自学考试复习-文秘与办公自动化专业文书与档案管理复习资料1.doc

《自学考试复习-文秘与办公自动化专业文书与档案管理复习资料1.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《自学考试复习-文秘与办公自动化专业文书与档案管理复习资料1.doc（10页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、文书与档案管理 “ 档案 ” 在商代称为册。从公文的稿本划分，可以分为文稿和文本对收集到的信息所涉及的有关问题进行审核查对时，要溯本求源。人事文书管理部门要经常了解和掌握形成人事文书材料源的信息。涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，不受30年期限的限制。档案资源常用检索工具包括目录、索引和指南。 2006年9月19日，国家档案局通过的关于机关文件材料归档范围和文件档案保管期限的规定将保管期限划分为“永久”和“定期两类。开放档案的条件包括物质条件、检索条件、制度条件、社会档案意识条件。档案信息化的内容包含环境构建，资源建设在制发档案文件的时候应该注意，严格控制复制珍贵及易损档案，

2、履行审批手续 ，复制后与原件认真校对，必要时说明出处,盖章文书管理的原则有分类管理的原则，安全保密的原则，便于阅读和利用 ，“管而不死，活而不乱”的原则。按信息的传递方向，信息传递分为内向传递和外向传递两种。信息存储的程序是登记、编码、存放排列、保管。电子文书是指具有参考价值和利用价值，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。信息工作的程序包括收集、整理、传递、存储、利用和反馈。分类目录是按照体系分类法的基本原理划分的。档案收集工作包括档案的接收和档案的征集。文书处理必须遵守及时、准确、统一、安全的原则。要销毁

3、的档案在未批准以前应当单独系统保管，以便领导审查检查和不批准时放回库房。企业档案是现代企业在生产经营活动中直接形成的具有保存价值并经过整理的原始记录和历史资料。文摘的类型分为指示性文摘和报道性文摘行文关系可分为上行文、下行文和平行文三个方向。档案业务工作的起始环节是档案收集信息工作一般由收集、整理、存储、传递反馈、开发与利用等组成。 档案处、科是档案行政管理机构的类型。文件归档制度的内容包括：归档时间、归档范围、归档要求、归档手续档案的本质属性是原始记录性。以治为主、以防为辅、防治结合，是保管和保护档案的基本思想和原则。人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的检索工具。各级国家档案馆保存

4、的涉密档案，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。档案目录是决定档案价值最重要、最本质的因素。不属于外向传递的形式的是通知。关于信息反馈的形式不正确的是集中反馈和分散反馈公文的特点是作者法定性、作用权威性、效用实现性。公文从来源上划分为收文和发文。常见的信息资料编码的方法包括顺序编码法和分组编号法档案的本质属性是原始记录性文书处理包括收文处理、发文处理和文书管理三个环节。电子文书所依赖的系统具有不稳定性。档案发挥作用的规律是档案机密程度递减档案保管工作最终是为了立足长远，保证当前。“八防”不正确的一项是防虫、防震立卷环节的选择是立卷工作开展的前提。销毁失去保存价值的档案必须由鉴定小组提出意见，

5、登记造册，经机关分管负责人批准后，由2人人在指定地点监销，并在销毁册上签字。电话不属于文字传递属于信息分类方法的是信息分类。信息存储主要由录入、编码、存放排列、保管等工作环节构成。档案包装材料中的卷盒的规格一般为300mm220mm。文书的立卷有其特定的程序，这对于有效管理档案、保证档案质量和提高档案开发利用的效率有很重要的作用信息筛选程序的是看来源、看标题、看正文信息资料加工的形式有综合加工、提炼加工、推导加工适用性、系统性、合法性是制定档案管理制度的基本原则所应当坚持的。档案保管期限表的类型有通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表。档案阅

6、览服务应该注意哪些事项、不得借阅尚未整理编目的零散档案、爱护档案,不得在档案上做标记、严禁在阅览室吸烟、喝水、阅毕档案要认真检查、清点，发现问题要妥善处理1只有经过归档的文件才能是档案。2有些文件不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。3允许利用者摘抄、复制开放的档案，也可在研究著述中引用或通过刊物、广播等媒体向社会公开档案的全部或部分原件。5制发档案复制本包括内供复制和外供复制。6鉴定工作的组织包括建立档案鉴定工作机构、由档案工作人员和形成部门联合提出鉴定意见，送交鉴定委员会审查后呈报上级机关领导者批准。7对于珍藏档案、残破易损档案、稀有文本以及声像档案原件，概不外借。8维护档案的

7、安全包括维护档案的实体的物质不是安全和机密内容的政治安全两个方面。9档案收集是档案工作的首要环节。10年度问题分类法不适用于内部机构比较稳定的单位或撤销单位的档案分类。信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容.分发是文书人员依照一定的分文原则，区别不同情况，把经过登记的收文发往领导人阅批，或转往有关部门办理。档案统计分析是对统计资料进行综合归类，比较研究以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。高质量，准确而又及时统计数据和高层次，有一定深度、广度的统计分析报告是统计分析的产品。编制项目总平面图和综合管线竣工图，应由建设单位负

8、责或委托有资质的单位编制。国外引进的项目或由外方承包的建设项目，如由外方提供竣工图的，应由外方签字确认。1信息筛选的方法：(1)复印、剪裁对能满足需求的相关信息进行阅读，将阅读到的有价值的信息做记号、复印或剪裁。(2)摘记将有保存价值的信息摘录到手册或卡片上。(3)标记说明对筛选后的信息进行标注、注释或说明，注明已被建材的信息的日期、出处。文书立卷的原则应遵循一下几点： (一)保持文件之间的历史联系这是文书立卷工作的基本前提。文书是历史纪录的真实写照，文件之间的联系是自然的、历史的、客观的联系。文件的形成处理过程反映了文件形成和处理过程中的各种关系，反映了不同机关之间的行政关系和工作关系，反映

9、了每一级机关的工作状态和工作效果，还反映了领导的职权、权责和能力素质。这些要素在档案的利用过程中必成为重要的参考和借鉴。所以，文书立卷的时候必须要考虑到文书的历史的、自然的联系。(二)区分文件材料的保存价值这是文书立卷工作的具体依据。文件本身的价值决定了文件的保存价值。文件所记载和反映的内容不同、重要程度不同，这份文件所起的作用和保存价值也不同。一般来说，那些反映社会发展和记录主要工作活动的重要文件，其保存价值相对较大。文书立卷的第二条原则就是必须保存有价值的文书。(三)方便保管和利用这是文书立卷工作的基本原则。文书立卷的根本目的，就是方便文件的保管和日后的利用。文书立卷是对文件进行的分门别类

10、的工作。每一个案卷一般就是一个小的类别，需要概括出案卷中文件的主题内容和案卷标题，使文书管理人员通过标题即可了解卷内文件的大致内容，并能准确、迅速地查找所需要的文件，方便文件的查找、保管和利用。为了方便文书的保管和利用，案卷内文件的数量不能因过多而导致装订和翻阅不便，也不能因为数量过少、案卷太薄，导致设备利用率降低。科技档案按其产生领域，可以分为基本建设档案、科研档案、产品档案、设备仪器档案等会议文书管理的种类 区别对象，按需传递信息信息传递要根据对象不同而区分对待，高层次决策者需要综合性和预测性具有前瞻性的信息，基层管理者需要具体的经营信息和实施步骤。秘书应针对不同对象因人而异即使准确传达相

11、关信息。(2) 做好例行信息的传递工作信息工作是秘书日常工作的重要部分，信息的上传下达都要经过秘书。秘书应做好信息的传输和接收工作。(3) 加强非例行信息的传递工作领导及有关人员在工作中急需某些信息时，秘书要及时收集信息并及时传递。秘书从收集到的信息中发现重要情况时要立即传递，如本企业所用材料的价格即将下跌，公司发行的股票突然被人大量抛售等。秘书一旦获取这类信息，必须迅速向决策者或有关部门传递。(4) 运用现代化信息传递方式秘书应当发挥现代化的信息技术在信息传递中的作用，利用全球联网的电话、电视、数据传递网络、光盘和新的多媒体技术等传递信息，弥补目前在获得信息方面存在的地理的、社会的和经济的差

12、距，使信息产生更大的社会效益和经济效益。1 信息是企业决策的基础正确的决策是企业管理依赖的根本，正确或错误的决策关系到企业的生死存亡。决策其实就是一个信息处理的过程，它是由信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成，每一个步骤都离不开信息的支持。2 信息是企业管理的核心企业管理讲求的是资源的优化配置。企业管理的主要任务是商品流动的管理，但管理的方法和依据却是信息。通过信息管理能实现对物流的管理，从而实现企业利润的最大化。“控制信息就是控制企业的命运，失去信息就会失去一切”，越来越成为国外企业普遍流行的观点。随着现代企业的发展，信息逐渐成为企业管理的核心。3 信息可以提高企业的竞

13、争力企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，必须借助于企业的信息工作，充分了解对手的情况。企业管理者通过认识和掌握有价值的信息来指导、组织企业管理活动。所以，信息被人们称为除技术、资金、人才之外的第四大管理要素。与纸质文书相比，电子文书的特点如下。(1)虚拟性和依赖性。电子文书的全部信息是以电子字节bit (1和0)作为记录形式的，它必须通过计算机及其相应的软件系统处理后，才能被人们阅读和识别，它对计算机软、硬件系统有很强的依赖性。计算机屏幕上呈现出来的文件及其格式，是经过计算机程序处理过的，同一电子文书可以被显示成各种不同格式，所以它只是一种虚拟的文件。(2)不稳定性。电子文书所依赖的系统具

14、有不稳定性。目前计算机软、硬件系统的迅猛更新换代，都会产生电子文书存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换的问题。电子文书的载体具有不稳定性。用以存储电子文书的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短，不易长久保存。同时，电子文书具有可变性，其真实可靠性远不如纸质文书，随时面临被修改、盗窃、丢失甚至销毁的危险。(3)信息共享性。电子文书信息不一定具有固定的物理位置，可以非实体状态进行加下和管理，电子文书存到计算机网络上之后，可以不受时间和空间限制随时随地被查阅和利用。这种信息和载体的可分离性，为信息的共享提供了条件。1科技档案按其产生领域，可以分为基本建设档案、科研档案、产品档案、设备仪器档案等2

15、文书管理是指在集中统一管理的原则指导下，认真做好收文处理和发文处理的工作，充分发挥文书的效用，既有利于保密又便于调阅的一系列的管理工作。主要包括编制立卷类目、调阅、立卷和归档等工作环节。3信息检索服务是从信息集合中迅速、准确地查找出所需信息的程序和方法。这里所说的信息集合指的是有组织的信息整体。4年度分类法就是按照档案文件形成的自然年度或专业年度进行分类，每一年度内的档案文件作为一个类别。1人事文书及其特点人事文书是指各级机关在干部人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。每一个工作人员在其工作、学习和生活实践中，总要形成与本人有关的文字材料，如

16、干部履历表、干部鉴定、干部考核材料、干部审查结论、入团入党材料、奖励处分材料、职务任免材料等，这些材料都属于人事文书。 人事文书具有以下主要特点。(1)客观真实性。人事文书必须做到客观真实，且一旦形成就不能任意涂改。只有确保它的客观真实性，才能为人事(劳动)部门正确使用人才，合理解决工资等工作提供优质服务。(2)动态性。人事文书归档后，其内容不是一成不变的。随着当事人人生道路的延伸不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，必须注意做好新形成的人事文书的收集、整理与归档工作，力求缩短与个人实际情况的“时间差”。(3)机密性。人事文书的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事

17、件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等。因此，人事文书大多具有机密性，任何人不得泄露和私自保存人事文书材料，不能向社会无条件地提供服务。企事业单位文件材料的立卷归档范围1 信息是企业决策的基础正确的决策是企业管理依赖的根本，正确或错误的决策关系到企业的生死存亡。决策其实就是一个信息处理的过程，它是由信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成，每一个步骤都离不开信息的支持。文书材料本身是否具有保存价值是确定企事业单位文件材料归档范围的重要标准。凡是反映本单位生产经营、技术开发等各项主要工作和活动基本情况，具有查考、利用价值的文件材料，包括本单位生产经

18、营、技术开发等主要工作和活动中产生的文件、上级机关发来的需要在本单位生产经营、技术开发、管理和销售等主要工作环节和活动中加以贯彻执行的文件材料，以及其他涉及重要问题的文件材料等，都属于归档的范围。电子文书收集要求1收集要及时。归档的电子文书是由二进制数字编码组成的，二进制数字编码的变换会导致电子文书内容的改变。电子文书从形成到归档过程中，有被更改的可能，而且修改可以做到不留一点痕迹。许多辅助性电子文书未采取严格保管措施，人们可以随意对其进行增、删、改等操作，使其原始性、真实性、完整性受到威胁。所以，为保证归档的电子文书的真实性，电子文书的归档工作必须从电子文书形成阶段就开始，并贯穿于公文处理和

19、科技工作的整个过程中。(2)收集归档材料要完整。归档的电子文书的形成可能涉及许多职能部门，指定专门机构或专人负责，制定明确的电子文书归档规章制度，建立必要的记录和登记制度，以避免由于工作的互有交错、职责界限的难以区分造成的电子文书的不完整性。所以，整个收集归档过程既要有统一领导，明确分工，严格管理，又要有相互支持，这样才能保证电子文书收集的原始性、真实性和完整性。(3)收集的归档材料要真实。对收集归档的电子文书不仅要从形式上鉴别其真实性，对其内容的真实性还要认真、详细地鉴别，确保归档电子文书的真实可靠。(4)收集的归档材料要安全。注意保管，避免因载体的损坏而使电子文书无法读出。电子文书涉及的技

20、术环境较复杂，我们不仅要保证电子文书载体物理上的安全，还要保证电子文书内容逻辑上的准确。特别注意归档电子文书的背景信息及元数据与电子文书同时归档，在任何条件环境下都要将电子文书拷贝一套保存，并对这套拷贝的技术平台做出说明。(5)做好电子文书配套的纸质的收集工作。归档的电子文书与相应的纸质应在内容、相关说明及描述上保持一致。电子文书在我国还未取得法律效力，起凭证作用时，还要依靠纸质文件。电子文书、纸质文书在相当一段时间内还将长期并存。科技档案按其产生领域，可以分为基本建设档案、科研档案、产品档案、设备仪器档案等从工作环节和性质来看，档案信息化的内容包括环境构建和资源建设两个方面。撤销机关的档案应

21、向同级档案馆移交，但若其主管部门同意，也可由主管部门保管该机关的档案，以后作为该主管部门的档案一并向档案馆移交。各机关编制的本机文件材料归档范围和文书档案保管期限表应经同级档案行政管理部门审查同意后执行。1. 正式渠道。包括公共传播载体、各种社会活动 向有关单位索取资料、专利文献、竞争对手的公开资料。 2. 非正式渠道。包括建立人际网络，收集人际信息、通过第三方获取信息、收集竞争对手疏忽泄露的信息、人才流动中的信息、通过反求工程获取信息、通过参观或学习获取情报、委托收集。1 信息是企业决策的基础正确的决策是企业管理依赖的根本，正确或错误的决策关系到企业的生死存亡。决策其实就是一个信息处理的过程

22、，它是由信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成，每一个步骤都离不开信息的支持。2 信息是企业管理的核心企业管理讲求的是资源的优化配置。企业管理的主要任务是商品流动的管理，但管理的方法和依据却是信息。通过信息管理能实现对物流的管理，从而实现企业利润的最大化。“控制信息就是控制企业的命运，失去信息就会失去一切”，越来越成为国外企业普遍流行的观点。随着现代企业的发展，信息逐渐成为企业管理的核心。3 信息可以提高企业的竞争力企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，必须借助于企业的信息工作，充分了解对手的情况。企业管理者通过认识和掌握有价值的信息来指导、组织企业管理活动。所以，信息被人们称为除技术、资金、人才之外的第四大管理要素。1 日常工作中的信息工作秘书日常事务工作包括值班、接待、接打电话和安排活动。在处理这些办公室日常事务工作时，必须按照特定工作内容的需要，做好信息工作。2 会务工作中的信息工作秘书要做好会议期间的信息处理工作。秘书的会务工作，实际上是要确保会议信息有效流动，以实现会议目的。所以，秘书要做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作，做到多听、多记、多想，全面地收集和掌握第一手资料。3 文书处理中的信息工作文书是重要的信息传递载体。秘书要做好每天都要处理大量的文书，文书的起草、制作、分发、收缴、传阅和归档就是信息工作的集中体现。