某某公司行政管理制度的相关规定.doc
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1、连云港申元电子科技有限公司企业标准管理(工作)标准(办 公 室)行政管理制度执行日期:二OO九年四月十九日行政管理制度AS0100100 文件分类管理办法1AS0100200 文件编码管理规定4AS0100300 质量标准管理文件的编制规程7AS0100400 文件的印刷、发放、保管、收回及销毁程序10AS0100500 档案管理制度15AS0100600 保密管理制度19AS0100700 员工守则21AS0100800 员工奖励与惩罚条例23AS0100900 公司员工编号管理办法29AS0101000 员工请假办法30AS0101100 员工加班规定32AS0101200 企业文化建设目
2、标34AS0101300 公司精神文明建设目标36AS0101400 人员健康管理制度38AS0101500 人员培训管理制度40AS0101600 培训纪律44AS0101700 行政例会制度45AS0101800 公司会议纪律47AS0101900 办公室定置管理制度48AS0102000 办公制度49AS0102100 办公用品管理办法50AS0102200 公司固定资产管理办法53AS0102300 消防管理制度55AS0102400 环境卫生管理制度56AS0102500 环境卫生考核管理办法57连云港申元电子科技有限公司文件编号页码标题:文件分类管理办法AS0100100共3页制
3、定审 核批 准制定日期2009-4-21审核日期批准日期颁发部门质量办颁发数量份生效日期分发单位办公室、公司各部门一、目 的:将公司所有文件的分类管理办法明确下来,使文件的管理规范有序,方便查阅。二、适用范围:适用于公司现行的所有文件。三、责 任 者:质量认证办。四、管理办法:1、文件管理分为两大系统:行政管理文件系统和生产质量管理文件系统。1.1行政管理文件系统又可分为行政管理制度和行管干部工作职责(责任制)两类。其中行政管理制度分为:人事管理制度、工作(劳动)纪律管理制度、财经管理制度、安全消防管理制度、文明卫生管理制度;行管干部工作职责(责任制)系指:从总经理到科员的各级行管干部的工作职
4、责(责任制)。1.2 生产和质量管理文件系统包括标准类和记录(凭证)类,其中标准类分为:技术标准、管理标准、工作标准三部分;记录类分为:生产管理记录、质量管理记录、质量检验记录、销售记录、验证记录、监测维修校验记录。1.2.1 技术标准文件是由国家与地方、行业与企业所颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法、标准、规程和程序等书面要求,包括:产品工艺规程、质量标准(原料、辅料、工艺用水、半成品、中间体、包装材料、成品)检验操作规程。1.2.2 电子行业的管理标准文件是指医药企业为了行使生产计划、指挥、控制等管理职能并使之标准化、规范化而制定的制度、规定、标准、办法等书面要求,包括:生产管理、质
5、量管理、卫生管理、验证管理、人员培训、文件管理、辅助部门管理、紧急情况处理。1.2.3 电子行业企业工作标准文件是指以人或人群为工作对象,对工作范围、职责、权限以及工作内容考核等所提出的规定、标准、程序等书面要求。包括:工作指令、岗位责任制、岗位操作法、各项工作标准操作规程。1.2.4 记录(凭证)是反映实际生产和质量控制活动中执行标准情况的实施结果。其中记录包括:生产操作记录、质控质检记录、报表、帐等。凭证是表示物料、物件、设备、房间等状态的单、证、卡、牌等,如产品合格证等。2、该文件自总经理批准之日起,公司的文件分类管理一律按上述办法执行。3、公司文件分类管理图。行政管理制度行政管理文件系
6、统行管干部工作职责(责任制)生产管理和质量管理文件系统产品工艺规程产品检验操作规程物料质量标准 生产过程验证方案管理标准(规章制度)设备验证方案验证规程 产品验证方案监测维修校验记录销售记录工作标准厂房(环境)验证方案介质验证方案物料管理(原辅料、半成品、中间体、成品等) 技术标准生产管理 设备器具管理人员作业管理文件系统生产工序管理取样管理质量管理 留样管理质量检验结果评价方法卫生管理 人的卫生:体检、操作人员等物的卫生:厂房、环境、工艺等验证管理 厂房、设备、工艺等记录凭证验证记录人员培训标准其它 文件管理辅助部门管理紧急情况处理 岗位责任制岗位操作法(包括岗位SOP)其它:如人员更衣、环
7、境监测、设备校验等物管理记录生产管理和质量管理 生产管理记录 批生产记录批包装记录批质量管理记录质量管理记录 其它:质量申诉、退货记录等、质量自检等连云港申元电子科技有限公司文件编号页码标题:办公室用品管理办法AS0100200共2页制 定审 核批 准制定日期2009-4-21审核日期批准日期颁发部门质量办颁发数量份生效日期一、目 的:为了使公司的管理文件便于查阅、识别、控制和追踪,同时可避免使用或发放过时的文件,需要对公司的管理文件加编码。二、适用范围:适用于公司所有的行政管理、生产管理和质量文件,不适用于公司的文秘性文件。三、责 任 者:质量认证办。四、编码规定:1、管理文件编码由五大部分
8、组成,即公司代号、文件类别、文件次类别、文件序号、修订次数。1.1 公司代号:“有限公司” 的英文“ CO. LTD.”,选用有代表的单词缩写代表公司名称。1.2 文件分类:文件按其性质进行分类,现将按性质分类的文件类别、英文、英文缩写代码列表如下:文件类型英 文英文缩写代号行政管理制度Adminisrtaiton systemAS行政管理工作职责(责任制)Adminisrtaiton duitesAD技术标准Technical StandardsTS管理标准Management StandardsMS工作标准Work StandardsWS记录RecordsRD1.3 文件次分类:文件(或记
9、录)的次分类用“01、02”两位阿拉伯数字表示,不同类别的文件中的次类别代号可以相同,具体次分类代号如下表规定。文件类别文件次类别代号行政管理制度(AS)制度01其他02行管干部工作职责(责任制)(AD)职责01其他02技术标准(TS)产品工艺规程01产品检验操作规程02物料质量标准03验证规程04其他05管理标准(MS)生产管理01质量管理02卫生管理03验证管理04其他05工作标准(WS)岗位责任制01岗位操作程序02岗位操作法03其他04记录(RD)生产管理记录01质量管理记录02验证记录03监测维修校验记录04销售记录05其他记录061.4 文件的序号以三位阿拉伯数字表示,某类文件的最
10、后序号数就等于该类文件的现有数目。1.5 文件最后两个阿拉伯数字表示文件的修订次数,如“00”表示为新制定文件,01表示修订过一次,依此类推。2、举例说明 SY TS 01 001 00表示新制定的文件表示文件序号表示工艺规程表示技术标准表示有限公司3、该规定总经理批准后,公司所有管理文件发布前均由质量认证办公室按上述编码规定编制编码。4、编码一经给定,就必须登记在案,当文件有修改时,从左至右的前9个代号不变,只对后两个代表修订次数的代号根据第1.5条规定进行修改。5、该“编码规定”由质量认证办制定,并由质量认证办公室负责解释。连云港申元电子科技有限公司文件编号页码标题:质量标准管理文件的编制
11、规程AS0100300共2页制 定审 核批 准制定日期2009-4-21审核日期批准日期颁发部门质量办颁发数量份生效日期一、目 的:制定质量标准管理文件的编制规程,规范我公司质量标准管理文件编写格式,制定、初审、会审、批准程序,确定文件格式。二、适用范围:适用于公司所有的质量标准管理文件的制定、初审会审、批准的全过程。三、责 任 者:各部门负责人、质量标准管理文件编制人员。四、质量标准管理文件:即我公司实施质量和质量认证所形成的技术标准、管理标准、工作标准及记录统称质量标准管理文件。五、质量标准管理文件的编写格式:1、每一份文件第一页文头形式如下:连云港申元电子科技有限公司文件编号页码标题:质
12、量标准管理文件的编制规程AS0100300共2页制 定审 核批 准制定日期2009-4-21审核日期批准日期颁发部门质量办颁发数量份生效日期一、目 的: 二、适用范围:三、责 任 者:质量认证办。四、正 文: 1.1 题目栏填写文件的正式名称。1.2 编码,由总工办将质量标准文件统一编制编码。1.3 该文件的总页数填写在“共 页”栏内,在该文件的每页下方打印该页的页数,如该文件共5页,在每页下方表示页数的形式为5-1、5-25-5。 1.4 目的:简单扼要地说明制定该文件的目的是什么。1.5 适用范围:该文件适用于哪些范围或应用领域。必要时还应说明不适用的范围和应用领域。1.6 责任者:哪些部
13、门、岗位或人员对贯彻执行该文件负有责任。2、从第4项起开始写正文。3、产品工艺规程、验证方案、产品质量标准、检验操作规程等技术文件不受此规程制约。六、编制(修订)、审核、批准程序:1、技术标准、管理标准、工作标准、记录等,由职能部门指定符合条件的管理人员编制(修订)。2、跨职能部门的标准管理文件由总工办指定符合条件的管理人员编制(修订)。3、编制(修订)人员根据有关法规、法定标准、行业管理文件以及公司的内控标准、规定和要求编制(修订)标准管理文件。必要时编制起草说明,详细说明有关内容的依据、内容的解释和其他未尽事宜。4、将文件的草稿和起草说明交本部门领导初审,中专职能部门的标准管理文件草稿首先
14、由负责起草的单位及有关部门的领导初审。5、公司所有质量标准管理文件由质量认证办公室组织会审。6、会审的组成人员:公司有关领导、各部门负责人有及关人员组成。7、会审时做好记录。8、凡是经过会审通过审定的标准管理文件,交总经理审阅批准执行。会审未通过的或进行重新修订的,由原起草单位负责修改按“六”程序进行。七、修订:1、质量标准管理文件按产品生产质量管理规范的规定,定期进行修订;2、修订前,总工办指定专人对其复审,提出修订意见;3、下列情况必须及时修订: a、法定标准、法规或其他依据文件更改,更新版本,使标准有改变; b、新设备、新工艺或采用新的设施;c、原辅料的供货厂家变更,使生产工艺变更。d、
15、其它原因引起的变更。4、需要修订的标准管理文件,交由原编写单位按该程序进行修订,初审、会审、批准执行。八、文书格式1、文件用纸采用B5打印纸。2、文件标题用4号黑体字,正文用小4号字。3、文件左边空白3cm宽,右边空白2cm宽,文件上面空白高2.8cm,下边空白高2.5cm。连云港申元电子科技有限公司文件编号页码标题:文件的印刷、发放、保管、收回及销毁程序AS0100400共2页制 定审 核批 准制定日期2009-4-21审核日期批准日期颁发部门质量办颁发数量份生效日期一、目 的:建立一个科学、合理的公文管理文件,做到各项政策文件及时发放,有效实施,保管严密。二、适用范围:公司对内、对外签发的
16、红头文件、质量文件。三、责 任 者:文件管理者及秘书。四、正 文:在公文处理中有发文和收文两种情况,但都存在着保管、收回和销毁的程序。现根据不同的情况分别阐述如下:1、发文程序: 1.1 文件撰写出来审核修改后由公司领导研究讨论会签,经过总经理签发同意后方可打印。1.2 根据要求、文件内容的定向确定其主送、抄送、抄报的相关部门、单位,并确定文件印刷的份数1.3 文件形成后,统一进行分类、编码、印刷。1.4 文件批准执行后,加盖公司公章即可生效颁发。1.5 在执行之日前发放至相关部门或人员,每次颁发文件时,发文者需填写发文登记簿,收文者须进行签名登记。同时发文者需留存保管归档。以此便于统计、查找
17、,有利安全。1.6 一旦新文生效使用,或人员离开工作岗位,前版文件必须交回。文件收回时收方必须在文件发放回收记录上签字。2、收文程序: 2.1 收文者收到文件后签收、启封、登记。2.2 来文登记后,按照内容、性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办部门办理。2.3 属知晓的文件内容,先上级后下级,先主管后承办部门之间依次快速、准确、安全的传阅。 2.4 文件传阅过程对于了办和拟办的人员进行催办。当文件传阅完,办复后及时将文件上效回收保管。并将办复情况记录下来留存。 2.5 在次年检查齐全后整理立卷归档,并确立归档范围、归档时间、保存期限。 2.6 当文件档案保存到规定保管期限且已失效的档案,认
18、真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保存;办理销毁手续,经董事会或总经理批准,方能销毁;销毁时应两人以上监督,并在清册上签字。 2.7 公司应采取严密管理措施,防止文件、档案的泄密。公文管理程序保管阶段(四)撰制阶段(一)办理阶段(三)传递阶段(二)清退立卷归档销毁收文分送传阅拟办承办催办办复发文 用印校对缮印签发审核拟稿授意传递发文登记编码:RD0691200发文日期文件标题秘密等级份数发文顺序号发往机关承办过程附 注收者签名保密室注销批准人监销人收文登记编码:RD069130收文日期原文编号来文机关文件标题秘密等级份数承办单位收文顺序号承办过程附注收者签名保密室注销批准人监销人连云港申元电子科
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