《上海市医疗器械经营质量管理规范实施细则》自查报告.doc
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1、上海市医疗器械经营质量管理规范实施细则自查报告企业名称: 自查报告时间:第一章 总则编号第一章 总则评定内容及检查要点(57+31)企业自查010101第一条 为加强医疗器械经营质量管理,规范医疗器械经营管理行为,保证医疗器械安全、有效,根据医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法、医疗器械经营质量管理规范等法规规章规定,结合本市实际,制定本实施细则。评定内容:企业在经营过程中是否始终按要求执行本实施细则要求。检查要点:现场核实企业是否在经营全过程中始终按要求执行本实施细则的要求。010202第二条 本实施细则是医疗器械经营质量管理的基本要求,适用于本市从事医疗器械经营活动的经营者。医疗
2、器械经营企业(以下简称企业)应当在医疗器械采购、验收、贮存、销售、运输、售后服务等环节采取有效的质量控制措施,保障经营过程中产品的质量安全。评定内容:企业在医疗器械采购、验收、贮存、销售、运输、售后服务等环节中是否采取有效的质量控制措施,保障经营过程产品的质量安全。检查要点:访谈采购、验收、贮存、销售、运输、售后服务等岗位人员,了解企业在各个经营环节执行本实施细则的情况。010303第三条 企业应当按照所经营医疗器械的风险类别实行风险管理,并采取相应的质量管理措施,风险管理措施应当符合国家法规规章规定。评定内容:企业是否按照所经营产品的风险类别、经营风险点实行了风险管理。检查要点:风险管理措施
3、在企业的质量管理制度、规定、操作规程、计算机信息管理系统中的执行和落实情况。010404第四条 企业应当诚实守信,依法经营,禁止任何虚假、欺骗行为。企业提供的资料应当客观真实、不得隐瞒、编造。无医疗器械监督管理条例第六十三条、六十四条、六十五条等相关法律法规禁止从业的情形。在接受食品药品监督管理部门检查时,应当予以配合。评定内容: 企业是否诚实守信,依法经营,无任何虚假、欺骗行为。检查要点:1、企业提供的相关资料与现场检查实际情况是否一致;2、无医疗器械监督管理条例第六十三条、第六十四条、第六十五条或其他相关法律法规禁止从业的情形;3、在接受食品药品监督管理部门检查时,是否配合。第二章 职责与
4、制度编号第二章 职责与制度评定内容及检查要点企业自查020505第五条 企业法定代表人或者负责人是医疗器械经营质量的主要责任人,全面负责企业日常管理工作。评定内容:企业是否明确法人或负责人是经营质量管理的主要责任人,全面负责日常管理工作。检查要点:1、重点查看企业相关制度文件或职责权限文件,确认文件内容是否明确企业法定代表人或者负责人是医疗器械经营质量的主要负责人;2、查看法定代表人或者负责人履行职责的相关记录(如法定代表人或者负责人授权文件、任命文件签发,资源配置批准,重大事项决定等),确认其是否全面负责企业日常管理工作。020506第六条 企业法定代表人或者负责人应当提供必要的条件,保证质
5、量管理机构或者质量管理人员有效履行职责,确保企业按照本实施细则要求经营医疗器械。评定内容:法定代表人或者负责人是否能提供人、财、物、管理等条件,保证质量管理机构和质量管理人员有效履行职责。检查要点:1、重点查看企业质量组织机构图及所有部门职能、人员职责管理文件;2、与员工名册对照,确认企业部门、岗位、人员配置是否与实际一致;3、检查企业质量管理机构或者质量管理人员工作条件(如办公室、办公桌、电话、计算机、网络环境、传真机、档案柜等)配置是否满足有效履行质量管理职责需要。020607第七条 企业质量负责人应当由管理层人员担任,熟悉本企业所经营产品的质量特性及质量管理体系,全面负责企业质量管理工作
6、。企业质量负责人应当独立履行职责,在企业内部对医疗器械质量管理具有裁决权,承担相应的质量管理责任。评定内容:质量负责人是否全面负责医疗器械质量管理工作,是否独立履行质量管理工作职责并有裁决权。检查要点:1、重点查看企业质量负责人任命文件和职责权限文件,确认文件是否明确规定质量负责人具有质量管理裁决权并承担相应的质量管理责任;2、重点查看质量负责人在质量管理工作中履行职责的相关记录(如退货管理、不合格医疗器械管理、不良事件监测和报告等),确认其是否有效独立履行职责。第二章 职责与制度020708第八条 企业质量管理机构或者质量管理人员应当履行以下职责:(一)组织制订质量管理制度、岗位职责和岗位操
7、作规程,指导、监督制度的执行,并对执行情况进行检查,发现问题及时纠正和持续改进;(二)负责收集医疗器械经营相关的法律、法规、规章等有关规定,实施动态管理,并建立档案和目录清单;(三)负责指导、督促企业相关部门和岗位人员执行医疗器械的法规规章及本实施细则; (四)负责首营审核,包括产品、供货者、购货者合法性资质的审核,同时应当及时收集、更新所经营产品质量信息,并建立所营产品质量档案和目录清单;(五)负责不合格医疗器械的确认,对医疗器械不合格品的确认应当有书面的意见和签字;对不合格品的处理过程,应当实施有效监督,并有书面处理凭证;(六)负责医疗器械质量投诉和质量事故的调查、处理及报告,报告应当有质
8、量负责人意见和签字;(七)组织相关部门验证、校准相关设施设备,相关记录应当保存留档;(八)组织指导医疗器械不良事件的收集与报告;(九)负责配合医疗器械召回的管理;(十)组织对委托(受托)医疗器械第三方物流企业储运条件和质量保障能力进行审核(如有委托),审核意见应当书面确认签字并存档;(十一)组织对委托(受托)运输承运方的运输条件和质量保障能力进行审核,审核意见应当书面确认签字并存档;(十二)组织或协助开展质量管理培训;(十三)其他应当由质量管理机构或者质量管理人员履行的职责:1、参与制定并落实企业有关协议格式样本中有关质量保障条款的制定和审核; 2、指导并督促正确录入医疗器械经营企业信息追溯申
9、报系统,确保产品可追溯;3、经营第三类医疗器械企业需参与制定并落实计算机信息管理系统中有关质量管理的相关内容,医疗器械经营风险管理符合相关法规要求。评定内容:质量负责人及企业质量管理机构或者质量管理人员是否熟悉和履行了本岗位质量管理职责。检查要点:1、重点查看质量管理机构或者质量管理人员的职责与权限文件,确认其内容是否包括但不限于第八条要求;2、通过现场谈话等方式了解企业质量管理人员对职责的熟悉程度;3、重点抽查质量管理人员行使各种规定的质量管理职责(如对供货者、产品、购货者资质的审核、不良事件收集、不合格产品确认、质量事故调查、质量管理培训、委托储运或委托运输的审核等)的相关记录,确认企业有
10、效履行上述职责;4、对制度的执行情况是否定期进行检查,发现问题是否有效改进。第二章 职责与制度020809第九条 企业应当建立覆盖医疗器械经营全过程的质量管理制度,包括以下内容:(一)质量管理机构或者质量管理人员的职责;(二)质量管理的规定:1、质量管理操作规程:医疗器械采购、验收、贮存、销售、运输、售后服务等经营环节的操作规程;2、质量管理制度制定、修订、改版、分发或回收等规定;(三)首营审核的规定(包括供货者、产品合法性审核所需的相关证明文件、批发和第三类的零售还需制定购货者资格审核所需的相关证明文件);(四)采购、收货、验收的规定(包括采购记录、验收记录、供货者随货同行单);(五)库房贮
11、存、出入库、运输管理的规定(包括入库记录、温湿度记录、在库养护检查记录、库存记录、出库、运输记录等);(六)销售和售后服务的规定(包括销售人员授权书、出库随货同行单、购货者信息核对的规定、销售记录的规定);(七)不合格医疗器械管理的规定(包括不合格品确认、处理原则、销毁流程与记录等);(八)医疗器械退、换货的规定(包括退、换货的原则、操作流程、记录);(九)医疗器械不良事件监测和报告规定(包括责任人、报告流程、停止经营和通知记录等);(十)医疗器械召回规定(包括预案与实施、召回流程、责任人、召回记录档案管理等);(十一)设施设备维护及验证和校准的规定(包括设施设备目录、维护周期、责任人及维护内
12、容的记录、报告和档案等);(十二)卫生和人员健康状况的规定(包括员工健康档案、体检计划等);(十三)质量管理培训及考核的规定(包括培训计划、实施、记录、考试考核等);(十四)医疗器械质量投诉、事故调查和处理报告的规定(包括质量投诉、责任人、事故调查和处理报告、重大质量事故报告等);(十五) 经营第三类医疗器械企业需制定计算机信息管理系统管理的规定(包括使用权限分配及变更记录、网络安全、数据备份、责任人、版本升级记录等)。评定内容:企业是否制订了相应的质量管理制度,有针对性和可操作性。检查要点:1、重点查看企业质量管理制度、规定、操作规程等文件,确认其内容是否包括但不限于本实施细则要求;2、重点
13、抽查涉及企业经营全过程的质量管理制度(首营审核、采购、验收、贮存、养护、运输、售后服务等)和执行记录,确认企业是否实施相应的质量管理制度。第二章 职责与制度020810第十条 从事第二类、第三类医疗器械批发和第三类医疗器械零售业务的企业还应当制定以下质量管理制度:(一) 医疗器械追踪溯源的规定(包括企业建立所经营产品的供货者、产品、购货者目录清单及资质档案,与填报的医疗器械经营企业信息追溯申报系统信息一致,信息维护管理的规定、责任人、数据维护等);(二) 质量管理制度执行情况考核的规定;(三)第三类医疗器械经营企业质量管理自查制度、发现问题纠正措施和落实整改制度;于次年1月底前向经营场所所在地
14、的区县食品药品监管部门提交年度自查报告的规定。评定内容:二、三类批发和三类零售医疗器械企业是否制定了医疗器械追踪溯源、质量管理制度执行情况考核、年度自查报告制度的规定。检查要点:1、重点查看企业医疗器械追踪溯源、质量管理制度执行情况考核、年度自查报告制度文件及实施记录,确认企业是否实施相关规定与制度;2、查看医疗器械经营企业信息追溯申报系统(以下简称“申报系统”)信息维护情况。随机抽查2-3个不同类别产品,核对供货者、产品、购货者记录与申报系统申报的内容是否保持一致。重点查看是否进行了从供货者到产品到购货者的全程关联信息维护;3、取得医疗器械经营许可证满一年的企业,可调阅企业上一年度的自查报告
15、,核实自查报告情况。备注:仅从事第二类零售的企业本条合理缺项。第二章 职责与制度020911第十一条 企业应当根据经营范围和经营规模建立相应的质量管理记录制度,包括以下记录:(一)首营供货者、首营产品、首营购货者审核记录;(二)进货查验记录(包括采购记录、验收记录);(三)入库记录;(四)在库养护检查记录、库存记录;(五)出库与复核记录、出库随货同行单、运输记录、销售记录;(六)售后服务记录;(七)质量查询、投诉、抽查情况记录;(八)退货记录;(九)不合格品处置相关记录;(十)仓库(温、湿度等)等贮存条件监控记录;(十一)运输冷链/保温监测记录;(十二)计量器具使用、检定记录;(十三)质量事故
16、调查处理报告记录;(十四)不良事件监测调查报告记录;(十五)医疗器械召回记录;(十六)质量管理制度执行情况检查和考核记录等。评定内容:企业是否制订了相应的质量管理记录制度。检查要点:1、了解企业经营范围和经营规模,重点查看企业质量管理记录和质量管理档案,其内容是否包括但不限于本实施细则内容。可对照020809、020810检查;2、从销售清单或发票中随机抽查在营的1-2个类别产品,查阅该产品首营审核记录,现场提供(或打印)进货查验(包括采购、验收)记录、出库、运输、销售记录。记录内容应真实、完整、准确、有效。020912第十二条 企业应当建立并执行进货查验记录制度。评定内容:是否执行进货查验记
17、录制度并符合要求。检查要点:1、重点抽查批发第三类医疗器械的企业是否由计算机信息管理系统依据首营审核基础数据生成采购记录、验收记录;2、查看采购、收货、验收的规定(包括采购记录、验收记录、供货者随货同行单)是否符合要求;3、抽查在营的1-2个类别产品的采购记录、验收记录、供货者随货同行单,确认企业按规定进行采购和验收。第二章 职责与制度020913第十三条 从事第二类、第三类医疗器械批发业务以及第三类医疗器械零售业务的经营企业应当建立销售记录制度。鼓励其他医疗器械经营企业建立销售记录制度。评定内容:是否执行销售记录制度并符合要求。检查要点: 1、重点抽查第三类医疗器械批发的企业是否由计算机信息
18、管理系统依据首营审核基础数据生成销售记录;2、重点查看销售规定(包括销售人员授权书、出库随货同行单、销售记录的规定);3、抽查销售记录,确认企业按规定建立并执行销售记录制度。备注:仅从事第二类零售的企业本条合理缺项。020914第十四条 企业进货查验记录(包括采购记录、验收记录)和销售记录信息应当真实、准确、完整。评定内容:进货查验和销售记录信息真实、准确、完整。检查要点:随机抽查采购记录、验收记录、销售记录,根据相关记录与实物或凭证核对。020915第十五条 从事医疗器械批发业务的企业,其购进、贮存、销售等记录应当符合可追溯要求。鼓励企业采用信息化等先进技术手段进行记录。评定内容: 批发企业
19、所经营的产品是否可追溯。检查要点:1、重点抽查经营产品的进、存、销的账目与货物是否平衡(相符),抽查库存货物与账目的一致性;2、核实各项记录的可追溯性。备注:仅从事零售的企业本条合理缺项。020916第十六条 进货查验记录和销售记录应当保存至医疗器械有效期后2年;无有效期的,不得少于5年。植入类医疗器械进货查验记录和销售记录应当永久保存。评定内容:相关记录保存是否符合要求。检查要点:1、重点查看企业质量管理制度中是否明确进货查验记录和销售记录的保存期限,是否符合要求;2、抽查历史记录凭证,重点抽查植入类产品是否按要求保存相关档案。第三章 人员与培训编号第三章 人员与培训评定内容及检查要点企业自
20、查031017第十七条 企业法定代表人、负责人、质量管理人员应当熟悉医疗器械监督管理的法律法规、规章规范和所经营医疗器械产品的相关知识,并符合有关法律法规及本实施细则规定的资格要求。评定内容:企业法定代表人、负责人、质量管理人员是否熟悉相关法规规章、熟悉所经营产品的相关知识。检查要点:1、可采取现场询问、问卷调查、闭卷考试等方式了解企业法定代表人、负责人、质量管理人员是否熟悉医疗器械监督管理的法律法规、规章规范及本实施细则,是否符合规定的资格要求;2、了解企业法定代表人、负责人、质量管理人员对所经营医疗器械产品的相关知识熟悉程度。031118第十八条 企业应当设立与经营范围、经营规模相适应的质
21、量管理机构或者质量管理人员。经营第三类医疗器械三个门类以上的批发企业、医疗器械零售连锁企业(总部)、医疗器械第三方物流企业、经营国家医疗器械经营环节重点监管目录产品的批发企业,应当设置质量管理机构或质量管理人员。除上述类别的医疗器械经营企业应当至少设一名质量负责人。评定内容:企业是否依据经营产品的范围和类别设立了与之相适应的质量管理机构或质量管理人员。检查要点:重点查看企业质量组织机构图、员工名册、质量管理人员任命文件,确认企业质量管理机构或者质量管理人员配置是否与其经营范围和经营规模相适应。031119第十九条 企业质量管理人员应当具有国家认可的相关专业学历或者职称。第三类医疗器械经营企业质
22、量负责人,应当具备医疗器械相关专业大专以上学历或者中级以上专业技术职称,同时应当具有3年以上医疗器械经营质量管理工作经历。角膜接触镜零售的医疗器械经营企业质量负责人,应当具备医疗器械、医学、护理学、光学、视光学、眼视光技术等专业大专以上学历或者中级以上专业技术职称(包括二级技师以上)同时应当具有3年以上从事角膜接触镜经营质量管理工作经历。助听器经营企业质量负责人,应当具有国家认可的相关专业学历或者职称。第二类医疗器械经营企业质量负责人,应当具有医疗器械相关专业中专以上学历或初级以上专业技术职称。兼营医疗器械的零售药店质量负责人可由药品质量负责人兼任。其他兼营医疗器械零售企业,应当配备1名高中或
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