购交易，导致资产流失。12.材料付款不及时，引起购销双方矛盾，造成材料采购困难。13.库存物资积压，或闲置物资数量过大，造成资金大量占用14 材料采购合同不符合合同法等国家法律、法规和控股公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷和政府处罚，造成损失。15材料质量不合标准，引起质量纠纷1.请购1.检查采购计划1.请购2.审批3.采购：6.核对：5.付款：对

10、：4.验收：各公司供应部门每月底按照工程施工计划规定的时间，考虑到现有库存，制定物资采购计划。2.审批：2.检查资金使用计划供应部门将编制的物资采购计划连同资金使用计划，报财务部和总经理审批。3.采购：3.1.采购部门按物资采购计划规定的型号标准向供应商进行询价，由供应商提供报价单，经过货比三家，确定质优价廉的产品供应商。3.1检查订货对比价格单3.2.与供应商签定购销合同，规定产品的名称、规格型号、数量、价格、交货方式、交货地点、运费结算方法等，确定交货时间，明确违规责任和处理方法。3.2检查合同评审单3.3.对数量较小、不经常采购的材料，可不签定书面购销合同，但也要与供应商有口头约定。4.

11、验收：4.1.供应商送货到仓库时，供应部门要组织质量检查部门对所购材料的品质规格进行认真检查，对合格产品，填写质检报告单；对不符合采购要求标准的坚决退货。4.1实地查看流程，查看质检报告单4.2.供应商应提供材质说明、使用说明书等资料提交给质检部门、采购部门。3.4.需要直接送到用料申请部门指定地点的，在指定地点由质量管理部门质检员、用料申请部门指定接料员、供应商送货员及采购员共同进行验收，填写验收报告并反馈给物资供应部门。3.4查看质量检查报告3.5.经检验合格后，由库管员按实物数验收入库，库房统计员使用库存管理软件办理入库手续，并打印入库单一式四联：第一联财务，若有发票，由采购员将入库单附

12、发票联一同交财务部门作为核销发票的依据；第二联库管员；第三联统计员；第四联采购员。3.5抽查材料入库单3.6.供应部门应控制工程材料库存量，保持合理库存数量和库存资金占用量。3.6查看库存记录4.付款：4.3.质检报告单一式三份，质检部门、供应部门、财务部门各一份。质检报告单上要有质检人员、供货商、采购人员共同签字。4.3.检查质检报告单14.4.供应部门应认真核对购销合同约定的采购数量和名称办理材料入库单。材料入库单一式四联，存根、仓库、供应部统计、财务部各一份。提交给财务部的材料入库单应附有质检报告单。4.4.检查材料入库单4.3.赊销和分期付款进行赊销或分期付款采购时，货物到达，验收合格

13、后，发票随货物同时到达，采购员可填写报销单，随同发票及入库单经过审批后交财务报销。物资采购部门应对付款情况建立台帐进行登记。到付款时间时，物资采购部门按合同约定提出申请，财务部门进行付款。物资采购部门应及时与财务部门沟通，了解付款的情况。4.3查看帐目记录5.付款：5.1.供应部门当日下班前应将附有质检报告单的材料入库单报送给财务做帐务处理。5.1实地观察流程5.2.供应部应在月末制定下月的材料采购付款计划，并按批准后的材料采购付款计划办理付款手续。5.2检查材料采购付款5.3.付款时，供应部门应填写拨款通知单，注明供应商的名称、结算帐号、产品名称、供销总额、付款金额等内容，并经过经办人、供应

14、部负责人、财务主管、总经理批准后，到财务部办理付款手续。5.3实地查看，检查拨款通知单5.4.财务部审核拨款通知单，并与合同条款进行核对。核对无误后办理付款手续。5.5.材料拨款时应取得供应商的正式发票。对零星采购统一开票的，要先进行无票采购的帐务处理，每月结算一次。5.5.检查原始票据6.核对：6.1.所有库存材料都要确定固定的名称和编号。所有入库单、出库单上都要使用统一的材料名称和编号。6 .1.实地检查材料名称6.2.根据统一的材料名称和编号，每年的11月份，编制第二年的材料计划价格。材料计划价格一经制定，在一年内是不能变化的。材料计划价格作为年度内材料出库、入库、工程决算的基准价格。6

15、.2.检查核对材料计划价格6.3.供应采购部门的仓库保管员应按照材料的种类、不同型号建立仓库保管明细台帐，每次收发材料都要详细登记，结出库存余额，在当日内与实际库存进行核对。6.4 检查仓库保管台帐6.4.供应采购部门应设立统计人员，建立各种材料的数量金额台帐，按不同材料的规格型号、保存地点登记购入情况，统计不同供应商的供货情况和付款情况；按领用材料的不同队伍、不同工程项目分类进行统计，每月与各施工队领用材料情况，并保存核对双方签字的书面的对帐资料。6.5.供应部门的统计员每月按出入库单登记分类的数量金额明细帐，每月与财务部核对所有材料的库存数量和金额。七 主要控制点相关文件 购销合同 物资采购计划 资金使用计划 质检报告单 入库单 拨款通知单 材料计划价格表 发票 库存物资盘点表八 相关制度和备查文件 管理模式材料采购管理流程