旅游公司人事档案管理制度.doc

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1、 旅游公司人事档案管理制度1 人事档案保管制度1.1 人事档案管理宗旨a. 人事档案机密是公司秘密的一部分，对人事档案进行妥善保管，能有效地保守公司的秘密；b. 维护人事档案材料完整，防止材料损坏，是档案管理的主要任务；c. 为便于对档案材料的使用，保管与利用是紧密相联的，科学、有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。1.2 材料归档制度1.2.1 新形成的档案材料应及时归档，以避免由于延误归档造成档案材料不必要的损失。1.2.2 档案材料归档程序 a. 对档案材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求； b. 按档案材料的属性、内容、确定其归档案卷的具体位置： 在档案目录上填写档案材料名称及有关

2、内容； 将新的档案材料放入档案柜。1.3 检查核对制度1.3.1 检查核对是保证档案完整、安全的重要手段，在档案管理中是必不可少的。1.3.2 检查的内容包括对人事档案材料本身进行检查，如查看材料有无发霉、虫蛀等；也包括对人事档案的保管环境进行检查，如查看门窗是否完好，有无其他存放错误等。1.3.3 档案材料的检查核对一般要定期进行，但遇有下列情况，应进行临时检查核对： a. 突发事件，如被盗、遗失或火灾、水灾之后； b. 对有些档案材料发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失； c. 发现某些损害之后，如发现材料发霉、虫蛀等。1.4 档案材料的转递制度1.4.1 转递制度是关于档案转移投递的

3、制度。档案的转递一般是由于人员工作调动而进行的。1.4.2 档案材料的转递程序如下： a. 将应转走的档案材料从档案室提出； b. 在档案底账上注销； c. 填写转递人事档案材料通知单； d. 按发文要求包装密封后转递。1.4.3 在转递过程中应遵循保密原则，一般通过机要文书转递，不能交本人自带。收档单位在收到档案并核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。1.5 档案的保管、保密制度1.5.1 对于较大的单位，一般要设专人负责档案的保管，档案保管设备应齐全。1.5.2 档案库应有必要的防火、防潮器材。1.5.3 库房、档案柜应保持清洁、整齐，不准存放无关物品。1.5.4 任何人不得擅自将人事

4、档案材料带到公共场合。1.5.5 非档案管理人员不得进入库房，库房内严禁吸烟。1.5.6 档案管理人员离开库房时，应关窗、关灯、锁门。1.6 人事档案统计的内容a. 人事档案的数量；b. 人事档案材料收集补充情况；c. 档案整理情况；d. 档案保管情况；e. 档案利用情况；f. 档案库设备情况；g. 人事档案工作人员情况等。2 人事档案利用制度2.1人事档案利用宗旨a. 建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案资料，更好地发挥档案资料在人事管理工作中的作用；b. 档案资料在利用过程中，应遵循一定的程序和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段；c. 建立人事档案利用制度，也是档案管理工作的重

5、要一环。工作人员必须按制度行事，这是对档案管理人员的基本要求。2.2 人事档案利用方式a. 设立阅览室以方便有关人员查阅阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理，其优点是：便于查阅指导和监督，有利于防止泄密和丢失等；b. 借出使用档案资料借出库房使用需满足一定的条件，比如：本部门领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。档案借出时间不易过长，到期未还者应及时催还；c. 出具证明材料出具的证明材料可以是档案管理部门按有关文件规定，写出的有关情况的证明材料；也可以是人事材料的复印件，要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。2.3 人事档案

6、利用手续2.3.1 人事档案资料查阅手续管理正规的人事档案部门其档案资料查阅手续包括以下几个方面： a. 由申请查阅者写出查档申请，写明查阅的对象、目的、理由以及查阅人的概况等；b. 由查阅人所在单位盖章，负责人签字； c. 由人事档案管理部门审核，若理由充分、手续齐全，应批准其查阅档案资料。2.3.2 人事档案资料外借手续a. 借用档案资料的单位（部门）写出借档申请，内容与查档申请相似； b. 借用档案资料的单位（部门）盖章，负责人签字； c. 人事档案管理部门审核、批准； d. 借用档案应进行登记，其内容包括：借档时间、档案资料名称、份数、理由等，填写字迹应清楚，并由借档人签字； e. 归还档案资料时，应及时在外借登记簿上注销。2.3.3 出具证明材料的手续部门（单位）或个人需要由人事档案管理部门出具证明材料时，需履行以下手续：a. 由有关部门（单位）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；b. 人事档案管理部门按照有关规定，结合借用者的要求，提供证明材料；c. 证明材料由人事档案管理部门有关领导审阅，加盖公章后登记发出。