采购与验收作业流程说明会.ppt

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1、採購與驗收作業流程說明會,辦理單位: 總務處採購組 主 持 人: 沈全榮組長 主 講 者: 柯碧峰組員 日 期: 94年1月26日 時 間: 上午9:0012:00,採購作業流程說明會,克盡我們的本分 放下心中的不安,本校的採購作業,共同供應契約請購作業流程 請購作業流程 驗收核銷作業流程,共同供應契約採購項目,依據中央機關共同供應契約集中採購實施要點 行政院九十二年五月二十八日 院臺工字第九二二五四五二號函核定修正 指定訂約機關(中信局股份有限公司)及採購項目: 一、公務用機車、公務車輛及公務車輛租賃。 二、各項事務設備，如辦公桌、辦公椅、傳真機、影印機、投影機、 冷氣機（窗型及分離式）、電

2、視機、電冰箱、飲水機、辦公室公 文櫃、屏風及影印機租賃（含二手影印機）、省水器材等。 三、共通性之電腦設備用品，包括個人電腦、筆記型電腦、印表機、 電腦周邊設備及耗材、電腦軟體等。 四、公務機關（國防部除外）及學校之油料。 五、保險、清潔、保全、印刷服務、機關內部中英文雙語標示等。 依據本校大宗消耗物品統一採購實施要點所訂的物品(影印紙、 磁碟片、影印機印表機墨水匣及碳粉)改由共同供應契約採購,共同供應契約請購作業流程,由共同供應契約系統http:/sucon1.pcc.gov.tw/登錄進行採購作業 即日起將實施電子支付作業 應注意事項如下: 請購人或經辦人要記得完成請購作業程序(交貨完成及

3、驗收完成之點選及填上資料)印出驗收紀錄表用印確認並附於請購單送出核銷 付款方式點選電子支付 核銷時請購人或經辦人要蓋上電子支付印章於黏貼憑證指定位置上,請購作業流程的輪廓,廠 商,請購人,請購單位 經辦人(製 作請購單),1.詢價,2.報價單,3.請購申請,4. 陳核,10萬元 以上,總務處各 業務單位 經辦 (營繕組 事務組 採購組),是,否,單位主管,5.用印,總務長,會計室,校 長,驗收作業流程的輪廓,廠 商,請購人,請購單位 經辦人(製 作財產卡),1.通知交貨,2.交貨,3.測試完成,5. 審核文件(發票.用 印.文件資料),10萬元 以上,協驗:總務處各 業務單位 會驗:保管組 監

4、驗:會計室及 秘書室 *共同供應契約案 各請購單位 為協驗單位,是,否,單位主管,總務長,會計室,校 長,4.詳填驗收紀錄表文件,保管組,6.驗收完成,辦理採購作業的思維,採購的額度- 金額? 採購的歸屬- 招標案?承辦單位? 採購的表格文件 -使用時機? 採購的流程 - 陳核作業? 採購應備的文件- 估價單?簽?規格明細表? 採購作業的問題-向誰詢問?,不得分批採購,逃避招標,採購額度分類,本校採購辦法第四條規定 共同供應契約項目的採購(不計金額由各單位自行辦理),本校採購辦法第三條規定 限額內的採購 10萬元以下的採購(各單位自行辦理) 1500萬元以下的書刊資料採購(圖書館辦理) 10萬

5、元以下書刊資料國外採購(另依規定辦理:簽陳) 限額外的採購 由總務處(各業務組:事務,營繕,採購)負責經辦,採購的歸屬- 招標案?承辦單位?,採購組承辦:1.儀器財物設備 2.財物設備的維修.租賃勞務 營繕組承辦:1.工程營繕,通訊 2.水電及冷氣機購置 事務組承辦:1.清潔外包勞務 2.保險 各單位承辦:10萬元以下的採購,採購的表格文件 -使用時機?,請購單及黏貼憑證請購陳核及核銷 一般經費支出憑證-分批付款 分批付款表-分批付款 經費分攤表-有多種不同經費購置同一設備 本校驗收記錄表 招標案件 共同供應契約驗收記錄表用於集中採購設備 電子支付-於黏貼憑證核銷金額欄加註字樣 機具設備規格明

6、細表-設備招標採購 維護租賃項目明細表-勞務招標採購,請購單及黏貼憑證,採購組用印處,系所經辦簽章,分批付款,一般支出經費憑證,採購用品名稱,案號及第 次付款,用途說明欄位,分批付款表-分批付款,主管及請購人用印,1.有分批付款的案件時使用 2.當完成交貨要核銷時,使用”一般支出憑證”填妥請購案號及第n次付款後印出 3.分幾次付款就先影印好幾次的”驗收紀錄表及分批付款表”備用 4.於最後一次核銷時再把原案一起送出结案,經費分攤表,1.發票僅一張而有2筆以上經費時要檢附分攤表 2.發票正本置於主經費內其餘經費用影本即可 3.用途別科目名稱:填入全部購置設備的經費別及其分攤金額 4.填妥資料後影印

7、分攤筆數的數量後經辦人用印後送主管簽章 5.將分攤表分別黏貼於憑證上並就相關的經費於計畫名稱前打 “v” 註明,請購單位要蓋章,本校驗收記錄表,申請驗收時應填寫清楚的部分,分批付款時影印N份,付款時送採購組,第n次付款 ,付款金額:,共同供應契約驗收記錄表,使用時機: 1. 10萬元以下者,要核銷時填上相關人員姓名後送出核銷 主驗人員:單位主管 協驗人員:設備請購人 廠商代表:廠商代表姓名 紀錄:經辦人或登錄人員 2. 10萬元以上時,核銷時要先通知保管組安排驗收 主驗人員:單位主管 協驗人員:設備請購人 廠商代表:廠商代表姓名 會驗人員:保管組 監驗人員:會計室及秘書室 紀錄:經辦人或登錄人

8、員,共同供應契約-電子支付,機具設備規格明細表-設備招標採購,由學校申請免稅進口,一定要填妥資料與用印簽章,維護租賃項目明細表-勞務招標採購,採購應備文件- 估價單?簽?規格明細表?,限額內的採購 (1萬元以下)- 1.請購單黏貼憑證 2.發票或收據 (1萬元以上10萬元以下)- 1.請購單黏貼憑證 2.1張估價單 共同供應契約採購(不計金額)- 1.請購單黏貼憑證 2.上網登錄後的訂購單 限額外的採購 10萬元以上的設備招標採購- 1.請購單黏貼憑證 2.1張估價單 3.機具 設備規格明細表 10萬元以上的勞務維護租賃招標採購- 1.請購單黏貼憑證 2.1張估價單 3.維護 租賃項目表 4.

9、勞務契約條款 直接外購議價案-1.簽准文件 2.國外廠商報價單(註明付款方式交貨 期限) 3.請購單黏貼憑證 4.機具設備規格明細表,採購的流程 1(一般性),限額內的採購 (1萬元以下)-1.取得主管同意採購後 2.通知廠商送貨 3.交貨 驗收合格 4.製作請購單黏貼憑證 5.貼上發票或收據 6.屬 財產設備時附上財產卡 7.用印後核銷(免估價單) (1萬元以上未達10萬元)- 1.取得1家廠商估價單 2.製作請購 單黏貼憑證 3.陳核經校長核准後 4.再通知廠商送貨 5.交貨 驗收合格6.貼上發票或收據 7.屬財產設備時附上財產卡 8.用印後核銷(1張估價單) 共同供應契約採購(不計金額)

10、-1.上網(http:/sucon.pcc.gov.tw/)登錄(登錄帳 號可到採購組網頁集中採購項下查閱)訂購項目後印出訂購單 2.製作 請購單黏貼憑證 3.依採購金額不同分別經主管核准後 4.送各單 位負責電子下訂負責人處下訂 5.待廠商送貨交貨驗收合格後6.須 先上網找出該筆訂單先做已簽收已驗收登錄後印出驗收記錄表給廠商 簽章7.貼上發票或收據 8.屬財產設備時附上財產卡 9.採購金額 超過10萬元者請購單位經辦人須通知保管組會驗會計室秘書室監驗 10.用印後核銷 (訂購單及驗收記錄表),採購的流程2(招標案件),限額外的採購(招標案件) 招標前的作業流程: 1.請購單位檢附請購單,廠商

11、估價單及設備規格明細表(勞務維修租賃項目 明細表) 送採購組經辦 送校長核示(校長核准後的請購單送回請 購單位) 2.請購單位將核准後的招標請購案加上便條通知本組辦理招標 3.本組接獲案件後進行開標作業資料處理並依案件先後順序排訂開標日 4.本組上網公告招標資料並發文通知請購單位請購人開標日期 開標前的作業流程: 1.請購人接獲開標通知單後,應將當日時段空下以便審查設備規格 2.請購人因公未能出席者應填寫委任書由代理人攜帶委任書代為審查規格資料 3.投標截止後未達三家投標時,本組會事先通知請購人簽請改以比議價方式辦理,若 不簽 則將於開標日宣布流標,退回請購單位酌處或重新再公告 開標時的作業流

12、程: 1.請購人或代理人於排訂開標時間前到開標場所,審查廠商提出的產品規格 2.規格符合及資格符合時本組將進行開價格標 3.決標後部分文件由請購人或代理人簽章後即完成招標程序,採購的流程3(議價案件),限額外的採購(議價案件) 議價前的作業流程: 1.依採購法規定得採限制性招標辦理的採購案簽准文件(到本組網頁參考簽陳範例) 2.請購單位檢附經校長核准可以以議價方式辦理的文件,請購單,廠商估價單及設備 規格明細表(勞務維修租賃項目明細表)用印後 送採購組經辦審查 送校長核 示(校長核准後的請購單) 送回請購單位 3.請購單位將核准後的議價請購案加上便條通知本組辦理議價手續 4.本組接獲案件後進行

13、議價作業資料處理並依案件先後順序排訂議價日 5.本組發出開標通知給請購單位請購人 議價前的作業流程: 1.請購人接獲議價通知單後,應將當日時段空下以便審查設備規格 2.請購人因公未能出席者應填寫委任書由代理人攜帶委任書代為審查 議價時的作業流程: 1.請購人或代理人於排訂議價時間前到開標場所,審查廠商提出的產品規格 2.規格符合及資格符合時本組將進行議價 3.決標後部分文件由請購人或代理人簽章後即完成議價程序,採購的流程3(直接外購議價案件),限額外的採購(直接外購議價案件) 議價前的作業流程: 1.依採購法規定得採限制性招標辦理的採購案簽准文件(到本組網頁參考 簽陳範例) 2.請購單位檢附經

14、校長核准可以以議價方式辦理的文件,請購單,國外廠商 報價單(註明付款方式交貨期限)(最好採用信用狀)及設備規格明細表(勞 務維修租賃項目明細表)用印後 送採購組經辦審查 送校長核示(校長 核准後的請購單) 送回請購單位 3.請購單位將核准後的議價請購案加上便條通知本組辦理議價手續 4.本組接獲案件後進行議價作業資料處理並依案件先後順序排訂議價日 5.本組發出開標通知給請購單位請購人 議價前的作業流程: 1.請購人接獲議價通知單後,應將當日時段空下以便審查設備規格 2.請購人因公未能出席者應填寫委任書由代理人攜帶委任書代為審查 議價時的作業流程: 1.請購人或代理人於排訂議價時間到開標場所就部分

15、文件由請購人或代理人簽章後即完成議價程序 2.如廠商要先收款再寄貨,請購單位要自己承擔風險,採購作業的問題-向誰詢問?,本組網頁參考相關項目範例說明 各單位採購承辦人員 總務處各業務組承辦人員,一般常見的問題,共同供應契約指定項目可不可以不向中信局購買:,-依共同供應契約實施辦法第六條規定:應利用該契約辦理採 購但第二項規定如有正當理由者,得不利用該契約,並將情形 通知訂約機關,共同供應契約採購登錄作業未完成,-未完成登錄驗收作業,往後電子支付時會找不到檔案,到時候 會影響核銷作業流程,驗收紀錄表登錄資料作業未完全,設備規格表資料未完全,市面上賣的價格比共同供應契約項目便宜(相同品牌型號規格),可不可以自己購買,-答案在上面,結語,感謝各位同仁的參加 希望藉由各位同仁的幫助 讓採購案件的作業處理流程,千頭萬緒在於一念之間,順暢無礙,