酒店采购部工作流程.pdf

《酒店采购部工作流程.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《酒店采购部工作流程.pdf（6页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、酒店采购部工作流程一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:1货品名称，规格；2平均每月消耗量；3库存数量；4最近一次订货单价；5最近一次订货数量；6提供本次订货数量建议。经董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供给商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施

2、，一般物品要求之3 天内完成。如有特殊情况，要向 主管领导汇报。2、部门新增物品的采购工作流程：假设部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供给商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下

3、资料:1货品名称，规格；2最近一次订货单价；3最近一次订货数量；4提供本次订货数量建议。采购部在至少三家供给商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。4、鲜活食品冻品的采购工作流程：蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以落单或第二日直接到市场选购。5、燃料的采购工作流程：采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施。6、维修零配件和工程物料的采购工作流程：工程仓日常补仓由

4、工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:1货品名称，规格；2平均每月消耗量；3库存数量；4最近一次订货单价；5最近一次订货数量；6提供本次订货数量建议。大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面),且采购申请单内必须注明以下资料:1货品名称，规格；2库存数量；3最近一次订货单价；4最近一次订货数量；5提供本次订货数量建议。以上采购申请单经董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供给商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采

5、购部立即组织实施.二、采购工作流程中须标准事项:1、所有的采购申请必须填写一式叁联，采购申请单经部门经理核签后，整份共叁联交给资产会计，资产会计复核后送董事。2、采购申请单一共叁联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。1签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。2数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。4、邀请供给商报价。三、货比三家工作流程：每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的

6、合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3 个或 3 个以上供给商报价，然后确定选用那家供给商的物品，具体做法是：1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供给商至少选择3 个供给商，要求供给商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供给商，可用或询价。用询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的，职务等。提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供给商报来的货品价格以及质量，

7、信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供给商，报董事会审核.3、采购活动的后续须跟进工作1、采购订单的跟催当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。2、采购订单取消1酒店取消订单：如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供给商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。2供给商取消订单：如因某种原因，供给商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供给商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供给商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。3.违反合同：合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。4.档案储存：所有供给商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写采购交货延迟检讨表，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。6.采购物品的维护保养：如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供给商便需要注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况