冶金与材料工程学院团总支学生会办公室管理制度.doc

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1、冶金和材料工程学院团总支、学生分会办公室管理制度一、学生会办公室日常管理条例1、爱护公物，办公室物品如有损坏，及时报予办公室主要负责人。2、遵守纪律，不得随意将办公室备品带出或外借，如有使用，须经主席团批准，并及时报予办公室主要负责人。3、讲究卫生，养成爱劳动的好习惯，营造一个清新整洁的工作环境。4、安全防火，离开办公室时，必须熄灭烟火，关好门窗，切断电源，作好安全放火工作。二、学生会接待来访制度1、学生会在接待同学来访或和其进行工作交流时，应以“增进学生会和同学之间的联系和交流，加大学生会自我民主建设的力度，互相合作，共同协商，促进学生会工作的开展，更好地为同学服务”为宗旨。2、在和来访同学

2、的交流过程中，要热情、大方、有礼，注意树立和体现学生会“和谐、诚信、民主、创新”的形象作风。3、由学生会办公室定期接待来访同学，并记载其意见和建议，研究解决实际问题的办法，必要时向学生会主席团请示。4、学生会接待人员要全面真实地了解情况，对同学在学习、生活等方面的困难意见、要求反映敏感、信息反馈及时。5、如有突发事件，应根据具体情况落实解决.三、学生会档案管理制度 1、档案管理范围： （1）每学期计划、总结； （2）各部门及各专业举办活动的计划、总结、协议及有关资料表格； （3）学生会干部委员人事档案； （4）各部门例会记录及考勤； （5）日常工作文件； （6）其他有关资料（联系方式、名片、出

3、席会议资料等）。 2、学期初始，人员确定以后，一周内向主席团及办公室提交一份部门全体人员名单（包括姓名、专业、联系方式），由办公室存档管理。以后如有人事变动，及时做变更调整。 3、各部门每学期始末各做一份完整的学期工作计划和工作总结，统一交由办公室归档管理。 4、各部门举办活动前要有详尽的计划书及预算申请，活动结束后要在一周内完成活动总结，并整理好全部的书面材料（包括协议、宣传资料、照片、有关表格等），放进本部门文件夹及电脑里以便于统一管理。 5、对活动中计划书、申请书、协议书、报告、总结及具体活动安排做重大调整，必须以书面形式向主席团提交详细的报告说明，经主席团审批后方可，原文件复印备份由办

4、公室归档管理。 6、为方便工作，各部门可参考部门文件夹中的历史文件档案，但需做借阅记录，并及时归还。办公室指定专人做好管理记录。 7、无特殊情况，所有文件都须提交电子版和书面版两种形式各一份，电子版入办公室电脑各部门文件夹管理，书面版经主任或部长签字后入本部门文件夹管理。 8、学生会每年换届时，已往文件移交下届主席团及办公室作保存参考。 四、办公室使用制度1、学生会办公室每天需要有人值班，负责联系、接待、办公等事务，并保持室内的卫生清洁和书刊报纸的整齐。2、办公室内的书刊报纸为学生会财产，任何团体或个人都不得挪为他用或带出室外，室内的书刊报纸由办公室专人负责更新保存。3、办公室内不得吸烟，不得

5、赌博（包括变相赌博），不得大声喧哗，讨论无益的话题不得进行其他一切有损学生会形象、秩序和安全的行为。4、非有关人员（非学生会成员或学生会成员无公干），未经值班人员允许，不得随意进入室内。5、学生会办公室用于学生会日常工作，任何个人都不得将其挪为私用，各部、其它社团或团体有事要使用办公室需由其负责人提出书面申请，并征得办公室主要负责人的同意方可使用。6、学生会各部或社团使用办公室时其活动主持人应佩戴部门或协会工作证。7、办公室内的物品不得随意移动，使用完毕，各种物品应放回原处，并保持整洁。8、学生会办公室的正常熄灯时间为晚上十一点前，无特殊理由，不得在办公室逗留。9、办公室外来人员及电脑的使用情

6、况，由值班人员做好当天详细的记录。五、办公室办公用品责任制1、办公室一切用品由办公室主任统一管理，任何人未经其同意不得擅自使用和借出办公室用品。如有违反将视情节严重给予严厉的批评和适当的处罚。2、冶金和材料工程学院的团总支、学生分会的各部门及各专业班级，因特殊情况借用办公室用品时，须提前写申请书交于办公室主任，经主席团协商后方可批准。借出物品如有损坏和遗失，则其借用部门或班级必须按其市场价的两倍返还，并附有道歉信和检讨书。4、办公室钥匙由历届办公室主任统一配制和管理，任何人不得擅自借用和配制，如有违反必将严肃处理。若有丢失先报于主席团，然后由办公室主任亲自配制。5、学生会换届后，上届学生干部若

7、不再留任，应及时将自己使用的一切办公室用品或设施，包括门上钥匙，柜子抽屉等交下届办公室负责人，或交学生会办公室。供下届学生会统一调配使用。下届办公室责任人应在接任一周内接管、盘点、清查对应办公室内的设施、办公用具等，并由办公室或主席见证，和上届责任人办理交接手续。6、各办公室应做到人走灯熄，关好门窗，室内整洁，物品摆放有序。7、正常工作期内，非我院团总支、学生分会成员无事不得在院学生会办公室逗留，办公室内要保持良好的工作或学习秩序，不得作为娱乐场所。8、非工作期内，学生会成员可适当利用办公室作为学习场所，但要保证办公室的安全，良好的卫生状况和学习秩序，维护学生会的形象。9、根据工作需要，经主席

8、批准可由办公室统一安排各部门开展有关工作或活动；为其它无办公室的部门，社团组织等提供会议场所。六、245办公室管理制度 1、各部门按值班表进行值班，且必须有副部以上的主要学生干部在场。值班时间每天下午4：00到5：30。2、由主席团成员和办公室以及自律部得同学对值班的部门进行监督和考评，其结果将作为期末优秀部门和优秀学生干部的评定依据 。2、周一至周五值班人员负责办公室日常的卫生打扫工作，包括：清扫两间办公室地面，整理桌面，摆放物品、桌椅，整理文件架，清倒垃圾等。 3、办公室负责指定专人负责对每天办公室的清洁情况进行考评，并作相应的记录，作为期末优秀部门和优秀学生干部的评定依据 。七、211办

9、公室的管理制度1、办公室所有成员必须每天按时（下午4：00和晚上9：00）到办公室签到，并明确相应的任务。值班人员签到之后要坚持值班，不得早退迟到。其他没有任务的人员可以自行离开。2、值班人员值班时，必须完成以下任务：（1）保持办公室的清洁，包括地面、座椅的整洁和文件的有序存放；（2）做好每天到211办公室的人员统计和文件的收集整理工作。3、对于无故不值班和旷会一次及迟到三次的委员和干事，将劝其主动退出团总支、学生分会办公室。4、因私人问题（例如：个人感情问题）造成办公室任务不能够高效高质按时完成的，将开除其办公室委员或干事资格。八、 冶金和材料工程学院团总支、学生分会电脑使用办法为了规范学生

10、会电脑的使用，特制定本办法如下：1学生会办公室两台电脑按规定，分别供团总支及学生分会的工作人员使用。2除冶金和材料工程学院团总支、学生分会主要学分干部（副部以上的学生干部）以外的同学，未经办公室主任的允许，不得擅自使用211办公室的电脑；3禁止使用计算机玩游戏、从事不健康活动或不符合国家政策法规的活动，严禁利用网络传播淫秽及危害国家安全的信息。4计算机具体操作应注意的问题：（1）先开外设后开主机；先关主机后关外设。（2）计算机连接切勿带电作业，在更换计算机连显示，应将计算机和电源依次关断后进行。（3）计算机每周一进行集体杀毒，定期对杀毒软件进行网络升级，使用软盘时，先药用杀毒软件差杀病毒，确定

11、没有病毒后才能打开有关文件。5使用者不得擅自修改电脑配置文件，不得擅自安装任何软件、游戏等，违者从重处理。在使用计算机过程中，若发生死机、黑平或其他意外情况，请和管理人员联系，勿擅自打开机器。6对违章使用计算机造成损失者，要依据相关规定进行处理。7各部门有义务维护学生会电脑的正常运作，并应尽量节省纸张和油墨。8各部门在使用电脑前，必须在值班记录本上登记。登记内容包括：开机时间、关机时间、使用部门、操作员、操作文件名等。9各部门有义务监督使用部门的登记情况，如发现上机未登记或出问题不等记者视情节轻重予以处理。九、冶金和材料工程学院团总支、学生分会管理制度最终解释权归冶金和材料工程学院学生分会办公室所有。冶金和材料工程学院团总支办公室、学生分会办公室5 / 5