XX公司接待流程及标准.docx

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1、XX公司接待流程及标准 公司商务接待流程及标准 一、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和沟通，本着“热忱礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，制定本制度。 二、范围 本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。三、权责 1、公司综合办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的组织和管理，拟定重要来宾的接待安排，协调相关部门落实接待任务，供应后勤保障。大型商务接待活动可由公司领导牵头成立临时工作组专题负责。2、公司各部门在接到重要来访预约后，可报办公室，并帮助拟定接待安排，需公司领导出面、办公室协调的重要接待，应提前2天告知办公室。3、未经批准，任何部门不得擅

2、自支配商务接待活动。特别状况下，可先行电话汇报，经批准后执行，并与2日后补齐手续。四、接待原则 1、对等接待、各负其责、相互协作的原则。接待工作涉及面广，必需坚持重点、兼顾一般，根据对等接待、各负其责、相互协作的原则，上下一样，同心协力，共同做好接待工作。2、规范高效、平安节俭、服务一流的原则。接待工作应规范服务，提高办事效率、热忱周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对奢侈，注意思路、情感、业务的沟通，不推诿扯皮，不应付拖拉。3、统一标准、严格限制原则，根据公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行严格限制运用。商务接待费用原则上不得超过限额。五、接待标准 一级接待标准：政府主要领导、行业主要领导

3、及其他公司特邀贵宾。陪伴人员：总经理、副总经理、相关部门负责人，必要时预约董事长陪伴。1、迎接：总经理、副总经理、接待部门负责人依据状况在机场、高速路口、车站迎接，不须要去的可在集团总部迎接。在公司总部迎接，要留意把握恭候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要留意依次（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主子，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主子一方，后介绍来宾一方。不

4、过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，根据其职务的凹凸，依次而行。来访时主子先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主子再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般限制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。） 2、参观：总经理、副总经理、接待部门负责人陪伴，由专业人员讲解公司基本状况，到达项目地后具体介绍相关信息。3、座谈：办公室确保公司环境和室内卫生良好、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。依据须要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用

5、餐标准：不设定标准，办公室依据状况合理支配。 5、下榻宾馆标准：四星级以上。 6、用车标准：公司高级车辆，或租用高级车辆。 7、交通标准：按来宾要求订购，公司可担当相关费用。8、办公室依据状况、来宾意愿和爱好提支配巡游路途及消遣项目，公司可担当相关费用。9、安保：按一级标准提前打算，布设形象岗、固定岗、巡察岗。其中门前巡察岗负责公司门口秩序、引导客人停车、为客人开关车门。场区巡察岗负责提前对参观路途进行巡察，刚好开启客人参观经过的大门及保障参观路途的畅通。参观过程有保平安程陪伴。10、礼品：不设定标准，办公室依据状况购买礼节性礼品。二级标准：地方政府一般领导、行业组织一般领导、合作单位主要领导

6、、公司特邀人员。陪伴人员：副总经理、相关部门负责人，必要时预约总经理出席。1、迎接：由接待对口部门在约定地点迎接、引带来宾。2、参观：副总经理、相关部门经理陪伴，由专业人员沿途介绍公司基本状况以及到达项目地后具体介绍相关信息。3、座谈：会务人员确保公司环境和室内卫生良好、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。4、用餐标准：依据状况，随机上报确定。 5、住宿标准：三星级或准四星级酒店： 6、用车标准：公司轿车或租用中级车辆。 7、交通标准：按来宾要求订购，公司可担当相关费用。8、安保标准：依据状况布设形象岗、固定岗、巡察岗。其中门前巡察岗负责

7、公司门口秩序及引导客人停车，场区巡察岗负责提前对参观路途进行巡察，刚好开启客人参观经过的大门及保障参观路途的畅通。9、礼品：办公室依据状况购买礼节性礼品，费用500元以下。三级标准：政府部门详细办事人员、一般商务考察人员、技术人员、合作单位管理人员 陪伴人员：相关对口的部门负责人，必要时预约公司主管领导出席。1、参观：相关对口的部门负责人及人员陪伴，由相关人员沿途介绍公司基本状况以及到达项目地后具体介绍相关信息。2、座谈：会务人员确保办公楼环境及室内卫生、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。3、用餐标准：依据状况，汇报确定。 4、住宿标准：可按来宾要求预定，公司一般不负

8、担相关费用。 5、用车标准：商务车或出租车。 6、交通标准：按来宾要求订购，公司一般不担当相关费用。7、安保标准：依据状况布设固定岗、巡察岗。刚好开启客人参观经过的大门及保障参观路途的畅通。礼品：不够买。六、接待礼仪： 1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温柔、礼貌文静。4、看法：恳切热忱，不卑不亢。5、迎接来宾时：要留意把握恭候时间，提前等候在公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要留意依次。6、接受名片时：要以尊敬的看法双手接受，默读一下后慎重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，时常左侧回身，协作客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边

9、请”。8、 进电梯时：要告知客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后， 5分钟内为来宾上茶，要以双手奉茶，先客人，后主子，先领导，后同事。10、送客时：依据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。七、接待前期安排、打算 1、拟定安排：办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，应了解来宾基本状况：来宾职务、来访详细时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上确定接待标准，拟定接待安排，排出日程支配表。2、确认时间：办公室依据来宾状况按安排落实会见时间及场所，通知参与会见的领导、陪伴人员。3、住宿支配：办公室依据来宾状况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒

10、店，酌情支配酒水、香烟、用餐标准；来宾须要住宿的提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内打算相关资料、水果、香烟等。4、会议室布置： （1）桌椅摆放：依据会议类型、性质、人数，结合会议室详细状况支配会场布局，主客桌要支配恰当，会议用桌要平整，无污垢，无破损，椅子要抓紧整齐，椅子左右距离合适，桌椅各成直线。如与会人数较多，需提前打算好椅子，在会议室依据来宾的数量进行打算，要求摆放前后排插孔摆放。（2）桌牌：依据与会人员名单提前将桌牌打好，并确认摆放位置。（3）鲜花：依据来宾的级别而定，提前3小时打算到位，鲜花需依据要求摆放到讲台上。（4）电器设备：包括电脑、投影仪、翻阅/激光笔、话筒，按规

11、定位置摆放，确保物品干净整齐，无破损，能够正常运用。投影仪正确摆放，确保投影仪不歪斜，对正投影幕，应提前1小时调试完毕；提前调试好音量及效果；各种设备都有备用。会前五分钟检查设备设施是否能够正常运用。（5）茶水、点心打算：确定点心、水果品种、数量及费用，提前一天完成购买；会议前1个小时，将点心、水果（洗净）放在托盘上放置在指定位置；打算好放果皮的托盘和纸巾，放于指定位置；将茶水杯或矿泉水摆放会议桌的所定位置（通常夏季摆放矿泉水，春秋冬三级摆放茶水）；会前5分钟泡好茶水、咖啡并摆放好。（6）空调：夏天将空调提前30分钟打开，保持室内凉快。（7）会议室卫生：保洁员在会议前1个小时做好桌子、椅子、地

12、面、窗帘等卫生状况，各个地方都要打扫到位，保证会议室内外无异味、无杂物。（8）会议资料打算：办公室落实会议须要汇报材料，演示材料，并于会议前半个小时根据客人的数量提前打算好宣扬资料并摆放整齐。5、参观打算 （1）指定参观方案：来宾来访前一周制定参观路途方案，明确参观路途、解说人、打算好解说词。（2）参观用品打算：办公室依据来宾信息打算横幅，欢迎牌，指示牌。 （3）留意事项提示：在公司各个惹眼的地点张贴留意事项。 （4）5S检查：在来宾到达的前一天对周边环境及办公场所进行全方面的整理、整顿、清洁、清扫、平安检查。（5）检查及演练：一级接待在来宾到达的前一天进行一次参观演练，确保一切打算工作已落实

13、到位。6、车辆打算 （1）确定接/送机司机、车辆支配、接/送机人。（2）物品打算：接机牌、日程支配表、襄阳市地图。（3）需在地图上标出访问时所要到达的地点。（4）如无法支配车辆的应通知来宾并告之坐车方式，特殊是飞机的，可通知其坐机场专线或打出租车。（5）访问期间的用车支配：确定司机、车辆支配及用车时间点，并将信息告知司机。司机接受用车任务后，按要求接送。7、餐饮消遣支配 （1）确认餐饮消遣项目负责人，由餐饮消遣项目负责人预订餐馆、消遣场所，交付定金。在预订前应对餐馆/消遣场所的位置、交通、特色、价格等方面进行考察。（2）据来宾状况，酌情支配用餐标准、酒水，与餐馆方确认菜谱（菜谱重需有一两道菜是

14、依据客人口味支配的）。（3）确定宴请时间、地点、出席者名单、座位支配。（4）依据出席者的职务支配好座位，必要时需制作台卡； （5）向宴请出席者发布详细通知，包括宴请的时间、地点、出席人物、车辆支配等。（6）就餐过程中，接待人员可以适当地带动气氛，促进双方的感情沟通（留意事项：接待人员本人不要喝酒过度，结帐不要当来客面，出外结帐）。8、旅游支配 （1）依据来宾的需求，制定旅游安排。（2）提前确认旅行社。（3）确定旅游路途以及景点支配。（4）确认旅游用车，车牌号，座位等信息。（5）联系好餐馆，保证旅游期间的用餐。（6）提示客人留意自己的珍贵物品并依据天气的改变状况提示客人增减衣物。（7）备好小药箱

15、，外出旅游时须要打算好放在车上。9、安保打算：提前获知客人到达准确时间，在客人达到前半小时，做好保安岗位支配及有关场地清理。10、其他打算 （1）横幅、欢迎牌、指示牌：确定横幅、欢迎牌、指示牌的内容，交由领导审核，通过审核后刚好联系制作，于接待前一天与制作方交接完毕。（2）礼品：制定礼品标准，呈公司领导审批，领导审批后进行购买，并包装好。在来宾离开前，将礼品送给来宾 （2）摄影：确定摄影负责人，摄影地点、座位支配及摄影时间； （4）检查环境卫生：通知各个部门整理好各自的区域卫生。（5）转账/现金预支：接待过程中须要支出费用的，各项目负责人制定费用预算，填写现金预支单或用款申请单，经总经理审批后

16、，持表单到财务部预支。（6）票务支配：依据客人要求，预订回程飞机票、火车票、汽车票等。八、留意事项 接待中凡涉及机要事务、隐私文电、重要会议等，相关人员要特殊留意保密。接待中既要娴熟介绍公司状况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应一直宾提前说明。九、信息反馈 接待人员应刚好撰写重要来访信息，将与来访者沟通中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有关部门领导。十、商务接待中的座次支配（图） （一）关于会议主席台座次的支配 1、主席台必需排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避开上台之后相互谦让。 2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导

17、左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依旧在1号领导左手位置，3号领导依旧在1号领导右手位置。3、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可敏捷驾驭，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不肯定非得按职务凹凸来排，通常驾驭的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主子一方领导的，可支配在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的敬重，又使主客都感到较为得体。 4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志

18、到会场后，要支配在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数许多，还应打算座位图。如有临时改变，应刚好调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要留意仔细填写名签，谨防错别字出现。 主席台人数为奇数时 主席台人数为偶数时 （二）关于宴席座次的支配 宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按一般宴席驾驭，假如场景有特别因素，应视情而定。中餐桌 西餐桌 （三）仪式的座次支配 签字双方主子在左边，客人在主子的右边。双方其他人数一般对等，

19、按主客左右排列。（四）关于乘车的座次支配 小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（假如后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。（五）合影座次支配与主席台支配相同。（六）会谈座位支配 长条桌 沙发室 注：A为上级领导，B为主方席 与外宾会谈 与上级领导座谈 注：A为主方，B为客方 注：A为上级领导，B为主方领导 十一、附则 1、 本规定经领导审核批准后实施。2、 本规定最终说明权归办公室，并由办公室说明执行。十二、附件 1、 商务接待申请表 2、 接待行程安排表 3、 商务接待总结表 附件无 XXXXX投资集团有限公司 2017年X月X日 文档内容仅供参考