《会计电算化教程》完整版课件全套ppt教学教程 最全电子讲义（最新）.pptx

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1、,系统管理与基础设置,第二章,系统管理,基础设置,系统管理,第一节,系统管理概述,账套管理,权限管理,年度账管理,系统管理是会计电算化信息系统的控制中心，是其他子系统运行的基础，对整个系统的公共任务进行统一的管理。,系统管理概述,1系统管理功能概述,账套管理,操作权限的集中管理,设立统一安全机制,年度账管理,账套管理,操作权限的集中管理,年度账管理,设立统一安全机制,2系统管理基本操作流程,系统管理的基本操作流程如右图所示：,账套管理,账套管理的基本流程如下：,1启动系统管理和设置操作员, 启动系统管理,在进行系统管理的各项操作之前，首先要启动系统管理，其具体步骤如下：,（1）单击【开始】按钮

2、，选择“所有程序”“用友ERPU8”“系统服务”“系统管理”菜单，打开系统管理窗口，如右图所示。,系统管理窗口,（2）选择【系统】【注册】菜单，打开“注册系统管理”对话框。 “服务器”文本框中默认为本地计算机名。 在“操作员”文本框中输入系统默认的系统管理员“admin”，如左图所示。,注册系统管理,（3）为了保证系统的安全性，在“注册”对话框中选中“改密码”复选框，单击【确定】按钮，打开“设置操作员口令”对话框，如右图所示。 在“新口令”和“确认新口令”后输入密码，单击【确定】按钮，口令设置成功，进入系统管理窗口。,设置操作员口令,（4）此时，系统管理窗口左下角的状态栏中显示“操作员admi

3、n”。,设置操作员,在设置操作员时，必须以系统管理员的身份注册进入系统管理，接下来可执行如下步骤：,（1）选择【权限】【用户】菜单，打开“用户管理”对话框，如右图所示。,“用户管理”对话框,（2）单击【增加】按钮，打开“增加用户”对话框。 输入编号、姓名、口令和所属部门等信息，在“所属角色”列表中为操作员分配角色，如左图所示。,“增加用户”对话框,（3）单击【增加】按钮，出现空白“增加用户”对话框，表明前一个操作员的资料设置已经被保存，继续设置其他操作员。,（4）待全部设置完成，须再次单击【增加】按钮，出现空白“增加用户”对话框，以保存前面所做全部设置。 最后单击【退出】按钮，返回“用户管理”

4、窗口。再单击【退出】按钮，回到系统管理界面。,2新建账套, 设置账套信息,以系统管理员的身份进入系统管理，选择【账套】【建立】菜单，打开“创建账套”向导，依次设置账套信息、单位信息、核算类型等。,在“账套信息”页面中输入账套的基本信息，如右图所示：,设置账套信息, 设置单位信息,单击【下一步】按钮，打开“单位信息”页面，输入本单位的基本信息，如右图所示：,设置单位信息, 设置核算类型,单击【下一步】按钮，打开“核算类型”页面，输入本单位的基本核算信息，如右图所示：,设置核算类型, 设置基础信息,单击【下一步】按钮，打开的“基础信息”页面，在此进行基础信息的设置。 如果单位的存货、客户、供应商较

5、多，则可以对他们进行分类核算；如果有外币业务，可选择外币核算，如右图所示。,设置基础信息, 设置分类编码方案,（1）在“分类编码方案”窗口中，按实际需要修改系统默认值，如左图所示。 （2）输入完毕，单击【保存】按钮，再单击【退出】按钮，打开“数据精度定义”窗口。,设置分类编码方案,编码方案是预先设置某些基础档案的编码规则，用来规定各种编码的级次和各级次编码的长度，以便用户对经济业务数据进行分级核算、统计和管理。, 定义数据精度,（1）在“数据精度定义”对话框中，采用系统默认值，如下图所示。,设置数据精度,数据精度是指数据的小数保留位数。,（2）单击【确认】按钮，系统弹出提示对话框，提示账套建立

6、成功，如下图所示。,创建账套成功,3修改账套,账套建立完成后，用户可以根据业务需要，通过修改账套功能，查看或修改账套信息。,修改账套,（1）以账套主管的身份注册，选择需要修改的账套，进入系统管理。 选择【账套】【修改】菜单，打开“修改账套”向导，如右图所示，系统自动列出所选账套的信息，用户可在此进行修改。 文本框显示为白色表明信息可以修改，显示为灰色，则不允许修改。,修改账套,（2）依次单击【下一步】按钮，对“单位信息”、“核算类型”、“基础信息”进行修改。 （3）修改完毕，单击【完成】按钮，系统提示“确认修改账套了么？”，单击【是】按钮，打开“分类编码方案”对话框，修改后单击【退出】按钮.

7、（4）接下来打开“数据精度定义”对话框，修改后单击【确认】按钮，系统提示修改账套成功。,4输出和引入账套,输出账套是将系统产生的账套数据备份到硬盘或其他存储介质中。,选择备份目标,（1）以系统管理员的身份注册进入系统管理，选择【账套】【输出】菜单，打开“输出账套”对话框。 （2）从“账套号”下拉列表框中选择要输出的账套，单击【确认】按钮，系统提示“压缩进程，请等待”，压缩完毕后打开“选择备份目标”对话框，如右图所示。, 输出账套,输出账套的具体步骤如下：,选择备份目标,（3）选择将要存放账套数据备份文件的文件夹，单击【确认】按钮，系统提示“硬盘备份完毕”，单击【确定】按钮，完成账套的输出。 （

8、4）如果要删除选中账套，在“输出账套”对话框中，选中“删除当前输出账套”复选框，在账套输出完毕后，系统提示“真要删除该账套吗？”，单击【是】按钮，账套即被删除。,引入账套是把系统外的账套引入到系统中的过程。,引入账套数据,（1）以系统管理员的身份注册进入系统管理，选择【账套】【引入】菜单，打开“引入账套数据”对话框，如右图所示。 （2）选择要引入的账套数据备份文件，单击【打开】按钮，系统提示“此项操作将覆盖001账套当前的所有信息，继续吗？”，单击【是】按钮，系统进行数据恢复及账套引入。操作完毕后，系统提示“账套001引入成功！”，单击【确定】按钮，完成账套引入。, 引入账套,引入账套具体步骤

9、如下：,权限管理,在应用财务管理软件时，需要明确指定系统授权的操作人员，并对操作人员进行岗位职责的规定和操作权限的设置，以方便控制和管理，避免越权操作，确保整个系统及账套数据的安全性和保密性。,1角色管理,角色是指在企业管理中具有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由同一类职能的人员构成的虚拟组织。,角色设置, 角色设置,（1）选择【权限】【角色】菜单，进入“角色管理”界面。 （2）单击【增加】按钮，打开“增加角色”对话框，输入角色编码、角色名称等信息，在“所属用户名称”栏在选择归属该角色的用户，如右图所示。 （3）单击【增加】按钮，保存设置。,修改角色信息, 角色修改,（

10、1）在“角色管理”界面，选择需要修改的角色，如“资产总管”。 （2）单击【修改】按钮，打开“修改角色信息”对话框，在此对该角色信息进行修改，如右图所示。,（3）修改完毕，单击【修改】按钮，保存修改信息。 （4）若须删除设置的角色，可选择该角色，单击【删除】按钮。,提示： 对角色进行修改时，角色的编号不能修改。 在进行删除设置时，如果角色有所属用户，则不允许删除该角色，必须先进行“修改”，将所属用户置于非选中状态，然后才能进行角色的删除。,2用户管理,用户是指有权登录系统，并对系统进行操作的人员。,用户管理 主要包括,注意, 增加用户,用户的编号在系统中必须唯一，用户一旦被引用，则不能进行修改和

11、删除。,修改用户信息, 修改和删除用户,（1）以系统管理员或账套主管的身份注册进入系统管理，选择【权限】【用户】菜单，打开“用户管理”窗口。 （2）选择要修改信息的用户，单击【修改】按钮，打开“修改用户信息”对话框。 （3）对用户的姓名、口令、所属部门、所属角色等信息进行修改，如右图所示。,修改用户信息,（4）修改完毕，单击【修改】按钮，保存并返回“用户管理”窗口。 （5）如需删除某一用户，可在“用户管理”窗口选中要删除的用户，单击【删除】按钮。但是，已经启用的用户不能删除。,3权限管理,功能权限管理,数据权限管理,金额权限管理,提供划分更为细致的功能级权限管理功能。 包括各功能模块相关业务的

12、查看和分配权限。,是针对业务对象进行的控制。 通过字段级权限控制和记录级的权限控制两个方面进行查询和录入的权限控制。,主要用于完善内部金额控制，对具体金额数量进行级别划分，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量。,设置角色权限, 设置角色权限,（1）选择【权限】【权限】菜单，打开“操作员权限”窗口。 （2）选中“用户类型”为“角色”的用户，如“资产管理”。 （3）单击【修改】按钮，打开“增加和调整权限-角色0089”对话框。 （4）在“产品分类-权限选择”列表中选择该角色拥有的权限，如左图所示。 （5）单击【确定】按钮，“操作员权限”窗口右侧列表框中即显示该

13、角色拥有的权限。如果要取消某一角色的权限，可在“产品分类-权限选择”列表中单击相应权限前的复选框，取消“ ”，即将该角色的此项权限取消。,设置账套主管, 设置用户权限,（1）以系统管理员的身份注册进入系统管理，选择【权限】【权限】菜单，打开“操作员权限”窗口。 （2）在账套下拉列表框中选择要指定主管权限的账套，在操作员列表框中选择要赋予账套主管权限的操作员，选中“账套主管”复选框，如右图所示。, 设置账套主管,账套主管可以对本账套的操作员进行权限设置，系统默认账套主管自动拥有所管辖账套的所有权限。只有系统管理员可以指定或取消账套主管。,设置账套主管,（3）系统提示“设置用户：0002账套主管权

14、限吗？”，单击【是】按钮，用户“冯秀兰”即被赋予了账套主管的权限。 （4）如需取消账套主管，可在操作员列表框选中要取消的账套主管，单击“账套主管”前的复选框，取消 ，系统提示“取消用户：0002账套主管权限吗？”，单击【是】按钮，账套主管的权限即被取消。, 设置操作员权限,设置操作员权限,（1）在“操作员权限”窗口中选择要被赋予权限的操作员，单击【修改】按钮，打开“增加和调整权限-用户：0002”对话框。 （2）在“产品分类权限选择”列表中选择要赋予操作员的权限，如左图所示。,（3）单击【确定】按钮，“操作员权限”窗口右侧列表框中即显示该操作员拥有的权限。重复此操作，完成其他操作员的权限设置。

15、 （4）如果要取消某操作员的某项权限，可在“产品分类-权限选择”列表中单击相应权限前的复选框，取消“ ”，即将操作员的此项权限取消。,设置操作员权限,年度账管理,1建立年度账,建立年度账操作步骤如下：,（1）以账套主管的身份注册，选择需要进行建立新年度的账套及上年的时间，进入系统管理。,（2）选择【年度账】【建立】菜单，系统弹出建立年度账界面，其中有两个栏目，都为系统默认，无需进行任何操作。,（3）如果确认可以建立新年度账，单击【确定】按钮；如需调整，可单击【放弃】按钮，重新注册登录选择。,2引入和输入年度账,年度账引入和输出与账套引入和输出的含义基本一致，其作用都是对数据进行备份和恢复。,年

16、度账引入和输出的操作与账套引入和输入的操作基本一致，不同之处在于引入备份文件的类型不同，年度账备份文件的前缀名为 UfErpYer。 输出年度账操作时，“输出年度数据”界面需要选择具体年度。,3结转上年数据,以账套主管的身份注册，选择账套，进入系统管理。 选择【年度账】【结转上年】菜单，选择相应模块结转功能进行上年数据的结转。,提示： 在结转上年数据之前，首先要建立新年度账。 在进行数据结转时，应注意各系统的结转顺序。 建立新年度账后，可以执行供销链产品、固定资产、工资系统的结转上年数据的工作。这几个系统的结转不分先后顺序，可根据需要执行。 如果同时使用了采购管理系统、销售系统和应收、应付系统

17、，那么只有在供销链产品执行完结转上年数据后，应收、应付系统才能执行结转。 如果在使用成本管理系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统，那么只有工资系统、固定资产系统、供销链产品执行完结转工作后，才能执行成本管理系统结转。 如果在使用总账系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统、应收、应付系统、成本管理系统，那么只有这些系统执行完结转工作后，才能执行总账系统结转。,4清空年度数据,以账套主管的身份注册，选择账套，进入系统管理。 选择【年度账】【清空年度数据】菜单，完成清空年度数据。,基础设置,第二节,基本信息设置,基础档案设置,数据权限设置,单据设置,基本信息设置,1系统启用

18、,系统启用的方法有两种：,企业门户,（1）选择“开始”“程序”“用友ERPU8”“企业门户”菜单，打开“注册企业门户”对话框，输入账套主管的编号或姓名，在“账套”下拉列表中选择要进行基础信息设置的账套，更改“操作日期”，单击【确定】按钮，进入企业门户窗口，如右图所示。,系统启用的具体步骤如下：,“系统启用”对话框,（2）在“设置”页签中选择【基本信息】【系统启用】菜单，打开“系统启用”对话框。 （3）单击“GL总账”复选框，弹出“日历”对话框，在此选择系统启用的时间，如左图所示。,（4）单击【确定】按钮，系统提示“确实要启用当前系统吗？”，单击【是】按钮，再单击【退出】按钮返回。,提示： 各系

19、统的启用日期必须大于或等于账套的启用日期。 只有账套主管才有权在企业门户中进行系统启用。,2编码方案,编码方案在建立账套时已经进行了相应的设置，在基本信息设置中可对其进行修改。 修改时应遵循从末级向上级的修改原则。 “分类编码方案”中列出了系统要求的“最大级数”、“最大长度”和“单级最大长度”的限制，设置编码时须遵循此限制。,3数据精度,数据精度已在建立账套时设置完成，在基本信息设置中可对其进行修改。 定义数据精度小数位只能设置06，系统默认为2，用户可根据实际需要进行设置。,基础档案设置,基础档案设置是指企业内部各种基础信息数据的设置，是计算机系统运行必需的基础数据。,1机构设置,部门档案设

20、置包括部门的编码、名称、负责人和部门属性等信息的设置。,部门档案设置,（1）在企业门户“设置”页签中，选择【基础档案】【机构设置】【部门档案】菜单，打开“部门档案”窗口。 （2）单击【增加】按钮，依次输入部门编码、部门名称等信息，如右图所示。输入完毕，单击【保存】按钮。, 部门档案,操作步骤如下：,提示： 在未建立职员档案之前，无法选择负责人信息。只有在职员档案输入完成后，通过修改功能输入负责人信息。 输入部门编号时应按照定义好的编码规则输入。,职员档案设置用于记录本单位的职员信息。,职员档案设置,（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】【机构设置】【职员档案】菜单，打开“职员档案”窗口

21、。 （2）在部门列表中选择要填加人员的部门，单击【增加】按钮，打开“增加职员档案”对话框。 （3）输入职员代码、职员名称等信息，如右图所示。, 职员档案,操作步骤如下：,职员档案设置,（4）单击【保存】按钮，增进下一个职员档案。要修改新增职员档案，可单击【首张】、【上张】、【下张】或【下张】按钮。需要注意的是，修改职员档案后，要单击【保存】按钮保存修改结果。 （5）企业所有职员档案输入完毕，单击【退出】按钮，返回“职员档案” 窗口。再次单击【退出】按钮，退出“职员档案”窗口。,2往来单位设置,用户可以按行业或地区等分类标准对客户进行分类管理。, 客户分类,操作步骤如下：,客户分类设置,（1）在

22、企业门户“设置”页签中选择【基础档案】【往来单位】【客户分类】菜单，打开“客户分类”窗口。 （2）输入客户编码、类别名称，如右图所示。,提示： 如果建立账套基础设置中选择了对客户进行分类，在进行客户档案设置之前，必须先设置客户分类，否则，在添加客户档案时系统会提示“没有客户分类，不可添加。” 客户档案必须建立在最末级客户分类之下。,客户档案设置的操作与职员档案设置相似，其中分为“基本”、“联系”、“信用”和“其他”几个页签，企业可根据实际情况分别输入档案，如右图所示。, 客户档案,客户档案设置,供应商分类主要是将供应商按行业、地区等进行划分，建立供应商的分类体系。 如果在建立账套基础设置中选择

23、了对供应商进行分类，在设置供应商档案之前必须先设置供应商分类，否则，在添加供应商档案时系统会提示“没有供应商分类，不可添加。”,供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。,地区分类是企业以依照实际需要对客户、供应商的所属地区进行相应的分类，建立地区分类体系，从而对客户及供货单位按地区进行统计、管理。,3存货设置,存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类。 如果在建立账套基础设置中选择对存货进行分类，在添加存货档案前必须先设置存货分类，否则，在添加存货档案时系统会提示“没有存货分类，不可添加。”,计量单位主要用于设置对应存货的计量单位组和计量单位信息。,存货档案主要是

24、完成对存货目录的设立和管理。随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应在存货档案中设置。,4财务设置,财务设置是基础档案设置中较为复杂和重要的部分，也是系统应用的基础。,财务 设置 包括,会计 科目,凭证 类别,外币 设置,项目 设置,被查科目设置, 会计科目,会计科目是对会计工作内容进行科学分类核算的项目，用于分门别类地反映企业的经济业务，同时也是登记账簿、编制会计报告的基础。, 增加会计科目, 会计科目,增加会计科目,（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】【财务】【会计科目】菜单，打开“会计科目”窗口。 （2）单击【增加】按钮，打开“会计科目_新增”窗口，输入科目编码、科目名称等信息

25、，如右图所示。, 修改和删除会计科目, 会计科目,（1）在“会计科目”窗口中选择要修改的会计科目，单击【修改】按钮，或双击要修改的会计科目。打开“会计科目_修改”窗口。 （2）单击【修改】按钮，对会计科目信息进行相应的修改。,删除操作与修改操作方法相似。, 指定会计科目, 会计科目,指定会计科目是指定出纳所专管的项目。通常是现金科目和银行存款科目。,操作步骤如下：,（1）在“会计科目”窗口中选择【编辑】【指定科目】菜单，打开“指定科目”窗口。 （2）单击“现金总账科目”单选钮，从“待选科目”列表框中选择“1001现金”，单击“ ”按钮，将现金科目添加到“已选科目”列表中，如右图所示。,指定会计

26、科目,（3）单击【确认】按钮保存。 （4）“银行总账科目”和“现金流量科目”的指定与此操作相似。,指定会计科目,提示： 会计科目的设置必须满足本单位的核算与管理要求，必须满足编制财务报表的要求。 会计科目的设置必须保持协调性和体系完整性。增加会计科目时，应先建立上级科目，再增加下级科目。 在会计核算年度内，对于有业务发生的会计科目，不能删除，其编号等有关核算信息也不允许修改；非末级会计科目不能删除；被指定为“现金科目”“银行科目”的会计科目不能删除，如需删除，必须先取消指定。 如果会计科目已经使用，又需要在该科目下增设下级会计科目，系统会自动将该科目中数据转入到下一级新增设的第一个明细科目上。

27、 会计科目的设置要考虑到与子系统的衔接。在核心子系统中，只有末级科目才允许有发生额，才能接收各子系统转入的数据，因此，要将各子系统中的会计核算科目设置为末级科目。, 凭证类别,（1）在企业门户“设置”页签选择【基础档案】【财务】【凭证类别】菜单，打开“凭证类别预置”对话框，如右图所示。 （2）单击要选择的凭证类别单选钮，如“收款凭证 付款凭证 转账凭证”，单击【确定】按钮，打开“凭证类别”窗口。,“凭证类别预置”对话框,提示：在输入限制科目时，科目之间必须为半角符号，否则系统将提示错误。,（3）单击【修改】按钮，双击某一类别凭证对应的“限制类型”栏，在下拉列表框中选择限制类型。 （4）在“限制

28、科目”栏中输入或参照选择科目，如左图所示。,凭证类别设置, 外币设置,（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】【财务】【外币设置】菜单，打开“外币设置”窗口。 （2）单击【增加】按钮，输入外币符号、外币名称、汇率等信息，如右图所示。,外币设置, 项目目录,项目目录是用于项目大类的设置及项目目录和分类的维护。, 定义项目大类,定义项目大类包括项目大类名称、定义项目次级和定义项目栏目，操作步骤如下：,项目档案,（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】【财务】【项目目录】菜单，打开“项目档案”窗口，如右图所示。,定义项目大类名称,（2）单击【增加】按钮，打开项目大类定义向导，在“项目大类

29、名称”页面中输入新项目大类名称，并选择属性，如左图所示。,定义项目级次,（3）单击【下一步】按钮，打开“定义项目级次”页面，定义项目级次，如右图所示。,定义项目栏目,（4）单击【下一步】按钮，打开“定义项目栏目”页面，采用系统默认定义项目栏目。如左图所示，单击【完成】按钮返回。, 项目目录, 指定核算科目,指定核算科目,指定核算科目是为设置了项目辅助核算的科目指定具体要核算的项目，建立项目与核算科目之间的对应关系。,（1）在“项目大类”下拉列表中选择项目大类的名称，如“产品”，单击【核算科目】选项卡。 （2）在“待选科目”列表框中选择需要核算的科目，单击“ ”按钮，将其添加到“已选科目”列表框

30、，如左图所示。 （3）选择完毕，单击【确定】按钮，完成科目指定。, 项目目录, 定义项目分类,定义项目分类,（1）选择“项目分类定义”页签，单击【增加】按钮，在文本框中输入项目的分类编码和分类名称，如右图所示。 （2）输入完毕，单击【确定】按钮。, 定义项目目录,定义项目目录,（1）选择“项目目录”页签，单击右侧【维护】按钮，打开“项目目录维护”窗口。 （2）单击【增加】按钮，输入具体项目的“项目编号”、“项目名称”、“所属分类”等信息。 （3）输入完毕，单击【退出】按钮，在“项目档案”窗口中显示设置完成的项目目录，如右图所示。, 项目目录,定义项目目录用于设置每个项目分类中所包含的具体项目。

31、, 备查科目设置,备查科目设置用于定义需要设置备查资料的科目。,5收付结算设置, 结算方式,（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】【收付结算】【结算方式】菜单，打开“结算方式”窗口。 （2）单击【增加】按钮，输入结算方式编码和结算方式名称，如右图所示。设置完毕，单击【保存】按钮。,结算方式设置是用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式。,结算方式设置,操作步骤如下：, 付款条件,付款条件即现金折扣，是企业为了鼓励客户偿还贷款，允诺在一定期限内给予规定的折扣优惠。,付款条件,系统最多同时支持四个时间段的折扣，如右图所示。, 开户银行,开户银行用于维护及查询企业的开户银行信息，系统支

32、持多个开户银行及账号的情况。,6其他设置,用户在输入单据或凭证的过程中，由于业务的重复性发生，会有许多摘要完全相同或大部分相同，系统提供常用摘要功能，可以将这些常用摘要存储起来，在输入单据或凭证时随时调用。,系统为各类原始数据和常用基础数据设置了自定义项和自由项，用户可以在此设置一些特殊信息。,自定义表结构用于定义表的结构信息和属性，对于已有档案，只允许对科目备查资料进行增加字段的操作。,数据权限设置,1数据权限控制设置,数据权限控制设置,（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】【数据权限】【数据权限控制设置】菜单，打开“数据权限控制设置”窗口。 （2）选择“记录级”或“字段级”页签，选

33、中要进行数据权限设置的业务对象，如右图所示。 （3）单击【确定】按钮返回。,进行数据权限设置，必须先在系统管理中定义角色和用户，并完成功能权限的设置。 数据权限分配包括记录权限分配和字段权限分配。,2数据权限设置,记录权限分配是对具体业务对象进行权限分配，使用前必须在数据权限控制设置中至少选择一个记录级业务对象。,字段权限分配是对单据中包含的字段进行权限分配。,数据权限设置,数据权限设置的操作步骤如下：,（1）选择【基础档案】【数据权限】【数据权限设置】菜单，打开“权限浏览”窗口。 （2）在“业务对象”下拉列表中选择业务对象，如“科目”，在“用户及角色”列表中选择用户名，单击【授权】按钮，打开

34、“记录权限设置”对话框。 （3）在“禁用”列表框中选择科目，单击“ ”按钮，选入“可用”列表，如右图所示。,数据权限设置,（4）单击【保存】按钮，系统提示“保存成功”，单击【确定】按钮返回“权限浏览”窗口。 （5）使用同样方法可设置字段级权限。,金额权限分配主要用于设置用户可使用的金额级别和金额权限。,3金额权限分配, 设置金额级别,（1）在企业门户“设置”页签中选择【设置】【数据权限】【金额权限分配】菜单，打开“金额权限设置”窗口。 （2）单击【级别】按钮，打开“金额级别设置”窗口。 （3）单击【增加】按钮，进行金额级别的设置，如右图所示。,金额级别设置, 设置金额权限,（1）在企业门户“设

35、置”页签中选择【设置】【数据权限】【金额权限分配】菜单，打开“金额权限设置”窗口。 （2）单击【增加】按钮，参照选择一个用户，选择已设置好的金额级别，如右图所示。,金额权限设置,提示： 设置科目级别时，当对一个用户设置了一个级别后，相当于该用户对所有的科目都具有相同的级别，若该科目没有设置金额级别，即表示该科目不受金额级别控制。 设置金额授权前需要先设置金额级别，级别总共分6级。对于科目来说，可以根据需要设置对应科目的金额级别，可以直接对上级科目设置级别，也可以明细到末级进行级别设置，但不允许对有上下级关系的科目同时进行级别设置。采购订单的金额审核级别设置一条记录即可。 从级别16，金额必须逐

36、级递增，不允许中间为空的情况存在，但允许最后有不设置的级别存在。,单据设置,总账管理系统,第三章,总账管理系统概述,总账管理系统初始化设置,总账管理系统日常业务处理,总账管理系统期末处理,总账管理系统概述,第一节,总账管理系统功能概述,总账管理系统与其他管理系统的关系,总账管理系统操作流程,总账管理系统功能概述,总账初始化,凭证管理,账簿管理,出纳管理,期末处理,总账初始化即是在启用总账管理系统进行账务处理之前，用户根据企业自身的行业特性和管理需求，对系统进行相关设置的过程。 总账初始化主要包括选项设置、期出余额录入等。,凭证管理是总账管理系统的核心功能。 凭证管理主要包括了填制凭证、出纳及主

37、管签字、审核凭证等功能。,现金收付、银行结算及有关账务的核算与管理都是出纳的重要工作内容。,账簿管理功能可以对账务数据库文件进行排序、检索和汇总处理，用户可依据设置的查询条件，实现总账、明细账、日记账、辅助账及各种汇总表的查询和打印。,期末处理功能包括转账定义、转账生成、对账和结转等。,总账管理系统与其他管理系统的关系,总账管理系统与其他管理系统的关系,如下图所示：,总账管理系统操作流程,总账管理系统操作流程,具体操作流程如右图所示：,总账管理系统初始化设置,第二节,选项设置,期初余额,选项设置,“选项”对话框,如右图所示：,凭证,账簿,会计日历,其他,1“凭证”选项卡,“凭证”选项卡主要有制

38、单控制和凭证控制两个选项，如右图所示：,“选项”对话框,2“账簿”选项卡,“账簿”选项卡如右图所示：,“账簿”选项,3“会计日历”选项卡,【会计日历】选项卡如右图所示：,“会计日历”选项,“会计日历”选项卡可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。,提示： 总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。 以下情况不能修改总账启用日期： 已录入汇率后；总账中已录入期初余额(包括辅助期初)；总账中已制单的月份；其他系统中已制单的月份；第二年进入系统。,4“其他”选项卡,“其他”选项卡如右图所示：,“其他”选项,期初余额,1期初余额录入,录入期初余额的具体步骤如下：,（1）在企

39、业门户“业务”页签中选择【财务会计】【总账】【设置】【期初余额】菜单，打开“期初余额录入”窗口。 （2）在末级科目“期初余额”栏直接输入期初数据，上级科目的余额由系统自动汇总计算，如左图所示。,期初余额录入,提示： 底色为白色的为末级科目，可直接录入余额；底色为灰色的为非末级科目，不可直接录入，其余额由系统根据末级科目数据汇总计算而得。 如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额，但必须先录入本币余额，再录入外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。,（3）设置了辅助核算科目的底色为黄色，双击需要输入数据的辅助核算科目“期初余额”栏，打开相应的辅助账窗口，按明细输入每

40、笔业务的金额，如右图所示。 （4）输入完成后，单击【退出】按钮，辅助账余额自动带回总账。,辅助核算科目期初余额录入,2进行试算平衡,期初余额录入完毕后，应进行试算平衡，其操作如下：,试算结果平衡,（1）在“期初余额录入”窗口中单击【试算】按钮，打开“期初试算平衡表”对话框。 （2）如果试算结果平衡，如左图所示，单击【确认】按钮。 （3）如果试算结果不平衡，需对期初余额进行检查修改，并重新进行试算。,提示： 如果期初试算结果不平衡，不能进行记账，但可以填制凭证、审核凭证。 凭证一经记账，则不能再输入或修改期初余额，也不能执行“结转上年余额功能”。,总账管理系统日常业务处理,第三节,凭证管理,账簿

41、管理,出纳管理,凭证管理,1填制凭证,填制凭证的方式通常有以下两种：,一是根据审核无误的原始凭证，直接在系统中填制记账凭证。,一是先由人工填制好记账凭证，再集中输入系统。, 填制凭证的基本内容,具体操作步骤如下：,（1）在企业门户“业务”页签中选择【财务会计】【总账】【凭证】【填制凭证】菜单，打开“填制凭证”对话框。 （2）单击【增加】按钮，系统自动增加一张空白凭证。 （3）在凭证左上角单击参照按钮，选择凭证类型，输入制单日期和附单据数。,填制凭证,填制凭证,（4）在摘要栏单击鼠标，输入摘要内容；在“科目名称”栏单击鼠标，然后单击出现的参照按钮“ ”，选择科目名称；在借方金额栏输入实际金额，按

42、“回车”键，转入下一行。 （5）系统自动将上一行摘要复制到下一行，输入贷方科目和贷方金额，如左图所示。 （6）单击【保存】按钮，系统提示“凭证已成功保存！”，单击【确定】按钮。,提示： 填制凭证时输入的科目必须为末级科目。 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 在“摘要”栏或“科目名称”栏中单击鼠标，将会在该栏右下角出现一个参照按钮，单击该参照按钮，可选择摘要或科目。 单击【增加】按钮，在增加一张新凭证的同时，保存上一张凭证。 如果制单人员需要使用“常用摘要”功能，应先由系统管理员在系统管理中为其增加“公共目录设置”“其他”“常用摘要”功能权限，否则操作员将无权使用常用摘要。, 填制凭

43、证的辅助核算数据, 银行核算,如果填制的是银行类科目，则需输入结算方式、票号及发生日期。,【例】：3月30日，马俊佳用现金支票（票号为XJ066）从工行账户提取现金15000元，作为备用资金。 借：现金 15000 贷：银行存款/工行存款/人民币 15000,制作该凭证的具体步骤如下：,（1）在“填制凭证”窗口单击【增加】按钮，增加一张空白凭证，输入摘要、科目、借方金额。 （2）在输入贷方科目后，系统自动弹出“辅助项”对话框。 （3）选择结算方式，输入票号及发生日期，如右图所示。单击【确认】按钮。,银行核算,（4）输入贷方金额后，单击【保存】按钮。若此张支票尚未登记，系统提示“此支票尚未登记，

44、是否登记？”。 （5）如需要登记，单击【是】按钮，打开“登记票号”对话框，在此输入领用日期、领用部门、姓名、限额及用途，如左图所示。 （6）单击【确定】按钮，系统提示“凭证已成功保存！”，单击【确定】按钮。,票号登记, 填制凭证的辅助核算数据, 外币核算,在填制凭证时，如果有设置了外币核算的科目，则需输入外币金额和汇率。输入外币金额及汇率后，系统将按“外币金额汇率”自动显示金额。,【例】：3月30日，收到外商投资10000美元，采用固定汇率，月初汇率为1：6.99。（转账支票号：ZZ001） 借：银行存款/工行存款/美元 10000 贷：实收资本（或股本） 69900,制作该凭证的具体步骤如下

45、：,（1）单击【增加】按钮，增加一张空白凭证，输入摘要及外币科目，系统自动显示外币汇率。 （2）在“外币”栏输入外币金额，“借方金额”栏自动显示系统计算后的本币金额，如右图所示。 （3）输入完全部内容后，单击【保存】按钮，保存凭证。,外币核算, 填制凭证的辅助核算数据, 数量核算,在填制凭证时，如果有设置了数量核算的科目，则需输入数量和单价，系统将按“数量单价”自动显示金额，其操作步骤如下：,（1）填制凭证过程中，输入数量科目后，系统自动显示“辅助项”对话框。 （2）输入数量及单价，如右图所示，单击【确认】按钮。 （3）输入凭证其他内容后，单击【保存】按钮。,数量核算, 填制凭证的辅助核算数据

46、, 部门核算,在填制凭证时，如果有设置了部门核算的科目，则需输入发生业务的部门，如右图所示。,部门核算, 填制凭证的辅助核算数据, 个人往来核算,在填制凭证时，如果有设置了个人往来核算的科目，则需输入部门、个人、发生日期等信息，如右图所示。,个人往来核算, 填制凭证的辅助核算数据, 客户往来核算,在填制凭证时，如果有设置了客户往来核算的科目，则需输入往来客户及该笔业务的业务员等信息，如右图所示。,客户往来核算, 填制凭证的辅助核算数据, 供应商往来核算,在填制凭证时，如果有设置了供应商往来核算的科目，则需输入供应商名称、业务员等信息，如右图所示。,供应商往来核算, 填制凭证的辅助核算数据, 项

47、目核算,在填制凭证时，如果有设置了项目核算的科目，则需输入该笔业务所属的项目名称，如右图所示。,项目核算, 凭证的修改、作废和恢复, 修改凭证,在会计电算化信息系统中，凭证的修改有以下两种方式，即有痕迹修改和无痕迹修改。,有两种情况下的错误凭证可进行无痕迹修改：,无痕迹修改操作步骤如下：,（1）打开“填制凭证”对话框，通过单击【首张】、【上张】、【下张】或【末张】按钮，找到需要修改的凭证。 （2）要修改凭证的基本内容，可将光标放在需要修改处直接进行修改。 （3）如果需要修改辅助项内容，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变为“ ”时双击，弹出“辅助项”对话框，在此可对辅助

48、信息进行修改。 （4）修改完毕，单击【保存】按钮，保存修改信息。,提示： 如果在“选项”设置中选择了“制单时序控制”，在修改制单日期时不能早于上一张凭证的制单日期，且月份不能修改。 如果在“选项”设置中未选择“允许修改、作废他人填制的凭证”，则不能修改或作废他人填制的凭证。 如果某笔涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。,在会计电算化信息系统中通过“红字冲销”法进行有痕迹修改的操作步骤如下：,（1）在“填制凭证”窗口选择【制单】【冲销凭证】菜单，打开“冲

49、销凭证”对话框。 （2）输入需要冲销的已记账凭证的月份、凭证类别及凭证号，如左图所示。 （3）单击【确定】按钮，系统自动生成一张红字冲销凭证。,冲销凭证,提示： 红字冲销只能针对已记账的凭证进行。 进行红字冲销法的凭证，应进行正常保存和管理。, 凭证的修改、作废和恢复, 作废恢复凭证,对于尚未签字及审核的凭证，可以直接进行作废处理。系统也可以对作废的凭证进行恢复。,（1）在“填制凭证”窗口，找到要作废的凭证。 （2）选择【制单】【作废恢复】菜单，该凭证的左上方显示红色“ ”标志，即表示该凭证已作废。 （3）如需恢复已作废凭证，再次选择【制单】【作废恢复】菜单，即取消作废标志，将当前凭证恢复为有效凭证。,具体步骤如下：,提示： 已作废的凭证不可以修改、审核。 已作废的凭