Excel软件在办公自动化中的有效应用.docx

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1、Excel软件在办公自动化中的有效应用翟苹苹摘要Excel软件拥有丰富的基础数据整理功能并且携带众多函数公式，具有 极其强大的数据处理能力，深受办公人员的青睐。而初级操作者因对Excel软 件功能不甚熟悉，因而无益于办公自动化的实现。鉴于此，本文结合Excel软 件的应用特点，探讨其在办公自动化中的有效应用。本文将针对如何在办公自 动化中有效运用Excel软件展开分析，并对Excel软件价值和操作方法等进行 了说明。同时，对Excel软件加以展望，力求Excel软件能够加快办公自动化 的进程。Key Excel 软件 办公自动化 Microsoft Office：TP311 ： A ： 100

2、7-0745 (2022) 01-0100-031办公自动化的含义近年来，随着办公自动化概念的不断深入以及计算机、网络通信技术的不断进 步，使得办公自动化的开展之路更加明朗。办公自动化的大规模应用，从现实 上为简化办公、精准办公、高效办公提供可能，为企事业单位的管理与决策提 供科学依据。2 Excel软件在办公自动化中的地位Excel作为Microsoft Office办公软件之一，以其强大的表格数据处理能力和 图表制作分析能力，为各行各业的数据整理、数据统计、数据分析提供便捷， 在当今品类繁多的办公自动化软件中始终占据优势地位。由此可见，Excel软 件的应用范围之广、人数之多，非一般软件可

3、与之媲美。3 Excel软件在办公自动化中的应用本文主要从软件的数据处理功能、数据分析功能、图表制作功能等角度入手， 系统分析和概括Excel软件在办公自动化中的有效应用，为科学办公、合理办 公贡献出一份力量。数据处理是Excel软件最基础、最常用的功能。在企事业单位的生产、经营与 管理等各环节中，都会产生大量的数据，面对如此庞大的数据基数，如何从中 提炼有效信息、表达数据自身的价值，是每一位社会成员值得思考和探究的。 而Excel软件的诞生和深入应用，恰恰顺应了时代开展的需求，帮助各行各 业、各单位实现办公无纸化和自动化，从而提高数据处理的品质，提升数据处 理的效率，减少办公人员的投入。Ex

4、cel软件的数据处理功能主要有以下几 点。3.1 常用功能这里所指的常用功能包括但不限于数据排序、数据筛选、数据填充、数据分 列、数据汇总，还包括表格常见的快捷键、插件等的应用。Excel软件为海量数据提供基础排序功能，将位置错综复杂的数据按照主要关 键字、次要关键字等进行升序或降序排列，各关键字、排序依据可由操作者自 由调控，充分展现了软件的实用性和灵活性。经排序后的数据，可读性明显增 强，为办公人员后续的数据整理和加工提供便捷。数据筛选是Excel软件中的一项非常强大的功能，其能从表格行列间过滤千万 条数据，瞬息生成工作指定的内容。所谓的数据筛选，是一个条件和模式匹配 的过程，是查找和处理

5、区域中数据子集的快捷方法。透过现象看本质，数据筛 选就好比是简易版的数据挖掘和数据分析，特别适用于每行结构相同的大型工 作表。“每行结构相同”保证了数据筛选结果有意义，”大型工作表”保证了 数据筛选的实用性。无论从哪个方面来看，数据筛选都将是办公自动化的有力 佐证。数据填充一词想必对大多数办公人员来说并不陌生。在工作中，其实经常会遇 到在连续的表格中有着相同的数据，或具有一定规律可循的数据。举一个简单 的例子，对于1到10序号的填充，方法其实有很多。其中，最枯燥、最乏味的 方法无非是手动单个输入，这种操作耗时耗力，还往往得不偿失。排除上述方 法，Excel软件提供灵活多变的数据填充功能，例如：

6、单元格下拉拖动填充、 函数公式自动填充等，普遍只要2到3步即可完成军元格序号的完美呈现。此外，在诸多Excel的技巧、功能里，数据分列绝对是其中最亮眼的一个，它 让很多Excel函数公式黯然失色。采用数据分列功能不仅能够实现对数据的有 效拆分，还是规范数据格式的利器1。从应用层面来看，最初从其他类型文件 中复制粘贴而来的数据未经过数据拆分，很难进入下一步数据处理和数据分析 环节。因此，对Excel中的原始数据按分隔符拆分、关键字拆分、固定长度拆 分等十分必要，经Excel分列形成的数据，其格式统一、规范，更易于数据的 分辨和使用。除了上述Excel软件相关常用功能的介绍，Excel软件中常见快

7、捷键的应用也 是办公自动化过程中应运而生的产物。它存在的价值和意义在于简化和加快办 公人员的日常操作，到达高效办公的目的。面对通常性的数据处理工作，办公 室工作人员需熟知几种基础快捷键的用法。例如：Ctrl+C复制、Ctrl+V粘贴、 Ctrl+X剪切、Ctrl+F查找、Ctrl+A选定整张表、Ctrl+Z撤销上一次动作等， 在熟练掌握相关快捷键用法之后，对软件的应用也会更加得心应手。3. 2函数应用在Excel软件中，函数实际上是一个预先设计好的固定计算公式，是一种可以 使用的内部工具。运用这个工具可以对一个或多个参数进行计算，并得出一个 或多个计算结果，这些结果在数学界将其命名为函数值2。

8、使用这些函数不仅 可以完成数据间的复杂计算和判断等，而且还可以简化原有公式的繁杂程度， 最大限度上提高办公作业的效率。综合看来，恰当应用软件中的函数有以下几 点优势。1 .可以大大地简化我们的公式。例如：基于班级学生各科分数表，想要计算出 第一位同学各科分数的总和，如果不用函数，那么需要在H1单元格中输入公式 =C1+D1+Glo如果使用函数，那么在H1单元格中输入求和函数二SUM （Cl： G1）即可。这对于参数值多、运算量大的表格十分友好，以最简单的公式完成 相对复杂的计算，是Excel软件办公自动化坚持的理念。2 .实现其他方法无法实现的计算。例如：基于上述例子，此时需要求出该名同 学的

9、科目最高分，如果不使用函数，只能依据自我的判断作出选择。但是如果 应用Excel软件中的求最大值函数Max (),那么能轻松求出科目成绩的最大值。在H单元格中输入二MAX (Cl： G1)后回车即可。此类函数的应用可以大幅 度降低数据处理过程中人为判断产生的误差，到达办公自动化高效准确的目 的。3 .自动完成逻辑判断得出结论。例如：假设要在J1 “是否合格” 一栏填上相应 的结果，我们可以在J1单元格输入判断函数：=IF (Cl=60,合格，不合格 )o意思为当分数在60分以上时为合格，否那么视为不合格。此项在于运用计 算机能够识别的语言，帮助得出正确结果，是计算机语言在办公自动化过程中 的具

10、体表达。4 .完成相关数据的统计任务。例如：需要统计语文科目的及格人数，只要运用 C0UNTIF条件统计函数，在任一空白单元格中输入:COUNTIF (Cl： C10, =60)即可。需要注意的是，Excel软件提供种类丰富的函数，以满足不同 计算任务的要求。办公人员在具体选择函数时，需摸清函数的意义和作用，谨 防后续使用时差之毫厘失之千里。5 .根据身份证号判断性别功能。例如：学校学生信息管理，需要统计学生性 别，只要使用：=IF (MID (B2, 17, 1) /2=TRUNC (MID (B2, 17, 1) /2), 女，男)即可。这里那么是提取身份证号第17为数字，判断奇数偶数。这

11、一 公式中那么使用到了提取字符的函数MID (B2, 17, 1),选取要提取的单元格数 据，确定要提取内容的开始位置及提取字符长度。从该公式的使用中我们可以 了解到Excel的公式既可以单独使用，也可以相互混合使用。6 .银行卡号处理功能。例如：日常银行卡拍照识别卡号时卡号中间会存在空 格，所以收集到的卡号数据如果直接使用批量转账功能，那么会出现卡号格式不 正确的情况。这种情况下，我们需要处理卡号数据，将数据中的空格进行删 除，简单的方式可以使用全部替换功能，将空格全部替换。同时，我们也可以 使用公式，去除其中空格：MID (J2, 1, 4) &MID (J2, 6, 4) &MID (J

12、2, 11, 4) &MID (J2, 16, 4) &MID (J2, 21, 4)。7 .不同表格之间的数据比对功能。例如：某学院发放学生学籍数据，但数据表 中没有班级信息，现需要班主任找出自己班级的所有学生。这种情况下我们可 以使用公式：=IF (ISERROR (VLOOKUP (Al,学生信息表.xls信息录入表！ J： J, 1,),否，是)。解释起来：以自己手里的本班信息表中与总表 信息中唯一对应的信息(例如身份证号或者学生的学号)比对之后结果为“是”的那么代表是自己班级的学生。8 .不同表格之间的数据导出功能。例如：需要从员工总表中导出本部门员工的 家庭住址：=VLOOKUP

13、(A4,员工总表.xlsSheet了! $G$2： $J$1725, 2, FALSE) o同样首先找到两个表中对应的相同信息列，在总表中以该列为第一 列，确定从该列开始家庭住址所在列数，最后完成公式就能导出所需员工的家 庭住址。Excel的函数功能及其强大，单一或复合的函数形式极其多，根据我 们的使用需求，可以混合多种单一函数，增强使用效果，到达办公简洁快速的 目的。3. 3数据分析功能前期所有的数据整理、数据处理工作终将为数据分析提供服务。大量数据产生 的现实意义，就是从这些数据的细枝末节中挖掘出可用信息，对这些信息进行 筛选、过滤，得出深层次的剖析结果。经系统验证、分析的结果最终可对过去

14、 已做的事情进行总结，对目前在做的事情进行指导，对未来将做的事情进行预 测，如此便是Excel软件数据分析功能的价值所在。Excel中想要具体实现数 据的分析和挖掘，主要依靠数据透视和数据分析模型两种手段。3. 3.1数据透视表的应用数据透视表是数据汇总、数据优化显示和数据处理的强大工具。熟练运用数据 透视表有助于办公人员了解数据中的比照情况、模式和趋势等。之所以将其称 之为数据透视表，是因为在数据透视模块中可以动态地改变数据版面的布置， 以便操作人员按照不同的方式分析数据，也可以自由调整行号、列标和页字 段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即捕捉到指令，按照新的布置重 新计算数据。另外，

15、如果原始数据发生更改，数据透视表亦可进行更新，到达 数据同步的效果。因此，办公人员在掌握常规数据处理功能的基础上，加强学 习数据透视表的运用，是对Excel办公自动化软件的又一层理解。各类分析模型的应用除了数据透视表，Excel软件还提供专业的数据分析模型，其自带的数据分析 功能也可以完成专业的统计软件才有的数据分析工作，这其中包括：描述性统 计、相关系数、概率分布、均值推断、线性、非线性回归、多元回归分析、时 间序列等内容。不同的分析模型选用的依据需结合研究的问题和目标具体判 断。3.4图表制作功能Excel是表格数据处理软件，其强大多样的图表制作功能是其软件核心价值之 -o Excel软件

16、的图表制作功能经过几代软件的更新迭代，功能已日趋完善， 画面效果更加美观大方。图表将纯数字化的数据以更加直观、具体的方式展 现，赋予数据以生命力和活力，使数据不再桎梏于Excel表格本身。此种方法 多适用于会议报告、培训教育、视频讲解等交流互动较多的场合，为HR、市场 销售、企业财务、教培等有相关工作需要的人员提供图表支持。Excel图表可以将数据图形化，更直观的显示数据，使数据的比拟或趋势变得 一目了然，从而能够更容易表达我们所要阐述的观点。图标在数据统计中用途 非常重要，图标可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般 运用柱形图比拟数据间的多少关系，用折线图反响数据间的趋势关系

17、，用饼形 图表现数据间的比例分配关系。创立图表或更改现有图表时，可以从各种图表 类型（如柱形图或饼图）及其子类型（如三维图表中的堆积柱形图或饼图）中 进行选择。当然我们也可以通过在图表中使用多种图表类型来创立组合图。简易的数据图表制作，以现成的Excel表格数据为源泉，仅需选择插入所相适 应的各类图表即可。其中，各类图表中常用的有折线图、柱状图、饼图、散点 图等。此外，假设还有更高的需求，在数据图表之上还有数据仪表盘可供参考和 选择，此功能是数据图表的动态展示，将数据以可视化的方式展现，让数据真 正动起来。4结语综上所述，Excel软件功能丰富、实用性强，其内置功能涵盖数据处理、数据 挖掘、数据分析、数据展示等方方面面，并非大家想象中的那般简单。因此， 高效运用好Excel软件中的基础功能，深入学习其隐藏功能，是每一位办公人 员不断追求的目标。Reference：1李波.Excel软件在办公自动化中的有效应用探讨J.成才之路，2014 (03) ： 39.2陈晓梅.Office Excel软件在办公自动化中的有效应用探讨J.现代商贸 工业，2011, 23 (13) ： 2.一全文完一