商业地产合同管理制度细则.pdf

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1、-湖北供销民生广场有限公司湖北供销民生广场有限公司合合同同管管理理办办法法(密级:A)二一三年四月二十三日二一三年四月二十三日1/1-目录目录1 总则2管理原则.1合同订立管理.24 合同履行管理55 合同档案管理76 其他.87 表格8支持文件1/1-总则总则1。为加强公司工程合同管理,规范工作流程,维护公司权益，根据公司管理规章制度，制定本管理办法12各项目公司负责签订、履行工程合同的人员（包括经办、审批、资料管理等）贯彻执行本管理办法。.3 本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品(如土建、安装、装饰、园林环境等)的合同;勘测、监理、造价咨询委托

2、类合同参照本管理办法执行；土地、材料设备采购、设计类合同则另按有关管理办法执行。2 2管理原则管理原则2。1合法性原则:工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定,使得公司的权益能够依法受到保护。2 书面原则:工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任。2。3事前签订原则:工程合同应在经济事项发生前签署,禁止工程类业务未签署合同即先行施工。2。4 招标原则本原则包括以下两方面含义:采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招1/1-标方式确定：（1)某项工程、产品业已经过公司审批确定了长期合作伙伴关系；（2)某些政府垄断工程;(3)属于公司工程招标管理办法规

3、定的适用情形，并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用考察对比的方法确定合作方合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议(包括设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议）,应作为招标文件之附件一并发给投标单位,投标单位需对其进行确认。2。利益明晰原则:合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式;如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等),并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。合同订立管理合同订立管理。标准示范合同：在招标（招标文件附

4、件）及合同签署时，工程合同应尽量应用公司合同标准文本。3。2 合同标准文本内容尽量采用 FIDC 条款模式,内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件,其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定,通用条款适用于所有的同类合同,补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜；。3 如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但1/1-必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。3。4 如公司尚未制定合同标准文本,可以延用以往的合同，但经办部门应联系成本合约部、工程管理部、财务管理部、办公室、法律组尽快制定相应的标准合同。5 当客观条件发

5、生重大变化、原有合同标准文本不再适用时,业务部门应及时提出与相关部门共同修改。6 合同的经济条款应包括但不限于以下内容:(1)合同价款或委托酬金:采用招标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用费率折扣方式确定合同价款,合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法,并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款,以及就确定后的合同价款签署补充协议.(2）为防止承包单位高估结算,应与承包单位在工程合同中约定控制办法.比如:报送的结算造价最终核减额在审核总价 5以内（含）的造价咨询酬金由发包单位支付，若结算造价最终核减额超出 5

6、，则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增加部分由承包单位支付;若承包单位报送的结算金额超出最终审定结算金额0（含0%)时,承包单位除造价咨询酬金外,发包单位应进一步扣款（扣款比例、金额各公司自定)，直至取消今后对本公司工程的投标资格(且应在工程结算通知单强调此内容)。（)计价依据：工程类合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件一般还包括:招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：1/1-包干形式、定额标准、取费方法；发包单位分包工程、甲供(发包单位）材料设备、(发包单位）限价的范围和种类;人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法;总分包的关系、配合的

7、范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等;开办费、施工组织措施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费等费用的取舍、计取办法及其包括的具体范围。（4）设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法,对于承包单位,可依据公司设计变更和现场签证管理办法的规定与其另外订立关于设计变更、现场签证的协议。(5)总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算合同价（或预算造价)+材料价差+设计变更+现场签证+增加项目-减少项目+奖励罚款”确定结算总价。(6)结算和付款办法：合同应明确规定验收及付款办法、保修维护办法及保修金处理办法；进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额,

8、不采用分月审核进度款的方法;各期进度款累计不应超过总造价的 0%；无准确施工图预算或无准确合同总价时,应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款,以防超付.（7）廉洁合作约定：为维护公司利益、防止黑幕、保护职员,在工程或其他高金额的合同中,应与承包单位另外签署廉洁合作协议作合同的补充协议。（8)保修协议：对施工合同，为保证工程质量，保护公司利益,应与承包单位另外签署工程质量保修协议作合同的补充协议.37 管理职能部门：合同起草、谈判与签署的主要职能部门分工:工程管理部负责工期、质量等技术部分的起草、谈判和合同签署;成本合约部负责其中的1/1-合同价款、计价方式、付款方式等经济部

9、分工程的起草和谈判。3。8 合同审批流程:通过招标确定合作方后,由主办工程师填写合同审批表，在征得有关职能部门同意（会签）后上报分管副总、总经理审批;合同审批应按照合同的审批流程,工程合同审批流程如“图一所示(图中实框为必经流程,虚框为按实际情况选择之流程;）工程合同审批流程工程合同审批流程:主办工程师/造价工程师共同 确定 合同 格式分管副 总复核签 字财务管 理部复核签 字法律组 审核非标准 合同招标确 定合作单 位等主办工 程师 填写合 同审 批表 成本合 约部复核签 字工程管 理部/项目 部复核签字驻项目部造价工程师复核签 字总经理批示签 字办公室 等存 档下发执 行(图一)3 为提高

10、合同审批的效率,公司领导、职能部门经理可根据实际情况需要，在自身职能范围内,对于某些类别、一定金额以下的工程合同,在不违反有关规定的前提下,可对下级部门或人员作一定的授权，但授权人仍为责任人。合同履行管理合同履行管理4。1 合同的交底:在合同签订之后，一般要求至少就主体合同填写公司工程合同摘要表，发至各部门,并向工程、成本、采购等有关人员进行合同讲解交底,说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责(即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围)、总分包的关系等,以便各岗位人员协调、配合；金额较小的合同交底,可只填1/1-写公司工程合同摘要表发送到相关部门的有关人员，以便执行。4.2合同款支付

11、（1)项目部的工程管理人员负责合同款支付的经办，填写付款申请单、工程付款审批表等,经相关职能部门审核、公司领导审批后支付；合同款支付审批按其支付金额规模确定审批流程.工程进度款的支付流程如“图二所示(图中实框为必经流程，虚框为按实际情况选择之流程)。工程付款审批流程：工程付款审批流程：承包单位报付款申请报告（附所 需付 款依 据）分管副 总（或总监）签 字总经理签字财务开 支票 并登记成本合 约部 登记 实际 完成和付 款台 账项目部（合同管理员）登记台 账财务管 理部复核签 字成本合 约部复核签字工程管 理部复核签 字项目经 理复核签 字监理审核形象进度（附质 量等 说明）现场工程师复核、驻

12、项目部造价 工程 师复 审现场工程师填写工程付款审批表(图二)（2）对保修金等余款的支付办法应作明确规定,除一般保修金外,可在合同中约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金.43 合同变更的管理：合同订立后,因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包单位提出变更要求的，经办人员应及时向部门经理请示报告，部门经理同意变更的，经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办理,严禁擅自变更合同。4。合同结算1/1-(1）当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成,并且通过验收、达到了工程结算条件，由主办工程师协助合作方收集整理结算资料，填写工程

13、结算申请表。(）如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，主办工程师应在结算申请表中作出详细说明及处理意见。(3）由成本合约部负责按合同确定的结算方式办理结算，并特别注意：奖罚条款的执行（如工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚等)、承包方承诺让利、各项费用的计取或扣除（如水电费、扣款项目、保修金等)、承包单位多报领的甲供材料、变更签证未如实实施的部分、钢材实际用量、主材价格等。(4）工程结算要注意结算资料的及时整理、分类、归档、保存。45 合同执行情况的评估:主体合同等金额较大的合同执行完后,应由合同主办部门对发包单位的合同管理（工期、质量、成本、配合等)、承包单位的工期、质量、成本、配合

14、等进行总结,并填写公司合同执行情况评估表。合同档案管理合同档案管理51合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存,以便复查。2 合同文本原件(包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）应由办公室专人妥善保管;工程管理部、成本合约部、财务管理部、项目部应备有合同文本等资料的复印件或扫描件。3公司有关职能部门应逐步推行全面运用成本管理软件,设立合同管理台帐，系统地填报合同的签定、履行、结算等动态情况。5。4公司合同专用章由专人管理，经法人代表或其授权人签署同意后,合同文本才能加盖专用印章,并作相应的用章登记；同时要求承包单位盖有有效印章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字;每份合同原件由发

15、包单位至少盖两个以上骑缝章。5.5工程合同编号（1)合同应该由专人连续统一编号;因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主合同类别编号（因补充合同中可能涉及其他类别的内容);合同有关部门皆应采用统一编号。1/1-(）成本合约部、财务管理部在合同分类登记时，还应对每份合同按总部成本核算科目进行归属,以便动态反映工程成本发生情况。（3)关于合同的保管期限、保密、销毁等具体规定按照公司合同管理规范执行。6 6其他其他本管理办法公司所属各项目公司务必严格执行，如在执行过程中，与实际情况确有不适合之处,执行部门可根据实际情况作修改之请示,报经公司总部财务、成本合约部核实后经总部分管领导批准后方可实施。7

16、 7表格表格7.1工程合同审批表7。2 工程付款审批表7.工程合同摘要表7。4 工程合同执行情况评估表7.考察承包商结果审批表8 8支持文件支持文件8.廉洁合作协议.2 工程质量保修协议1/1-工程合同审批表工程合同审批表编号：XMS 13 F1版本：A1表格生 效日 期:20 3年05月 日序号：申报部 门：申报时 间:工程名 称合同类 别甲方年月日合同编 号前期 类施 工类材料 设备 类室外 环境 类营 销包 装类签约单位合同内容概要经办部门说明会签栏乙方丙方承包范围合同价款及及单方造价计价方式付款方式质量要求合作单位情况工期选择理 由:保修约定招标资 料编 号:考查审 批表 编号:目标成

17、 本总 额:成本差异说明项目部法律组与合同 价款 差异 数额：工程管 理部成本合 约部财务管 理部副总经 理总经理1/1-工程付款审批表工程付款审批表编号:GMS13F2版本：A/1表格生 效日 期：20 1年05月01日序号:项目名 称：填写 日期:年月 日合同名 称合同编 号收款单 位全称合同签 约总 价款截止目 前累 计已 付款本次承 包单 位申请支 付金 额小写:本次我 方拟 付金 额(人民币 元)大写:元元元开户银 行帐 号元元元调整后 的合 同总 价款目前合 同未 付金 额我方月 度资 金计 划中所列 本次 计划 付款 额付款理由合同履 行情 况(进度、质量、配合 等)本次付 款合

18、同条款 摘要付款金 额简 要计算过 程项目部经办人：经理：工程管 理部经办人:经理:成本合 约部经办人:经理:会签栏财务管 理部分管副 总总经理工程合同摘要表工程合同摘要表编号:G XMS-13 F3版本：A/1表格生 效日 期:20 13年5月 日序号：1/1-项目名 称；填写 日期:年 月 日合同名 称合同编 号承包单 位序号内 容 摘 要工程范 围合同总 价及计价方 式3工期及 付款4质量要 求5甲供材 料及设备甲方限 价材料及 设备7甲方分 包8三方合 同备 注9其他经办人经办部 门工程合同执行情况评估表工程合同执行情况评估表编号:G MS 13 F版本：A1表格生 效日 期：20 3

19、年 5月0日序号：1/1-项目名 称:填写日 期年月日合同名 称承包单 位序号内容合同订 立（招投 标、合同的规范 性等)工程质 量控 制3施工工 期控 制工程成 本控 制5合作配 合情 况合同编 号资质等 级经验教 训总 结6其他情 况对施工单位对施工单位的综合评价的综合评价优秀良 好一般较 差优秀 良 好一般较 差优秀良好一般较 差优秀良 好一般较 差优秀 良 好一 般较差优秀 良 好一般较 差优秀良 好一 般较 差是否推荐列入合格承是否推荐列入合格承包商包商数据库数据库:是是否否质量 控制2工期控 制3合作配 合报价 合理现场 管理技术实 力填表/负责 人签 字:7经济 实力优秀良 好一

20、般较 差备注:对施工单位的综合评价的技术部分由项目部填；经济部分由成本合约部填;管理部分由项目部、工程管理部协商填写。1/1-考察承包商结果审批表考察承包商结果审批表编号：GXMS13F5版本:A/表格生效日期:2013 年5 月 01 日表格填写日期:年月日序号：项目工程名称目标成本控制价:拟签工程合同简况对本项目采用考察对比方式确定合作方的理由:考察单位名称：基本资料:近年代表工程:合作情况：报价及付款要求:质量水平及保修承诺:工期或供货期承诺：其他项目部评价意见（签名)工程管理部评价意见(签名）成本合约部评价意见(签名)分管副总选择意见(签名)总经理确定合同方(签名)备注:1、本表供在金

21、额小、时间紧且不违反公司工程招标管理办法的情况下，确定合作方时由考察人员填写并报各职能部门和领导审批用.、最少要选择三家以上的单位进行考察且必须组织两个以上部门的人员共同考察。1/1-廉洁合作协议甲方:乙方：甲 乙 双 方 于年月日 签 署 了工程建造合同，为加强工程项目建设期间的廉洁合作,确保项目高效优质按期竣工,甲乙双方经协商签定本协议并作为双方共同遵守的廉洁合作行为准则。一.甲方责任1甲方有责任向乙方介绍本单位有关廉洁合作管理的各项制度和规定。2甲方有责任对本单位项目管理人员进行廉洁合作教育。3甲方人员应严格遵守本单位有关廉洁合作管理的规定，不得接受乙方的宴请，不得接受任何形式的实物、现

22、金或礼券。4.甲方在工程项目建设期间发现甲方人员任何形式的索贿受贿行为,均应及时采取措施予以制止，并及时通报乙方单位领导。甲方人员如违反廉洁合作管理制度及本协议规定，甲方应视情节轻重、影响大小给予行政及经济处罚。6对于乙方举报甲方人员违反廉洁合作规定的情况,甲方应及时进行调查,根据调查情况进行处理.二.乙方责任.乙方应保证乙方有关人员了解甲方单位有关廉洁合作管理的各项制度及本协议的规定,并遵照执行.2乙方不得宴请甲方人员,不得以任何形式赠送实物、现金或礼券。3乙方单位在工程项目建设期间发现乙方人员任何向甲方人员行贿行为，均应及时采取措施予以制止,并及时通报甲方单位领导。4乙方有责任接受甲方对乙

23、方在工程项目建设期间廉洁合作管理执行情况的监督。1/1-5.乙方单位人员有义务就甲方人员任何形式的索贿或受贿行为及时向甲方单位领导举报；如乙方向甲方人员行贿，或甲方人员向乙方索贿,乙方满足其要求且并未向甲方举报的,一经查实,除追回由此给甲方造成的损失外，乙方承若在总价的基础上再让利(比如:总价再让利 10%），并对本方知情不报人员进行相应处罚。6.如因乙方单位及人员在工程项目建设期间贿赂甲方人员，被检查机关立案查处的，甲方有权取消或终止工程合同的履行,由此给甲方造成的损失由乙方负责赔偿。甲方:乙方：法定代表人:法定代表人:年月日年月日1/1-工程质量保修协议工程质量保修协议甲方甲方:乙方乙方:

24、甲 乙 双 方 于年月日 签 署 了工程建造合同，为保证该合同范围内乙方承建的工程在一定使用期限内正常使用,维护建筑工程所有者、使用者的合法权益，明确双方权利与义务，甲乙双方经协商签定本协议。乙方在质量保修期内按照（国家）建设工程质量管理条例、市建设工程质量管理条例及本保修协议承担工程质量保修责任一一.质量保修范围和内容质量保修范围和内容工程质量保修范围包括：地基基础工程、主体结构工程、防水及防渗漏（屋面、外墙、厨房、卫生间、门窗等),装修工程,电气工程、给排水工程，暖通工程等约定的其他工程。具体质量保修内容双方约定如下:二质量保修期限二质量保修期限质量保修期从工程竣工验收合格后移交之日计起，

25、分单项竣工验收的工程,按单项工程分别计算质量保修期。保修期限内因乙方工程质量问题而保修的，相应保修期从修复之日起计算，时间顺延。各分项工程质量保修期如下：房屋建筑的地基基础工程和主体结构工程为年(按有关文件规定）；2.装修工程为2 2 年;3.防水工程(屋面、外墙、厨房、卫生间等）为 5 5 年;电气安装、给排水安装、设备安装工程为 年;5.采暖、空调及制冷系统工程为个采暖期或供冷期；.其他约定:1/1-三三.质量保修责任质量保修责任 1竣工验收后移交前由于乙方保管不善造成各部件、整体或单体损坏、脱落、变质、丢失等,均由乙方承担赔偿和修复责任.2.在质量保修期内由于乙方工程质量原因给甲方和业主

26、造成的直接和连带损失，由乙方承担赔偿和保修责任,所需费用从工程质量保修金中扣除。3.工程竣工验收后,本工程移交给物业管理公司 管理,保修款转交该公司保管,并从移交日起,物业管理公司 有权代为行使甲方在本协议中的所有权利和责任。4.属于保修范围内的项目,乙方同意接到甲方或业主通知后派人及时赶到现场进行修理，并保证保修质量，否则甲方有权委托他人修理,所需费用从工程质量保修金中扣除.5.乙方需指定专人在现场负责维修工作。在乙方人员到达之前，甲方可采取适当的应急措施，费用由乙方承担。具体时间如下:1)给排水、供电设施及线路出现故障，乙方须在接到通知后小时内赶到现场，6 6 小时内完成维修工作。2)其他

27、情况，乙方须在接到通知后 2424 小时内赶到现场,4848 小时内完成维修工作.5.维修过程中,甲方应给予乙方必要的协助。四保修质量四保修质量乙方负责保修的质量,工程保修项目完成后须经业主或甲方代表验收签字方可。工程保修项目应保证在六个月内不出现同类问题，否则，即使保修期满也应继续维修.因乙方施工质量问题，乙方维修两次后，同一部位再出现类似问题，乙方每次每项向甲方支付违约金 100 元,同时,甲方有权委托他人修理,由此引起的费用和责任由乙方承担.五质量保修卡五质量保修卡为增强客户信心,本工程由施工单位向各客户出具质量保修卡，1/1-并加盖施工单位公章质量保修卡应与竣工资料同时提交甲方.六质量

28、保修金支付六质量保修金支付工程结算时，依据合同内容，甲方从乙方工程结算造价中扣除作为工程质量保修金.如质量保修金余额不足以支付工程保修及赔偿等费用，乙方应在接到甲方通知后 1天内将差额补齐。七质量保修金返还七质量保修金返还工程质量验收满 2 年后,如无质量问题,经甲方、物业公司签字同意后,在0 天内将剩余保修金一次性返还乙方。质量保修金的返还并不免除乙方在保修期内的保修责任.八八.其他其他对保修金等余款的支付办法应作明确规定,除一般保修金外,可在合同中约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金（比如:3元/M2)。质量保修卡样本如下:正面：质量保修卡施工单位:(填写名称并加盖公章)法人代表:房号：业主编号:(施工单位名称)在年月日至年月日承建工程，现保证房屋和整体配套工程质量达到优良标准，除装修等人为损坏外,各部位质量保修期如下：主体结构保修期为年,屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间、和外墙面和门窗框的防渗漏保修期为年,电气管线、给排水管道、设备安装和装修工程保修期为年。在质量保修期内若出现质量问题，我公司负责赔偿、维修。物业管理处及施工单位联系电话:背面：施工单位简介1/1-甲 方（签章)：乙 方(签章):年月日年月日1/1