办公用品采购与付款流程.doc

《办公用品采购与付款流程.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公用品采购与付款流程.doc（9页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、办公用品采购与付款流程一 业务流程范围1.涉及的业务范围 编制办公用品采购计划、签定合同、运输、结算、检验、入库、核对2.所涉及的部门范围 总经理办公室 财务部二、 目标1.经营目标 保证适当的库存满足正常工作需求，及时采购。 货比三家，选择合适的采购价格合理采购，合理降低采购成本。 保证采购的数量和质量 物资采购合同符合合同法等国家法律、法规规定和控股公司内部规章制度。2.财务目标 确保采购会计记录真实、准确、完整 保证采购业务的及时结算，确保采购资金的安全 保持公司信用3.合规目标 符合国家有关法律、法规以及东莞新奥公司内部规章制度。 所购办公用品的质量符合国家有关规定三 风险1.经营风险

2、 办公用品质量不合格导致公司安全运营出现隐患。 采购不及时影响企业经营。 人情采购，导致办公用品质量不合格、采购成本增加。 采购计划安排不合理导致运杂费增加。 采购的办公用品与订单不符，导致数量超耗、质量差异 采购计划不准确，导致库存增加产生物资闲置、积压、报废2.财务风险 采购交易没有及时入账，期末发生截止性错误。 没有准确和完整的财务记录。 虚假记录采购交易，导致资产流失。 付款不及时，引起购销双方矛盾，造成采购困难。 库存物资积压，或闲置物资数量过大，造成资金大量占用3.合规风险 材料采购合同不符合合同法等国家法律、法规和控股公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷和政府处罚，造成损失。 质

3、量不合标准，引起质量纠纷四 相关会计科目 银行存款 现金 管理费用-办公费 应付帐款（预付账款） 其他货币资金 应交税金应交增值税五 业务流程步骤：5.1.请购：5.1.1各公司各部门在年度预算的范围内编制办公用品需求计划，在每月的25日前编制下月的办公用品需求计划，报总经理办公室统一编制公司的月度办公用品采购计划，报财务部做办公用品采购的付款计划。5.2.审批：5.2.1.总经理办公室审核各部门申报的下月办公用品采购计划，充分考虑实际需要和现有库存，修订、编制整个公司的办公用品采购和付款计划，报财务部审批。5.2.2.财务部根据总经理办公室审核的办公用品采购和付款计划，在年度预算核定的范围内

4、，编制资金计划，准备相应的资金。5.3.采购：5.3.1.总经理办公室根据批准的办公用品采购和付款计划进行采购前的询价。要取得各经销店的报价单，经过对质量价格的比较，选出适当的供货商。5.3.2.常用、消耗量大的办公用品可以采取批量采购，分次付款形式。5.4.验收：5.4.1.办公用品办理入库前应核对所送物品是否和样品的质量一致，如不符，坚决退货。5.4.2.如品质相符，才能办理办公用品入库手续，填写入库单。5.5.付款：5.5.1总经理办公室经办人员持办公用品入库单，办理办公用品的报销手续。超出办公用品采购和付款计划的部分当月不予报销。5.6.核对：5.6.1.各部门领用办公用品时，应填写办

5、公用品领用单（或出库单），由领用人、保管人、总经理办公室经理签字。5.6.2.总经理办公室的办公用品采购人员和保管人员不得为一人。5.6.3.总经理办公室要按每种办公用品建立台帐进行登记，详细登记每种办公用品的购入时间、购入数量、采购人员和领用部门、领用时间、领用数量、领用人。5.6.3.总经理办公室要按每种办公用品建立台帐进行登记，详细登记每种办公用品的购入时间、购入数量、采购人员和领用部门、领用时间、领用数量、领用人。六 业务流程图表业务目标业务风险控制点监督检查方法流程步骤图1.保证适当的库存满足正常工作需求，及时采购。2.货比三家，选择合适的采购价格合理采购，合理降低采购成本。3.保证

6、采购的数量和质量4.物资采购合同符合合同法等国家法律、法规规定和控股公司内部规章制度。5.确保采购会计记录真实、准确、完整6.保证采购业务的及时结算，确保采购资金的安全7.保持公司信用8.符合国家有关法律、法规以及新奥燃气控股有限公司内部规章制度。9.所购办公用品的质量符合国家有关规定1.办公用品质量不合格导致公司安全运营出现隐患。2.采购不及时影响企业经营。3.人情采购，导致办公用品质量不合格、采购成本增加。4.采购计划安排不合理导致运杂费增加。5.采购的办公用品与订单不符，导致数量超耗、质量差异6.采购计划不准确，导致库存增加产生物资闲置、积压、报废7.采购交易没有及时入账，期末发生截止性

7、错误。8.没有准确和完整的财务记录。9.虚假记录采购交易，导致资产流失。10.付款不及时，引起购销双方矛盾，造成采购困难。11.库存物资积压，或闲置物资数量过大，造成资金大量占用12.材料采购合同不符合合同法等国家法律、法规和控股公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷和政府处罚，造成损失。13.质量不合标准，引起质量纠纷1.请购1.请购2.审批3.采购：6.核对：5.付款：对：4.验收：公司各部门在年度预算的范围内编制办公用品需求计划，在每月的25日前编制下月的办公用品需求计划，报总经理办公室统一编制公司的月度办公用品采购计划，报财务部做办公用品采购的付款计划。2.审批：2.1.总经理办公室审核

8、各部门申报的下月办公用品采购计划，充分考虑实际需要和现有库存，修订、编制整个公司的办公用品采购和付款计划，报财务部审批。2.2.财务部根据总经理办公室审核的办公用品采购和付款计划，在年度预算核定的范围内，编制资金计划，准备相应的资金。3.采购：3.1.总经理办公室根据批准的办公用品采购和付款计划进行采购前的询价。要取得各经销店的报价单，经过对质量价格的比较，选出适当的供货商。3.2.常用、消耗量大的办公用品可以采取批量采购，分次付款的形式。4.验收：4.1.办公用品办理入库前应核对所送物品是否和样品的质量一致，如不符，坚决退货。4.2.如品质相符，才能办理办公用品入库手续，填写入库单5.付款：

9、总经理办公室经办人员持办公用品入库单，办理办公用品的报销手续。超出办公用品采购和付款计划的部分当月不予报销。6.核对：6.1.各部门领用办公用品时，应填写办公用品领用单（或出库单），由领用人、保管人、总经理办公室经理签字。6.2.总经理办公室的办公用品采购人员和保管人员不得为一人。6.3.总经理办公室要按每种办公用品建立台帐进行登记，详细登记每种办公用品的购入时间、购入数量、采购人员和领用部门、领用时间、领用数量、领用人。6.4.总经理办公室要按每种办公用品建立台帐进行登记，详细登记每种办公用品的购入时间、购入数量、采购人员和领用部门、领用时间、领用数量、领用人。七 主要控制点相关文件 购销合同 办公用品采购计划 资金使用计划 入库单 拨款通知单 发票 库存办公用品盘点表八 相关制度和备查文件 管理模式办公用品管理流程