办公自动化系统介绍.docx

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1、办 公 自 动 化一、系统概述无纸化办公时代已全面到来，即刻开始网上办公，不要被你的竞争对手抛下!以我公司多年使用的网络办公系统为基础，结合国内外最新的OA软件研发技术和思想，融合近十年专业软件开发经验，凝聚深厚的技术、管理积淀为用户精心打造而成，她全面贯通单位内部经脉，通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，为用户提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，轻松实现办公自动化。作用在于整合企业资源，加快信息流通，规范办公流程，提高办事效率。她通过尖端信息技术与先进管理理念的融合应用，将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，降低办公成本，提高管理水平，快

2、速提升用户的市场竞争力。具有一系列独到之处：1、安装简单，敲几下回车键就可完成。界面友好，使用起来得心应手。2、不像一些OA软件那样限制用户数量，可无限扩充，消除大量隐性成本。3、作为“用得起的好软件”， OA将价格降到几千元，让更多单位迈入无纸化办公时代。 4、类似QQ的客户端无需登录系统就能直接收发文件、消息提醒、自动升级。 5、设置权限管理，规避网络开放可能造成的泄密，保护核心资料安全。 6、多种强大的沟通交流方式，可与分支机构、外地员工、合作伙伴和客户保持紧密的协同与互动。 7、管理员不需要任何专业知识就可以便捷的调整栏目设置。 8、所有的功能均可以自定义，更容易满足自身单位的个性需要

3、。OA适用于政府机关、中小企业、事业单位、服务行业等，让您轻轻松松，网上办公！二、产品介绍功能列表网络硬盘 公共文件柜图书管理行政管理我的办公桌公告通知 我发送发送已收到文件传送 发送已发送，可以转到文件柜中已接收，可以转到文件柜中通讯薄 个人通讯薄公共通讯薄日程安排 工作日记 工作计划 个人文件柜 上传文件文件列表我的申请 新建申请申请查询待办事宜 审批代办事项已审批事项归档邮件 草稿发件箱收件箱发邮件垃圾箱短信 个人手机短信发送已发短信公费手机短信发送已发短信个人考勤 规章制度 政策法规人事制度财务制度管理制度销售制度交流 论坛网络会议语音聊天聊天室投票系统 个人设置组织机构员工设置权限设

4、置菜单定义系统信息客户端下载固定流程定义公费手机短信帐号通讯组设定系统日志使用效果应用OA，你可以让自己的单位管理达到一种理想的状态：整合企业资源，加快信息流通，规范办公流程，提高办事效率。OA融合了当前最流行的管理思想，即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。OA将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了企业办事效率和对信息的可控性，使企业管理趋于完善，提高执行力，最终实现单位市场竞争力全面提升的目标。整合企业资源1、通过网络

5、技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。2、资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造企业发展的最优环境，促进企业发展。3、对人力资源、客户资源实现更加有效地控制和管理，保持稳定的工作团队和客户关系。4、有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。5、将企业的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。6、建立正规、科学、开放的企业的制度和文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业健康持续发展。加快信息流通1、下达的

6、文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。3、即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通，保持紧密的联系。4、所有员工都可以在第一时间知道公司的最新动态和政策，更加关注公司发展。5、所有员工都能及时了解公司产品的库存、价格、销量等信息，及时调整工作。6、下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导，使企业以快制胜。7工们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和企业文化。规范办公流程1、建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让企业充满

7、活力，促进企业持续发展。2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。3、 公司的办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。4、 彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直

8、接查看、指导。10、企业可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。提高办事效率。1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。3、可以快捷的同时给大量客户发送手机短信，保持密切、融洽、稳定的客户关系。4、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。5、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。

9、6、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。7、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。8、随时随地都能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。系统优势OA融合了国内外先进OA的优点，并进行了一系列改进和创新，使之无论在技术架构、系统结构、管理思想上都达到了国内先进水平，并具有一些特色鲜明的优势：1、无限用户OA办公自动化系统的所有版本均没有用户数限制，对您而言既可以无限扩充员工数量，满足企业发展需要，又免去了追加用户数而额外支出的高昂费用（一般OA系统只能提供2

10、030人的免费用户，增加用户需另加费用）。 2、安装简便OA办公自动化系统经过优化设计，安装、使用非常简单方便，几分钟就能完成整个安装工作。亲切、友好的人性化界面和功能模块使系统能够快速、完美的融入到您的企业，无需额外培训就可以立刻上手使用，消除培训成本，缩短适应周期，提高利用效率。 3、客户端员工可以选择下载免费的客户端软件来使用系统，这样即使不用登录系统也能够完成文件发送、消息提醒等诸多工作，更加高效、迅速，对您而言可以节省更多的时间处理重要事务。 4、权限管理系统中的所有文档都可以设定相应的权限实行管理，只有具有足够权限的人才有权查看、使用，对您而言可以有效的规避网络开放给企业带来的信息

11、泄漏的风险，有效保护保密信息，保护企业利益。 4、可定制新思创OA办公自动化系统的所有功能模块都可以根据客户的企业特点和独特需求量身定制，对您而言可以得到满足自身特性的解决方案，更好的让系统融入企业，帮助企业解决实际问题。 5、易维护“系统”栏目给管理员设计了简易的维护方式，不需要专业知识就可以轻松改善栏目设置，输入新的组织、员工、资料等信息，保证了系统的适用、扩充和个性，更加适合企业使用习惯，时时满足企业发展需要。 6、结构先进OA办公自动化系统采用“B/S”结构，可以充分利用网络环境以光速传递信息，是办公自动化系统将来发展的主要方向，对您而言，无论在家里还是在办公室，甚至您出差到国外，都可

12、以随时了解单位里的最新信息即工作进展情况，从而实现全球办公。 7、留言板留言板是OA办公自动化系统的一项重要功能，它可以实现当信息的接收人联系不上时的信息传递，当您为了找不到人而苦恼的时候，就可以利用这一功能及时将信息传递给他，以保证事情不被耽误。 8、服务好你可以经过3个月的试用，满意后再购买。在购买后我们提供免费升级、在线答疑、咨询回访，终身技术支持等服务，并可以根据企业发展需要提供二次乃至多次开发工作，使您无后顾无忧。 9、价格低作为“用得起的好软件”， OA办公自动化系统功能强大，而价格低廉。类似产品的价格动辄数万甚至数十万元，而我们为普及OA办公自动化系统在中小企业的应用，将价格降到

13、几千元的水平，让用户轻松上网办公。支持平台OA办公自动化系统能同时支持Windows 平台及Linux 平台，数据库采用MySQL，采用PHP,Java,C+,Delphi 混合开发。具有最佳的产品性能。OA办公自动化系统服务器端支持以下平台：Microsoft Windows NT/2000 系列HP UnixSUN Solaris OA办公自动化系统客户端支持以下平台：Microsoft Windows 系列Unix系列SUN SolarisApple OS 在以上平台上，需使用Internet Exploror( 5.0以上 )， Netscape ( 4.06以上 )浏览器。价格体系1

14、、最新价格：2004标准版：5200元最多同时支持50个客户端，提供一年免费升级和服务 2004增强版：7800元最多同时支持100个客户端，提供终身免费升级和服务2004超强版：36000元不限客户端数量，提供与业务相关的办公平台并提供终身免费升级和服务定制开发利用公司的技术优势及产品优势，为各单位定制开发各类办公自动化系统。2、优惠措施：1、 购买2004增强版以上的用户，均可参加抽奖，获得MP3、优盘、正版杀毒软件等各种丰富奖品。2、 联合3家以上企业同时购买本产品，享受8.5折优惠。3、 标准版用户每推荐一位用户购买本产品，将获得3年免费升级和服务。4、 增强版用户每推荐一位用户购买本

15、产品，将获得3年免费特别技术支持与升级服务。三、功能详解类别功 能描述我的办公桌通知用户可以在网上选择对某个人、某些人、某个部门或全体人员发送各种通知、通告、消息、留言等信息，并可以随时查看自己已发和已收的通知，即使一时没在网上也不会错过任何信息，及时沟通，协同工作。新闻可以直接添加各种业务、行政、人事等新闻，所有用户都可以随时查看，第一时间了解公司信息。支持新闻分类和评论，可以直接上传文件和图片个人文件柜作为网上的文件柜，用户可以将自己平时积累的文摘、收集的信息、总结的经验、做过的工作、取得的成绩、客户资料等各种资源有序的存放在这里进行知识管理，便于需要的时候方便的查阅，而不必再东寻西找，浪

16、费时间。文件传送文件传送的作用和“通知”类似，不同的是这里传送的是公司更正规的文件，它可以将固定格式的文件或图片、图表、幻灯片以附件的形式传送给相关人员。个人考勤包括上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、考勤查看等内容。上下班登记相当于网上签到，既方便又防止作假。外出登记可以在网上向主管提交外出申请单，并得到直接批复。请假登记和出差登登记可以将以前请假和出差的日期、内容登记备案，便于日后查看。日程安排可以按天、周、月计划自己的工作内容，清楚的查看未完成、要完成、待完成的各项任务的内容、状态和时间，便于用户统筹安排工作，调整进度，及时跟进，彻底执行，确保各项工作的顺利完成。我的申请包括起草申

17、请、审批查询和个人路径。可以在线提交财务、行政、人事、生产、研发、营销等在内的各种请示报告并进行网上审批，查询。可以根据企业实际情况设置具体的部门和申请单。待办审批用户（一般指领导层）可以在网上清晰的查看需要自己审批的文件，包括紧急程度、审批状态、审批主题、撰写人、发送时间等，以便及时作出审批，避免延误和错漏。工作日记可以每天在网上记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结。可以设置不同的权限查看同事或者下属的日记，以在线监督指导。可以将自己的日记导出系统作为工作档案永久保存下来。工作计划做出本周、本月、本季度或本年等的工作计划，任务目标等，在目标的指导下开展工作。通讯薄包括个人通讯薄和公

18、共通讯薄，可以方便的存放和查找同事、客户、关联单位、政府机关等处的联系资料，便于公司保留下离职业务人员的客户资料，避免客户流失。手机短信包括个人手机短信和公共手机短信，支持个人付费和公司付费。可以方便的给同事、朋友、客户等群发短信，即使员工不在公司也可以保持时时沟通，并建立更加紧密的客户关系。支持群发。邮件方便的给同事或客户发送电子邮件，消除传统信函效率低，成本高的弊端。支持群发。网络硬盘公共文件柜可以将组织内的各种文件在公共文件柜里分类存放，便于日后简捷的查阅，可以设置权限以保护机密文件安全。可以让将组织内的成功案例、先进经验等知识资源共享，便于大家共同学习，快速提高。行政管理各种行政性文书

19、的的集中管理图书管理营销、技术、管理、财务等优秀图书的共享学习。规章制度规章制度政策法规、人事制度、行政制度、财务制度、管理制度、销售制度等各种制度文件的在线存放、查阅，可以方便的进行管理。交流论坛可以自行设置分论坛和议题，为用户提供了一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。网络会议当组织需要与异地员工或分支机构开会时，不必将他们召回而费时费力，可以通过网络会议来实现远程即时沟通，如果配上摄像头就可以达到视频会议的效果。语音聊天通过语音聊天，可以实现用户在不离开座位的情况下进行面对面般的会话，不必找电话号码和打电话，更不必亲自去

20、找人，节省大量时间，提高办事效率。聊天室在聊天室，用户可以更加轻松、直接的与同事交流情感，互通信息，不受任何限制，建立融洽的团队关系。投票通过网上投票，领导层可以直接看到员工对某一问题的倾向性和态度，在人事任免、业务规划、组织调整、文化建设等问题上得到第一手准确信息，从而作出正确的选择，避免决策失误。可以自由设置投票主题。系统手机短信帐号在本系统上设置个人手机帐号，发送手机短信，分公司帐号和个人帐号两种。个人设置包括通讯组、个人描述、头像签名、修改密码。可以设置个人的通讯组成员，更加方便的查到自己常用的电话。选择自己喜欢的头像并写下自己的座右铭。修改密码以确保自己的帐号安全。客户端下载使用客户

21、端，即使您不登陆本系统，也能完成收发文件、发送短信、自动升级等工作，并可以通过客户端直接登录系统，既可以提高电脑速度，又节约上网时间，提高办事效率。六、附录选择OA软件的误区OA、办公自动化、上网办公、网上办公、远程办公、在家办公、无纸化办公、信息化办公、网络办公、智能办公、移动办公、自动化办公、电子办公、电脑办公、协同办公每天看到、听到这些花样繁多的名词感到头晕么？如果是，那么你可能还停留在老式的办公环境里；如果不是，那么恭喜你，你已经迈进了现代化办公时代；如果你说其实这些名词说的都是一个意思，那么大大恭喜你，你已经完全掌握了现代办公的精髓。的确，这些花样繁多的名词说的都是同一件事情，用一个

22、最典型的说法，那就是办公自动化（Office Automation，OA），在人类步入信息化社会的今天，办公自动化的时代也已全面到来。但是我们发现，很多客户在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我们就列举了九大有代表性的误区，供广大用户借鉴。误区一：自己开发 有的单位感到自己开发OA更能够满足自身要求，能够随时改进，可控性强，也避免购买软件而上当受骗的可能，但其实这种做法往往得不偿失。首先，当今的OA系统已经发展成为一门涉及众多学科的综合技术，包括计算机科学、通信科学、网络科学、管理与行为科学、多媒体技术、数据库技术、图形图象处理技术等多个学科，普通的程序员已经很难设计出优秀的OA系统

23、。其次，OA系统越来越重视对最新管理理念的融合，而身在单位内部的程序员受行业和职位限制，很难掌握业界流行的管理理念及其发展趋势，开发往往成了对市面上OA软件的简单模仿和对企业办公流程的克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的。再次，随时随地的调整OA系统不见得就是一件好事，因为这样会严重影响系统的正常使用和员工的快速熟练掌握，延长磨合期。最后，OA系统的开发需要企业耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，按照最小的企业规模和最低的工资水平计算也要万元以上，平均需要数万元，高的可到数十万元，显然得不偿失。因此除了有的特大型企业和敏感性单位外普通企业并不适合自己开发。误区二：功能越全越好对OA系

24、统来说，它的功能几乎是可以无限扩充的，但是对企业来说，这样并没有必要，因为很多功能并不是他所必需的。首先功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；其次功能增多带来了价格和服务成本的直线上升，过分追求功能超全是一种很大的浪费。比如一个小型IT企业就没有必要安装“车辆管理”模块，所以企业应该放弃那些闲置不用、可用可不用、利用率低的功能，避免大而不当，选择满足自己核心需求的产品。如果企业发展壮大了，产生了更多的需求，还可以在原来的系统上进行二次开发。误区三：价格越贵越好判断一个产品好不好的根本原则不是看它是不是最贵的，而是看它是否适合自己，OA系统更是如此。其实所有的OA系统80的核心内容都是相

25、同的，但是有的软件在上面增加上一些附加功能或者在某一项上有所强化，而功能每增加10，价格便会增加100200，给企业造成很重的经济负担，往往是花了大价钱买了自己并不需要的附加功能产品。误区四：价格越低越好价格低固然是好事，但是如果低到3000元以下就值得你怀疑这个软件有没有问题了。首先，质量问题，价格太低的OA软件往往是一些只有几个人的小公司，甚至是一个人开发的，可以想象这样的产品质量会是什么样子，这样的开发队伍能否稳定持久，将来的服务怎么保障。我甚至见过千元以下的OA，如此低的价格你敢买么？因为买完了可能跟本就用不了或用不长；其次，隐性成本。很多软件虽然看起来比较便宜，但是有用户数限制，比如

26、有一款OA软件报价5800元，但是只有20个用户数，每增加10个人就要增加2000元，这样50个人的单位就得11800元。最后，服务问题，有一些软件报价不含服务费用，如果要提供培训、升级、维护甚至安装等服务就要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然服务费就成了一个无底洞。记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。误区五：系统越开放、越自由越好网络的一个基本特征就是开放、自由，但是完全的开放和自由会给企业带来很大的经营风险，比如财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件如果在网上可以随意浏览，很容易泄密，给企

27、业造成不可估量的损失。但是如果不放在网上又不便于统一管理，因此最好的解决方案就是能够对它们进行权限管理，根据权限等级，只有具有一定级别的人才能够看到这些资料，其他人则看不到，这就既方便管理又防止泄密。误区六：软件应该完全符合企业的办公习惯软件的确要适合企业的办公习惯，但是也要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现。OA软件不是旧模式的新版本，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，优秀的OA软件更是代表了未来办公的趋势，如知识管理、协同办公等思想，另外它公开、公正、透明的特点也可能会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理，因此在开始应用时会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲

28、突，这就要求用户能够除旧纳新，转变思维，勇于变革，因为这是必须要坚持的东西。改革是要付出一定努力的，所以用户应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生实际效益的OA产品，而不是一味的追求符合自己的习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为这归根到底是接受新的管理思想。误区七：大企业开发的一定好 大企业开发的OA系统更适合大企业来用，却不一定适合中小企业，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、使用和价格等，而这些东西往往不能被大企业所感同身受。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对处于成长阶段的中小企业理解更直接，更深刻。另外经过多年发展，OA系

29、统已经完全成熟，开发技术和理念日渐融合，产品质量越来越高，完全能够满足一般企业需要。另外大企业的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍，因此没必要去追求大企业、大名气。误区八：选一个好的OA软件彻底改善管理水平OA软件能够帮助企业规范办公流程，提高工作效率，却无法从根本上解决问题，因为问题归根到底要靠人来解决。管理问题如同人的心病，还需心药来治，OA是“治标不治本”的，它只是提供了一个先进的生产工具，通过先进的工作方式来帮助人更有效的工作。没有任何一种软件能够完全代替人的作用，管理者应该具有先进的管理思想，并通过正确的方法，先进的工具努力将这些思想应用于实践，才能彻底提高管理水平，如

30、果一个OA软件能够帮助企业解决管理过程中80以上的问题，那就已经很难得了。误区九：一步到位，一劳永逸首先，企业的发展不是一步到位的，人员、部门、制度、思维等都在不断发展中，需要我们随时调整、改进以满足企业发展需要；其次，技术的发展不是一步到位的，开发技术和理念日渐先进，必须时刻更新才能保持领先；最后，社会的发展不是一步到位的，社会进步日新月异，只有紧跟时代才不会被潮流抛下。任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸，软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级，易于二次乃至多次开发的。总结来说，选择OA有几个标准，那就是理念先进，功能适用，服务到位，价格合理。其中最重要的一点就是“适用”，OA软件一定要适合企业的规模和特点，才能充分发挥它的功效，完美的为企业服务。