商业及住宅项目前期物业管理服务档案建立与管理方案.doc

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1、商业及住宅项目前期物业管理服务档案建立与管理方案科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区及商业区公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节，对所有档案资料进行严格、科学的管理，达到提高物业管理水平、更好地服务客户的目的。一、档案资料的分类简索（注：本分类简索中所列的任何档案资料名称、数量，投标人均有权依据中标后的项目实际情况进行调整）（一）开发建设单位移交档案资料1.产权资料项目批准文件用地批准文件建筑执照拆迁安置资料2.技术资料小区规划图建筑施工图竣工图总平面图单体建筑、结构、设备竣工图消防

2、、附属工程及地下管网竣工图地质勘测报告工程合同开、竣工报告工程预决算图纸会审记录工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）隐蔽工程验收签证沉降观察记录竣工验收证明书钢材、水泥等主要材料的质量保证书新材料、构件的鉴定合格证书水电、卫生器具等设备的检验合格证书砂浆、混凝土试块试压报告供水试压报告3物业资料住宅区基本资料住宅区分区资料商业区基本资料商业区分区资料商业网点资料娱乐设施资料(二) 管理单位自建档案资料1.商家及业主资料商家及业主入住资料 购房合同书复印件 入伙通知书 入住声明 商家及业主公约 其它家庭人员档案 商家及业主情况登记表 身份证复印件2 日常管理资料 环境管理记录 日

3、常巡查记录 垃圾清运记录 消杀记录 噪音检测记录 秩序管理记录 日常巡查记录 交接班记录 值班记录 物资搬运放行记录 紧急事件处理记录 车辆进出记录 夜间查岗记录出租屋档案 出租屋租赁许可证复印件 租赁合同复印件 入住认定书 承租人员资料（含商家及住户情况登记表）车辆档案 车辆详细资料 车位使用协议 装修管理档案 装修申请表（附图纸） 装修施工单位安全责任书 临时施工人员登记表 装修施工单位营业执照 消防审批资料 维修服务档案 维修委托单 维修服务回访记录 收费管理档案 月收费明细表及汇总表 管理费收支公布表 客户服务中心 与外单位签订的各类合同 其它 设备管理档案 公用设施保养维修记录 机电

4、设备保养维修及运行记录 设备分承包方维修保养记录 设备设施巡视检查记录 设备台帐 社区文化档案 各项社区文化活动计划及实施记录 图片及录像 新闻媒介报导剪集 社区文化活动总结 商家及住户意见调查、统计记录 商家及住户访问记录 商家及住户投诉及处理记录 员工管理档案 员工个人详细资料 员工培训考核记录 员工业绩考核记录 员工内务管理检查记录 培训档案 培训计划及实施记录 培训考核及跟查记录 军事训练及消防演习记录 行政文件 政府部门文件 公司规章制度、通知、通报等文件 公司荣誉资料 业委会文件筹备期间文件：如通知、选票、选举结果等 成立后运作文件：如会议通知、会议纪要等 其它二、 档案、资料的管

5、理办法（一） 档案资料收、发管理程序1公司重要资料（如开发建设单位提供的资料）接收必须经过客户服务中心 主任或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷归档。2公司日常管理文件按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接收，并分卷归档。三、档案资料管理要求(一) 采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。(二) 尽可能把其它形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。(三) 电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期失效文件。(四) 原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况

6、有所变动时，应及时调整目录的有关内容，以保证查阅者及时找到有效的文件。(五) 档案的鉴定必须由公司指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。(六) 档案按不同业务性质分块，以内容分类，统一编号，登记造册，编辑目录，分类保存。(七) 档案保管必须有专人负责，以达到文档管理要求，必须做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员应定期检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。(八) 档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等，配置有效的灭火器材和防潮物品及设施，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文档管理要求。