产品销售内部控制系统.docx

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1、 某某集团产品销售内部控制制度和操作流程目录页次第一章 岗位分工和授权批准1-2第二章 客户的档案管理2-4第三章 客户的信用评估4-5第四章 销售合同5-8第五章 产品售价及产品销售通知单（原价格通知单）8-9第六章 产品发货通知单（“办货通知单”）9-10第七章 产品发货 10-18第八章 自用水泥和水泥样品 18第九章 销售发票的开具18-20第十章 云天系统的录入和销售收入的确认 20第十一章 产品的运输及运费的结算20-22第十二章 货款的收取和账务处理22-25第十三章 月结客户的核算25-26第十四章 应收账款的核算与对账26-27第十五章 应收账款的坏账评估27-28第十六章

2、水泥储罐使用管理28-29第十七章 销售档案管理29-32第一章 岗位分工和授权批准第一条 销售部应当建立销售部门岗位责任制（请参考附件一），明确岗位的工作内容、职责、权限，确保销售业务不相容岗位相互分离、制约和监督。第二条 集团应当将办理销售、发货、收款三项业务的部门（或岗位）分别设立：1、销售部门包括：西安销售部（以下统称：集团销售部）、铜川厂和泾阳厂的开票室（名称不变）和发运室（原铜川厂销售科和泾阳厂发运室一律称：发运科，隶属集团销售部，工作要求请参考附件二）。其主要是负责：处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、发货的控制（发货卡的开具）、发货数量的核对、和客户往来账的核对、以及催

3、收货款。2、发货部门主要是指铜川厂和泾阳厂的放料岗位。其负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。3、财务部门（包括：集团财务部、铜川公司财务科和泾阳公司财务科）主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款的回收。第三条 不得由同一个人办理销售与收款业务的全过程。第四条 销售部应当建立专门的信用管理部门或岗位，负责制定信用政策，监督信用政策的执行情况 。信用管理岗位与销售业务岗位应分设。第五条 销售部应根据具体情况对销售业务人员进行岗位轮换。第六条 销售部应当对销售业务建立严格的授权批准制度，明确审批人员对销售与收款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人的职责范围

4、和工作要求。第七条 审批人应当根据销售与收款授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第八条 经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理销售与收款业务。对于审批人超越授权范围审批的销售与收款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第九条 对于超过既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务，应当经公司总经理批准。第十条 严禁未经授权的机构和人员经办销售与收款业务。第二章 客户的档案管理第一条 对于需要签订合同的，销售部应建立客户资料管理系统，内容包括：1、 客户的基本资料，如：客户的营业执照、经营许可证等资质复印件，以及业务联系人电话、地址等；2、

5、 客户的经营能力资料，如：资产规模、经营业绩、经营状况等；3、 客户的信用资料；4、 客户的赊账额度；5、 客户的考评及结果等；第二条 对于新客户，由销售业务人员收集上述资料,并根据资料和相关销售合同或订单填写产品销售通知单（样本详见附件三）一式四联，一联：财务部，二联销售管理处，三联：销售业务处，四联：存根。并连同相关资料交给销售部办货管理员。第三条 销售部办货管理员应对产品销售通知单和相关资料进行核对，若无误，则根据产品销售通知单将客户信息输入云天客户资料管理系统中。第四条 对于老客户，业务员应定期进行了解，若发现第一条所列内容发生了变化，应及时以书面的方式（需经销售经理签字批准）通知销售

6、部办货管理员,以便更新云天客户资料管理系统。第五条 客户资料应顺序编号，客户纸质材料统一交与销售部档案管理人员存档保管。第六条 云天系统客户档案输入操作流程如下:集团系统IP内网地址：192.168.50.200 外网:124.114.156.146泾阳系统IP内网地址：192.168.10.11 外网:61.185.39.149铜川系统IP内网地址：192.168.0.11 外网:61.185.114.170用户名、密码（登录）客户管理客户档案管理客户档案列表查找（查找客户编码为XA的客户至尾页，查看最后一个客户代码）返回到客户档案输入逐项填写客户资料客户名称（全称）客户代码（按查找到的客户

7、代码顺延）业绩业务员(公司大堂)提货方式（月结：可完全欠款；现款：可部分欠款）销售渠道（按实际选择）维护业务员（选择该用户的直管业务员） 保存客户档案填写须知：(1)西安销售办事处输入客户资料必须集团系统、泾阳系统和铜川系统同时录入，保证客户代码、客户名称(应根据营业执照上的名称,并且是全称录入)一致；铜川公司和泾阳公司直销的客户只输入集团系统和所在公司系统。(2)客户代码输入必须要求对照客户资料列表的客户代码编制位数、规则和顺序编录。第三章 客户的信用评估第一条 对于新的重大合同客户（重大合同是指：单笔销售金额超过人民币50万元、或非现有常规产品销售、或以到站价方式结算、或属国家、省、市重点

8、工程项目、或授予特定区域总经销代理、或授予特定项目的独家经销、或可能与现有销售终端相冲突、或涉及支付佣金（劳务费等）、或特殊开票要求、或合同转包等业务），在与客户进行交易前，应填制信用评估表,对客户进行信用评估,以充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，降低货款回收中的风险。第二条 对于老客户，销售业务员应在每季度末填制信用评估表对所有重大客户进行信用评估。第三条 信用评估内容包括：1、 历年所发生的交易情况；2、 货款还款情况；3、 客户目前的经营状况；4、 客户目前的财务状况等资料。第四条 销售业务员根据上述评估的结果，确定客户相应的信用等级，并上报给销售总监。第五条销售总监应对客户

9、的信用等级进行审核，若无疑问，应在信用评估表上签名批准。第七条 销售业务员应根据所批准的客户信用等级，给与客户相应的折扣、赊账额度。第八条 赊账、折扣政策如下：1、 A级客户可以赊销：A级客户是指：以正式招投标方式进行的国家和地方重点工程项目的客户。2、 B级客户可以货到付款：B级客户是指：资信良好、有合同明确约定、发生诉讼时法律手续自然完备的业务客户。3、 C级客户应预付货款，C级客户是指：资金实力较强、经销终端为大型工程建设项目的经销商。4、 D级客户必须现款现货：D级客户是指：除上述以外的其它经销商。第九条 若需要超过第八条标准的，必须经公司总经理的书面签字批准方可执行。第十条 销售业务

10、员应将信用评估表提交销售部办货管理员输入客户资料管理系统，并由销售部档案管理人员统一存档保管。第四章 销售合同第一条 现款客户（指先款后货的客户）可以不签订销售合同或订单，但属重大合同范围的除外（重大合同是指：单笔销售金额超过人民币50万元、或非现有常规产品销售、或以到站价方式结算、或属国家、省、市重点工程项目、或授予特定区域总经销代理、或授予特定项目的独家经销、或可能与现有销售终端相冲突、或涉及支付佣金（劳务费等）、或特殊开票要求、或合同转包等业务）。非现款客户必须签订销售合同或订单。第二条 在销售合同订立前，销售部门应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈

11、判。重大合同的谈判人员至少应有两人以上。第三条 销售合同印章的保管和使用必须严格地按照公司印章管理制度执行。第四条 不得在空白的销售合同或订单上加盖销售印章。第五条 所有的销售合同或订单必须顺序编号。第六条 销售部门应当授权有关人员与客户签订销售合同。签订合同应符合中华人民共和国合同法的规定。重大销售合同的订立应当征询法律顾问或专家的意见。第七条 对于销售合同的签订，必须按下列评审流程进行评审：1、集团公司成立水泥（熟料）销售合同（以下简称“合同”）评审小组。评审小组成员由销售分管领导、法律事务部负责人、公司审计部负责人、公司技术服务中心负责人、财务核算负责人、销售部管理处负责人、销售部业务处

12、负责人、业务经办人员等人员组成。2、合同评审范围包括：不限于重大销售合同范围，由销售总监负责认定合同评审的需要与否，但涉及非常规产品生产要求、非常规财务处理、授予特定区域或项目的经销代理、合同转包等业务的销售合同必须组织评审。3、合同评审主要内容：（1）销售客户和承运人资质、信誉、经验；（2）销售渠道或终端是否冲突，授权范围是否合理；（3）销售产品技术、生产、发运能力；（4）销售产品客户验收方式、质量纠纷处理方式；（5）销售产品价格、数量、交货方式、付款结算方式；（6）代理运输条件和价格；（7）承运人履约能力、管理协调能力、响应能力；（8）违约责任和经济赔偿（包括保证金处置方式）；（9）合同纠

13、纷处理方式；（10）其它特殊要求（包括支付佣金、委托收（付）款、发票开具等）。4、合同评审方式：（1）产品销售部门对接收的草签合同进行初审，若合同的各项要求不明确或未形成文件，则应要求销售业务经办人员进一步了解客户需求，直至合同的各项目要求明确并形成文件为止；（2）草签合同由业务经办人员和销售部门主管人员进行初审，认为合同的各项要求可接受，填报合同评审表（详见附件二十一），连同草签合同一并交由销售总监审定是否需要组织评审，销售总监根据合同评审范围组织相关部门和人员进行评审。（3）业务经办人员需对合同对象作出简要的书面评价，各评审人员对合同条款逐项进行评审，并要求有明确的书面评审意见；（4）组织

14、评审的合同因评审意见未达成一致，需报集团公司总经理审批。需支付佣金（劳务费等）的业务须报集团公司总经理审批同意，财务部门备案并负责逐笔支付的审核。从运费中支付佣金（劳务费等）的操作办法另行制定。（5）产品销售部门根据评审小组各成员的意见，结合可接受或不可接受的条款，以及需增加的条款，对草签合同进行修改，确保内部评审意见统一，并与客户达成一致后，签订正式的合同。在签发合同之前必须履行正式、完整的评审会签手续，合同评审表必须附在所需签订合同的后面；（6）正式合同签订时，均需由公司分管销售领导或其授权人审批签字，审批人并在合同每页空白处小签（签名）。合同印章管理人员盖章时须凭有本条规定的完整签名和相

15、应的合同评审表方可出具。合同评审表连同合同正式本一并归档保管。（7）合同执行过程中，合同双方因某种原因提出合同修订并涉及上述所要求的评审范围时，产品销售部门根据拟修订的内容草签补充协议和填写合同修订评审表（详见附件二十二），连同原合同及相应的合同评审表一并按上述程序进行评审。修订内容和方式与客户达成一致后，正式补充协议的审批、盖章程序亦按原合同方式签发、归档和保管。（8）投标项目的投标文件亦按上述相关评审范围和办理程序连同招标文件一并经评审通过后方可递交投标。（9）评审人员应积极配合销售部门合同签订工作，各评审人员对各自评审意见负责，业务部门人员须负责好与客户的沟通和协调工作，保证内外协调一致

16、。第八条 销售总监应对销售合同或订单的条款进行仔细审核，若无疑问，应在销售合同或订单上签名批准。第九条 所有合同均应先由销售总监在销售合同上小签，再由销售印章保管员加盖销售合同章。第十条 超过授权的销售合同或订单必须先由公司总经理签名批准后，再由销售印章保管员加盖销售合同章。第十一条 已撤销或作废的销售合同或订单（指已加盖了销售合同章）必须先由销售总监签字批准，由销售印章保管员加盖作废章，再交给销售部档案管理人员统一存档保管，超过集团规定保存期限的，需经销售总监书面签字批准后方可予以销毁。第五章 产品售价及产品销售通知单（原价格通知单）第一条 由销售部门负责编制产品价格目录,报经销售总监和公司

17、总经理批准后实施。第二条 若遇有产品价格需要调整时，由销售部门负责变更产品价格目录,报经销售总监和公司总经理批准后实施。第三条 对于铜川公司和泾阳公司的直销产品，无须填写产品销售通知单，直接填写产品发货通知单，见第六章。第四条 产品销售通知单应由销售业务人员根据相关的销售合同或订单，并按通知单格式内容填写完整（尤其是客户名称必须根据营业执照填写客户的全称,且客户信息后来使用的一方要与最先录入的一方保持一致，后来使用的一方认为最先录入一方有误的，向管理处经理提出，经管理处经理批准后改正客户信息），并且应将所对应的合同编号填写在产品销售通知单上。无书面合同或需先办理发货后签合同的，按下列第二条、第

18、三条程序核批后办理。第五条 产品销售通知单必须由业务部门经理签字审批（超过权限的须由销售总监或或总经理审批）。第六条 所有销售发生或其品种、价格发生变动均需填报产品销售通知单，该单应按印刷流水号顺序使用，销售业务人员负责该单的传递、报批，同时要求客户以书面的方式确认是否同意销售价格的变动（若情况紧急，可以要求客户先将价格确认书传真给销售部门业务人员。第七条 销售部门业务人员将产品销售通知单连同客户的价格确认书一起交给集团财务部（卢缨）进行审核(审核内容包括:单价是否存在超出公司规定的标准,部门经理是否签字批准等,若有不符，应将产品销售通知单予以退回),审核通过后方可交给销售部办货管理人员，原件

19、交销售部档案管理员归档保管。第八条 销售部办货管理员根据产品销售通知单及时将客户信息输入云天客户资料管理系统中。第九条 集团财务部（卢缨）根据产品销售通知单编制客户信息汇总表（EXCEL）（样本详见附件十四），并于次月1日将客户信息汇总表报送给铜川公司和泾阳公司财务科。第十条 对于某一货物卡片中已部分提货的客户需要变动单价的，销售部业务人员须在产品销售通知单中注明，经公司内部审批和客户签署确认后，销售部办货管理人员负责新办货物卡片的系统录入和按产品发货通知单操作程序办理发货通知，并对系统原货物卡片未提部分予以注销。第十一条 客户未提货部分注销时，销售部办货管理人员还须同步办理产品发货通知单，驻

20、厂开票室按此通知冲减纸制发货卡中剩余数量，要求发货卡客户留存联同步收回冲减，并按档案管理要求装订归档保管。第十二条 产品销售通知单各留存部门和保管人员须按档案管理要求进行归档保管；必要时可将有客户签署原件（一般为“存根联”）并入该客户合同档案中归档，产品销售通知单使用登记表中注明该“存根联”已并入某某编号的合同档案中。第六章 产品发货通知单（“办货通知单”）第一条产品发货通知单（“办货通知单”）（样本详见附件四）一式四联，一联：提货，二联：财务，三联：记账（铜川/泾阳），四联：存根。第二条集团销售部的产品发货通知单应由销售业务人员口头通知销售部办货管理员填写（驻厂产品发货通知单由发运科填写），

21、填写时应将产品销售通知单的编号和云天系统中的编号填写在产品发货通知单上，以便对应查询。第三条产品发货通知单交由集团财务部（卢缨）对客户的预付款（应扣除客户已办货但尚未提货的额度）、单价进行审核签字，若客户没有预付款，也没有授权额度，则财务审核不予通过。财务审核通过后再交由销售部经理审核签字批准。第四条 销售部办货管理员应根据产品发货通知单将销售单价输入云天系统。第五条 每日由销售部办货管理员编制发货通知汇总表（样本详见附件十三），并提交一份给集团财务部（卢缨）。第六条 集团财务部（卢缨）应根据发货通知汇总表对重大的客户，核对输入云天系统的单价是否准确。第七条 销售部办货管理员将产品发货通知单及

22、时传真给铜川或泾阳开票室，传真完毕后，应打电话给对方确认传真是否收到。开票室应将通知单传真件按时间顺序装订保管，开票室若因特殊情况接受口头通知办纸制发货卡的，则须及时向有关部门收取相应的产品发货通知单传真件。第八条 开票室根据产品发货通知单和云天系统进行核对后办理手工发货卡；对于办理客户退货或注销的通知办理，开票室须负责收回相应的纸制发货卡客户留存联，并冲减相应数量后装订归档保管。第七章 产品发货第一条 产品发货是指：客户或我公司承运人实际从本企业提取货物，包括货物被提取前后有关授权、通知、审核、开票、签收、归档等手续。第二条 发货形式分为二类：（一）凭介绍信提货（或长期授权书），（二）凭授权

23、电话通知提货。第三条（一）凭介绍信提货（或长期授权书），又分为：第一类客户：即每一现款、自提客户的每一提货车辆到厂均凭有效的客户提货介绍信（或长期授权书）办理提货。1、客户在与我公司签订合同或无书面合同的预购订单（办货卡）时，客户均须提供提货声明（样本详见附件五）、提货介绍信（授权书）（临时的用介绍信，长期的用授权书（样本详见附件六，或客户自印提货单）样张、印鉴、签名等手续。 2、驻厂发运科为上述客户提货手续原件的归档岗位，开票室留存所有手续的清晰复印件以备审核之用。3、开票室须将每车提货介绍信原件与提货人签收过的提货单（样本详见附件七）装订一起归档保管。4、购货客户提货时，凭提货介绍信（授权

24、书）、提货人有效身份证件等原件办理方可提货（购货客户为自然人，且提货人是购货客户本人的，不需要授权；提货人是购货客户长期或永久提货授权人已提供相应授权的，也可以不需要临时介绍信书）。开票室审核提货人所持有的上述凭证是否与购货人预留声明、印鉴、内容相符后，开票提货。无约定提货手续、使用传真介绍信的，开票室有权拒绝办理。第二类客户：由我公司负责提货、承运、交付的业务的每一提货车辆到厂均凭我公司销售部门指定的提货手续（我司自印的发料单、运输户提货介绍信、授权书等）办理提货。1、目前郑西、包西项目凭我公司承运人领取我公司自印的发料单提货（承运人必须在发料单签字确认）；其它项目按实际需要分别确定提货手续

25、（运输户提货介绍信），方法同第一类客户手续办理。2、我公司在与委托承运人签订运输合同时，须明确承运人办理提货的手续和应提交的提货凭证样式、份数等，并及时通知到厂开票室预留。3、其它要求同第一类客户。（二）凭授权电话通知提货（无法或暂时无法按第（一）方式办理提货时，以授权电话通知办理）1、客户或我公司委托承运人凭授权电话通知办理提货前须提交电话通知提货授权书（详见附件八），授权书内容包括：通知人名、身份证号、电话号码、相关承诺和声明等。手续归档同上，厂部直销、抵账客户的提货办理要求同本条规定。2、开票室除认真审核来厂提货人和车辆时，还须做好电话通知记录，并保证每次通话的清晰录音，录音文件按年月日

26、时分命名，电脑系统时间应与接听电话时间一致。录音文件须按期刻录光盘由发运室负责保存。3、规范通话及相关记录要素：“您好！泾阳声威，请问您姓名？身份证号码？”；“请问您指派何车？何人及身份证号？在什么名称提货卡上提取什么品种？什么包装？多少数量或几车？以后此人在此卡上都可以提货吗”，并告知来电人员提货人须携带有效证件。4、依此提货的客户须在每月按时完成对帐工作（即便财务对账未有完成的，也应完成每月客户提货数量的确认工作）。（三）凭发货卡提货本条发货卡是指由各厂开票室根据发货通知单内容办理的纸制客户预购货物凭证，共一式两份，一份是厂留存联，一份是客户联。实际销售中会有客户提出到厂提货时，提货人仅凭

27、此卡（客户联）即可提货，故应：1、购货客户须提供凭卡提货的声明（详见附件九），共一式两份，一份由驻厂发运科存档，一份交开票室备查。2、提货人凭卡提货时，开票室应将此卡与留存联进行核对，确认无误后方可开票。3、客户委托他人领取发货卡时，除上述书面声明外还须提交领卡人授权书，明确领卡人姓名、身份证号、领何卡等内容；开票室须认真审核领卡人并要求其在发货卡领取登记本上签收。该登记本由各开票室自行设置，但必须保证客户领取发货卡后有据可查。第四条发货卡的办理1、开票室依据销售部开具的产品发货通知单（“办货通知单”），办理相应的发货卡（一式两份，并注明所对应的云天系统卡号，同时加盖销售部（开票室）印章），确

28、保与每单货物与云天系统中货卡的名称、品种、数量相一致。2、客户本人或提交真实有效的领卡授权文件以及承诺文函给发运室做收文登记并保管。3、开票室凭销售管理处书面通知内容审核领卡人，领卡人须在客户领取发货卡登记本上签收。办理收回卡注销时，开票室人员应在该登记本上做收回卡记录。4、客户或其委托人凭有效手续(授权书和身份证明)领取一份盖有上述销售部门印章的发货卡，以后提货时均凭此卡到开票室办理提取和签收手续。5、开票室应将发货卡按“提货卡名称”、“在提货卡”和“已提完货卡”分类存放，同时，每张发货卡在使用过程中尽量完全提完货再延续在新发货卡上办理。对“已提完货卡”应制作清单分册归档保管，保管期限以公司

29、财务部门与相对应客户正式对账确认无误的时间为限。6、纸质发货卡接公司正式通知停办时，提货时开票室只根据客户授权提货要求在系统上相应的销售订单上办理发货。所有客户提货授权书原件（包括公司自营业务委托承运人提货）全部由开票室和发运室分别归档保管。7、系统办发货卡流程如下：集团系统IP内网地址：192.168.50.200 外网:124.114.156.146泾阳系统IP内网地址：192.168.10.11 外网:192.114.156.146铜川系统IP内网地址：192.168.0.11 外网:124.114.156.146用户名、密码（登录）销售卡片管理销售卡片输入卡片编号(自动生成)日期(自动

30、生成)销售类型(选择“销售”)销售点（选择“声威建材销售公司”或“西安建材销售公司”）提货点（选择“泾阳”、“铜川”、“铜城”在哪里提货选择哪个提货点卡片类型（选择“输入单价卡片”）选择需要办卡单位名称、水泥品种输入数量、单位（金额自动生成）备注：手工对应编号或其他事项 保存8、手工办发货卡流程如下：填写四联发货通知单正确填写客户名称（全称）日期（当日日期） 品种规格、数量单价（仅在三、四联填写，来源于价格通知单）制单人(业务经办)签字 现款客户 月结客户不按合同规定执行的）由业务员提出申请理由，业务经理签字后办理办理大单需要业务经理签字 财务审核签字财务审核签字凭发货通知单办理系统卡片（按照

31、系统办卡流程办理）将系统卡片编号填在通知单相对应的品种旁边 发送传真泾阳029-36690883铜川0919-7161977 注：假如没有产品销售通知单则与其维护业务员联系确定，并及时补办通知单。第五条袋装水泥的发货1、 开票室应对每车货物的提货人和车辆进行审核，查看是否属原销售部门通知的授权范围（所有提货授权凭据原件将交由开票室收存），确认无误后在其相应的系统货卡上发货，并开具提货单（发货单）（样本详见附件七）。提货单一式五联，一联：记账；二联：提货；三联：结算装车；四联：客户；五联：门卫。2、 发运科根据提货单发货。并由发运科编制袋装水泥发货日报表（样本详见附件十），袋装水泥发货日报表一式

32、三份，一份：存根；一份：财务部；一份销售部。3、 发运科所编制的袋装水泥发货日报表，必须与云天系统的记录核对（按客户和产品品种对数量进行核对）。准确无误后，方可报送给相关各部门。4、 提货单上必须有经审核确认的提货人的签名。5、 由开票室编制袋装水泥发运结余日报表。第六条散装水泥的发货1、开票室应对每车货物的提货人和车辆进行审核，查看是否属原销售部门通知的授权范围（所有提货授权凭据原件将交由开票室收存），确认无误后在其相应的系统货卡上发货，并开具提货单（发货单）。提货单一式五联，一联：记账；二联：提货；三联：结算装车；四联：客户；五联：门卫。2、由磅码室对车辆毛重进行磅码。3、发运科根据提货单

33、发货。并由发运科编制散装水泥发货日报表（样本详见附件十一）。散装水泥发货日报表一式三份，一份：存根；一份：财务部；一份销售部。4、发运科所编制的散装水泥发货日报表，必须与云天系统的记录核对（按客户和产品品种对数量进行核对）。准确无误后，方可报送给相关各部门。5、由磅码室对车辆净重进行磅码。6、提货单上必须有经审核确认的提货人的签名。7、由开票室编制散装水泥发运结余日报表。第七条熟料的发货1、开票室应对每车货物的提货人和车辆进行审核，查看是否属原销售部门通知的授权范围（所有提货授权凭据原件将交由开票室收存），确认无误后在其相应的系统货卡上发货，并开具提货单（发货单）。提货单一式五联，一联：记账；

34、二联：提货；三联：结算装车；四联：客户；五联：门卫。2、由磅码室对车辆毛重进行磅码。3、发运科根据提货单发货。并由发运科编制熟料发货日报表（样本详见附件十二）。熟料发货日报表一式三份，一份：存根；一份：财务部；一份销售部。 4、由磅码室对车辆净重进行磅码。5、提货单上必须有经审核确认的提货人的签名。6、由开票室编制熟料发运结余日报表。第八条开票室每日应将提货单留存联按同一订单客户名称、不同卡号和出票时间顺序归类，每车单独提货授权凭据原件（包括提货授权书、统一制式发料单等）附在对应的提货单留存联背后归档保管。若客户以非单独授权通知方式提货的，则由销售部门每月至少一次提供“客户收料证明”给开票室，

35、由开票室将该证明所对应的全部提货单留存联附其背后装订归档保存。第九条 发生系统故障或其它原因导致系统不能开具提货单发货时，开票室应及时报告分管领导，及时配合查找原因，确定客户有权提货但系统不能办理的，可以手工办理并做好记录和提货人签收手续（提货单手工填写，与机打提货单办理要求一致），销售科和开票室不得擅自进行系统修改和新增货卡，待系统正常并与销售部数据管理员（郭霞等）确认无误时及时进行补录并打印，打印留存联与相对应手工填写提货单一并装订。第十条 由销售部门负责产品发运数量和单价的对账确认工作。对于所有客户每月必须凭经审核无误后之系统发货清单交付客户进行签字确认，并将该客户确认函交付销售部管理处

36、归档保管。第十一条 发生退货（款）须将所有发货卡数量作相应冲减。第八章 自用水泥和水泥样品第一条 自用水泥是指公司在进行工程建设等过程中采用了公司自产的水泥。水泥样品是指公司需要领取部分水泥用于测试或提供给其他单位作为样品等。第二条 当发生需要水泥样品时，由需要的部门填写书面申请单向集团销售部申请。当发生需要自用水泥时，由需要的部门填写书面申请单向公司生产总经理申请。第三条 水泥样品的书面申请单由销售总监进行审核签字，自用水泥的书面申请单由公司生产总经理进行审核签字。经办人员将批准后的书面申请单传真给铜川公司或泾阳公司开票室，开票室根据该书面申请单录入云天系统（注意：应在系统选项中，选择样品或

37、本厂基建），并通知发货部门发货。第四条 开票室每月将上述书面申请单复印一份给铜川公司或泾阳公司财务科。第五条 铜川公司或泾阳公司财务科应根据书面申请单对云天系统中的样品和自用水泥进行复核，若无误，进行产品成本的结转，以及按视同销售的税法规定进行纳税申报。第九章 销售发票的开具第一条对于要求开具增值税专用发票的客户，必须要求客户提供以下资料，并经客户确认（签名或盖章）：1、营业执照(副本)复印件；2、国税税务登记证(副本)复印件；3、一般纳税人资格证书(或资格认定通知书)（小规模不用）；4、银行开户资料(开户行、账号)；5、发票开具特殊要求。第二条 上述资料交由销售部档案保管员负责归档和保管。销

38、售部在收到上述资料时才能开具增值税发票。第三条 申请开具销售发票流程如下：1、 销售部业务人员以电子版格式打印开票申请书（必须注明取票人）。2、 铜川公司或泾阳公司财务科应对开票申请书进行审核（内容包括：客户名称、数量、单价、金额是否和有关约定一致），月结客户由集团财务部（任波）负责审核。3、 上述审核无误后方可由铜川公司或泾阳公司财务科开具销售发票，并由取票人到铜川公司或泾阳公司领取并签收。4、 铜川公司或泾阳公司应设置领取发票登记簿，取票人领取发票后，必须在发票登记簿签收。5、 发票登记簿由财务部负责归档保管（不低于三年），超过保存实效，必须由财务总监签字批准后方可销毁。第四条 关于销售发

39、票退回-增值税专用发票有效期限为90天：1、 如果在开票的次月或之后（未超过90天）退回公司，由客户出具相应的拒收发票证明（需加盖客户公章）。2、 因跨月冲红作废的发票，公司须向主管税务机关填报申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，同时提供由销售方或购货方出具的具体理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料，主管税务机关审核确认后出具通知单。销售方凭通知单才可开具红字专用发票。（需较长时间20-30天）。3、 发票从开票日起，有效期为90天，如果客户收到发票，在开票日90天内未到税务局认证抵扣，或者未对发票的正确与否进行核对，90天之后，一切后果与我公司无关。4、 如果客

40、户收到发票后，未抵扣前遗失发票，或客户未收到发票前，其他原因导致发票遗失，请及时同税务部取得联系，税务人员需到国税办理纳税证明、遗失证明登报，客户凭我公司增值税发票记账复印件抵扣（需较长时间：30-50天）。请所有同事妥善保管发票。第五条严禁虚开销售发票（包括提前开具发票、多开或少开发票金额等）。第十章 云天系统的录入和销售收入的确认第一条 由销售部指定专人（云天系统操作人员）负责云天系统的录入，禁止其他未经授权的人员进行云天系统的录入工作。第二条 由集团销售部管理处业务员(郭霞)每日根据发运室编制的发货日报表核对录入云天系统的产品规格型号、发运数量(总数)是否准确。若有差异，应立即和发运室联

41、系，查明原因，当月予以解决。第三条 铜川公司和泾阳公司财务科每月底应将手工报表和系统进行明细核对（尤其注意是否存在窜户），若有差异，应立即和发运室联系，查明原因，当月予以解决。第四条 若遇有需要对已录入云天系统的内容进行变更，必须由销售业务人员填写有关书面文件，经销售总监审核签字批准后，交给云天系统操作人员进行变更，同时将该书面文件复印一份及时交给财务部，原件留存并交给销售部档案管理人员统一存档保管。如：若发现系统单价输入错误需要更正的，由销售业务人员填写系统卡片单价调整申请单（详见附件十五）；若发现系统窜卡（名称窜户）需要更正的，由销售业务人员填写已提运货物卡片调整申请单（详见附件十六）；第

42、五条 财务部则根据云天系统所记录的销售金额确认产品销售收入。第六条 若遇断电等原因，造成系统发货故障，请根据系统发货故障应急处理办法执行（请见附件十七）。第十一章 产品的运输及运费的结算第一条 以送到价结算业务之产品销售通知单，销售部业务人员必须将水泥出厂单价和运输单价、总价分别完整的填写并核批完备。第二条 集团财务部（卢缨）应根据拆分单价的产品销售通知单编制客户信息汇总表（EXCEL），并于次月1日将客户信息汇总表报送给铜川公司和泾阳公司财务科。第三条 铜川公司和泾阳公司财务科应将产品销售收入和代收运费分别记账，应收账款按总价计算，代收运费列应付款科目。举例如下：产品收入100（不含税）、运

43、费20元，会计分录如下：1、确认收入时：借：应收账款甲客户：137贷：产品销售收入 100贷：应交税金-增值税销项 17贷：应付账款各运输户 202、收到货款时：借：银行存款：137贷：应收账款 1373、支付运输款时：借：应付账款各运输户 20贷：银行存款 20第四条 铜川公司和泾阳公司财务科应在月底对于尚未拆分的运输费进行暂估入账，下月初予以冲销，再根据拆分的结果进行入账。第五条 拆分的运输费大于实际需支付给运输户的，应以管理费的名义向运输户开具管理费发票，财务科应据此作为营业外收入，并向税务局申报营业税。第六条 实际承运人均由集团销售部或相关协作单位具体实施评审、合同签订等工作，具体办法

44、和操作规程视集团公司实际情况需要另行制订产品运输转包、分包、核算等事项。第七条 实际承运人按集团相关具体的发货管理办法提货和运送。根据客户不同情况建立良好的发运、客户接收联系机制。第八条 为保证集团产品发运和结算安全、准确，便于业务对账工作，销售部门对各具体业务的承运人进行直接管理，具体实施好发货计划和调度、产品发运的具体操作、产品买方收货交接手续、收料单交接审核以及运费审核等工作。第九条 系统设置客户类别须按财务应收款客户（合同对象）名称设为“一级经销商”，为方便内部核算，实际收货单位由各承运人负责运输的，可按收货单位及其相应的承运人如：“XX工程XX项目指挥部（XX运输单位）在系统上设置为

45、“一级经销商”名下的“二级经销商”，纸制发货卡按“二级经销商”名录办理。第十条 承运人根据销售部门管理处的要求，按时交回客户收料凭据（常称“收料单”），管理处人员将其与实发数量进行核对和签收，按时完成统计报表，对磅差和缺失数量经承运人确认后依据合同以及集团有关规定及时办理扣款通知（详见附件十八）。第十一条 销售部门业务处人员根据销售部门管理处提供的收料单和汇总清单按时向收料单位进行核对挂账，填报开具发票申请单交财务部门审核并开票，取回的收料单位签收凭据交付销售部门管理处归档。第十二条 支付实际承运人运费需由销售部门管理处负责填报支付凭据（包括扣款项），经财务部门审核、销售总监审批同意后方支付。第十二章 货款的收取和账务处理第一条 货款的收取应根据销售合同或订单的签订方和将来发票的开具方来确定，即应确保销售合同或订单的签订方、将来发票的开具