办公用品管理制度(DOC6)(1).docx

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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第6页 共6页办公用品管理制度办公物品的购买第一条 为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公用品管理员统一负责。第二条 根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向办公用品管理员报告，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者某种办公用品的未来需要量将发生变化，也一并向管理员提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经总经办审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。第三条 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照

2、成本最小化原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。第四条 在各部门申请的办公用品中，如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门必须另填一份订购单，经办公用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。办公用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及具体订购商店等。第五条 按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，并核查在预定日期是否送到企业。第六条 所订购办公用品送达后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保无误后，在送货单上加盖印章，以示收到。然后在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。第七条 企业在收到办公用品后，对照订货单与

3、订购进度控制卡，开具支付传票，经总经办签字盖章，做好登记，转交出纳室负责支付或结算。第八条 办公用品原则上由总企业统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出 “办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。办公（工程部）用品的申请、分发、领用及报废处理第九条 各部门的申请书一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发、领用用品台账登记。申请书中须写明所需领用的物品、数量与单价金额。第十条（1） 有关人员接到各部门的申请书（两份）之后，须进行认真核对，并

4、在申请受理册上做好登记，写明申请日期、申请部门、用品规格与名称，以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送室。（2） 发送室进行核对后，把申请的全部用品备齐，分发给各部门。（3） 用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交办公用品管理室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。第十一条 对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。办公物品的保管第十二条 所有入库办公用品，逐项须填写台账。第十三条 管理人员必须认真掌握办公用品库存情况，并经常整理与清扫，必要时要采取防虫等保管措施。第

5、十四条 办公用品仓库一年盘点两次（6月与12月）。盘点工作由管理室主任负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致，必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。第十五条 印刷制品与各种用纸的管理依照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写报告递交办公用品管理室主任。第十六条 必须对总企业各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品做出调查。调查方式是，每月5日对前一月领用量、使用量以及余量（未用量）做出统计，向上级报告。办公用品管理室对报告进行核对，检查各部门所统计的数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。对办公

6、物品使用的监督与调查第十七条 对总企业各部门进行监督调查的内容包括：（1） 核对用品领用传票与用品台账；（2） 核对用品申请书与实际使用情况；（3） 核对用品领用台账与实际用品台账。第十八条 （1） 核对收支传票与用品实物台账；（2） 核对支付传票与送货单据。人事档案管理制度1、 目的将本企业人事档案管理工作制度化、合理化和高效化。促使本企业之人事档案管理作业推进顺畅，并有效地服务于企业。2、 适用范围各部门人事档案管理，应依照本制度管理。3、 原则安全、保密、清晰和完整的原则。4、 管理体制（1） 企业管理部负责所在企业内部人事档案管理工作。原则上经理级以上人事档案由管理部经理保存，一般员工

7、人事档案由管理部派专人负责或兼职负责管理。（2） 总企业与分支机构人员流动时，其档案管理体制如下。借调:原则上属借调的员工，其个人档案仍由原单位保存。但为便于相关企业了解情况，可将个人档案复印件交借调企业管理部。个人档案复印件具有与原件同等的保密性，档案管理人员应妥善保存。借调期间，员工工作所在企业应将其工作评价及考核等相关材料等一式两份，一份存入其个人档案复印件中，一份交原企业管理部存入其个人档案。调动:企业内部调动，由调出单位管理部负责将其档案整理好，并于到职日前一天寄至调入企业管理部负责人。5、 档案分类员工人事档案分为以下两大类。（1） 试用期员工档案1) 分类：基本资料类；试用期考核

8、类；转正材料类。2) 材料包括：A 求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件、劳动合同等；B 首周情况反馈表、座谈心得、新员工月评价表、新员工月总结表及其他试用期考核资料；C 转正申请、试用期末谈话记录及其他与转正有关的材料。（2） 正式员工档案1) 分类：员工档案可分为基本资料类、合同/协议类、培训类、考核类、工资类、职务变动类、奖惩类和离职类等。2) 包括以下材料：A 求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基本信息资料；B 劳动合同及补充协议、保密协议

9、、办理护照协议、赴国外工作协议等各类协议；C 培训申请、培训记录、培训心得和培训效果评估等与培训相关的资料；D 试用期各类考核材料、每季度/每年绩效考核材料和绩效记录等资料；E 工资记录、调薪/降薪记录等；F 职位说明书、职务晋升、职务异动等记录和资料；G 各类奖励、处罚材料；H 离职申请、离职交接手续、离职谈话记录等；I 其他无法归入以上8项的材料。6、 人事档案提供利用方式人事档案提供利用的方式是档案管理部门在可提供利用的范围内，提供档案的具体形式。目前，提供利用方式主要有查阅、调阅、出具证明材料、提供人事资料卡片和提供人事工作信息等。（1） 查阅查阅是相关利用者到人事档案管理部门去查看所

10、需要了解的档案材料，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门在提供查阅时，应做好相应的查阅登记。（2） 调阅调阅是相关利用者为了完成某项人事工作任务，通过查阅不能满足其需要时，必须将人事档案借出使用而采取的一种利用方式。借阅人事档案必须严格履行借阅手续，借出时间一般不超过两周，借出的档案逾期未还时，档案管理部门要及时催还或续办延长手续。不相关部门人员调阅档案在调阅登记簿上登记并呈存档部门主管核准后，才可调阅。调阅档案时间以两天为限，不得转借、拆卸、调换、复印。（3） 出具证明材料 出具证明材料是在提供利用的范围内，由管理部门对人事档案的有关内容进行摘抄和复制，形成单独材料，以证明该人的情况。出具

11、的档案证明应认真校对、审查，经档案管理部门主管批准后，加盖部门公章后方可发出。（4） 人事资料卡 每个档案都建立一张人事资料卡，记载存档人基本信息资料。根据需要了解的问题，查阅者可摘抄人事资料卡的相关内容或复印资料卡。（5） 其他9、档案保存期限与销毁（1） 企业建立的内部人事档案原则上永久保存，对于辞职、辞退和离职等人员档案，自员工离职之日起保存一年后方可销毁。（2） 按规定销毁的档案由专人填写销毁申请单，经人力资源经理审核，报总经理批准，并指定两人执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档案。10、权责单位（1） 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2） 执行董事

12、负责本办法制定、修改、废止之核准。人力资源部职责一、 人力资源管理制度建设1、 制定企业人力资源战略规划。2、 制定企业人力资源管理制度，划分企业总部与分支机构的人事管理权限，组织、协调、监督企业人力资源管理制度和流程的落实及实施，并根据实际情况不断改进。3、 根据各部门、各分支机构的年度人员编制计划，编制企业年度人员供需预测计划。4、 制定员工手册，建立员工管理规范制度。5、 制定员工薪酬福利制度。6、 制定员工绩效考核制度。7、 制定企业员工培训开发制度。8、 制定企业员工职业生涯规划制度。9、 其他人力资源管理制度。二、 组织结构设计1、 企业的建立、调研和人才储备工作。2、 各级分支机

13、构的设置、合并、更名、撤销和管理工作。3、 制定企业、部门和人员岗位职责。4、 监督、检查和指导企业各部门的人力资源管理工作。三、 人事管理1、 员工招聘、录用、考核、调动、离职管理。2、 企业后备干部的选拔、考察、建档及培养。3、 企业干部和员工的人事档案、劳动合同管理。4、 企业及分支机构高级管理人员的考察、聘任、考核、交流与解聘管理。5、 协助组织各专业序列技术职务的考试与选聘。四、 绩效考核体系设计1、 员工的日常考核工作。2、 管理并组织实施企业员工的绩效考核工作。3、 根据绩效结果设计奖励措施。五、 薪酬福利体系设计 1、 制定并监控企业人工成本的预算。2、 核定、发放企业员工工资

14、，核定各分支机构管理人员及人事、财务人员的工资。3、 薪酬福利调整和奖励。4、 定期进行市场薪酬水平调研，提供决策参考依据。六、 培训与开发1、 企业年度培训计划的制定与实施。2、 监督、指导企业各部门及各分支机构的教育培训工作。3、 管理员工因公出国培训、学历教育和继续教育工作。4、 制定年度教育培训经费的预算并进行管理和使用。5、 培训课程的开发和设置。七、 劳动关系及人力资源管理信息系统建设1、 定期进行员工满意度调查，开发沟通渠道。2、 协调有关政府部门、保险监管机关及业内单位关系。3、 劳动纠纷处理。4、 联系高校、咨询机构，收集、汇总并提供最新人力资源管理信息。5、 人事管理信息系

15、统建设与维护。6、 提供各类人力资源统计数据及分析表单。安全保卫管理制度第一条 安全保卫工作特指企业办公区域内的防盗、防火及其他保护企业利益的工作。第二条 行政管理部负责企业办公区域的安全保工作，办公时间（上午8：00下午18：00），由前台文员负责来宾的接待引见工作，非办公时间（18：00次日8：00及节假日），由行政管理部指定专人负责办公区域的安全保卫工作。第三条 企业实施节假日值班制度，由行政管理部负责每月的值班安排和监督工作，值班人员必须按时到岗，并认真履行值班职责，检查各部门对各项安全制度、安全操作规程是否落实。第四条 行政管理部夜间值班人员负责每日的开门和锁门，每日晚上值班人员在锁

16、门前必须认真检查办公区域内的门窗是否锁好，电源是否切断，保证无任何安全隐患。第五条 办公区域内门锁钥匙由行政管理部专人负责保管，并每日早晚按时将办公室的门打开、锁好，一般员工不得随意配置门锁钥匙；财务中心的钥匙由本部门保管。第六条 企业员工应妥善保管印章、钱款、贵重物品、重要文件等，下班前将抽屉及文件柜锁好，切断电源后方可离开。第七条 企业行政管理部负责组织有关人员不定期地对企业办公环境的安全实施监督检查。如有安全隐患，相应部门要及时整改。第八条 企业所属办公区域的门锁钥匙，起用前应在行政管理部备份一套，行政管理部须妥善保管，以备急需时使用。第九条 企业物品运出办公区域须填写出门证，经有关领导批准后方可搬离。第 6 页 共 6 页