《公司印章、证照管理制度》.docx

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1、公司印章、证照管理制度公司印章证件管理制度 目 录 第一章 目的 其次章 适用范围 第三章 职责范围 第四章 印章、证照分类 第五章 印章的刻制与注销 第六章 印章、证件的管理 第七章 印章、证件的运用 第八章 印章、证照的运用要求 第九章 印章专管员的职责与义务 第十章 附件 第一章 总则 公司印章、证件是公司对内、对外行使权力的标记，也是公司名称的法律体现。印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规范公司全部印章、证照的平安运用及管理，维护印章与证照的肃穆性，加强印章制发、运用、废止及证照管理，提高各相关运用环节的工作效率，从而使公司印章、证件的管理更加趋于规范化、

2、制度化，现结合公司实际状况，特制定本制度。其次章 适用范围 本制度适用于公司各部门、各子公司全部的印章和证照。第三章 职责范围 1、公司总经办 2、负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。3、负责本制度的实施与监督。4、公司其它各部门、子公司 5、负责按本制度规定执行 第四章 印章、证照分类 1、公司印章、证照的分类 2、公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、部门章、公司银行U盾等。3、证照包括企业法人营业执照（正本、副本）、组织机构代码证（正本、副本）、卫生许可证、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税）、

3、法人代表身份证（复印件）等。第五章 印章的刻制与注销 1、凡因工作须要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写刻制印章申请表向总经办或财务室提出申请，经公司领导确认同意并批准后方可刻制或更换。2、印章刻制或新证照办理或更换由总经办及财务室统一负责，刻制标准或证照办理应符合国家相关规定。3、申请新办的印章或证照须在总经办及财务室进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由总裁办进行存档后，原件由运用部门签收方可进行办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写印章管理登记表，备案并留好印章样图。第六章 印章、证照的管理 1、印章、证照的管理 2、公司印章、证照由公司董事授权以下部门分别

4、管理： （1）公司的全部印章、证照，均由总经办负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止缘由等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。（2）由于印章磨损而须要更换印章或证照年检到期，统一由公司总经办及财务室登记、留样或办理年检年审手续。公司总经办及财务室应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。 （3)全部印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必需刚好向公司总经办及财务室报告。 3、公司营业执照（正副本）、公司公章、税务登记证（正副本）、组织机构代码证（正副本）由总经办

5、主任负责管理及运用。4、银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票购买凭证由财务室出纳员负责管理及运用。5、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及运用。6、总经办及财务室专人保管印章规范运用表，财务专用章、法人代表私章统一收归公司财务部专管，行政公单统一收归公司总经办专管，不得授权托付管理。7、部门撤销或重组，原运用部门有关印章、证照应交回公司总经办，由公司总经办上报总经理核准后负责作废、保存、销毁或办理注销手续。8、印章或证照丢失、损毁、被盗，要刚好向公司总经办及财务室书面报告，并与总经办及财务室商议补救措施。9、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人

6、担当，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任。10、印章遗失处理 （1)印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发觉当日登报挂失并报总经办备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制；若各部门运用的印章遗失或要求更换新的应向总经办部出具书面申请，经总经办报送公司领导审批通过后，由总经办（或指派人员）办理。11、印章注销 （1）公司印章假如须要注销的，先填写印章注销申请报告，上报总经办，由总经办报送公司领导审批。印章注销申请报告批准之后，由总经办派专人与须要注销印章部门管理人员根据国家规定的注销程序进行注销。第七章 印章、证照的运用 1、印章、证照的运用 2、全部

7、涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写用印申请表。3、按用印申请表内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批。4、主要用印文件审批流程： （1）合同：主办部门负责人签字确认 公司总经办及财务室审核 （公司经理级以上领导审批 总经办及财务室盖章（合同原件存档公司总经办，复印件由相关部门存档）返回主办部门。（2）对外公文及证明：主办部门签字确认 公司总经办及财务室确认 公司经理级以上领导审批 公司总经办及财务室盖章（用印申请表、复印件存档） 返回主办部门。（3）支票等其他用印文件：主办部门 财务部审核 报公司总经理批准 返回财务部（用印申请表、复印件存档）

8、返回主办部门（注：支票等需在用印申请表标注票号）。第八章 印章、证照的运用要求 1、印章、证照的运用要求: (1)印章或证照管理人员对不符合用印手续、用印文件内容与审批件不符的，或不符合证照办理程序的，有权拒绝办理并刚好告知部门负责人。(2)盖章确保规范、清楚，上不压正文，下骑年盖月。(3)财务人员依日常的权限及常规工作内容自行运用财务印章无需经上述程序，但内部须建立用印登记表备查。(4)公司印章（一般为行政专用公章、法人代表私章）不允许随意带出公司，确因工作须要将印章或证照带出访用的，应按规定填写用印申请表说明事项，经董事授权批准后携带运用；运用完毕，马上归还印章保管部门。(5)对外运用证照

9、，一般运用复印件，并注明只限于当次运用范围；如必需运用证照原件，需董事授权批准后携带运用，或者由证照保管部门授权相当人员陪伴前往办理相关业务。(6)公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作须要或其它特别状况确需开具的，由申请人写明缘由（用途），并在审批表上注明为何需盖空白资料，必需经总经理书面批准，公司总经办及财务室做特殊登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必需向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未运用的必需交回。第九章 印章专管员的职责与义务 1、公司全部印章专管员应遵守本条以下规定： （1）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥当保管，不得将印

10、章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发觉意外状况应马上报告。（2）印章专管员因事、病、休假等缘由不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的留意事项。（4）专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。（5）交接工作时，应严格办理交接手续，填写本方法附件4的印章交接单，登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。（6）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经

11、办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。（7）印章专管员用印盖章位置要精确、恰当，印迹要端正清楚，印章的名称与用印件的落款要一样，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权托付书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。（8）印章专管员不得擅自用印，一经发觉，肃穆处理；若因擅自用印导致公司遭遇经济损失时，由其担当全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进行惩罚。（9）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写印章专管人离职交接单（详见本方法附件5）后方可办理离职手续。（10）禁止任何人未经

12、批准携带公章外出。如确需带出访用时，须经执行董事批准并填写公章外出访用审批单（详见本方法附件6）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本方法附件4的印章交接单办理交接手续后方可带出。（11）印章保管人员为公司涉密人员，其应当保守因职务行为所知悉的包括但不限于公司经营、财务、客户信息等，违反该保密义务泄漏公司信息的，公司有权追究其责任。（12）若因擅自用印导致公司遭遇经济损失时，由其担当全部赔偿责任并由公司对违纪者予以行政处分；造成严峻损失或情节严峻的，移送有关机关处理。（13）本制度由总经办制定，本制度的说明、修改、废止权归总经办。（14）本制度自发布之日起执行。 第十章 附件 附

13、件1：启用专用章通知 附件2：公司印章留样备案表 附件3：停用专用章通知 附件4：印章交接单 附件5：印章专管人离职交接单 附件6：印章外出访用审批单 附件7：用印审批记录单 附件8：合同专用章用印审批单 附件9：公司_印章运用登记簿 附件1： 关于公司启用有关_专用章的通知 公司各部门及分子公司： 依据草根投资管理有限公司启用“_专用章”，该印章由公司_部门管理，专管人员为_。为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_年_月_日起，启用本通知附件的公章，原“_专用章”印章同时废止。 特此函告。附件：新旧印章样式 _年_月_日 旧印章样式 新印章样式 主题词：印章 启用 通知 抄

14、送：_，_，_，。草根投资管理有限公司办公室 _年_月_日印发 附件2： 公司印章留样备案表 NO:_ 印章名称：_章 审批人：_ 刻制人：_ 启用时间：_ 配置及保管部门：_ 印章用途：_ 印章专管员：_ 印章留样 本留样印章自_年_月_日启用。印章领用凭据及承诺： 本人作为本留样印章的保管及运用责任人，于_年_月_日自公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥当保管本印章，依照公司印章管理制度运用印章、登录该印章的运用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人有意或过失运用本印章导致公司遭遇经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应惩罚。印章专管员：_ _年_月_日

15、附件3： 关于公司停用有关_专用章的通知 草根投资管理有限公司各部门及分子公司： 依据草根投资管理有限公司公司印章管理方法第_条的规定，由于_，现公司确定作废停用原由公司_部门专管人员_管理的“_专用章”。_年_月_日前加盖该印章的全部公司文件仍旧有效。特此函告。附件：停用印章样式 _年_月_日 停用印章样式 主题词：印章 停用 通知 抄送：_，_，_，_。 _年_月_日印发 附件4： 印 章 交 接 单 NO:_ 部门名称：_ 交接印章名称：_ 交接日期：_月_日 用印留意事项说明： 1、交接人双方的行为均应遵守草根投资管理有限公司公司印章管理方法之规定。 2、其他说明事项：_ _ 3、 印

16、章留样： 留样 4、本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_ 接收人：_ _年_月_日 _年_月_日 印章授权人签字确认：_ _年_月_日 附件5： 印章专管人离职交接单 NO:_ 部门名称：_ 离职交接印章名称：_ 交接日期：_月_日 1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守_甘肃中企商务广告有限公司公司印章管理方法之规定。2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印状况；若有遗漏用印状况且导致公司遭遇的经济损失，无论公司何时发

17、觉，印章专管人均对前述损失担当全额赔偿责任。3、其他说明：_ 4、印章留样： 留样 4、本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_ 接收人：_ _年_月_日 _年_月_日 印章授权人签字确认：_ _年_月_日 附件6： 印章外出访用审批单 NO:_ 1、部门名称：_ 2、外出印章名称：_ 3、运用日期：_月_日 4、用印事项：_ 5、外出访用缘由：_ _ 6、用印责任人：_ 印章留样： 留样 7、本印章自_年_月_日_时经授权人签字同意外出访用期间，其保管责任和用印责任均由印章_负责。申请人：_ _年_月_日 印章授权人签字确认：_

18、 _年_月_日 附件7： 用印审批记录单 NO:_ 申请人：_；申请日期：_。申请人所在部门：_ 所在部门负责人审核看法：同意(由当事人勾选)_。文件名称 正/复印件 份数 用途说明 正本 复印件 正本 复印件 正本 复印件 正本 复印件 审批同意人 办公室负责人 同意 签名： 财务部负责人 同意 签名： 公司业务部负责人 同意 签名： 总经理 同意 执行董事 同意 签名： 申请运用的印章： 公司印章 法定代表人印章 合同专用章 财务专用章 用印状况(由当事人勾选) 已用印 (申请人签名) (日期) 已用印 (保管人签名) (日期) 备注说明 留意事项 用印文件的复印件作为本审批单必需附备的文件。附件8： 合同专用章用印审批单 NO:_ 用印申请部门 合同份数 经办人签字 联系电话 签约方 甲方： 乙方： 其他方（包括担保方或丙方）： 涉及金额 签约负责人 联系电话 部门经理签字 顾问律师看法： 公司业务部看法： 总经理审批 执行董事审批 附件9： 公司_印章运用登记簿 填表部门：_填表人：_ 序号 盖章 时间 文件名称及发文号 批准 部门 批准人 印章专管员 或代行人印 备注 END