图书出版ERP图书编印管理系统使用说明.docx

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1、管理是一种艺术信息化管理是一种境界追求高效、精细、无盲区的管理更是出版人共同的心愿“让心愿变成现实，让完美成为可能”平章图书编印管理系统 使用说明 北京平章科技发展有限责任公司2012 图书编印管理系统使用说明1、选题申报32、选题立项53、项目管理63.1三审作业63.2 发稿管理83.3 ISBN使用登记表103.4 装帧设计单113.5 制版登记123.6付印申请单133.7. 价量核准单143.8 项目印制154、核定与结算管理174.1编务核定单174.2个税次付单184.3印务核定194.4进项支付单204.5其它付款单214.6成本归集结算流程图225、纸张管理235.1 纸张采

2、购235.2 用纸申请245.3 纸张调拨255.4 纸张付款255.5 纸张退货265.6纸张供应维护276、系统信息查询286.1查看成本效益286.2查看发货情况296.3查看图书库存情况296.4 查看纸张库存情况印务系统307、操作注意事项308、附件编印整体流程图311、选题申报登录编辑/编务管理系统点击【选题管理】模块点击【我的选题】点击【推荐申报】/【策划申报】。“推荐申报”和“策划申报”在具体填写表单下面菜单有所不同，其他方面都是一致的。1.1图释：填写表单内容【正式提交】到“待部审”；部门领导：【论证】【填写意见】【正式提交】到“待市评”；发行部领导：【论证】【填写意见】【

3、正式提交】到“待上会”；分管社领导：【论证】【填写意见】【正式提交】到“待社审”；社长: 【论证】【填写意见】【正式提交】到“待立项”；1.2必填项：选题名称、原著编者、选题属性、选题千字数、图书估价、收印数量、用纸规格、开数、装帧形式、计划发稿日期、计划出书日期、计酬方式、图书类别、中图法分类、类型词一、类型词二、主要内容。1.3注意事项：“类型词”至少选择两个并且不能是同一个父类；主要内容要求不少于50个汉字，如果超过250个汉字的选题表则在选题上报时截取前250个汉字；在部门领导及社长填写评审意见时允许【重新编制】，打回制单人处，由制单人根据退回意见重新提交；如果选题中途由于某些原因终止

4、申报流程，可以在系统中把选题“存档” ，和正常选题区分开。2、选题立项登录编务综合管理系统点击【选题管理】模块【所有选题】查找选题状态为【待立项】点击【选题名称】打开表单【立项】【确定】【项目越过流程】/【工作指派】【保存】。为了减少重复劳动，系统增加了“复制工作指派”功能。2.1图释：2.2、必填项：印务周期、印制完成、印核完成。2.3、注意事项：在选题立项时可以对选题申报时填写的内容进行修改；工作指派必须指派到具有权限的人，如果出现漏指或错指则会导致项目流程无法正常进行；此时，如果项目由于某些原因终止流程，可以在系统中把项目“存档” ，和正常项目区分开；可以通过“改派”把具体工作转交给另外

5、的人进行处理。3、项目管理3.1三审作业登录编辑/编务管理系统点击【项目管理】模块点击【三审作业】录入项目名称查找点击项目名称打开表单【来稿登记】【正式提交】编辑【初审】编室主任【复审】分管社领导【终审】，终审完毕触发发稿单。在“来稿登记”页面有一个【文稿管理】按钮，可以实现电子文档上传到ERP的功能，方便相关人员随时进行查看。 3.1.1图释：3.1.2必填项：稿件页数、来稿日期。3.1.3. 注意事项：【来稿日期】不能大于系统当前时间；文稿管理可以上传电子文档保存在服务器上；可直接点击待办打开表单，执行三审操作。3.2 发稿管理登录编辑/编务管理系统点击【项目管理】模块点击【发稿管理】录入

6、项目名称查找点击项目名称打开表单发稿单【正式提交】【发稿审核】【发稿签字】【发稿审批】；3.2.1图释3.2.2必填项：正文（）面、作者样书、总编室样书、室留书。3.2.3注意事项：如果社内没有生产样书则作者样书、总编室样书、室留书填写0；从之前带过来的部分内容可以进行修改（例如：图书名称有变化）；发稿单提交程序自动触发ISBN申请单、装帧设计要求单的提交，两张单据提交完毕才能进入发稿单审核操作；可直接点击“待办”打开表单，执行发稿的相关操作。3.3 ISBN使用登记表登录编辑/编务管理系统点击【项目管理】模块点击【核准管理】录入项目名称查找点击项目名称点击【ISBN】标签【保存提交】；3.3

7、.1. 图释：3.3.2注意事项：书号类型分标准书号和统一书号，系统默认标准书号，如果是期刊类可选择统一书号；在付印审批之后分配书号；可直接点击“待办”打开表单，提交ISBN申请操作。3.4 装帧设计单登录编辑/编务管理系统点击【项目管理】模块点击【装帧设计】录入项目名称查找点击项目名称打开表单【正式提交】【装帧设计】【装帧复审】【出片签字】。3.4.1. 图释：3.4.2必填项：设计单位/部门、膜化处理；3.4.3注意事项：设计单位/部门可根据实际情况，选择外联单位或社内部门，外联单位需先在用友中进行维护才能使用；设计费用、出片费用、打样费用的填写为将来进行费用的归集提供数据；可以直接点击“

8、待办”，执行装帧设计单的相关操作。3.5 制版登记登录编辑/编务管理系统点击【项目管理】模块点击【制版登记】录入项目名称查找点击项目名称打开表单【校对登记】在【登记内容】中选择“校对”【保存】完成一次校对记录。3.5.1. 图释3.5.2. 制版完成：编辑或印制科根据校对登记内容点击【制版完成】按钮，同时可以触发付印申请单的提交。3.5.3. 必填项：稿件页码，稿件千字。 3.5.4注意事项：校者姓名/单位分内部单位和外部单位，外部单位使用前需在用友U872中先行维护；点击选中可以进行数据修改；打开待办，点击待办单据编号可看到制版完成按钮。3.6付印申请单登录编辑/编务管理系统点击【项目管理】

9、模块点击【印前管理】录入项目名称查找点击项目名称打开表单填写内容【正式提交】【付印审核】【付印审批】。3.6.1图释：3.6.2. 必填项：正文印刷色数，内文页码。3.6.3. 注意事项：对于稿件齐清定中每个单项如果前面【打钩】则印刷色数必选；内文页码填写的数据不得小于稿件齐清定之和；付印申请单提交触发价量核准单，价量核准单必须审批通过才能进行付印申请单审核操作。3.7. 价量核准单点击【项目管理】模块点击【核准管理】录入项目名称查找点击项目名称打开表单填写【核准正印数、样书数量】【正式提交】。3.7.1 图释3.7.2. 必填项：核准正印量、样书数量和核准定价。3.7.3. 注意事项：价量核

10、准单是下印刷厂之前最后一次进行印刷正量和图书定价的确认，正式提交确认正印量，核价确认图书定价；可以直接点击“待办”，执行价量核准单的相关操作。3.8 项目印制登录印务管理系统点击【项目管理】模块点击【项目印制】录入项目名称查找点击项目名称【增加】打开表单填写内容【正式提交】。综合印制单确认之后如不需增加新的印制单，则需点击【印制完成】。3.8.1 图释3.8.2 必填项：印制单位、本单正量、首次送书、交齐日期、印装内容与材料安排。3.8.3 注意事项：用纸分现购、库存、厂料、其它。选择现购系统会在纸张管理自动生成纸张采购单，选择库存系统会自动生成用纸申请单，选择厂料则不会生成任何用纸单据。如果

11、拼装内容不是在同一家印刷厂则可以分别开综合印制单；印制单位需先在用友中维护，才能使用。综合印制单审批之后，就不能再重新编制了，所以在审批前要仔细核对。4、核定与结算管理4.1编务核定单登录编辑/编务管理系统点击【项目管理】模块点击【费用核定】录入项目名称查找点击项目名称【稿酬】打开表单填写内容【正式提交】【确定】。编务费用归集完毕点击【核定完成】。4.1.1 图释4.1.2. 必填项：单位名称、核定费用。4.1.3 注意事项：结算方分外部结算，内部结算；为避免每次维护新的单位名称减少工作量，单位名称默认选择个人稿酬；核算其它费用请点击【其它】，通过表单中的【结算项】进行区分；发现核定费用有问题

12、财务可以进行冲红操作；核定完成后将不能在对项目进行费用核定，如需核定费用则要财务进行恢复核定。4.2个税次付单登录编辑/编务管理系统点击【项目管理】模块点击【个税次付】录入项目名称查找点击项目名称【增加】打开表单填写内容（点击【付款清单】填写人名、身份证号【增加】【退出】）【正式提交】【确定】。个税次付单完毕点击【结算完成】。4.2.1 图释4.2.2 必填项：付款方式、付款类型、结算项、往来单位、付款清单4.2.3 注意事项：同一个项目核定单的结算方是什么，则结算时结算方要对应选择；付款清单如果需合理避税，则需提供足够数量的作者信息；结算单可以分次结算；发现结算费用有问题，财务可以进行冲红操

13、作；结算完成后将不能在对项目进行结算操作，如需结算费用则要财务进行恢复结算。4.3印务核定登录印务管理系统点击【项目管理】模块点击【费用核定】录入项目名称查找点击项目名称【工价】打开表单填写内容【正式提交】【确定】。印务费用归集完毕点击【印核完成】。4.3.1 图释4.3.2 必填项：本次核定；4.3.3 注意事项：工价包括内文印制、附件印制、委托装订，其它结算项包括校对费、排版费、内文用纸费、附件用纸费、描图费；发现核定费用有问题财务可以进行冲红操作；核定完成后将不能在对项目进行费用核定，如需核定费用则要财务进行恢复核定。 4.4进项支付单登录印务管理系统点击【单据处理】模块点击【支付管理】

14、【增加】打开表单（选择结算项、选择单位查找一段时间内针对该单位所核定的所有单据，操作栏中点击选中）【正式提交】。印务结算完毕点击【结算完成】。4.4.1图释4.4.2 注意事项：所选中的结算单可以修改本次结算，达到分次结算的目的；系统支持对一家印刷厂结算时，可以选择多张核定单；发票税金必须填写，且误差与系统计算的本单税金差值小于等于0.5；本次转增应付账款小于等于本次结算金额，如果填写将通过其它付款模块进行制单支付。4.5其它付款单登录财务控制管理系统点击【单据处理】模块点击【付款单】点击【其它付款】【增加】打开表单（填写内容）【正式提交】。4.5.1图释4.5.2 必填项：付款方式、付款类型

15、、经手人、单位名称、付款金额4.5.3 注意事项：付款类型选择应付账款，系统会自动带出应付账款余额；付款金额可以分次。4.6成本归集结算流程图4.6.1 编务成本归集结算流程图4.6.2 印制成本归集结算流程图5、纸张管理5.1 纸张采购登录印务管理系统点击【纸张管理】模块点击【纸张采购】【增加】打开表单（填写内容）【正式提交】。5.1.1 图释5.1.2.必填项:付款方式、采购用途、单位编号/名称、填写一种纸张；5.1.3 注意事项：单位编号/名称需在辅助管理纸张供应中维护；纸张简称与纸张供应中维护的纸张条目相关联；采购用途分备料，项目：选择项目则需录入项目号/采购单位分吨、令、张/批次可以

16、选择递增为在现在的批次基础上增加一个批次，也可以选择之前存在的批次，本次采购的数量会增加到选择的批次/纸张库位根据在纸张供应中说明维护/录入的金额为含税总金额/采购数量为总的采购数量/纸张代码可系统自动生成也可根据实际情况自行编写。5.2 用纸申请登录印务管理系统点击【纸张管理】模块点击【用纸申请】【增加】打开表单（填写内容）【正式提交】。5.2.1 图释5.2.2 必填项：印制内容、数量、申请单位。5.2.3 注意事项：纸张用途分其它用料、项目用料、纸张报残、纸张盘盈、纸张盘亏；如果选择项目用纸则查询选择项目，根据条件进行纸张的查询，从提供的查询结果中选择要使用的纸张，填写数量，确定。如果发

17、现填写数据错误可以对已选中的纸张进行删除操作。5.3 纸张调拨登录印务管理系统点击【纸张管理】模块点击【纸张调拨】【增加】打开表单（填写内容）【正式提交】。5.3.1图释5.3.2 必填项：调拨部门并选中一条纸张记录。5.3.3 注意事项：选择调出部门根据条件查询库位纸张，选择调入部门，选择调拨单位，填写数量点钩确认。5.4 纸张付款登录印务管理系统点击【纸张管理】模块点击【纸张付款】【增加】打开表单（填写内容）【正式提交】。5.4.1图释5.4.2必填项：付款方式、单位编号/名称、本单金额。5.4.3注意事项：在未结清的纸张采购单中选择本次要结算的单据。5.5 纸张退货登录印务管理系统点击【

18、纸张管理】模块点击【纸张采购】【选择纸张退货单标签】【增加】打开表单（填写内容）【正式提交】。5.5.1 图释：5.5.2 必填项：单位编号/名称、退货原因、退货单价等；5.5.3 注意事项：退货不能大于此单位的应付账款金额；5.6纸张供应维护 步骤：第一、维护纸张供应商：辅助管理-往来单位-录入单位名称查询-点击单位名称-维护-保存。 第二、维护纸张库位：辅助管理-往来单位-录入单位名称查询-点击单位名称-维护-保存。设置-库位设置-录入库位名称-增加。 第三、维护纸张品种：在数据交换中心维护纸张品种传递到ERP中。 第四、维护纸张供应：辅助管理-纸张供应-查询单位名称-点击表单-检索纸张简

19、称，选择单位（吨、令、张），录入单价-点钩确认。5.6.1图释5.6.2 注意事项：步骤1中生产与服务选择纸张供应；步骤2生产与服务如果选择专业印刷则可以在设为纸张库位打钩，该印刷厂同时提供纸张库位/可以选择直接设置；纸张供应中的维护的单价是当时的单价，如价格发生变动为以后采购进行参考。6、系统信息查询6.1查看成本效益统计查询-成本效益，或通过费用核定页面中查看成本按钮，找到对应项目都可查看此项目当时已发生的费用和该书出版后的发货、销售情况。6.1.1.查看说明：整个成本效益表自上而下分为：印次项目基本信息、印次生产成本信息、印次财务产成品管理信息、生产成本明细（编务、印务、其它三部分）、版

20、次核算部分、发行数据适时采集、量化考核七大部分。6.1.2 相关字段说明【核定标志】：指示成本归集情况的标志。在责编单独点击“编核完成”后，指示“编核完成”；在印务单独点击“印核完成”后，指示“印核完成”；编核和印核都完成后，显示“已完成”，说明本印次的成本费用，暂时归集完成。【分摊标志】：指示该项目是否已经分摊过一级编录经费，正常情况下每个项目只能分摊一次，如果在同一个月内则可以共摊分摊多次。【入库标志】：指示该印次项目是否最终完成入库。【结算标志】：指示当前该印次项目发生的成本费用，是否最终结算完成。【结转标志】：指示当前该印次项目财务产成品情况，只有当产成品和产成品数量同时等于0时，显示

21、“已完成”，该标志是一个动态标志。【印前合同费用总计】：由系统在出版合同盖章、装帧设计单签字、制版登记、印制单确认、用料申请单后，自动收集。【预估成本单价】：选题论证通过、正式立项后，按照图书估价的百分比显示，付印审批时，有一次更新。在印务确定“印制完成”后，系统会按照，预估成本单价=印前合同费用总计/印刷正量，自动计算。如果计算值大于，此前值，会重新更新，如果小于，将不更新。更新日期，会在差额管理中，有记录。【印刷正量】：付印审批之后，显示申请正印量；印制完成后，显示该印次项目，最终印刷正数。【累计入库数量】：仓储、财务根据送书情况，印制入库单复核后，实际入库数量累计值。【完工结转数量】：指

22、示财务在印制完成后，依照预估成本单价或核定完成后，依照实际成本单价，对应记账印制入库单，进行分次完工结转的累计数量。【成本单价】：在核定完成后显示，会因补记生产成本、分摊费用、入库完成等因素发生动态变化，具体变化和更新日期，差额管理会详细记录。【生产成本】：为所有生产成本明细费用核定列的动态合计值。【生产成本差额】：为系统自动记录的本印次项目所发生的生产成本差额累计值。【调整生产成本差额】：为经过差额处理单调整的累计值。如果生产成本差额不等于调整生产成本差额，说明本项目有差额待调整。【待转生产成本】：指示该印次项目需要完工结转生产成本的余额，动态计算公式：生产生产-结转生产成本-调整生产成本差

23、额。【尾书数】：指示该印次项目入库完成后，最终少送或多送图书数量。【入库完成数量】：显示该印次项目入库完成后，最终实际印刷正数，为最终印次成本单价的数量计算值。【产成品差额】：为系统自动记录的本印次项目所发生的生产成本差额、主营业务成本差额，对应产成品需要调整的累计值。【调整产成品差额】：为经过差额处理单调整的累计值。【主营成本差额】：为系统自动记录的本印次项目所发生的生产成本差额，对应主营业务成本需要调整的累计值。【调整主营成本差额】：为经过差额处理单调整的累计值。特别提示：版次部分，主要统计一书多印次的情况下的总的数据，其中成本单价为多印次图书的计算后的加权平均成本单价。适时数据采集，主要

24、统计该书的发货、退货、赊销、销售等数据的累计值。6.2查看发货情况（1）成本效益页可查看一本书的发货、退货、赊销、销售情况。（2）库存商品模块-发出商品、发出变动、社存变动等模块都可查询发货情况。（3）统计查询-发货汇总、销售汇总等-按客户查询、按图书查询、按员工查询，也可查询发货情况。（4）决策分析-销售报表、发行统计、发货统计等模块页可查询发货情况。6.3查看图书库存情况（1）成本效益页可查看一本书的发货、退货、赊销、销售、库存的总体情况；（2）库存商品模块-社存商品、库存商品等模块都可查询库存情况；（3）决策分析-销售报表-社存图书等查询也可查询库存情况。6.4 查看纸张库存情况印务系统

25、 （1）库存商品库存纸张，可以实时查询库存结余情况； （2）库存商品纸张变动，可实时查询到一段时间纸张的进、销、存情况。7、操作注意事项 编辑和印务系统的上线使用，将彻底改变责编与生产、财务、发行、仓储等部门信息割裂、无法共享的旧状。同时，也将更多经营管理数据对编辑公开，从而保证编辑的实时知情权，同时也使编辑更容易获取来自发行、财务的数据，为出版面向市场奠定信息基础，需注意的事项：（1）在选题申报阶段：编辑需要填写选题推荐表（2）在图书制作阶段：责编需要整理发稿单，提交ISBN申请、填写装帧设计单，登记出版合同。印前发出付印申请。（3）在图书出版过程中或图书出版2个月内：责编需要完成稿酬、审稿费等费用核定，为此后向作者支付费用，提前做好准备；印制室在印刷时也需完成印制费、纸张费等费用核定，为日后印刷厂或纸厂结账做好准备。8、附件编印整体流程图