公园物业管理的后勤及信息档案工作方案.doc

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1、公园物业管理的后勤及信息档案工作方案一、 建立完善的后勤保障体系兵马未动，粮草先行是我公司的后勤工作一贯奉行的原则。我公司拟在中标后进场前首先启动以下后勤保障体系：1、在某文体公园附近租房建立二处“大本营”，用以安排办公地点，员工宿舍。并接通有线电话，开通员工手机联系。2、办好员工食堂，做到早上能给员工进餐不至于空腹上班，早、中、晚食堂定时就餐，让员工吃饱吃好，视公司如自己的家。3、设立工人娱乐室，其中有电视房，棋牌室等，丰富员工业余生活，提高员工精神文明水平。4、设立一线机动人员，使员工能享受公休假日，或实行公休假加班双薪制。5、为便于管理，上班时间统一着装，公司发给每位员工冬夏时装各一套。

2、而道路作业的工人还必须另着反光安全二、为某文体公园保安、绿化、保洁提供充足的物质采购和仓管采购和仓管是某文体公园保安、绿化、保洁工程的重要环节之一，我公司为此作出如下准备措施：1、肥料、农药等生产物质的货源，要限定在具备一定资质、信誉和规模的供应商，杜绝伪劣产品。2、在出现高发或高危病虫害时，要不惜一切代价购买特效农药予以挽救，要将病虫危害降到最低限度。3、常备一定量的常规农药，做到随备随用，但仓储数量要适当，不宜过多，以免超过保质期而降低农药质量。4、采购和仓储岗位设中级技术人员1名，把好肥料农药关就是起到了四两压千金的关键作用。5、为使员工能以健康的体魄进行养护工作，公司定期联络医院给员工

3、进行体检，并给长期与农药打交道的员工给予适量的营养补助或定期换岗工作。三、员工培训方案及员工激励制度（一）员工培训方案（附 某文体公园物业员工培训手册）本物业管理部的宗旨是科技领先、人才领先，故始终保持知识更新，技术专业的原则，为此做到以下五点：1、每周末所有在岗工人相互交流技术一次，工程师讲解和推广新技术一次。2、新工人先上岗跟班作业，从第二周开始，每周用半天学习专业知识和技术操作。3、工龄达2年以上的工人，每二周脱产学习文化课两小时。4、技术员以上的工程技术人员每年脱产送出培训一周，并要求人人能上机操作，掌握电脑。5、工程师以上至总经理的中高层管理人员每一至二年高级培训一次。（附 某文体公

4、园物业员工培训手册）（二）员工的激励制度要调动员工工作的积极性，激发员工工作热情，就必须对员工进行有效的激励。所谓激励，就是创设满足员工各种需要的条件，激发员工工作的机动，从而实现管理公司的管理目标。奖励 1、奖励的种类 物业管理公司常用的奖励方法主要有如下两种： （1）物质奖励：发放奖金，奖品，晋级，奖励旅游、培训、出国考察等。 （2）精神奖励：颁发奖状、获奖证书、奖杯、奖章、锦旗，通报表扬，给予荣誉称号，照片上光荣榜等。惩罚惩罚是一种负激励，是对员工违背公司规章制度和违背公司目的的非期望行为进行处罚，以使行这种行为不再发生。犯错误的员工可通过惩罚改正自已的错误之处，并向公司期望目标转移。处

5、罚的种类有：物业管理公司可以根据自身制定的具体惩罚标准对员工作出口头警告、降级、扣发工资奖金、罚款、辞退、除名等不同种类的惩罚。四、 信息技术在保安、绿化、保洁等物业管理上的重要作用1、信息技术在某文体公园的保安、绿化、保洁等物业管理上是最基本、最重要的技术部分。某文体公园有关绿化部分（含园建、给水等设施）的图纸信息量极大，为了随时能取读、复制、修改、设计、携带、传递，必须将这些图纸以电脑资料的形式储存。我们所采用的电脑软件，通常是Office、Autocad和 Photoshop等，这样可实现以下功能：2、将全公园竣工图全部储存在电脑里，（可精确到每一米段）便于全盘管理。3、今后的保安、绿化

6、、保洁等物业管理、技术改造等等方面都要通过电脑来反映和指挥。4、要把握某文体公园园林景观的先进性和新颖性，就必须发挥网上技术，充分收集、分析和利用信息。五、突击的迎检及节假日等施工方案我公司拟成立保洁和绿化突击队（保安部已建突击制度），由总经理、副总经理及突击施工队长等组成指挥小组，凡接到甲方突击任务如：迎检活动、节假日增设造型造景等或现场发现紧急情况，立即作出反应，主要采取以下措施：1、突击队设人员20名，平时在各自岗位上班，一旦应召，立即形成专门的小队，全天24小时内随时赶到现场。2、主要应付以下事项：配合物业管理部突击性完成装饰、摆设、保洁的突发性短期工作。3、有迎检任务下来时，突击队全

7、面铺开，对本标段所有责任区检查、清理、保洁、补种等。4、节假日扎景造型时，辅助工程队施工。5、交通事故造成花坛受损，在24小时内修复。6、台风、暴雨灾害后，及时排涝清淤，补栽或扶苗，恢复景观。六、积极参与管理示范考评和ISO国际质量管理认证(一)积极参与管理示范考评1、管理示范考评的意义通过参与“物业管理优秀示范物业区”评比，可以更好地提高物业管理的管理质量，细化物业管理的管理内容，量化服务标准，统一管理尺度，满足甲方日益增加的服务需要。2、参与考评的工作准备物业管理示范物业区的考评工作从时间上分三个阶段进行。通常每年的五六月份开展市级考评工作，由市级地方物业管理行政主管部门对各参评单位进行考

8、评及综合打分；通过市级考评的公司由市级主管单位推荐，一年后可参加省级考评。获得省级考评示范的单位（成绩一般在95分以上），可于一年后由省级主管单位推荐，参加国家建设部组织的全国考评，最终选出全国物业管理示范单位。参评单位应根据考评时间长、任务重、规模大的特点，规划好这三个阶段的具体工作。第一阶段：市级考评阶段。这一阶段指从管理公司确立考评目标至市级考评结束期间，时间由管理公司视情况而定，一般以3-5个月为宜。这一阶段主要完成以下几项工作。（1）确定所管物业需达到的管理水平（考评目标），统筹安排全年的工作分段，成立考评迎检领导小组，确定考评任务分组成员。考评组一般分为资料组和自检整改组，分别负责

9、考评资料的统一准备和物业各项目检查整改。（2）自检自评：针对考评标准逐条对所管物业自评自检，将发现的物业管理问题汇总整理。（3）将自评自检中发现的问题落实到各人任务分组，确定问题具体负责人，初步完成时间、验收人。自评自检可能会反复进行数次，真至达到最终目标。（4）参观及专家辅导检测：组织成员到已获得示范称号的物业参观学习，并请行内专家到场指导。（5）市级正式考评：做好市主管部门考评前的准备工作及现场具体迎检工作。第二阶段：省级考评阶段。这一阶段指从市级考评结束至省级考评期间。工作重点是对市级主管部门提出的意见进行认真整改。此时应针对再次发现的问题进行专题性参观学习，并将有关工作资料补充到考评资

10、料中去，然后迎接省级考评。第三阶段：国家建设部考评阶段。这一阶段指省级考评结束至国家建设部考评期间。工作内容基本上与第二阶段类似。需注意的是：在省及全国考评准备阶段，要对上级考评提出的整改意见作出切实反映，并将整改后形成的新制度落实到日常工作中去，积累原始资料。1、细分自检项目，参评单位可将考评标分为资料准备和硬件改造两大类。前类交由资料组统一准备考评资料，后一类则根据物业情况，把项目及相应分值细分至各个专业部门，然后由专业部分落实到日常管理与操作中去。参评单位根据分值为专业部门的工作自评打分。2、组织自检自评，自评可采取分部自评、交叉自评和专家自评三种方式。（1）分部自评即由各专业部门对本部

11、自评。优点：各专业部门对于本专业部门对本部所管物业作自评。缺点：检查的是自己所负责的工作，难于发现问题且打分会有偏袒。（2）交叉检查是各分管项目负责人交叉检查。优点：易于发现一些日常工作容易忽略的问题。缺点：因不具专业尝试而容易流于形式。（3）专家自检是请本行业专家来专项自检。优点：专家非本物业管理人员而且都具有专业水准，能做到高标准、严要求，既能提出问题又能提供解决方案。自检行之有效，评分结果也较真实客观。缺点：在时间、精力、费用上花费较多，成本较高，不易经常进行，参评单位可于正式考评前适当请专家自检1-2次。3、整改落实。对发现的问题进行汇总怕将需要整改的项目落实到各部门，并在规定的时间内

12、完成验收，整改落实过程在考评中将重复进行，直至问题基本解决。注意：自评自检的时间相对会很长，要注意保留及整理有关会议资料及整改、验收表格资料，它们都是考评单位具体实施考评方案（考评标准第一项第十一条）的支持资料。（二）ISO国际质量管理认证 实施ISO9001标准的必要性： 1、实施全面质量管理思想，构建现代物业管理制度，并能够从根本上转变物业管理的管理观念和服务意识，确立物业管理就是服务的指导思想。使物业管理方针更为明确，质量目标意识更强，培养物业管理优势。同时可以管理过程中的弱点为切入点设定可实现的目标，落实责任部门/人，确定实施途径，通过制定相应计划，有效实施并监控，实现目标值。 2、导

13、入以“游人为中心”的现代管理理念，使甲方和游人成为“消费者”，保证和不断改进对甲方及游人的服务，使之成为物业公司的核心功能，尽一切要能关注人的需求成为物业管理工作的精髓，使物业管理功能由被动保障型转换为主动服务型，物业工作的重点、各方面工作的规划与实施均紧紧围绕为断改善、提高服务质量这个基本点上来，甲方的主体地位得到了全面体现。 3、可将管理中的经验方法提升为对管理过程、管理目的有效、科学、细化管理，从而能够按照标准，严格衡量教育质量，使管理程序有章可循。通过以预防为主的管理机制，减少和预防发生不合格管理，加强了民主管理与监督。 4、通过一套系统的物业管理程序文件和记录，从软件上规范和完善物业

14、公司的过程管量理，对物业管理工作的典型过程和容易出现接口问题的过程形成流程图，以规范其管理。在流程中规定负责部门、操作者、操作程序、需保留的记录等，使教职员工明确自己的岗位职责和工作要求，不出现人浮于事或无所适从的现象。同时通过有效的监控，实现其责任的可追溯性。5、通过创立良好的品牌效应，可以提高物业公司的声誉和知名度，增强企业活力，更好地参与市场竞争，从而吸引更多更好的客户，同时吸引更多的优秀人才，这将有利于物业公司更快的发展，并能得到社会各界更多的支持现帮助。6、较大幅度地提高物业管理质量，提高业主的满意度。及时沟通管理信息，包括：甲方和社会需求；确保管理过程的适宜性和有效性等，实现公开服

15、务承诺与满意度反馈的有效处理。7、建立自我完善和持续改进的机制。主要通过日常管理、内部质量审核、认证机构的审核系统活动，评审物业公司的质量方针、质量保证目标达成度、质量体系运行的有效性，发现物业管理中存在的重大问题，并采取有效预防措施，使物业管理始终处于受控、有效、持续改进与提升的状态。七、物业管理的档案建立与管理（一）管理规章制度科学管理、合理量化、健全制度是我们取得成功的重要保障，为了达到高标准的管理目的，我公司已成功导入ISO9000质量管理标准模式。在接管物业以后，将严格按照质量管理体系的标准，实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计-条，其中公众制度-条，内部岗位制度-条，运作

16、管理制度-条，员工培训考核制度-条。 （二）物业档案建立与管理1.资料收集资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。2.资料分类整理(1)分辨真伪。(2)分类排序。(3)组编档号。(4)装订精美。3.档案资料管理(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致；如有破损，应及时修补。(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。(6) 建立资料的收集、分类整理、归档管理制度并在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养等登记制度。（正文完）