某某公司档案管理系统操作培训.doc

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1、20一三年世纪科怡档案管理系统操作培训字向红 一、管理软件安装、初始化、数据备份恢复单机：标准v3.2.1版本网络版：同时支持8个客户端同时录入或查询。1、安装 、初始化(以单机版本为例)安装：安装时建议安装在非操作系统分区（如：D盘），并设置一个文件夹如：d:infosoft4。 原文设置：d:kydoc。光盘系列号在光盘盒背面。实体分类号：操作此步之前，一定要先“全宗设置”，为了便于区分，序号建议使用0101来表示，前两位表示：类别（01文书档案、02会计档案等），后两位表示大类下的小类（0101表示综合类）.辅助字典：根据需要来设置保管期限、密级、会计类别，在相应的字典类目下分层设置对应

2、的内容，可在辅助字典下面设置和来文或档案录入界面下,如:加一五年和25年保管期限。档号设置：三级、两级、单级二级管理：全宗号（3）-目录号（3）-案卷号（3）-页号（3） 如：089-05-123-012单级管理：全宗号（3）-归档年度（4）-实体分类号（4）-保管期限（4）-件号（3）。如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表长期，d表示短期，30代表30年、10代表10年)用户管理:设置部门、设置用户、设置密码（选择某用户-“用户”菜单-属性）及某用户权限日志检查：系统操作日志，如：2011年5月25日ISA用户删除500条记录，进入日志检查后可查看到相关记录。2

3、、数据备份、恢复（库备份恢复）is_archive.db（如图：1.1、1.2）二、档案管理软件基本录入科技档案为三级管理。靠档号来进行关联。传统文书、基建、照片、会计等档案为二级管理有关联：显示所选案卷级目录的卷内目录无关联：显示所有案卷级目录的卷内目录简化必须著录项目：文件编号、密级、文件题名、责任者、文件形称时间、页数、全宗号、归档年度、分类号、目录号、案卷号、保管期限为必录项目文号：由机关代字+年度+顺序号组成 如：临档发201245号（机关代字：临档发 年度：2012 顺序号：45号）密级：密级是文件保密程度的等级，按GB/T7一五6-1987文献保密等级代码将文献保密等级划分为六个

4、等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。题名：是表达文件的中心内容、形式特征的名称。1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据其内容拟写题名，20图1.1图1.2自拟题名放在在原题名后面并加（），比如某份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知（关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知）2、涉及人事、干部任免，工资、级别变动人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员，加“（）”。目的是为了提高档案检索的准确率。3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简称。如：临沧地区行政公署商业局，简称临沧行署商业局。4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯数字。比如二00一，录入

5、时一律使用阿拉伯数字，如：2001，专用名词不变，比如：“十二五”规划等。责任者：有多个责任者时，责任者之间以“;”相隔，三个以上责任者的，著录前面两个，然后加“等”来著录。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就必须前后统一文件形成时间：文件形成时间：时间项一律用8位阿拉伯数字表示。年4位月2位日2位，不足8位用0补足。如：只能确定为2006年，那就填入20060000,若是2006年1月1日，则填入20060101。常用快捷键介绍1、移动到下一个文本框，按Tab键或enter键。Shift+Ta

6、b则上移到上一个文本框。2、题名录入时如果上下两条大同小异，可用ctrl+c复制，再ctrl+v粘贴，ctrl+X剪切，然后进行不同之处的修改即可，这样可以提高录入的速度。3、快捷键保存：ctrl+s ，存加：ctrl+z4、需要选中部分行进行删除或打印报表操作时，先选中第一条，按住shift键后选中最后一条，如果不是连续的选，空行选择时，按住ctrl键用鼠标点击所需要选择的行。技巧：录入时误删除全部题名，可单击右键选“撤消”。三、档案管理软件查询、排序、目录序列查询：简单查询、高级查询。数据排序：一般采用用档号排序，也可根据需要进行选择其它数据源进行排序目录系列：设置前先选中档案门类（简化方

7、法整理设置设置目录序列）批量修改：条件必须部分记录内容相同。选择记录：选择1-n间所有记录:先选中第1条，按住shift键选中第n条。选若干条记录：按住ctrl键逐条选择。目录序列：v3.2.1(按F5)作为目录序列字段四、浏览界面设置、文件归档流程、件号调整1、浏览界面设置2、文件归档流程（如图：4.1）a.文件管理下进行文件登记（来文、发文、内部文件）b.文件管理下对文件进行鉴定：鉴定（补充相关字段内容）：填入归档情况，若需归档则填入：全宗号-实体分类号-保管期限c.门类字段对应 d.文件管理-文件归档（查询归档内容-（不能使用年度归档且钩选“形成档号”）点选顺序（件号）图：4.13、件号

8、调整:档案管理件号调整（如图：4.2）图：4.2五、目录的修改、导入、导出、制作1.修改：屏幕中以“xA|”开头的显示文本在实际报表中以当前文本方式显示，而以“xB|”开头的显示文本在实际报表中则以数据表中相应字段内容代替，以“xC|”开头的显示文本在实际报表中显示为系统参数，例如时间、页码等。题名前空两个汉字的位置（如图：5.1）2、导入：光标移到数据管理-F5（ctrl+1）后跳出下图窗口，按图示步骤进行导入操作（注：第4步路径为“C:报表”，此报表在教学光盘内）。（图：5.2）3.导出：来文-选择右边的“销毁清册”报表-工具栏“导出”-选择存放目录路径及文件名-确定 前加4个字符空格图：

9、5.1 导入销毁清册目录：主界面“数据管理”按F5( v3.2 ctrl+1 )图：5.2六、档案门类备份、恢复、门类制作、不同类型数据导入1、档案门类备份恢复（图6.1 图6.2）图6.1图6.22、门类制作：系统维护F5选“档案”增加输入“婚姻档案”下一步底层门类下一步选“简化方法整理”（选门类模板时见 图6.1）下一步点“”按钮修改英文表名、中文表名点“结构”对字段进行定义。（属性中字段输入方式见图6.2）图6.1图6.2附1：常用操作流程序号目标条件操作步骤结果需注意的问题1安装世纪科怡软件硬件环境：Pertium 266 以上CPU32M以上内存100M以上硬盘剩余空间软件环境：Wi

10、ndows98/NT/2000将世纪科怡软件(光盘)放进光驱“安装”下一个是下一个输入姓名公司和序列号浏览选定安装路径确定下一个选中”典型安装” 下一个下一个开始安装确定结束退出安装界面。世纪科怡软件安装在你的电脑内。1如安装过程中电脑提示软件中有的电子文件不能顺利拷贝到目标文件夹内，请按照提示进行手工拷贝。2如为第二次安装该软件，请在选定安装路径时输入infosoft4再点确定。2进入系统已进入windows桌面双击桌面上的“世纪科怡”图标在用户密码框内键入isa确定。进入世纪科怡档案管理系统。3全宗设置初次登陆科怡系统进入系统参数设置向导选单全宗输入全宗号及全宗名称“下一步”完成设置全宗号

11、、全宗名称4字段设置进入管理系统界面按“Ctrl1(F5)”键进入信息门类定义界面双击“档案”图标双击“文书档案”图标选中“简化方法整理”图标单击“修改” 按钮单击“结构”单击“增加”在“数据类型”页，填写 字段名：“mlh” 中文名：“目录号”；在“属性”页，勾选“值继承”项单击“确定”“关闭”“返回”“退出”在简化方法整理中添加“目录号”字段应用传统方法整理的单位可以不进行此步操作5分类方案设置进入“系统维护”模块界面2. 单击“实体分类”图标点击“增加”按钮，填写类目序号及类目名称，如：01 党委办，02 政府办关闭；依据按问题、或科室组卷来设置6辅助字典设置进入“系统维护”模块界面3.

12、 单击“辅助字典”图标选中“保管期限表”单击“增加”按钮在“名称”处输入“25年”单击“保存”即可，同样分别输入一五年、5年、3年；实物类型处，依据各单位情况添加，方法如上点击“关闭”；在输入数据时，作为可选项7档号格式设置进入“系统维护”模块界面4.单击“档号格式”图标，双击“文书档案”单击“传统方法整理”单击“档号项设置”从“可选项目”中添加全宗号、目录号、案卷号、件号四项确定删除序号5、6结果如下所示：1 全宗号 4 2 目录号 2 3 案卷号 4 4 页号 4 重整档号保存单击“简化方法整理”步骤如上，结果：1 全宗号 4位2 归档年度 4位3 实体分类号码 4位2 保管期限 2位 4

13、 件号 4 位保存重整档号退出注意：档号格式设置，依据各单位档案整理方法而定。保存后，查看档号是否为全宗号目录号案卷号顺序号。8录入界面设置进入“档案管理”模块界面单击“档案录入”图标选中文书档案中的“简化方法整理”单击左上角的“新增”按钮进入数据录入界面点击工具菜单项中的“卡片输入界面设计”插入“文字标题”右键点击“属性”将标题改为“目录号”，选择数据源mlh确定插入“文本框”右键点击“属性”数据源选择“目录号”确定确定调整“标题框”“文本框”位置点击左上角“保存”按钮退出9档案移交进入“移交接收”模块单击“档案移交”图标点选所要移交的档案门类如：选中“传统方法整理”点击“添加移交条件”按钮

14、进入简单查询界面，例如查找1991年2001年的永久卷档案（依据移交内容可自由设置查询项）查询查看移交档案退出下一步下一步设置移交方式，如：点选“以光盘方式移交”下一步点击浏览，选择存放位置完成确定否确定将保存在硬盘的目录存盘，并移交档案馆如果软盘容量不够，可用优盘或刻录光盘保存。10录入记录已进入世纪科怡主界面鼠标指向“档案管理”单击“档案录入”档案文书档案传统方法整理或简化方法整理进行条目录入。在编辑状态下进行条目录入11逐条增加记录已进入世纪科怡编辑状态新增网格进行新增条目的录入。库内条目增加12批量增加记录已进入世纪科怡编辑状态一三删除一条记录已进入世纪科怡编辑状态选中要删除的记录删除

15、记录已删除14批量删除记录已进入世纪科怡编辑状态方法一：选中其中一条要删除的记录按住shift键并用鼠标左键点击所需删除的其它记录。方法二：要整页删除记录，先用鼠标左键点击需删除页的第一条记录按住shift键鼠标左键单击此页最后一条记录所有选中的记录已删除整页记录已删除一五修改一条记录已进入世纪科怡编辑状态选中要修改的记录修改当前记录记录已修改16批量修改记录已进入世纪科怡编辑状态在菜单栏中点批量修改选择要修改的范围进行详细修改记录已修改17指定页已进入世纪科怡编辑状态左键点击指定页输入要指定的页号已进入所指定的页一八简单查询已进入世纪科怡编辑状态左键点“记录” 简单查询选择查询范围确定输入查

16、询条件点击查询所查询的记录已找到19高级查询已进入世纪科怡编辑状态左键点“记录” 高级查询在相应字段键入查询条件添加条件在相应字段键入查询条件直到所有条件添加完为止点击查询所查询的记录已找到20排序已进入世纪科怡编辑状态左键点“记录” 排序选择数据源双击所选数据源（或单击添加）选择升序或降序确定数据已按所选数据源排序21有关联已进入世纪科怡编辑状态选择一条案卷级目录有关联显示所选案卷级目录的卷内目录此功能只能在传统方法中使用22无关联已进入世纪科怡编辑状态任选一条案卷级目录无关联显示所有案卷级目录的卷内目录此功能只能在传统方法中使用，可统计出所有卷内目录数23刷新已进入世纪科怡编辑状态左键刷新

17、所有数据已被刷新24视图已进入世纪科怡编辑状态视图选择想要的显示类型显示出所要的视图类型25原文管理已进入世纪科怡编辑状态原文管理进入原文管理界面原文选择添加类型内容已添加至科怡系统26报表已进入世纪科怡编辑状态报表选择要打印的报表类型选择打印条件中的查询范围打印所选内容已被打印27报表打印界面设置已进入世纪科怡主界面将鼠标放在“档案管理”按Ctrl+1(F5)进入目录维护界面选择要调整的目录类型在右侧报表窗口内双击要设置的报表类型选择所需修改的某细节区进行相应设置保存退出所做修改已被保存如设置报表字体类型、大小选择要设置的某一细节区格式字体字体设置进行相应设置确定保存28浏览界面设置已进入世

18、纪科怡编辑状态设置选择要设置的界面类型已进入网络浏览界面设置在设置浏览项左右两个窗口中进行调换操作浏览界面已设置成所想要的样式29设置显示记录数已进入世纪科怡编辑状态设置设置显示记录数设置一页中所需显示记录数目每一页显示的记录数为所设置的数目30录入记录已进入世纪科怡主界面鼠标指向“档案管理”单击“档案录入”档案文书档案传统方法整理或简化方法整理进行条目录入。在编辑状态下进行条目录入31逐条增加记录已进入世纪科怡编辑状态新增网格进行新增条目的录入。库内条目增加32批量增加记录已进入世纪科怡编辑状态33删除一条记录已进入世纪科怡编辑状态选中要删除的记录删除记录已删除附2：数据导入导出（使用OFFICE下的EXCEL ACCESS等组件）：1、数据导出:导出后在相应路径（图中的路径是桌面）下生成1.xls文件。编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第33页 共33页2、数据导入：1、2、3、4、5、6、7、完成导入后将access软件关闭。8、9、10、此步对应方法：按住右边目标表的字段拖到左边进行对应。11、拖动无法对应时（字段类型不符），需采用添加新列对应方式将所有字段一一对应。12、新加nd列，将目标表中“归档年度”拖到左边与nd对应。重复11、12步操作，将所有字段（除recid）匹配，导入完成。第 33 页 共 33 页