2022年医院学术会议策划方案 .pdf

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1、医院学术会议策划方案医院学术会议策划方案【会议准备】一、会议地点：要求：三星及以上酒店，酒店形象高端大气，交通便利，停车方便，会议室可容纳人数不低于400 人，并且有贵宾休息室、宴会厅、住宿客房等价格合理的配套服务设施。二、会议时间：要求：提前2 个月确定会议地点，确定会议地点后，确定会议时间。（初步定于12 月底）三、会议日程：初步设定会议全程为 2 天（1 个下午、1 个全天、1 个上午），第一天下午名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 5 页 -15:0020:00 是会议报道、安排住宿；第二天全天为学术会时间，晚上进行欢迎晚宴；第三天上午为学术会总结及闭幕式。四

2、、材料准备：1、材料的内容：重要文件、发言课件、参阅文件*、领导讲话稿、致辞稿、主持人词、会议日程、医院资料、参会证、工作证等。2、材料准备：学术会前最少 1 个月开始收集、制作；并于会议前3 天进行文件袋分装以便提供给参会人员，分装资料和物品包括：（重要文件、发言课件、参阅文件*、会议日程、医院资料、参会证、笔记本、笔）五、专家及参会领导安排：1、专家和参会领导：最少提前 40 天确定参会专家2、迎接：专人负责迎接工作3、住宿*：提前安排好住宿或临时休息场所4、报告或讲话顺序：5、活动安排（非报告期间）6、小型会交流安排*：VIP 小型交流会安排7、就餐安排8、支付讲课费、交通费六、参会代表

3、安排：1、人员名单确定：提前45 天确认参会人员名单2、会议邀请：2 次邀请程序，第一次提前1 个月做口头或通知单的方式邀请；第二次在会议前7-12 天正式寄/送邀请函3、邀请函：设计、制作、打印、寄送4、报道：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等。5、纪念品的准备和发放6、来宾接待：专门队伍负责7、交通安排七、活动现场安排1、音箱灯光投影设备：会前 1-2 天提前全面测试，并做好临时停电紧急预案。2、会议纪律要求3、现场秩序维持及应急人员4、现场调配：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 5 页 -全场导演及专人负责各环节、各岗位

4、的协调调配工作八、礼品发放与非报告环节安排1、礼品搬运与存放2、礼品发放专人负责 3、报告间隙瓜果零食*和饮用水的准备与发放4、就餐的安排与引导九、媒体跟进1、合作媒体的确认与联系2、会议现场当天采访稿和采访人的确定和准备3、媒体相关费用支付十、安全问题 1、食品卫生责任落实（宾馆方面）2、热水供应（宾馆方面）3、住宿安保（宾馆方面）4、参会人员超员或不足的房间供应保障（宾馆方面）5、宾馆配合悬挂条幅、LED 屏播放等宣传工作6、专家及重要领导的特殊要求（小型交流、休息条件等）【会务组成员及分工】会务组成员主要包括：董事长及院领导班子所有成员、企划部、院办、市场部、财务科、各科主任、总务后勤科

5、各部门或人员主要分工：1、董事长及业务院长：确定会议邀请领导（重要）、确定会议邀请专家（重要）、陪同参会领导（重要）、确定年会主要准备工作（次要）2、各业务副院长及其他院领导班子成员：协助董事长及业务院长邀请专家（重要）、陪同参会专家（重要）、确定年会主要准备工作（按分工确定不同工作）3、企划部：主任：协助院领导确定会议地点、与会议所在酒店进行各项工作接洽对接、负责跟进会议前后各项工作进程、与会议相关各部门科室之间沟通协调、媒体对接与接待陪同。设计：准备、搜集医院各项素材、设计与会相关所有宣传品和影音图片材料、协助领导对会场名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 5 页

6、-布置和等音响设备投影的测试工作。4、院办：准备与会相关的通知、向各科室征集科室文字和图片资料供设计进行宣传资料设计、安排人员做好会场布置和现场协调工作。5、市场部：筛选和提供参会客户名单、邀请参会客户、现场维持秩序和对客户进行必要的服务。6、财务科：采购会议所需物品（文件袋、笔记本、笔、礼品、会议所用瓜子糖零食*、宴会用酒等）7、各科主任：准备学术会讲话资料、准备科室相关宣传文字和图片素材给院办及企划部、部分科室做好卫星会*或小型交流会*的交流题材的准备。8、总务后勤科：做好现场音响、灯光、投影灯水电的监督工作，配合企划部与会议承办酒店做好现场应急工作。9、其他同事：对此次学术会充分了解，并

7、随时做好被抽调至会务组工作的准备。【预算】场地费：10002000 元/天，用 1.5 天，合计约15003000 元。参会人员住宿费：按每间每晚120 元计，每间住宿 2 人，参会人员400 人，需 200 间（备 20 间），用 2晚，合计约 120 元/间 200 间 2 晚=48000 元专家讲课费（含交通费）：3000 元/人，按 2 人计。合计约6000 元。礼品、笔记本、笔、文件袋等资料费：按20 元/人计，合计约8000元。宣传物料费：新医院介绍短片（3-5 分钟）约 500010000元，医院宣传册按3 元/本计合计5000 本共约 15000 元，其他物料（展架、条幅等）500 元。合计约2050025500 元。参会人员餐费：按每人80 元（含酒水）计，含本院人员420名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 5 页 -人算，合计约33600 元。媒体费用：按3 家（xx 日报、xx晚报、xx 电视台）每家500 元，合计约1500 元。总合计：119100 125600 元备注：1、以上费用均按以大概估算范围计，约有上下20%左右误差，具体预算可在部分情况（会务地点、专家、参会客户总数）落实后得到确切数字。2、文中带*号的为非必有项。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 5 页 -