工作记录管理标准作业规程.doc

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1、工作记录管理标准作业规程1、 0 目的规范各类工作记录的管理工作，确保工作记录的有效性。20 适用范围适用于物业管理公司管理服务工作中各种规定记录的管理工作。30 职责31 公司品管部负责对各类记录的编制、编码、使用、保存进行审核和实施检查、监督。32 各部门和记录的的填写人员应遵守本规程关于记录控制的规定和要求。40 程序要点41 记录的作用。411 证据的作用：为体系、过程、活动是否符合规定提供证据。412 分析的作用：为分析过程是否在受控状态提供分析的信息、数据和资料。413 追溯的作用：为追溯过程的实施和结果提供追溯。42 记录的形式和来源。421 公司形成记录的形式有，但不限于：a)

2、 质量体系文件规定、设计并要求填写的格式记录；b) 凡需填写、编制、绘制的凭证、单据、台帐、清单、签收单、计划、登记表、措施卡、卡片、证件、图表、报告等规定格式形成的记录。422 分供方提供的记录。43 记录形成的要求。431 应使用规定的记录格式。432应由规定的人填制。433 填写应及时、准确、完整、清晰。434 记录有要求时应按规定履行编制、审核、批准手续。44 记录的标识。441 具有追溯作用的记录应编制记录的编号（NO：）。45 记录的收集。451 记录应按下列要求进行收集：a) 记录填写、编制部门收集；b) 记录接收部门收集；c) 记录归口部门收集。452 记录收集的时间：a) 连

3、续收集；b) 按月、季、年集中收集。46 记录的编目。品管部负责编制公司及各部门使用的工作记录清单、按受控文件下发各部门、作为使用、形成质量记录的依据。工作记录清单应随记录的增删，表格的更改而更改，以保持其与实际的一致性。编目更改的实施执行档案管理标准作业规程的相应规定。47 记录的查阅。471 记录应按规定的路线和时间进行传递、以发挥记录的使用价值。472 合同要求在商定期内的工作记录可提供接收服务或管理的住户或其代表查阅，具体实施执行档案管理标准作业规程的相应规定并予以记录。48 记录归档。481 下列性质的记录应予归档；a) 有关物业接管验收的记录；a) 有关委托物业管理合同的记录。b)

4、 有关质量策划计划的记录；c) 有关质量体系文件发放审批，更改审批的记录；d) 有关组织机构设置、高速和职责权限规定的记录；e) 有关重大安全责任事故的记录；f) 有关火灾、重大治安事件的记录；g) 有关管理评审内部质量审核的记录；h) 有关不合格评审、纠正、预防措施的记录；i) 有关工作检查、评比的记录；j) 有关员工绩效考评的记录；k) 有关工作状态、设备档案的记录；l) 有关有必要作为原始凭证的记录。482 记录的形成、保管部门应按规定将应给予归档的文件交档，详见档案管理标准作业规程。483 归档文件应妥善保存。49 记录的贮存。记录的贮存环境应有利于防止丢失、损坏、污染、虫食，确保记录

5、的完整性、可使用性。410 记录的保管。4101 记录由形成人可形成部门负责保管。应给予归档的记录在未归档前由规定的交归部门或人员负责保管。4102 记录的保管人或部门，不得对所保管的记录作非授权的更改、复制、转借。411 记录的处置。4111 保管和归档超期的记录按档案管理标准作业规程的相应规定进行处置。4112 记录的保管部门和保存期限由提出记录要求的文件给予规定。50 记录51 文件审批更改申请表 PG/QEW06-09-R152 修改页 PG/QEW06-09-R253 作业规程记录清单 PG/QEW06-09-R354 文件发放登记表 PG/QEW06-09-R455 文件借阅登记表 PG/QEW06-09-R556 文件控制清单 PG/QEW06-09-R657 质量环境记录表单 PG/QEW06-09-R758 质量目标分解表 PG/QEW06-09-R859 环境监测记录表 PG/QEW06-09-R9510 项目验收单 PG/QEW06-09-R1060 相关支持性文件61 档案管理标准作业规程 文件审批/更改申请表编号：更改换版文件名称文件编号申请更改、换版部门申请更改原因： 申请人： 日期：更改内容：更改后内容（可另附页） 更改人： 日期：更改审核意见： 审核人： 日期：批准： 批准人： 日期：修改页 NO：章节修改摘要修改人审核人核准人版次实施日期