某某集团账款管理制度.docx

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1、某某石油发展集团账款管理制度（建议稿）某某管理咨询公司二零零二年七月目 录第一章 业务员收款守则1第二章 应收账款及应收票据管理办法5第三章 问题账款管理办法7第四章 呆账管理办法10第五章 会计员账款回收考核办法11附件：应收账款管理表格13第一章 业务员收款守则（一）账单分发第一条 财务部账款管理人员依业务员类别整理账单，定期汇集编制账单清表一式三份，将账单清表二份连同账单交业务人员签收。第二条 业务人员收到账单清表时，一份自行留存，另一份应尽速签还财务部账款管理人员，如发现有不属本身的账单，应立即返回。第三条 客户要求寄存账单时，应填写“寄存账单证明单”一份，详列笔数金额等交由客户签认，

2、收款时才交还予客户。如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时，由业务人员负责赔偿。第四条 业务人员收到账单后，于访问时如未能立即收款，则应取得客户于账单上的签认，若未能取得客户的签认，则应尽速于发货或业务发生日起个月内，执凭收款。逾期不办以致无法收取货款时，追究业务人员责任。（二）收款处理程序第五条 业务人员于每日收到款项后，应于当日填写收款日报表，一式四份一份自留，三份交财务部出纳人员。第六条 属于本地的直接将现金或支票连同收款日报表第一、第二、第三联亲自交出纳并取得签认。第七条 外埠地区的应将现金部分填写XX银行送款单或邮政划拨储金通知单，存入附近XX银行分行或邮局。次日上午将支票，XX银行

3、送款单存根或邮政划拨单存根，用回形针别于收款日报表第一、第二、第三联，以挂号寄交财务部出纳人员。业务人员应将挂号收执贴于自存的收款日报表左下角备查。（三）收款记录的填写第一栏：客户号码。第二栏：客户名称。第三栏：填发票附单号码，若系自己先行开发票且尚未打出发票附单而已经收款者，请填写发票号码，若系收回退票款项时，请填写“退票通知书”的编号。 账单开立日期； 销货金额。第四栏：收款金额； 所收现金金额； 票据； 所收票据金额； 所收票据的兑现日期；所收票据兑付机关名称地点；支票上的银行账号。（四）收款收票期规定第八条 依客户的区别规定如下： 1直接客户。以货到收款（或业务发生）为条件者，由送货员

4、（业务员）收取现金。签收的客户，则为销货日起日内（业务发生后日内）的支票或现金； 2一般客户。自销货日期起日内（业务发生后日内）的票期。（五）收取票据须知第九条 法定支票记载的金额、发票人图章、发票年月日、付款地，均应齐全，大写金额绝对不可更改，否则盖章仍属无效，其他有更改之处，务必加盖负责人印章。第十条 支票的抬头清写上“XX公司”全称。第十一条 跨年度时，日期易生笔误，应特别注意。第十二条 字迹模糊不清时，应予退回重新开立。第十三条 收取客票时，应请客户背书，并且写上“背书人XX公司”，千万不可代客户签名背书。第十四条 “禁止背书转让”字样的客票，一律不予收取。第十五条 收取客户客票大于应

5、收账款时，不应以现金或其他客户的款项找钱，应依下列方式处理。 1支票到期后，由单位以现金找还。 2. 另行订购抵账，或抵交未付账款中的一部分。（六）退票的处理第十六条 “退票通知书”由财务部填发，业务人员收到后应先行核对并于3日内将回执联填妥交回财务部。第十七条 业务人员收到退票通知书后应于15日内前往洽收，并将结果填写“退票洽收报告”交回财务部，否则若发生问题，概由业务人员负责，如因未能如期洽收，应先通知财务部并说明拟往洽收的日期，以确保时效，维护单位的权益。第十八条 退票洽收若系换票，新开的票期不得超过退票通知书填发日期天。（七）问题客户的处理第十九条 业务人员于访问客户或退票洽收时，如发

6、现客户有异常现象时，应填写“问题客户报告单”，并建议应采取的措施，或视情况填写“坏账申请书”呈请批准，由财务部账款管理人员追踪处理。第二十条 业务人员因疏于访问，未能明了客户的情况变化，并填写“问题客户报告单”通知公司，致公司蒙受损失时，业务人员应承担相应责任。第二十一条 为掌握单位全体客户的信用状况及来往情况，业务人员对于所有的逾期应收账款，均应将未收款的理由，详细陈述于账龄分析表的备注栏上，以供单位参考，否则此类账款将来因故无法收回形成呆账时，业务人员应承担赔偿责任。（八）坏账的处理第二十二条 “坏账申请书”填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等，均应一填写清

7、楚，并将申请理由的事实，收回的可能性等，作简明扼要的叙述，经业务部门及经理批准后，连同账单或票据转交信用管理部门处理。（九）账单的移交及对账第二十三条 账单移交时，应填写“账款移交清表”一式四份，移交人、接收人及核对人均应签名以示负责，其中二份交财务部，接收人接交时，除核对账单金额外，并应注意是否经过客户签认，账单千万不可私下移交。第二十四条 财务部应随意对客户办理通讯或实地对账，以确定业务人员手中账单的真实性。第二十五条 财务部应定期个月一次核对业务人员手中的账单，或于特殊目的下不定期抽查业务人员手中账单。第二十六条 业务部主管及主任应随时核对业务人员手中的账单，并负督促收款工作及催收的责任

8、。（十）禁止事项第二十七条对账的结果，如发现有下列情况者，除限令业务人员于1周内予以补正外，并依集团的规定处分。 1收款不报或积压收款； 2退货不报或积压退货； 3转售不依规定或转售图利。（十一）业务员考核第二十八条业务员收款情况应与其业绩考核挂钩。第二章 应收账款及应收票据管理办法第一条 为确保集团权益，减少坏账损失，特制定本办法，以资遵行。第二条 各营业部门应详实办妥客户征信调查，并随时侦察客户信用的变化（可利用机会通过A客户调查B客户的信用情况）签注于征信调查表相关栏内。第三条 营业部门，最迟应于出货日（或业务发生日）起日内收款。如超过期限者，财务部就其未收款项详细列表，通知各营业部门主

9、管，转为呆账。嗣后收回票据时，再行冲回。第四条 营业部门所收票据，自销售日（业务发生日）起算，至票据兑现日止，以天为限。如超过期限者，财务部即依查得资料，就其超限部分的票据所编列明细表，通知营业部门加收利息费用，利息概以月息计算。第五条 赊销货品收受支票时，应注意下列事项：（一） 注意发票人有无权限签发支票； （二）非该商号或本人签发的支票，应要求交付支票人背书；（三）注意查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等等是否齐全；（四）注意所收支票账号号码愈少表示与该银行往来期愈长，信用较为可靠（可直接向银行查明或请财务部门协办）；（五）注意所收支票账户与银行往来的期间、金

10、额、退票记录情况（可直接向付款银行查明或请财务部门协办）；（六）支票上文字有无涂改、涂销或更改；（七）注意支票记载何处不能修改（如大写金额），可更改者是否于更改处加盖原印鉴；（八）注意支票上的文字记载（如禁止背书转让字样）；（九）注意支票是否已逾到期日1年（逾期1年失效），如有背书人，应注意支票提示日期，是否超过第六条的规定；（十）尽量利用机会通过A客户注意B客户支票（或客票）信用。第六条 本单位收受的支票提示付款期限，至迟应于到期日后日内予以处理。第七条 所收支票已缴交者，如退票或因客户存款不足，或其他因素，要求退回兑现或换票时，营业单位应填具票据撤回申请书，经部门主管签准后，送财务部办理，

11、营业部门取回原支票后，必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保品，或新开支票，始将原支票交付，但仍须依上列规定办理。第八条 应收账款发生折让时，应填具折让证明单，其折让部分，应设销货折让科目表示，不得直接从销货收入项下减除。第九条 财务部接到银行通知客户退票时，应即转告营业部门，营业部门对于退票，无法换回现金或新票时，应即寄发存证信函，通知发票人及背书人，并迅速拟定善策进行处理。第十条 营业部门对退票申诉案件送请财务部门或相关法律部门办理时，应提供下列资料：（一）发票人及背书人户籍所在地（先以电话告知财务部门）（二）发票人及背书人财产（土地应注明所有权人、地段、地号、面积、持分、设定抵押）

12、。建筑物（土地改良物）应注明所有权人、建号、建坪持分、设定抵押。其他财产应注明名称、存放地点、现值等；（三）其他投资事项 。第十一条 上述债权确定无法收回时，应专案列送财务部，并附税务机关认可的合法凭证（如法院裁定书 、当地派出所证明文件 、或邮政信函等）呈总经理核准后，方可冲销应收账款。第十二条 依法申诉而无法收回债权部分，应取得法院债权凭证，交财务部列册保管，倘事后发现债务人（利益偿还请求权，时效为15年内）有偿债能力时，应依上列有关规定申请法院执行。第十三条 本单位营业人员不依本办法的各项规定办理或有勾结行为，致使本单位权益蒙受损失者，依人事管理规则论处，情节重大者应移交法办。第十四条

13、本办法由集团公司财务总监负责制订、修改，经集团公司总经理批准后公布实施。第三章 问题账款管理办法第一条 为妥善处理“问题账款”，争取时效，维护本集团权益，特制定本办法。第二条 本办法所称的“问题账款”，系指本集团营业人员于销货（业务运作）过程中所发生被骗、被倒账、收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回等情况的案件。第三条 因销货（业务运作）而发生的应收账款，自发票开立之日起，逾个月尚未收回，亦未按集团规定办理销货退回者，视同“问题账款”。但情况特殊经财务总监特准者，不在此限。第四条 “问题账款”发生后，该单位应于日内，据实填妥“问题账款报告书”，并检附有关证据、资料等，依序呈请单位主管查证

14、并签注意见后，转请相关部门协助处理。第五条 前条报告书上的基本资料栏，由单位会计员填写，经过情况、处理意见及附件明细等栏，由营业人员填写 。第六条 相关部门（一般为法律事务部门）应于收到报告书后2日内，与经办人及单位主管协商，了解情况后拟订处理办法，呈请总经理批示，并即协助经办人处理。第七条 经指示后的报告书，相关部门应即复印一份通知财务部备案，如为尚未开立发票的“问题账款”，则应另复印一份通知财务部备案。第八条 经办人填写报告书，应注意：（一）务必亲自据实填写，不得遗漏；（二）发生原因栏如勾填“其他”时，应在括弧内简略注明原因；（三）经过情况栏应从与客户接洽时，依时间的先后，逐一写明至填报日

15、期止的所有经过情况。本栏空白若不够填写，可另加白纸填写；（四）处理意见栏乃供经办人自己拟具赔偿意见之用，如有需单位协助者，亦请在本栏内填明。第九条 报告书本依第八条规定填写者，相关部门应退回经办人，请其于收到原报告书天内重新填写提出 。第十条 “问题账款”发生后，经办人未依规定期限提出报告书，请求协助处理者，相关部门可不予受理。逾天仍未提出者，该“问题账款”应由经办人承担赔偿责任。第十一条 会计员未主动填写报告书的基本资料，或单位主管疏于督促经办人于规定期限内填妥并提出报告书，致经办人应承担赔偿责任时，该单位主管或会计员应连带受行政处分。第十二条 “问题账款”处理期间，经办人及其单位主管应与相

16、关部门充分合作，必要时相关部门可借阅有关单位的账册、资料，并应请求有关单位主管或人员配合查证，该单位主管或人员不得拒绝或借故推拖。第十三条 相关部门协助营业单位处理的“问题账款”，自该“问题账款”发生之日起天内，尚未能处理完毕，应报告总经理。第十四条 各业务员销售时，应负责收回全部货款，遇倒账或收回票据未能如期兑现时，经办人应负责赔偿售价或损失的（所售对象为私人时，经办人员应负赔偿售价或损失的）。但收回的票据，若非统一发票抬头客户正式背书，因而未能如期兑现或交货尚未收回货款，而不按集团规定作业，手续不全者其经办人应负责赔偿售价或损失。产品遗失时，经办人应负责赔偿底价（以上所称的售价如高于底价时

17、，以底价计算）。上述赔偿应于发生后即行签报，若经办人于事后追回产品或货款时，应悉数缴回公司，再由单位就其原先赔偿的金额依比例发还。（本条建议需要慎重考虑）第十五条 本办法各条文中所称“问题账款”发生之日，如为票据未能兑现，系指第一次收回票据的到期日，如为被骗，则为被骗的当日，此外的原因，则为该笔交易发票开立之日起算第天。第十六条 经核定由经办人承担赔偿责任的“问题账款”，相关部门仍应寻求一切可能的途径继续处理。若事后追回产品或贷款时，应通知财务部于追回之日起天内，依比率一次退还原经办人。第十七条 相关部门对“问题账款”的受理，以报告书的收受为依据，如情况紧急时，应由经办人先以口头提请相关部门处

18、理，但经办人应于次日补具报告书。第十八条 经办人未据实填写报告书，以致妨碍“问题账款”的处理者，除应负全额赔偿责任外，相关部门并可视情节轻重签请惩处。第十九条 本办法由集团公司财务总监负责制订、修改，经总经理批准后公布实施。第四章 呆账管理办法第一条 本集团为处理呆账，确保集团在法律上的各项权益，特制定本办法。第二条 各事业部、子公司应对所有客户建立“客户信用卡”，并由业务代表依照过去半年内的销售实绩及信用的判断，拟定其信用限额（若有设立抵押的客户，以其抵押标的担保值为信用限额），经主管核准后，应转交会计人员善加保管，并填记于该客户的应收账款明细账中。第三条 信用限额系指单位可赊销某客户的最高

19、限额，即指客户的未到期票据及应收账款总和的最高极限。任何客户的未到期票款，不得超过信用限额，否则应由业务代表及业务主管、会计人员负责。第四条 为适应市场，并配合客户的营业消长，每年分两次，可由业务代表呈请调整客户的信用限额，第一次为6月30日，第二次为12月31日，核定方式如第二条。事业部、子公司主管视客户的临时变化，应要求业务代表随时调整各客户的信用限额。第五条 业务代表所收受支票的发票人非客户本人时，应交客户以店章及签名背书，经事业部、子公司主管核阅后缴交出纳，若因疏忽所遭致的损失，则应由业务代表及事业部、子公司主管承担责任。第六条 各种票据应按记载日期提示，不得因客户的要求不为或迟延提示

20、，但经事业部、子公司主管核准者不在此限。催讨换延票时，原票尽可能留待新票兑现后再返还票主。第七条 业务代表不得以其本人的支票或代换其他支票充缴货款，如经发现，除应负责该支票兑现的责任外，以侵占货款依法追究其责任。第八条 事业部、子公司收到退票资料后，倘所退支票为客户本人所属发票人时，则事业部、子公司主管应即督促业务代表于日内收回票款。倘所退支票有背书人时，应即填写支票退票通知单，一联送背书人，一联存查，并进行催讨工作。第九条 各事业部、子公司对催收票款的处理，在个月内经催告仍无法达到催收目的，其金额在万元以上者，应即将该案移送相关部门依法追诉。第十条 催收或经诉讼案件，有部分或全部票款未能收回

21、者，应取具检察机关证明、邮局存证信函及债权凭证、法院和解笔录、申请调解的裁决凭证、破产宣告裁定等，其中的任何一种证件，送财务部作冲账准备。第十一条 没有核定信用限额或超过信用限额的销售而遭致呆账，其无信用限额的交易金额，由业务代表承担责任。第十二条 业务代表因故意导致款项不能收回者，应承担赔偿责任，情节严重者送交司法机关处理。第十三条 设立未满半年的客户，其信用限额不得超过人民币万元，如违反规定而发生呆账，业务代表承担赔偿责任。第十四条 各事业部、子公司业务主管、业务代表容许呆账率（即实际发生呆账金额除以全年销售净额的比率）设定为全年的。第十五条 各事业部、子公司业务主管或业务人员呆账率应列入

22、业绩考核，与收入直接挂钩。第五章 会计员账款回收考核办法第一条 为激励各事业部、子公司会计人员，努力协助业务部门催收账款，以加速账款回收，并借以评核其账款作业绩效，特制定本办法。第二条 事业部、子公司会计人员应依应收账款管理办法的规定，切实执行账款作业，以使该事业部、子公司每月的应收账款比率（月底应收账款余额当月份的销货净额）保持在%以下，且无逾期账款的记录。并应逐月或每季提供事业部、子公司主管有关各业务代表未收款情况的资料，以确保各笔账款的安全。第三条 凡各事业部、子公司完成月份业绩目标，而其当月底的应收账款比率在%以下者，该事业部、子公司应给予会计人员奖励（根据具体情况制订奖励办法）。第四条 事业部、子公司会计人员因努力协助催收应收账款，而使该单位应收账款比率连续个月维持%以下者，一律另予嘉奖一次。反之，若因账款控制不佳，致账款比率连续两个月超过以上者，则应予严重警告一次的连带处分。第五条 收回的票据，超过规定时间的票面金额视为未收款。第六条 本规则由集团公司财务总监负责制订修改，经总经理批准后公布实施。第七条 本规则由总部财务部负责解释说明。附件：应收账款管理表格应收账款分析表月 份销售额累计销售额未收账款应收票据累计票据未贴现金额兑款金额累计金额退票金额坏帐金额1月2月分析