现代企业秘书实务(下）.ppt

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1、1,现代企业秘书实务(下）,秘书培训资料,2,目录,时间管理和旅行 会议安排 信息管理 人际交往,3,五、时间管理和旅行,时间管理 时间管理是效率的保障。 爱迪生说：“世界上最重要的东西是时间。” 马克思说：“可支配的时间，就是财富本身。”,4,秘书一天的工作,1、 开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器,5,秘书一天的工作,1、2、 常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-） C、聆听上司指示（笔记-） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、

2、修改、审批-打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）,6,秘书一天的工作,1、3、 日志项目：（当日必完成） A、为上司外出，会议，会客等（准备，参与-结束） B、为自己外出，会议，会客等（准备，参与-结束） 2、 4、新增内容： （立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱） A、新加工作 B、应急工作 C、突发事件,7,秘书一天的工作,5、关门前后： A、查看日志（提醒上司，自己清晰） B、回顾当日（是否结束，加班否） C、离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机器， 切断电源，保密检查，柜屉上锁，关窗关门）,8,秘书：化平凡为伟大,每日记

3、录，一周统计，周志显示： 接电话500次，打电话380次，接访客70位，做文件36份（5万字）， 出外访17家，参加会14个，处理事务68件- 再加入分析、评价，送交上司 结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动， 加强沟通近感情，平凡工作有伟大,9,如何管理时间,明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间,10,如何管理时间,ABCD法则： 急迫 先做A 既重而急 次做B 重而不急 再做C 急而不重 不做D 不重不急 重

4、要,A,B,D,C,11,如何制定计划,行动计划和时间表是用于管理时间和任务的文件，包括： 任务的名称和摘要； 衡量进度的目标、最终期限和阶段任务； 需要来完成该工作的物质资源的信息； 任务的分配已经分配特定任务的人员和 部门的细节；,12,如何制定计划,意外情况的处理万一有时间拖延如何处 理，例如设备发 生故障 进展信息报告报告何人、何时和怎样 报告 监督和管理何人、如何监督工作的进展 和质量； 当目标实现时，有明确的标记的方法，例如 在方框打勾,13,如何进行日志管理,日志管理要做到： 输入会议的完整准确的信息，最终期限等， 立即标上开始和结束的时间 在每月或年的开始，输入固定的会议，约会

5、 在一周的开始和一天的开始查看日志，及时 更新 需要取消时，清楚和立即输入取消记号。 安排隔开假日,14,如何安排旅游,计划：包括 日期、时间、地点、交通工具、具体工作和活动、相关信息、联络方法 交通工具：包括选择、如何订票、再确认以及国际旅行中的国际时差换算 订宾馆：包括宾客要求、选择、确认 办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件,15,六、会议安排,会前筹备 会中职责 会后任务,16,会议安排会前筹备工作：,确立议题：（多由领导定）主题、内容、时间、会期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。 选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、

6、各类文件、声像资料、广告、报导、证件类、表格、材料袋等。 会务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报到登记、餐饮安排、安全保卫等。 经费预算：来源、计划、审批等。,17,会议安排会中责任,提前到会，检查设备和安排（设施、座位、标签、存衣架等） 需要时，实施备用方案（如人员、地点、设备等出现意外） 做好迎客、签到工作（迎接佳宾和与会者、办理签到手续等） 做好会议记录、录音、录象工作（摘要记录、详细记录、代表名册等）,18,会议安排会中责任,辅助会议正常进行（提供材料、复印，协助主持人掌握会场情况、控制会议进程、观注会议动态、做好联络协调、处理电话应急等） 安排好会中的后勤服务（会议休息、饮料

7、、用餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等） 集会议的信息（发新闻、写简报、会议调查、反馈等） 妥善做好送客工作（购票、车辆、留宿等）,19,会中责任会议 简报,目的-反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息） 类别- 摘要式将有代表性、启发性的发言摘录整理，让其他组了解。 概括式-根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供阅。 综合式-包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、花絮等。,20,会中责任简报写作要求,快-抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。 新-提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指

8、导性。 实-内容真实准确可靠，数字、事实核对清楚，不夸大缩小。 短-行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的,21,会议 简报,目的-反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的 问题，摘录会议发言 要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息） 类别- 摘要式将有代表性、有启发性的发言摘录整理， 让其他组了解。 概括式-根据会议记录分析综合，概括大会、小组 情况，供与会者阅。 综合式-包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、 会中花絮等。,22,会议 简报写作,快-抢时间，不拖拉，边听、边记、 边分析、边整理，满足时限性。 新-提出新情况、新问题、新经验， 引人注目，满足交流性和指导性。 实-内

9、容真实、准确、可靠，数字、 事实核对清楚，不夸大缩小。 短-行文简明扼要，开门见山，朴实无华， 一语中的，不过千字。,23,会议 简报例,格式-报头 XXX会议简报（第X期） XXX会议秘书处编 XXXX年X月X日 正文 XXXXXX（标题） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 报尾 送：XXXXXXX（上级） 发：与会代表 （共印XX份）,24,会议纪要,定义-按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报 和下达贯彻执行。 写作-1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。 2、突出会议中心，内容概括，有

10、取有舍，有主有次，言语精练。 3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。 4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。,25,会议纪要,格式-列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。 本体：标题-公文式或简式（会议名称+纪要） 时间-标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间 正文-概况： 会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素 主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。 结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希 望、 号召 签署-正文右下方署明主办单位或会议名称,26,会议纪要,主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。表达方式有: 概述式；

11、综合原始材料，围绕议题概述多用 小型会议 条块式；规模大，议题多的会根据不同内容 分块表达独立意思，或分条列项归纳 会议内容，或先块后条混合使用，层次明确 记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体,27,会议安排会后工作,1、收回所有单位（部门）物品（文件材料、设备 文具物品等） 2、清洁、检查会议地点、场所（借用还回、移 动恢复等） 3、向有关提供帮助者告辞致谢 4、结请帐目（场地、住宿、设备、餐饮、服务、 文具复印费等与预算比较，并检查订金最后结 算。现金、支票、信用卡索要发票凭证）,28,会议安排会后工作,5、 会议分析和评估（统计、分析调查、问卷 等，包含对会议内容、展示、管理、地点

12、 设施、材料、服务等评估） 6、 整理会议文件材料（如记录的整理、会议 材料的存档） 7、 编制会议报告、纪要、通讯 8、 进行会议催办和备忘（执行催办会议交办 决定，整理待做工作表等）,29,会后工作会议纪要,定义-按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达 贯彻执行。 写作- 1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。 2、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次 言语精练。 3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时 加理论说明。 4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、 约束作用。,30,会后工作会议纪要格式,列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。

13、本体： 标题-公文式或简式（会议名称+纪要） 时间-标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间 正文-概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素 主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。,31,会后工作会议纪要,表达方式有： 概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用小型会议 条块式；规模大，议题多的会根据不同内容分块表达 独立意思，或分条列项归纳会议内容，或先块后条混合使用，层次明确 记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体,32,会后工作会议纪要,结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召 签署-正文右下方署明主办单位或会议名称,33,七、信息管理,-国家机构、社会组织、个人从事

14、政、军、经、科、技、文、宗等活动中直接形成的对国家、社会有保存价值的各种文字、图表、声像记录 （行政管理类、经营管理类、科研类、工艺技术类、法律类、财会金融类、 基建设备类、人事类等）,34,信息管理,档案特点- 1、社会实践中的原始记录； 2、是有条件转化来的文件 3、 来源广泛、内容丰富、形式多样 档案作用- 1、凭证作用； 2、参考及情报作用,35,信息管理档案业务6个环节,1、 收集工作-获取积累档案的手段，统 一管理的措施，力求丰富完整高质 2、整理工作-按一定原则分类、组合、 排列、编号、编目的有序化过程 3、鉴定工作-对库存进行鉴别、挑选、去 粗取精，最佳优化，发挥价值,36,档

15、案业务6个环节,4、 保管工作-采取保护措施，妥善管理 延长寿命，加强保密，确保安全 5、 统计工作-进行收进、移出、利用数 量登记、统计和分析，掌握情况 6、提供利用-开发和直接提供档案，为 事业服务，达到建档根本目的,37,信息管理分类,按字母排列-以英文姓氏顺序排，同姓再按名的首字，中文按拼音 如客户名单李L在前，张Z在后 按主题内容-同类内容的文件归在一起，建立一个易区分的主题 如建立供应类文件和销售类文件不同主题 按形成时间-文件形成时间年、月、日的先后，看发展变化 如将财务发票本按年、月分类,38,信息管理分类,按地区范围-业务活动以地区更显重要和方便时，确定地区名 如西北分公司、

16、东北分公司 按数字规律-按规律用数字给文件编号归档，便于增添和查找 如人事档案的编号，病历，微机管理,39,信息管理分类,按档案来源-保持文件形成的来源地的清晰，不随意拆散、搬家 如市办公厅文件、市经贸委文件 按载体形式-根据档案载体的不同而分类 如纸质类，音像类，电子类，缩微胶卷 综合应用各类，如先时间，后主题，再地区,40,七、人际交往,人际关系 气质类型 约哈里窗户 与同事相处 与上司相处,41,人际关系,人际关系是指在社会活动中，人们相互间所结成的各种关系，也可以说是反映人与人之间心理上的距离。 人际关系图,42,促进人际吸引的形式,接近性吸引空间距离近，见面机会多 相似性吸引处事态度

17、相似，感情融合 互补性吸引满足需要，我无换他有 报答性吸引他对你好，报之以琼瑶 仪表性吸引仪表诱人，第一印象好,43,气质类型图,44,约哈里窗户图,45,情商图,情商是测定人的情绪感情的一种指标,46,与人相处之道,尊重他人 感谢他人的帮助 关心他人，提供帮助、配合与支持，表现温情与爱心 不强加于人，体谅他人 谦虚谨慎，戒骄戒躁 准确扮演自己的角色 保持沟通与交流 正确对待他人的成绩,47,与同事关系的自我评价,l每天上班见了同事，你主动问好，表示致意吗？ l你能细心察觉同事的情感变化，主动询问表示关 切吗？ l 在与同事共同工作时，你采取：齐心协力、漫不 精心、推委、拆台？ l同事遇到困难

18、，你是：热心帮助、表面应付、不 闻不问？ l遇到难以分清的工作，你是主动去做，还是推给 别人？,48,与同事关系的自我评价,l当你需要同事的帮助，你能礼貌的提出请求吗？ l你认为同事帮助你是应该的，而不需要感谢吗？ l同事外出，有访客找他，你能代同事热情接待和 处理事由吗？ l同事外出，有电话找他，你是怎样接应电话的？ l当你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮 兮，还是共同分享？ l 你怎样给同事留言和写备忘条？,49,与同事关系的自我评价,l 当你取得一些成绩时，你会在同事面前流露、 炫耀，甚至吹嘘吗？ l对待同事的缺点或毛病，你是看笑话、夸大 喧扬，还是真诚帮助？ l看到同事取得成绩或

19、上司表扬，你是祝贺、无 所谓，还是有些嫉妒？ l工作中，你能与同事相互切磋、共同商量、交 流体会吗？,50,与上司相处之道（一）,尊重上司： 上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人 上司承担的责任比你大，向家中长子，既要完成 父母交给的任务又要管理好弟妹，实属不易 1、了解上司工作职责、侧重点，了解性格、爱好、 习惯，调整自己适应他 2、体谅上司苦衷，他们担子更重、工作更艰巨、竞争更激烈，也有难与苦,51,与上司相处之道（一）,3、对上司的期望值要适当，你无论有多大成绩，在物质和精神方面不苛求 4、善为上司保守工作中和私人的秘密，对他忠诚可靠是必备的素质 5、适时以适当方式与上司沟通、消除误

20、会，表示敬重，加强感情 6、在公众中给上司留足面子，如艺术的拒绝工作、委婉的提出意见,52,与上司相处之道（二）,提醒自己： 自己是下属，认清角色和地位，上司是指挥，自己干具体事 上司常有理，下属被上司斥责是理所应当 1、 服从上司，按上司指示办事，不自作主张 2、 自觉有效地工作，不靠上司监督催促，主动汇报，争取指导,53,与上司相处之道（二）,3、 善待上司的批评指教，能虚心聆听，仔细分析，认真反思 4、 努力学习，提高自己的业务水平和工作能力，作上司的得力助手 5、 不背后议论、指责、嘲笑上司，不讲上司的闲话、怪话 6、 工作中的问题不到不得已的时候，不越级汇报和处理 7、作好工作是应当的，取得成绩也是上司领导的好，不凌驾于上司之上,54,与上司相处之道（三）,了解上司的类型与特性 1、喜欢独断专行，不相信部属 2、见机行事，变化多端 3、总爱指责别人，不严以律己 4、爱管小事、闲事，唠叨不停 5、无主见，摇摆不定 6、草率粗心，大事小事不过问 7、脾气暴躁，爱发牢骚,55,现代企业秘书课程结束,由衷感谢全体人员,