企业红头文件标准格式(公文必备).doc

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1、公司公文格式说明：本纸质公文格式样本共8页，按照国家标准GB/T97041999并结合公司实际情况制定。发文机构：宋体，字号不限，可适当调整，置于同一行密级、紧急程度：三号黑体该页为下行文及平行文首页格式 公司B密一年 特急 管理有限公司文件发文字号、签发人：三号仿宋物业字2004号签发人：标题：小二宋体加粗关于的通知(批复、函)主送单位：小三黑体公司：正文：小三仿宋。1。该页为上行文首页格式 公司B密一年 特急管理有限公司文件 签发人：物业字2004号 关于的请示公司：1。该页为单一机构行文末页格式附件：1、 2、二三年月日（联系人：，电话：）联系人：只在上行文中标注报送对象：小三仿宋主题词

2、：小三黑体主题词： 主送：， 。抄报：2抄送：该页为两机构行文末页格式。附件：1、 2、二三年月日主题词： 抄报：抄送：。该页为多机构行文末页格式附件：1、 2、 公司 公司 公司 公司 公司二三年月日主题词： 抄报：抄送：发文字号：五号仿宋密级：小三仿宋物业字2004号公司密年管理有限公司会议序次：小三仿宋，以会议日期为排序依据总经理办公会纪要（2004年第1次）2004年月日 签发人：时 间：2004年月日上午9：30地 点：主持人：（姓名加职务）参加人：、（办公会正式成员，未出席的应注明原因）列 席：、记 录：议 题：一、 二、 议题：小三仿宋加粗纪 要：一、。主题词： 主送：、抄报：、

3、抄送：、（“一”抄，“二”抄） 管理有限公司内部信息第3期（总第十二期）发文部门、时间等：三号仿宋综合管理部二四年十月八日标题：小二宋体加粗标 题正文：小三仿宋。主送：报送：物业字2004号发文机构：小一楷体，字符间距标准公司密年纪要类别：小初黑体，字符间距加宽3磅加宽3磅管理有限公司XXXXXX有限责任公司文 件 XX字【20XX】XX号关于下发的通知各单位：正文。附件：1.2.公司 二年月日主题词： 抄 送： 公司 二年月日印 共印份一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签，上：37厘米 下：35厘米 左：28厘米 右：26厘米。选择“版式”附签，

4、将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”，在该选项前打“”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。2、插入页号选择“插入”“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并

5、将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3、发文机关标识制作选择“插入”“文本框”“横排”菜单项，鼠标将会变成“”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“155cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”

6、；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“25cm”平行文标准，“80cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。4、红线制作首先将“视图”“工具栏”“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右

7、手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“225磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“155cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” 平行文标准，“135cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5、文号制作平行文文号：文号三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号三号仿宋字体、左空一个字的距离

8、；签发人三号仿宋字体；签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”“符号”“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。6、主题词制作选择“表格”“插入”“表格”，选中表格，单击鼠标右键表格属性“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成模板文件单击“文件”“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*dot）”；“文件名”：

9、给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版1依据模板建立新公文：选择“文件”“新建”“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标 题二号小标宋字体，居中显示； 主送机关三号仿宋字体，

10、顶格，冒号使用全角方式；正文三号仿宋字体；成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离，“”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。三、用Word制作电子公章1、图章轮廓选择“插入图片自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。2、编辑文字在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖

11、成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。3、插入五角星在“自选图形星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，移动到圆中合适的位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合”，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊！但是，用Word制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正式的行文，则要求公章有防伪功能，别人不能仿制，这时候，我们可以用办公之星来制作可以防伪的电子公章。制作可以防伪的电子公章在办公之星中，制作公章就简单得多，直接在“插入印章圆形印章”中即可加入印章。在对

12、话框中设置好印章的参数时，在文本中就可以看到印章的情况。特别的是，软件对生成的印章有对应的数字防伪标识，你还可以给印章设置密码来进行保护，防止非授权的编辑。当要查看印章的真伪或对印章进行修改、复制时，可以右击印章，出现“印章密码”对话框，要求输入正确的密码，同时显示印章的数字防伪标识（在此可以验证印章的真伪）。其实，如果要进行网上发文件，可以先在办公之星中制作出一个标准的电子印章后，复制到Word中，保存后，就可以经常调用了。如何设置文档、文字、图片“不打印”1、打开选项2、视图格式标记（勾选）隐藏文字4、确定5、在文档打印任何文字，或是插入文本框，在文本框内输入文字。选择你不想打印的文字，C

13、TRLD（字体），在效果栏隐藏文字（勾选）确定此时你文档的文本是你看的到，但不打印的。这样，一个“红头文件”就做好了。XXXXXX有限责任公司 文 件 XX字【20XX】XX号 关于下发的通知 各单位： 正文专题会纪要发文日期、签发人：三号仿宋2004年月日 签发人：标题：小二宋体加粗关于的会议纪要项目内容：小三仿宋纪要项目：小三仿宋加粗时 间：2004年月日上午9：30地 点：主持人：（姓名加职务）参加人：、（顺序为：公司领导姓名，部门加姓名，属下单位加姓名，其他单位加姓名，属同一单位的参加人，均列于该单位名称后）正文：小三仿宋记 录：纪 要：主题词：小三黑体。主题词： 主送：、报送对象：小三仿宋抄报：、抄送：、