《麦肯锡金字塔写作原理》.ppt

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1、INTRODUCTION TO PYRAMID PRINCIPLE 金 字 塔 式 写 作 原 则 简 介,麦 肯 锡 公 司 项 目 小 组 培 训 材 料 实践中的体会,此 报 告 仅 供 客 户 内 部 使 用 。 未 经 麦 肯 锡 公 司 的 书 面 许 可 ， 其 它 任 何 机 构 不 得 擅 自 传 阅 、 引 用 或 复 制 。,1,为什么学习这门课程,如何高效地进行 沟通,提高沟通的效能： 沟通是为了解决问题，要有明确和有价值的思想,提高沟通的效率： 沟通要让对方准确快速地理解你的意思，掌握关键点,2,Writing Backwards - The Pyramid从 结 论

2、 说 起 The Governing Thought (TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps, No Overlaps (MECE)不 遗 漏 、 不 重 叠 ( 不 多 不 少),AGENDA 课 程,3,EVOLUTION OF STRATEGIC WRITING策 略 性 写 作 方 式 的 演 变,Writing sentences造 句,Writing stories写 故 事,Writing backwards从 后 面 ( 结 论 ) 写 起,I,II,III,4,雪 莉 吾

3、友 ： 我 俩 是 多 年 老 朋 友 了 ， 共 渡 过 许 多 好 时 光 但 一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话 上 两 星 期 你 又 没 来 参 加 我 办 的 宴 会 后 来 ,5,雪 莉 吾 友 ： 我 恨 你 ！ 因 为 ,6,Dear Shirley . . .雪 莉 吾 友 ,I hate you我 恨 你,Reason #1 第 一 个 理 由,Reason #2第 二 个 理 由,Reason #3第 三 个 理 由,WRITING BACKWARDS (PYRAMID PRINCIPLE)从 结 论 说 起 (金 字 塔 写 作 原 则 ),7,S

4、OLVING THE PROBLEM解 决 问 题,Facts事 实,Analyses分 析,Conclusions结 论,Recommen- dations 建 议 方 案,COMMUNICATING THE SOLUTION沟 通 解 决 问 题 的 办 法,Recommendations建 议 方 案,Actions/steps/reasons行 动 / 步 骤 / 理 由,Facts/ analyses事 实 / 分 析,What should be done?该 做 什 麽 ？,How or why should it be done?为 什 麽 该 做 这 些 ？ 如 何 做 ？,

5、How do you know the recommendations are sound?怎 麽 知 道 这 建 议 方 案 是 完 善 的 ？,8,DEVELOPING A STRUCTURE FOR WRITING BACKWARDS如 何 建 构 从 结 论 说 起 的 作 品,Governing thought中 心 思 想,Key line support支 撑 思 想 的 主 要 理 由,Support支 撑 理 由,Support支 撑 理 由,9,AGENDA 课 程,Writing Backwards -The Pyramid从 结 论 说 起 The Governing

6、Thought (TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps, No Overlaps (MECE)不 遗 漏 、 不 重 叠 ( 不 多 不 少),10,IF YOU WERE TO BOIL YOUR BOOK DOWN TO A FEW WORDS, WHAT WOULD BE ITS MESSAGE? 您 能 用 一 句 话 介 绍 您 的 这 本 大 作 吗 ？ ,11,GOVERNING THOUGHT中 心 思 想 的 要 诀,T O P S,Targeted to our audi

7、ence瞄 准 观 众,Over- arching周 延 完 整,Powerful掷 地 有 声,Supportable言 之 有 据,12,GOVERNING THOUGHT - IS IT TOPS?检 验 中 心 思 想 是 否 合 乎 标 准 ？,The company has potential in the A, B, and C market segments 本 公 司 在 甲 、 乙 、 丙 三 个 市 场 具 备 发 展 潜 力,The company should enter emerging market segments aggressively to preempt

8、 competition 本 公 司 应 积 极 打 入 新 兴 起 的 市 场 区 隔 之 中 ， 以 及 早 占 有 优 势 竞 争 地 位,13,AGENDA 课 程,Writing Backwards - The Pyramid从 结 论 说 起 The Governing Thought (TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps, No Overlaps (MECE)不 遗 漏 、 不 重 叠 ( 不 多 不 少),14,Governing thought中 心 思 想,Key li

9、ne support主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,ARGUMENT论 证 式,GROUPING组 合 式,15,ARGUMENT STRUCTURE (DEDUCTIVE REASONING)逻 辑 论 证 式 架 构(演 绎 推 论 ),Key line support主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Non- controversial statement about situation以 无 可 争 议 的 说 法 来 陈 述 情 况,Comment on situation对 情 况 的 评 论,Implication

10、 of situation and comment (therefore point)情 况 所 代 表 的 涵 义 及 评 论 ( 因 此 ),16,LOGICAL ARGUMENT - EXAMPLE 逻 辑 论 证 举 例,To improve sales, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20 贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 对 象 明 确 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产

11、 品 的 销 售,As you suspected, some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo抯 new system LX 20 正 如 你 所 料 想 的 ， 生 产 过 程 的 瑕 疵 影 响 了 新 产 品 LX20 的 销 售,However, major cause of disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort 然 而 ， 真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 则 在 于 贵 公 司 市 场 营 销 的 重 点 不 集 中,There

12、fore, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan 因 此 ， 贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 并 开 始 实 行,17,SOME ARGUMENT PATTERNS部 分 逻 辑 论 证 模 式,Success requires X需 有 X 才 能 成 功,Success requires X需 要 X 才 能 成 功,You are pursuing X你 正 朝 X 发 展,You th

13、ought X was a problem你 认 为 X 是 问 题,Performance is not as expected绩 效 不 如 预 期,You are not equipped to do X你 无 法 作 到,You are not focusing on X你 的 重 心 不 在 X,Y would be better但 Y 比 较 有 利,Further investigation shows it Y但 调 查 显 示 Y 才 是 问 题,Underlying cause is X问 题 出 在 X,Therefore, develop capability for

14、X因 此 ， 建 立 作 X 的 能 力,Therefore, shift focus to X因 此 ， 转 移 重 心 到 X,Therefore, change direction to Y因 此 ， 转 向 Y 前 进,Therefore, shift focus to Y因 此 ， 转 移 重 心 到 Y,Therefore, take steps to fix X因 此 ， 设 法 解 决 X,18,PROS AND CONS OF ARGUMENTS逻 辑 论 证 的 利 弊,Key line主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Noncontrove

15、rsial statement about situation 以 无 可 争 议 的 说 法 来 陈 述 情 况,Comment on situation 对 情 况 的 评 论 意 见,Implication of situation and comment (therefore point)情 况 所 代 表 的 涵 义 及 评 论 ( 因 此 ),Pros利 Cons弊,Demonstrates that no other avenue will work证 明 内 容 的 必 然 走 向 (没 有 第 二 条 路 可 走 ) Can be particularly effective

16、 with resistant audiences对 有 拒 绝 心 理 的 听 众 尤 为 有 效 If audience disagrees with situation or comment, argument will fail to persuade如 听 众 对 情 况 或 意 见 有 异 议 ， 该 论 证 即 失 去 了 说 服 力 Requires audience to remember much information before getting to so what听 众 在 听 到 最 后 的 所 以 结 论 时 ， 先 要 记 忆 大 量 信 息,19,AGEND

17、A 课 程,Writing Backwards - The Pyramid从 结 论 说 起 The Governing Thought (TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps, No Overlaps (MECE)不 遗 漏 、 不 重 叠 ( 不 多 不 少),20,GROUPING STRUCTURE (INDUCTIVE REASONING)逻 辑 组 合 式 架 构 (归 纳 结 论 ),Key line主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Same k

18、ind of idea: 同 类 想 法,Reasons Examples Actions,原 因 例 子 行 动,21,LOGICAL GROUPING - EXAMPLE 逻 辑 组 合 举 例,To improve sales, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20 贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 对 象 明 确 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售,Explic

19、itly identify high-priority segments and their needs 确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求,Develop tailored promotions and sales aids 发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具,Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines 建 立 合 宜 的 客 户 联 系 及 追 踪 制 度,22,IS THIS A GOOD GROUPING? - 1这 是 个 好 的 逻 辑

20、 组 合 吗 ？ - 1,The division should take several steps to improve profitability该 部 门 应 采 取 多 种 措 施 ， 改 善 盈 利,Shift strategic focus 改 变 战 略 性 焦 点,Reexamine salesforce incentives 重 新 检 讨 销 售 队 伍 的 原 动 力,The improvement program has important implications for the organization改 善 计 划 对 公 司 而 言 有 很 重 大 的 意 义

21、,23,IS THIS A GOOD GROUPING? - 2 这 是 个 好 的 逻 辑 组 合 吗 ？ - 2,Planning for the future为 未 来 筹 划,Implementing the proposed planning system will be costly and time-consuming推 行 建 议 的 计 划 系 统花 费 会 很 高 ， 而 且 很 费 时,It is not clear that the new system will correct the major weaknesses of the existing system新

22、系 统 是 否 可 纠 正 现 有 系 统 的 主 要 弱 点 还 是 未 知 之 数,Importance of good planning好 好 作 出 规 划 的 重 要 性,24,IS THIS A GOOD GROUPING? - 3 这 是 个 好 的 逻 辑 组 合 吗 ？ - 3,Accounting system needs to be modified 会 计 系 统 需 作 修 改,Retail stores have not suffered major profit decline 零 售 商 店 的 利 润 并 未 大 幅 下 降,Variations in pro

23、duct line profitability by region not well understood 并 没 有 真 正 理 解 各 区 不 同 产 品 系 列 的 利 润 差 别,Southern Region only moderately more profitable 南 区 只 取 得 稍 高 的 利 润,Present store P&L leads to wrong decisions at store level 商 店 根 据 现 有 的 盈 亏 情 况 错 误 地 作 出 决 定,25,PROS AND CONS OF GROUPINGS逻 辑 组 合 的 利 弊,K

24、ey line主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Pros 利 Cons弊,Major points easy to remember便 于 记 住 要 点 Very effective for action-oriented audiences对 注 重 具 体 措 施 的 听 众 极 为 有 效 If one point rejected, remaining points may still persuade一 点 被 否 定 ， 其 余 各 点 仍 具 说 服 力 Could be too forceful for some audiences对 一 些

25、听 众 可 能 有 勉 强 之 嫌,26,As you suspected, some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo抯 new system LX 20 正 如 你 所 料 想 的 ， 生 产 过 程 的 瑕 疵 对 新 产 品 LX20 的 销 售 造 成 损 害,However, major cause of disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort 然 而 ， 真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 则 在 於 贵 公 司 市 场 营 销 的

26、 重 点 不 集 中,Therefore, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan 因 此 ， 贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 并 开 始 实 行,Explicitly identify high-priority segments and their needs 确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求,Develop tailored promotions and sa

27、les aids 发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具,Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines 建 立 合 宜 的 客 户 联 系 及 追 踪 制 度,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20 贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善 LX

28、20 产 品 的 销 售,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20 贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售,ARGUMENT 论 证 式,GROUPING 组 合 式,Need for action 需 要 行 动 的 理 由,vs. 相 对 于,Actions 行 动 的 内 容,27,AGENDA 课 程,Writing B

29、ackwards ?The Pyramid从 结 论 说 起 The Governing Thought (TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps, No Overlaps (MECE)不 遗 漏 、 不 重 叠 ( 不 多 不 少),28,Mutually Exclusive/Collectively Exhaustive (No overlaps) (No gaps) 相 互 之 间 具 有 排 他 性 / 整 体 而 言 毫 无 遗 漏,M E C E,不 多 不 少,(不 重 叠 ),

30、(不 遗 漏),29,IS IT MECE? - 1 这 是 否 不 多 不 少 ？ - 1,We should sell our house 我 们 应 把 房 子 出 售 We need more room 我 们 需 要 更 大 的 地 方 The house is old, and needs expensive basic repairs 房 子 已 很 旧 ， 需 进 行 花 费 很 高 的 基 本 维 修 The kitchen is too small 厨 房 太 小 The furnace is broken 炉 子 坏 了 There is too much traffic

31、 on our street 我 们 这 条 街 交 通 太 繁 忙 了,30,IS IT MECE? - 2 这 是 否 不 多 不 少 ？ - 2,Entry barriers are low 进 入 市 场 的 障 碍 很 少 Minimal start-up costs 开 业 的 成 本 很 低 No regulatory restrictions 没 有 法 规 上 的 限 制 Little need for proprietary technology or expertise 不 太 需 要 专 有 的 科 技 或 专 业 知 识 Qualified personnel rea

32、dily available 已 有 符 合 条 件 的 人 员,31,IS IT MECE? - 3 这 是 否 不 多 不 少 ？ - 3,The company should adopt an invest/grow strategy in this business 对 此 项 业 务 ， 公 司 应 采 投 资 / 增 长 战 略 The market is favorable 该 市 场 看 好 The business is strong 业 务 茁 壮 Financial and market performance has been excellent 财 务 方 面 和 市

33、 场 的 绩 效 一 直 都 非 常 好 The sales and financial outlook appears good 销 售 和 财 政 方 面 的 前 景 看 来 很 好 Innovative marketing strategies have proved successful 有 创 意 的 市 场 营 销 战 略 证 明 是 成 功 的,32,BUILDING OUR PYRAMID 建 立 我 们 的 金 字 塔,What is our main message (governing thought)? Is it TOPS? 我 们 主 要 传 达 的 信 息 ( 中

34、 心 思 想 ) 是 什 麽 ？ 是 否 合 乎 TOPS 的 标 准 ？ Should we use an argument or a grouping? 应 采 用 论 证 式 还 是 组 合 式 ？ Does our final structure pass the relevant logic test? 最 后 的 架 构 是 否 通 过 有 关 的 逻 辑 测 试 呢 ？ For groupings, are the points logically the same (e.g., all steps, all problems, all benefits) and in the

35、logical order? 如 采 用 逻 辑 组 合 方 式 ， 各 要 点 在 逻 辑 上 是 否 相 同 ( 如 ： 都 是 步 骤 、 问 题 或 利 益 ？ ) 并 按 照 逻 辑 顺 序 排 列 ？ For arguments, does the second point comment on the first point in a way that leads to the third point and only the third point? 如 采 用 逻 辑 论 证 方 式 ， 第 二 点 是 否 是 针 对 第 一 点 的 评 论 意 见 ， 并 一 定 会 引

36、申 到 第 三 点 而 不 致 引 申 到 其 他 地 方 ？ Do both arguments and groupings support their summary in a MECE way? 用 论 证 式 或 组 合 式 的 论 点 是 否 可 不 多 不 少 地 支 持 结 论 呢 ？ Mutually exclusive (ME): Is each point used only once and in the best place? 相 互 之 间 具 有 排 他 性 ： 每 一 个 论 点 是 否 只 用 一 次 并 用 在 最 适 当 的 位 置 ？ Collective

37、ly exhaustive (CE): Do we have all the points we need to support or defend the summary idea? 整 体 而 言 毫 无 遗 漏 ： 我 们 是 否 提 出 了 支 持 或 辩 护 结 论 中 心 思 想 所 需 的 全 部 论 点 呢 ？,33,GROUPING AND SUMMARIZING 组 合 和 总 结,1.Fix hole in roof 修 理 车 顶 的 破 洞 2.Get new floormats 买 新 的 车 内 地 毯 3.Write newspaper ad 写 报 纸 广 告

38、 稿 4.Get new overhead light 买 新 的 顶 灯 5.Fix the dents 修 理 车 身 凹 陷 处 6.Get rust spots painted over 把 锈 斑 喷 漆 7.Make sign for rear window 写 後 窗 售 车 广 告 8.Write announcement for bulletin board 写 公 告 板 的 售 车 海 报 9.Vacuum interior 将 车 内 吸 尘,What do I need to do to sell my old car?卖 旧 车 前 的 准 备,34,UNSCRAM

39、BLE THE FOLLOWING整 理 以 下 各 句,1. Kewpie has introduced a better-tasting sauce at a cheaper priceKewpie 新 推 出 价 格 较 低 、 口 味 较 好 的 酱 汁 2.Ragu changed its sauce recipe and customers don抰 like itRagu 改 变 其 酱 汁 配 方 但 客 户 不 喜 欢 3.The US pasta boom is over美 国 的 面 食 风 潮 已 过 4.Competitors?products are gaining

40、 favor竞 争 对 手 们 的 产 品 较 受 客 户 喜 爱 5.Trendsetters now prefer wild rice to spaghetti新 的 流 行 趋 势 是 吃 米 食 而 非 面 食 6.Heinz has successfully launched an innovative new Italian Prima sauceHeinz 成 功 地 推 出 一 项 创 新 的 意 大 利 第 一 面 酱 汁 7.Ragu added more spices to the sauceRagu 在 酱 汁 中 加 重 香 料 份 量 8.Spaghetti is

41、once again perceived as a low-budget, starchy, and unexciting food 意 大 利 肉 酱 面 再 度 被 视 为 廉 价 、 呆 板 而 无 趣 的 食 物 9.Hunt抯 has increased its market share with its premium-quality Donello lineHunt抯 以 高 品 质 的 Donello 系 列 产 品 而 占 有 更 大 的 市 场 份 额 10.Ragu reduced the amount of meat in the sauceRagu 在 酱 汁 中 减

42、 少 肉 的 份 量 11.US sales of Ragu spaghetti are declining as a result of adverse product development and environmental trendsRagu 意 大 利 面 在 美 国 的 销 售 下 跌 ， 主 要 因 为 其 反 潮 流 而 行 的 产 品 开 发 作 法 及 市 场 环 境 趋 势 的 影 响,35,SOLUTION 解 答,36,GROUPING AND SUMMARIZING -SOLUTION组 合 和 总 结 解 决 方 案,1.Fix hole in roof修 理

43、车 顶 的 破 洞 2.Get new floormats买 新 的 车 内 地 毯 3.Write newspaper ad写 报 纸 广 告 稿 4.Get new overhead light买 新 的 顶 灯 5.Fix the dents修 理 车 身 凹 陷 处 6.Get rust spots painted over把 锈 斑 喷 漆 7.Make sign for rear window写 後 窗 售 车 广 告 8.Write announcement for bulletin board写 公 告 板 的 售 车 海 报 9.Vacuum interior将 车 内 吸

44、尘,Get bodywork done (at bodyshop) ( 在 车 体 修 理 工 场 ) 修 理 车 体,Spruce up interior (at gas station) ( 在 汽 油 站 ) 把 车 内 部 打 理 乾 净,Prepare advertisements (at home) ( 在 家 里 ) 准 备 广 告,37,GROUPING AND SUMMARIZING - PYRAMID组 合 和 总 结 金 字 塔 式,Prepare to sell the car 准 备 出 售 汽 车,Fix hole in roof 修 理 车 顶 的 破 洞,Fix

45、 dents 修 理 车 身 凹 陷 处,Repaint rust spots 重 新 喷 漆 遮 盖 锈 斑,Get floor- mats 买 新 的 车 内 地 毯,Get light 买 新 的 灯,Vacuum 吸 尘,Write news-paper ad 写 报 纸 广 告 稿,Make sign 写 售 车 广 告,Write announce- ment 写 公 告,Get bodywork done车 体 修 理,Spruce up interior车 内 部 打 理 乾 净,Prepare advertisements准 备 广 告,38,RAGU SOLUTION RA

46、GU 的 解 决 方 案,US sales of Ragu spaghetti sauce are declining as a result of adverse product development and environmental trends Ragu 意 大 利 面 在 美 国 的 销 售 下 跌 ， 主 要 因 为 其 反 潮 流 而 行 的 产 品 开 发 作 法 及 市 场 环 境 趋 势 的 影 响 (11),Ragu changed its sauce recipe and customers don抰 like it Ragu 改 变 其 酱 汁 配 方 但 客 户

47、不 喜 欢 (2),Competitors?products are gaining favor 竞 争 对 手 们 的 产 品 较 受 客 户 喜 爱 (4),US pasta boom is over 美 国 的 面 食 风 潮 已 过 (3),Ragu added more spices to the sauce Ragu 在 酱 汁 中 加 重 香 料 份 量 (3),Ragu reduced the amount of meat in the sauce Ragu 在 酱 汁 中 减 少 肉 的 份 量 (10),Heinz has successfully launched an

48、innovative new Italian Prima sauce Heinz 成 功 地 推 出 一 项 创 新 的 意 大 利 第 一 面 酱 汁 (6),Trendsetters now prefer wild rice to spaghetti 新 的 流 行 趋 势 是 吃 米 食 而 非 面 食 (5),Spaghetti is once again perceived as a low-budget, starchy, and unexciting food 意 大 利 肉 酱 面 再 度 被 视 为 廉 价 、 呆 板 而 无 趣 的 食 物 (8),Hunt抯 has in

49、creased its market share with premium-quality Donello sauce Hunt抯 以 高 品 质 的 Donello 系 列 产 品 而 占 有 更 大 的 市 场 份 额 (9),Kewpie has introduced a better-tasting sauce at a cheaper price Kewpie 新 推 出 价 格 较 低 、 口 味 较 好 的 酱 汁 (1),39,金字塔写作原则之实践交流,40,主要内容,温故“金字塔写作原则” 实践交流我的体会,41,报告本身不是目的，成功沟通才是报告的写作目的,个人体会,从前面说起，是逻辑推理/思考过程；从结论说起，是“汇报成绩”的最佳方式,要假设听你汇报的上司总是“不耐烦”的,最好强迫自己至少要在两个层面（总的结论，主要支撑理由）上