行政办公室管理规范.docx

《行政办公室管理规范.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政办公室管理规范.docx（23页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第- 22 -页 共23页行政办公室管理规范岗位有职责工作有标准办事有程序行为有准则考核有制度 二一年三月十九日目 录第一章 工作事项1.1 行政办公室工作事项第二章 岗位设置第三章 岗位职责3.1行政办公室主任岗位职责3.2行政办公室副主任岗位职责3.3行政办公室副主任岗位职责3.4行政办公室主任干事岗位职责3.5行政办公室主任干事岗位职责3.6 行政办公室主任干事岗位职责 3.7 行政办公室司机班班长岗位职责3.8 行政办公室服务员岗位职责3.9 行政办公室汽车司机岗位职责第四章 工作标准 4.1执行性标准 4.1.1 行政

2、公文处理工作执行性标准 4.1.2 经济计划管理工作执行性标准 4.1.3 经济合同管理工作执行性标准 4.1.4 固定资产管理工作执行性标准 4.1.5 通用机械设备管理工作执行性标准 4.1.6 配属汽车运维工作执行性标准 4.1.7 计算机网络管理工作执行性标准 4.1.8 办公物品管理工作执行性标准 4.1.9 行政公章管理工作执行性标准 4.1.10 信访接待处理工作执行性标准 4.1.11 行政绩效考评工作执行性标准 4.1.12 班组（企业）建设工作执行性标准 4.1.13 计划生育服务工作执行性标准 4.1.14 史志编撰工作执行性标准 4.1.15 合理化建议管理工作执行性标

3、准 4.1.16 环境保护工作执行性标准 4.1.17 节能管理工作执行性标准 4.1.18 后勤服务工作执行性标准 4.2 保障性标准 4.2.1 行政办公室工作保障性标准 第五章 工作流程 5.1 行政公文发文工作程序 5.2 行政公文收文工作程序 5.3成本预算编制工作程序 5.4 经济合同签订工作程序 5.5 固定资产移交工作程序 5.6 通用机械设备委外维修工作程序5.7 机关派车工作程序 5.8行政公章使用工作程序 第一章 工作事项1.1行政办公室工作事项类别要点行政公文处理中心行政公文处理办法拟稿中心行政公文收发归档中心行政公文呈批转递中心行政公文发文规范符合性审核中心行政公文文

4、号编发中心行政公文印制中心行政文书档案保管中心行政公文管理体系评价考核经济计划管理中心成本管理办法拟稿中心年度成本计划（预算）书编制下达中心经济活动分析会组织中心成本科目、工程项目预算执行过程监督请款组织中心经济计划管理体系评价考核组织经济合同管理中心经济合同管理办法拟稿中心经济合同范本制订中心经济合同规范符合性审核中心经济合同章保管使用经济合同对方人（单位）资信调查中心经济合同管理体系评价考核组织固定资产中心固定资产管理办法拟稿中心固定资产清查组织中心固定资产表编制固定资产移交报废手续办理中心固定资产管理体系评价考核组织通用机械设备管理中心通用机械设备管理办法机动车管理办法拟稿中心通用机械设

5、备维护保养包保人选定中心通用机械设备清查组织中心通用机械设备维修保养计划编制中心通用机械设备档案管理中心通用机械设备大修更改报废手续办理中心通用机械设备管理体系评价考核组织配属汽车运维配属汽车驾驶保养责任人选定配属汽车委外维修保养计划编制配属汽车台账管理配属汽车运用驾驶、自检自保计算机网络管理中心计算机网络管理办法拟稿中心计算机网络维护检查活动组织中心计算机网络管理体系评价考核组织办公物品管理中心办公物品管理办法拟稿中心办公物品配置标准制订中心办公物品保管责任人选定中心办公物品清查组织中心办公物品维修保养计划编制中心办公物品台账管理中心办公物品维修更新报废手续办理中心办公物品管理体系评价考核组

6、织行政公章管理中心行政公章管理办法拟稿中心行政公章保管使用中心内设机构行政公章刻制、启用、报废、收缴、销毁中心行政公章管理体系评价考核组织信访接待处理中心信访工作办法拟稿群众来访接待群众来信处理信访事项督办反馈信访苗头分析排查中心信访工作体系评价考核行政绩效考评中心机构工作业绩考评办法拟稿中心月度生产（行政工作）验收考核活动组织及通报中心生产经营月度自验组织及报告中心行政工作年度总结班组（企业）建设中心企业发展规划拟稿中心年度班组建设工作方案编制中心企业管理体系自检组织报告计划生育服务中心计划生育服务工作办法拟稿职工家属婚育服务档案（数据库）建立节育避孕药具发放育龄职工家属体检组织计划生育政策

7、知识宣传计划生育优待政策落实督促中心计划生育工作体系评价考核组织史志编撰企业年鉴编写企业历史文献（物）收集保管合理化建议管理中心合理化建议管理办法拟稿中心员工合理化建议收集论证组织中心员工合理化建议立项、试验、评价、奖励、推广能源管理中心能源管理办法拟稿节能技术推广中心能耗调查统计、报表编制上报中心能源管理工作评价考核组织环境保护中心环境保护工作办法拟稿环保技术推广环境污染调查（治理）组织环保政策知识宣传中心环保工作评价考核组织后勤服务中心公文打印、排版、印刷中心机关报刊杂志分发中心机关车递公函收发中心机关会议室卫生及茶水供应中心主要领导办公室卫生中心领导值班室卫生中心公务接待中心电话装拆移联

8、系办理第二章 岗位设置行政办公室岗位设置图主 任司机司机司机司机司机服务员主任干事主任干事主任干事司机班班长副 主 任副 主 任第三章 岗位职责3.1 行政办公室主任岗位职责岗位名称主任所属部门行政办公室直属上级中心主任直属下级行政办公室副主任职责概述组织行政办公室人员发挥机构职能作用。建立健全内部工作体系。参与中心政务活动。职责职责细分1.组织发挥机构职能作用组织贯彻落实上级文件指示精神。组织拟订并落实相关工作办法。组织处理本室职责范围内出现的意外事件。2.建立健全内部工作体系明确室员分工，细化岗位职责，建立工作标准，落实考核制度。参与中心政务活动为中心领导决策收集信息、提供参考意见。3.2

9、行政办公室副主任岗位职责岗位名称副主任所属部门行政办公室直属上级行政办公室主任直属下级行政办公室主任干事职责概述协助主任管理室务。负责分管业务工作。完成其它临时工作。职责职责细分1. 协助主任管理室务执行有关文件指示精神。提出室务管理意见和建议。主任不在岗时，代理主任职务。负责分管业务工作行政绩效考评。中心行政公文发文规范符合性审核。通用机械设备管理。计算机网络管理。信访接待处理。班组建设。中心电话装拆移联系办理。其它临时工作完成领导交办的其他工作3.3行政办公室副主任岗位职责岗位名称副主任所属部门行政办公室直属上级行政办公室主任直属下级行政办公室主任干事职责概述协助主任管理室务。负责分管业务

10、工作。完成其它临时工作。职责职责细分1. 协助主任管理室务执行有关文件指示精神。提出室务管理意见和建议。主任不在岗时，依次代理主任职务。负责分管业务工作经济计划管理。固定资产管理。史志编撰。合理化建议管理。中心公务接待其它临时工作完成领导交办的其他工作。3.4行政办公室主任干事（1）岗位职责岗位名称主任干事所属部门行政办公室直属上级行政办公室副主任直属下级行政办公室服务员职责概述负责分管业务工作。完成其它临时工作。职责职责细分负责分管业务工作行政公文处理：中心行政公文管理办法文稿拟订、中心行政公文收发归档、中心行政公文呈批转递、中心行政公文文号编发、中心行政文书档案保管、中心行政公文管理体系评

11、价考核。计划生育服务。行政公章管理。车递公函收发。其它临时工作完成领导交办的其他工作。3.5行政办公室主任干事（2）岗位职责岗位名称主任干事所属部门行政办公室直属上级行政办公室副主任直属下级职责概述负责分管业务工作。完成其它临时工作。职责职责细分负责分管业务工作办公物品管理。能源管理。环境保护。其它临时工作完成领导交办的其他工作。3.6行政办公室主任干事（3）岗位职责岗位名称主任干事所属部门行政办公室直属上级行政办公室副主任直属下级职责概述负责分管业务工作。完成其它临时工作。职责职责细分负责分管业务工作经济合同管理。中心经济合同章保管使用。其它临时工作完成领导交办的其他工作。3.7司机班班长岗

12、位职责岗位名称班长所属部门行政办公室司机班直属上级行政办公室副主任直属下级汽车司机职责概述组织司机班员工发挥机构职能作用。负责分管业务工作。完成其它临时工作。职责职责细分1.组织发挥机构职能作用 组织贯彻落实上级文件指示精神。 组织制订并落实内部工作制度。 组织处理司机班职责范围内出现的意外事件。负责分管业务工作组织完成运输任务，保证配属汽车财产安全，督促驾驶员落实汽车维修保养制度，。组织开展驾驶员业务学习和安全教育活动，对驾驶员进行工作考核。制订配属汽车维修保养计划，监督验收维修保养质量。管理配属汽车台账。协助安全管理部门查处汽车交肇事。协助职教部门培训、考核汽车驾驶员。协助设备管理部门办理

13、中心配属汽车年检手续。其它临时工作完成领导交办的其他工作3.8行政办公室服务员岗位职责岗位名称服务员所属部门行政办公室直属上级行政办公室主任干事直属下级职责概述负责分管业务工作。完成其它临时工作。职责职责细分负责分管业务工作中心行政公文打印、排版、印刷。中心机关报刊杂志分发。中心机关会议室卫生及茶水供应。中心主要领导办公室卫生。中心领导值班室卫生。其它临时工作完成领导交办的其他工作3.9汽车司机岗位职责岗位名称汽车驾驶员所属部门行政办公室司机班直属上级行政办公室司机班班长直属下级职责概述汽车驾驶。汽车保养。完成其它临时工作。职责职责细分1.汽车驾驶执行有关工作标准，填写工作记录。汽车保养执行有

14、关工作标准，填写工作记录。其它临时工作完成领导交办的其他工作第四章 工作标准4.1执行性标准4.1.1行政公文处理工作执行性标准工作名称行政公文处理工作主要依据1.石长铁路房建物业管理中心公文处理办法2. 政府和上级有关公文管理文件工作要素工作内容1.发文2.收文转递归档保管借阅4.1.2经济计划管理工作执行性标准4.1.3 经济合同管理工作执行性标准4.1.4 固定资产管理工作执行性标准4.1.5 通用机械设备管理工作执行性标准工作名称通用机械设备管理工作主要依据1.广铁（集团）公司设备综合管理办法（广物发2005142号）2. 关于公布石长铁路房建物业管理中心通用机械设备管理办法的通知（石

15、长房建物业发200816号）相关政策依据1.铁路企业闲置设备调剂利用管理暂行办法（铁资金199969号）2.铁路运输企业固定资产管理办法（铁财20019号）3.广州铁路（集团）公司公共财物被盗损失责任赔偿暂行办法（广铁公200097号）工作要素工作内容基础工作1.按照“铁道部设备分类代码”的规定分类编号，设置标牌，建立设备履历簿和“设备台账”，做到账（设备台账）、卡（财务固资卡）、物（设备实物）相符。2. 根据设备在生产中的地位和作用，按设备ABC划分办法进行分类管理。3.使用铁道部“通用设备管理信息系统软件”进行设备基础数据管理，并按照铁道部基层单位设备管理基础工作概要、设备管理主要经济技术

16、指标计算说明的规定，做好各项基础工作，统计和计算有关数据。每年1月10日前，上报上年“设备情况年报”。每季最后5天内上报“设备情况季报”,并同时上报“设备增减动态表”。4.按规定办理设备封存、调拨、报废手续。使用与保养1.建立健全本单位设备使用保养制度、操作规程、岗位责任制和工作标准。2. 定期检查设备保养保管“两定”（定人、定设备）“三包”（包使用、包养修、包保管）制度落实情况，建立“设备包机人名单” 台账。设备维修1.按照设备维修管理规定，组织对定点合同单位（维修厂、供应商）开展资质审查、合同签订。2. 对修理设备，组织设备管理人员和有关使用人员按验收标准或合同规定验收把关。改造与更新1.

17、 指导各业务管理部门应编制设备改造与更新的中长期规划与年度计划，按计划落实对老旧设备的改造与更新2. 设备改造后，按规定办理新增价值固定的资产增值手续。安全管理1.建立健全各项制度。2.协同安全部门定期开展设备安全检查。3.协同安全部门组织设备事故调查和事故抢修。4.组织开展设备事故分析，做到“三不放过”。评比与奖惩1. 每年7-8月份，中心按照铁道部设备管理工作评定标准和设备技术状况评定的有关规定，组织开展一次设备大检查和质量鉴定工作，8月底前将设备大检查总结报公司设备管理部门。对发现的问题应集中力量组织整改。对达标设备操作人员、直接管理人员应给予通报表扬及人均300元以内的奖励。2.每年底

18、组织一次设备用管修评比活动，对红旗设备包机人，设备管理优秀单位，先进个人予以通报表扬和人均500元以内的奖励。对设备管理混乱，严重失修，违章指挥，违反操作使用维护规程造成设备事故和经济损失的当事人视情节给予经济和行政处罚，构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任。3.重视和加强对特种设备和汽车交通运输设备的管理。在设备大检查中，对特种设备和汽车交通运输设备应进行专项检查，及时消除事故隐患。4.1.6 配属汽车运维工作执行性标准 工作名称配属汽车运维工作主要依据1.广铁（集团）公司机动车交通安全监督管理办法（试行）(广劳卫发200562号)2.关于规范益阳铁路地区机动车辆维修的通知(石铁综合20074

19、4号)3.关于公布石长铁路房建物业管理中心机动车管理办法的通知（石长房建物业发200811号）其他政策规定1.中华人民共和国共和国交通安全法2.机动车辆运行安全技术条件（GB7258-1997）工作要素工作内容基础工作1.拟订中心机动车管理制度、配置方案；2.监督控制机动车运用；3.办理购置、上户、移交、封存、报废、规定费用缴纳、证照定期审查手续；4.建立设备台帐，制订维修保养计划，考察、选择定点维修厂家，签订维修合同，控制运维成本；5.督促配属车间、班组（以下统称配属单位）落实设备维修保养措施及各项管理措施；6.协助安全室查处机动车交通肇事。运用维护1.严格执行机动车派车制度。审查、登记机关

20、机用车申请。2. 审核、签批机动车辆报修单，对异地更换价值200元以上零部件进行事后核验。3. 提报机动车大修年度计划（书面），根据公司批复计划开展项目预算预审并提报公司会审，组织项目实施（指定厂家、合同签订）及参与交验签认。安全管理建立健全管内机动车交通安全管理办法，制定有关管理制度、安全管理措施和管理台帐并组织实施。定期开展机动车交通安全管理检查，督促各配属单位做好机动车交通安全管理工作，并督促机动车配属单位落实交通安全隐患的整改。参与机动车交通事故的调查处理工作。4.1.7 计算机网络管理工作执行性标准 工作名称计算机网络管理工作主要依据1.铁路计算机信息系统安全保护办法（铁道部令200

21、310号）2. 广铁（集团）公司办公信息系统、网站信息、网络安全管理办法（广办发2007165号）3. 关于调整石长铁路有限责任公司计算机安全领导小组名单的通知（石长综合发200994号）4.关于印发石长铁路有限责任公司计算机终端接入互联网管理办法的通知（石长综合发200832号）5.关于公布房建物业管理中心办公信息系统及网络安全管理办法的通知（石长房建物业办发200912号）其他政策依据1.转发广铁集团公司关于办公用计算机严禁使用电话拨号和ADSL宽带等方式接入互联网的通知（石长综合发200846号）工作要素工作内容基础工作1、管理中心办公系统用户，受理和上报中心公文用户账户开办、密码重置等

22、业务。2.指导相关业务部门通过办公信息系统开展网络办公。3.负责中心计算机及其他信息网络设备维护。4.受理并上报中心计算机终端接入办公局域网业务。网络安全管理1、每月组织对接入办公信息系统的计算机进行安全检查。对所有终端安装杀毒软件并及时升级病毒库。2、严格执行内、外网物理隔离措施。检查是否存在“一机两网”和违规接入互联网现象。受理并上报确因工作需要办理的互联网接入申请，必须向中心网络管理部门提出许可接入申请。3、查处和取缔中心范围内得违规接入和使用互联网行为。4、定期组织计算机安全检查和教育培训，对存在安全隐患的计算机予以隔离整改，对相关责任人进行考核。4.1.8 办公物品管理工作执行性标准

23、4.1.9 行政公章管理工作执行性标准4.1.10信访接待处理工作执行性标准工作名称信访接待处理工作主要依据1.国务院信访条例2.关于印发群体性上访事件应急预案的通知（国信办发200530号）3.集团公司 集团公司党委关于公布信访工作考核评分奖励办法的通知（广办发200650号）4.公司 公司党工委关于调整公司信访领导小组成员的通知（石长综合发200773号）5.关于成立信访领导小组和信访办的通知（石长房建物业发20087号）相关政策规定1.转发铁道部办公厅、铁道部政治部办公室关于印发铁路系统办理群众来信和接待群众来访工作办法（试行）等个文件的通知（石办发2005218号）工作要素工作内容基础

24、工作1 建立健全中心来信来访工作台帐，做好每季度信访工作会议组织、资料准备和纪要整理。2定期开展不稳定因素排查，情况整理和上报。3及时整理上报年度信访工作计划、总结。预警制度1.坚持“早发现、早报告、早控制”的工作原则。2.及时掌控管内信访工作动态，对突发信息要第一时间上报。重大节假日和政治敏感时期实行零报告制度。3每季度组织对职工的思想动态进行分析，对排查出来的重点因素，组织开展分析、部署防控措施，及时向党政领导和上级信访部门汇报，做好超前防范，及早消除。4.重大节假日和政治敏感时期，安排中心对重点车间、车间对重点班组、班组对重点人员实行包保包控，层层落实责任，避免发生群体上访和越级进京或到

25、部（省）、集团公司、公司机关上访事件。5.对曾经组织、参与群访或越级上访的人员，除及时予以批评教育外，由事涉部门重点盯控，及时掌控其思想动态，一旦其有情绪激化和越级上访动机，立即报告，同时组成劝访组及时予以劝阻和制止。事件处理 一般信访事件处置预案。1立即介入，及时掌握情况，按照“分级负责、归口办理”和“谁主管、谁负责”的原则，迅速向段有关领导汇报。2. 做好来访人情绪安抚和突发疾病救助。3.协同相关职能部门来访人说明政策，要求其选出代表进行接谈，并组织其他上访者到指定地点等候处理结果。4.领导出面接谈时，维持好接谈秩序，做好接谈记录。5. 对聚集围堵机关大门的集体上访，迅速通知铁路公安机关，

26、并迅速组织人员维持好机关公共秩序。6. 集体上访规模大、时间长、情绪激烈、难以疏控，并有到上级机关集体上访可能的，会同有关职能部门整理信息，报中心党政主要领导审核后，迅速报公司处理。7. 接访完毕，来访群众返回以后，协同有关部门及时整理接谈资料，形成文字资料向领导汇报并汇总归档。 重大信访事件处置预案1. 对已经形成的集体进京、到部（省）及集团公司、公司上访事件，接到通知后，按照中心信访工作领导小组部署，迅速赶往上访地点，在上级信访办的统一指挥下，及时妥善做好劝返工作。2. 协调督促有关部门、车间及时报送对进京或到部（省）、集团公司、公司上访问题的后续处理情况和采取的措施，汇总后整理报上级信访

27、办。3.对所有信访老户、群访缠访组织者等重点人物应逐人建立档案，有关部门应密切关注，高度重视，一旦发现信访老户有进京缠访闹访的趋势，立即组织力量，迅速采取措施，控制在当地。 4.1.11行政绩效考评工作执行性标准4.1.12班组（企业）建设工作执行性标准4.1.13计划生育服务工作执行性标准4.1.14史志编撰工作执行性标准4.1.15合理化建议管理工作执行性标准4.1.16能源管理工作执行性标准4.1.17环境保护工作执行性标准4.1.18后勤服务工作执行性标准4.2保障性标准4.2.1行政办公室工作保障性标准工作要素行政办公室工作公务信息安全管理制度一、计算机网络办公系统计算机网络办公系统

28、应用公司统一推广的办公软件。对中心上网账号及密码实行严格管理；操作人员离开计算机，应执行相应命令退出办公信息系统。计算机应安装防病毒软件、并定期更新。计算机硬件更换、系统及应用软件升级时，应采取必要的技术措施，保证数据的连续和安全。严格遵守公司有关公务信息安全保密制度，保障系统安全稳定运行和数据信息的真实准确。每季度应将重要数据备份一次；做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要文档应备份双份，存放在两个不同的地点。系统管理员与其他业务操作人员应有明确的管理和操作权限，应通过设置密码等形式确保各自操作的安全性。二、保密文件各种保密文件、资料应按密级分别保存于保险库柜中。查阅保密文件必须办理相应审批手

29、续。查阅保密文件必须在指定的保密室进行。负有保密义务的人员应严格遵守保密制度。会议制度一、月度工作例会召开时间：当月最后一个工作日主持人：室负责人。参加人员：本室全体成员。会议内容：传达上级指示精神；总结前一阶段工作情况，安排下一阶段重点工作，考核评定月度工作业绩；研究解决本部门存在的问题，协调各岗位工作配合事宜。一、周交班会召开时间：每周第一个工作日主持人：室负责人。参加人员：本室全体成员。会议内容：传达上级指示精神；报告上周工作情况，安排本周重点工作；研究解决工作难点。文明办公（作业）制度 一般情况照常上班，特殊情况照制请假。 上班着装整洁得体：无碍观瞻，不伤风化。 进场退场：清洁环境、整

30、理物品，检查设备、防止意外。 办理业务：遵守原则，与人方便。 工作时间：坐正位、办公事、学业务、勿喧哗、不失态。考核办法上班迟到、早退或中途私自外出。第一次批评教育，第二次起，扣10分/次。 旷工（含出差、休假等无正当理由逾期不归），扣40分/天。连续2天以上并报中心人劳室处理。工作时间不务正业，影响正常工作，扣20分/次。无故缺席有关集体活动，扣20分/次。行为不端，损害部门形象，受到批评或投诉，扣50分/次。不服从工作分配，扣50分/次；情节严重者报中心处理。工作质量不高，受到中心领导或上级部门口头批评，扣10分/次，书面批评，扣20分/次。工作成绩突出，受中心领导或上级部门口头表扬，加10分/次，书面表扬，加20分/次。第五章 工作流程5.1行政公文发文工作程序行政公文发文工作程序图需把握的重点YN排版打印清样完成签收存档用印NY副主任校样印刷主办部门提供文稿开始副主任审编主办部门送签发(或会签)1.主题词是否符合规范2. 34. 5.第 - 22 - 页 共 23 页