中英文团队沟通计划项目模板.docx

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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第28页 共28页中英文团队沟通计划项目模板文档控件文档信息信息文档 Id文档管理系统 #文档的所有者所有者名称发行日期日期上次保存的日期日期文件名称名称文档历史记录版本发行日期更改 1.0日期节、 页和文本修订文档的审批作用名称签名日期项目发起人项目审查组项目经理质量部经理（如果适用）采购经理（如果适用）通讯管理器（如果适用）项目办公室经理（如果适用）表的内容模板指南1摘要2介绍2.1背景2.2现状分析2.3吸取的经验教训3目标3.1沟通目标3.2沟通指南4利益攸关者4.1目标观众4.2利益相关者的要求4.3的重要讯息5频道5

2、.1交付渠道5.2信息收集6沟通计划6.1沟通时间表6.2沟通事件6.3通讯责任7反馈7.1反馈措施7.2成功的标准8附录8.1假设8.2风险模板指南通讯计划是什么？通讯计划是一个文档，介绍如何传达正确的信息，给正确的人，在正确的时间。它阐述了传播目标、 利益攸关者和战略以及沟通活动和时间范围。您的沟通计划将描述：沟通目标如何实现这些目标将时间和精力你将如何衡量成功明确沟通计划对组织的成功至关重要。它也是项目，成功的关键，它确保所有的工作人员、 管理人员、 供应商和客户都保持正确了解项目的进展情况。何时使用沟通计划如果您有各式各样的项目工作人员、 供应商、 客户经理，然后它将值得创建关键消息到

3、您的利益相关者的沟通的正式计划。通过更加结构化的方式进行沟通，将确保每个利益相关者的沟通需要适当的满足。当然，这项计划并没有否定，需要进行非正式交流项目，或在新闻部内。您仍然需要谈谈如何做所分配的工作与您的团队、 打电话给经理人和通知他们的关键风险或问题，或安排非正式会议报告进展情况。你这么做，无论是正式的或非正式的无论怎样正常沟通可以去长的路，确保您的团队目标的成功实现。如何使用这个模板本文档提供了指南，通常包含通讯计划中的主题上。可添加、 删除或重新定义了在您的休闲，以满足您特定业务环境下节。示例表、 图示和图表已添加 (如适用) 关于如何完成每节相关方面提供进一步的指导。注： 对于较小的

4、项目，您的沟通将简单，可能不需要很多积极的努力。但是，随着您的项目变得更大和更复杂的是，沟通，将需要进行事先计划的事件考虑特定的利益相关者群体的需要。它是为宣传计划，例如一个表示在此文档中，将需要的更大更复杂的项目。1摘要通过描述总结您宣传计划：1.创建计划的基础2.您的团队中沟通的当前状态3.沟通目标、 活动和责任4.反馈措施和成功标准5.任何规划的风险和问题2简介2.1背景描述已在其中创建此沟通计划的背景。上下文是重要的因为它设置现场的计划，来帮助您获得买中的利益攸关者和修造从您的团队的热情。设置现场为您的沟通计划的描述：愿景和目标的组织目标、 时限和您的项目的范围当前和过去的通讯活动现有

5、的沟通人员和利益相关者当前沟通工具、 活动和活动审查的沟通效率的手段过去的信息通报调查结果需要更多的正式沟通规划的原因沟通规划过程的预期的结果2.2情况分析现在，您已经设置了创造的沟通计划的基础下, 一步是通过描述优势、弱点、机会和威胁存在于您的沟通环境中执行形势分析。例如：优势：您的团队可能尤其擅长标识类型的人需要接收的信息和应交付的时间。弱点：但是你的团队，例如可能需要改进的频率分布式的信息，或向目标受众更具选择性的资料.机会:有可能改进项目的认识，公司配置文件或公共知识的机会。您可能还能够生成您的项目活动的支持、 帮助获得资金或提高了生产率。威胁：可以包含可能存在的威胁 ； 消息不被解释

6、如预期，改变对你的团队文化，取决于它们如何描绘或其他部门未寄出的信函作出积极回应。重要的是环境的你清楚地识别所有的优势、 弱点、 机会和威胁，所以你可以获得一个完整中，您将要发出正式沟通。2.3吸取的教训现在，你所描述的环境内，作出正式的通讯下, 一步就是来描述您的团队内部沟通的当前状态：列表的通用沟通活动是到目前为止发生了描述如何作了那些沟通和描绘的关键信息确定成功的那些消息的级别任何经验教训文档通过描述如何事先由您的项目进行了通讯 / 团队和任何吸取的教训，你可以进一步设置现场保持正确的信息，在正确的时间，了解正确的利害攸关者所需的沟通活动。3目标到目前为止，您已经设置出当前状态的信息通报

7、内您的团队。下一步是描述未来的国家，国家将通过这一计划的执行。3.1沟通目标在这里，列出执行此沟通计划所要实现的顶部 3 目标。试着让你的目标：具体、可计量、可操作、相关和及时(S.M.A.R.T) 在可能的情况。例如，您的目标可能与有关：提高利益相关者的认识提高团队效率和生产率获取管理赞助和买的更改您的团队的悟性改进的团队文化和行为。3.2沟通指南为了帮助您实现您的目标，列出了所有适用于您的团队内的沟通消息传播的准则。例如，您沟通准则可能是：所有消息都将特定观众每个键的消息将正式通知消息将通过适当渠道分发团队会沟通的人需要知道之前他们需要知道它沟通将量身定做，基于人民需要知道什么所有关键的沟

8、通必须得到批准之前分配的管理只有通讯小组将能够发布官方新闻稿项目范围内的会议将举行在所有重要的里程碑定期、 不带偏见的报告将进行项目小组将听取和行事的反馈4利益相关者到目前为止，你所述的沟通环境和您的团队内为沟通设置 3 个关键目标。下一步是要找出是谁，将参与传播和接收沟通即发出您的团队由来创建、 发送和接收的正式沟通消息。4.1目标受众列出并描述了每个受众群体 (即利益相关者），您的团队将与沟通。请记住这是正式沟通计划。因此，与你只想要列出您的团队将想要正式沟通的观众群体。例如，一个项目可能有以下的目标受众：项目委员会 （赞助商、 董事、 董事会其他成员）项目管理团队 （项目经理，项目负责人

9、）项目团队成员相关的项目团队项目管理办公室相关的业务部门经理内部审计或战略的工作人员外部供应商和承包商治理和监管机构4.2利益相关者的要求你现在知道谁是你要的正式沟通。下一步是确定获得他们需要的信息。每个利益相关者在下表中的列出，然后描述获得他们需要的信息并在其中获得他们需要它的时间。名称作用信息时间范围卡萝尔 安德森项目发起人摘要项目状态关键的风险和问题预算及时间轴的性能每月詹姆斯 怀特项目经理详细的项目状态所有的风险和问题资源、 供应商、 采购预算及时间轴性能每周萨姆迪恩安全审计员符合安全规格的所有交付生产水平1st每月要检查每个利益相关者与上述信息要求满足他们的需要，在继续之前。4.3关

10、键消息大多数团队分布广泛的沟通消息向其利益攸关方。然而通常有、 关键少数的消息传达给定期向利益相关者的大多数。如果有经常这些消息是团队成功的关键，然后国家那些消息在这里。例如，在项目团队中，关键信息可能是：项目状态: 是否该项目目前正在运作内商定的时间表、 预算和质量目标。项目问题:目前影响项目，并采取行动以解决这些问题的影响。项目风险：的高水平的风险可能影响项目，并采取行动以减轻，避免或减少它们。项目可交付成果：完成日期和预计下一报告期内完成的项目的可交付结果。项目资源：资源计划和任何资源的限制，目前影响到项目的资源的总体水平。这些关键的消息将被织入您将要安排为您的团队的沟通事件。5频道下一

11、步是确定核心沟通频道.5.1传递通道传递通道提供的机制传播到您的利益相关者的信息。例如，如果您正在管理一个团队，你主要沟通通道可能电子邮件或常规的新闻稿。确定适当的传递通道使用无论通道时最重要的考虑你的听众更喜欢使用。例如，项目的工作人员宁愿听到有关他们通过内部邮件比外部的新闻发布中项目的状态。因此，使用右声道是在正确的时间正确的利益攸关方起草正确沟通消息一样重要。这里是交付渠道的一些示例：广告奖项横幅广告牌品牌推广宣传册名片比赛会议演示示威游行直接邮寄目录背书电子邮件展览传单概况显示发射宣传单张信笺媒体包新闻快递报纸广告新闻发布会包装海报新闻发布会奖品公开会议报价电台样品研讨会标牌社会事件演

12、讲电视团队会议视频演示网站讲习班5.2信息收集一旦你确定你要用来宣传您的信息的渠道，你需要思考信息那里来从填充您的通道。例如，何处的新闻信息去从来填充您每周时事通讯填写下表，以指定每个通道的你有以上所列的信息源。通道每周时事通讯信息需求项目状态、 进度、 关键利益的项目。信息提供商项目经理、 项目管理员集合时间周五下午。通道信息需求信息提供商集合时间通道信息需求信息提供商集合时间6宣传计划现在，您已准备好安排要保留通知与正确的信息，在正确的时间正确利益攸关者所需的沟通活动。6.1沟通时间表你打算举行，以传播通讯邮件到您的利益相关者的通讯事件日程安排每个。给你看什么时间表样例看来，我们要创建示例

13、沟通时间表下面的小项目。事件包括正在运行的一套沟通团队会议、 定期的时事通讯，有正常的社交活动、 主管会议、 团队成员研讨会和各种项目新闻警报发布。6.2沟通事件与上述附表所列的沟通事件，然后完成下表。链接事件的共同ID使用。通过描述这些事件在尽可能多的深度，可以帮助您的团队成员按时完成事件。ID事件说明目的频率日期3项目团队会议涉及所有的团队成员，讨论工作进展情况在最近已完成 / 回来接下来的会议保持团队了解项目的状态，并确保早就提出的问题、 风险或更改。每周xx/yy/zz4项目董事会会议与项目审计委员会来评估该项目的总体状况举行正式会议。要确定该项目是否已完成，并满足最终用户的要求。项目

14、结束xx/yy/zz5阶段评审会议在每个阶段，以确定是否产生的可交付成果的质量令人满意月底举行正式会议。该项目在生命周期中的每个阶段的进度控制和提升其成功的机会。每个主要阶段结束xx/yy/zz6.3通讯责任完成下列责任矩阵。这个矩阵中，列出每个上述的沟通事件负责的人，和描述他们在考虑在这些事件中使用的密钥提供的一部分的责任。再次，使用的唯一 ID 链接到上面列出的沟通事件的参与方。表已为上述项目示例部分已经完成。密钥：A =负责沟通事件 （如标记为绿色）R =接受通讯材料、 参加会议 （如中黄色标记）M =显示器沟通过程和提供反馈 （如在橙色标记）。ID项目发起人项目经理项目负责人项目成员质

15、量部经理采购经理通讯管理器利润办公室经理其他项目资源其他外部机构3ARRRRMRR4ARRM5ARRRM7反馈之后每一个沟通事件完成后，您需要获取反馈信息关于它是成功的。在下一节中列出了您将衡量成功的标准。7.1反馈的措施您需要执行一套反馈的措施，以获得反馈的成功的事件，以确定是否将正确的信息在正确的时间分发给正确的人的水平上。如果反馈意见是积极的所有的条件得到满足，那么该事件是成功的。然而在某些情况下，反馈可能会显示某些成功的标准不能满足和替代沟通事件或消息分配可能需要采取纠正提出的任何问题的地方。描述在这里的每项措施你将到位你有预定的通讯事件收集反馈信息。一些例子包括：调查问卷反馈表单投诉

16、表格电话调查独立审计7.2成功的标准一旦你所描述的措施收集好质量反馈信息，您将实现下, 一步是列出的确定的沟通事件 （或活动） 是否成功的标准。很重要的这一节中指定清晰、 精确的标准。这将确保一旦沟通活动完成并且您收到了关于它的反馈，您可以轻松地比较的信息反馈给此处列出的条件并确定是否令人满意地完成了这一活动是。这里是一些例子：消息到达其目标的受众通过计划渠道分发了消息输出达到预期的观众的日程安排是有效的分布消息达到预期的效果消息处理观众的信息要求消息被接收作为诚实守信有没有接获的投诉8附录附加你相信是与宣传计划有关的任何文件。例如：现有的通讯一般书信公司通讯政策、 标准或准则8.1假设请列出您已创建此通讯计划期间任何规划假设。例如，它可能会假定：有足够的资源可用于完成指派的任务。沟通附表所列的时间表是令人满意的。所需的预算是可用来完成所需的任务。8.2风险列表创建此通讯计划期间确定的任何风险。例如：在项目进行期间离开了关键沟通资源。沟通的要求在项目进行期间改变。在整个项目更改项目利益相关者的列表。看看为什么是最好的方式来管理您的项目 ！第 28 页 共 28 页