XX学院学生档案管理规范.docx

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1、XX学院学生档案管理规范XX 学院学生档案管理规范 为提高我校学生档案工作质量和管理水平，充分发挥学生档案的作用，逐步实现学生档案管理规范化、标准化，依据中华人民共和国档案法、一般高等学校档案管理方法，结合学校学生档案管理的实际，特制定本规范。一、基本原则 1、凡本、专科生、探讨生，在校期间学习、活动干脆形成的有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属学生档案。2、学生档案现阶段试行集中与分散过渡管理原则，确保材料完整、精确、系统、平安和有效利用；遵循学生个人材料在校期间自然形成规律，保持有机联系及成套性。3、各系（分院、职院、探讨生处）学生辅导员负责学生个人档案积累、收集工作，定期移交给本单位

2、档案管理人员，归入学生本人档案。二、归档范围与时间 （一）在校本、专科学生档案 1、新生入学登记表：在新生入学后一个月内归档。2、学生当年参与军训的鉴定表：在军训结束后一月内归档。3、学生入团志愿书、申请书：在新生入学后一月内归档；在校期间发展新团员，在批准后刚好归档。4、学生学年考核鉴定表：在当年学校表彰大会结束后一周内归档。5、中共预备党员：在校期间能转为正式党员的，其入党材料，待转正后一并归档；学生毕业前未能转为正式党员的，其入党材料应刚好归档。归档材料，按学校党委组织部发展新党员归档材料要求办理。6、奖惩材料：在下文后一周内归档。7、医学分院学生毕业实习鉴定：在实习结束后刚好归档。8、

3、学生成果卡片：刚好归档。9、毕业生登记表：刚好归档。10、毕业生就业报到通知书：刚好归档。（二）在校硕士探讨生档案 1、考生报名状况登记表：一个月内归档。2、报考攻读硕士学位探讨生登记表：一个月内归档。3、考生复试状况表：一个月内归档。4、体格检查表：一个月内归档。5、学生学年考核鉴定表：在当年学校表彰大会结束后一周内归档。6、中共预备党员：在校期间能转为正式党员的，其入党材料，待转正后一并归档； 探讨生毕业前未能转为正式党员的，其入党材料应刚好归档。归档材料，按学校党委组织部发展新党员归档材料要求办理。7、奖惩材料：在下文后一周内归档。8、学位审批看法书：刚好归档。9、论文评审看法书：刚好归

4、档。10、导师技术评语：刚好归档。11、硕士毕业生成果卡：刚好归档。12、硕士毕业生登记表：刚好归档。13、毕业探讨生就业报到通知书：刚好归档。三、归档要求 1、归档的学生档案材料必需字迹工整，格式统一，签字、盖章手续完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。2、毕业生在毕业前形成的材料，均应在毕业生离校前归档。3、移交学生档案时，交接双方必需当面检查验收，检查材料是否完整，签字、盖章手续是否完备，书写是否符合要求。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。4、移交时填写接收材料登记表（见表样一：接收材料登记表），当面点清份数。5、按教务处供应的学号依次

5、，建立新生档案登记表（见表样二：新生档案登记表），并在档案袋下角注明学号、专业、班级，以便利用。四、办理学生档案转递要求 1、学生档案转递要求：按函件要求，用机要形式转递档案（见表样四：填写机要文件交寄单），或通过内部派人送取，不允许公开邮寄或交本人自带。2、毕业生档案：依据院就业办供应的省教化厅毕业生就业通知书所开具的毕业去向，参照毕业生就业协议书中档案转寄具体地址发档案，二周内用机要形式转递毕业生档案（见表样三：毕业生档案转递通知单）。3、结业生档案：依据省教化厅毕业生就业通知书所开具的毕业去向或用人单位发来索取档案的函件，用机要形式转递结业生档案；否则，未有接收单位的，由各单位档案管理人

6、员保管。4、当年毕业的本、专科生、探讨生、结业生，由于各种缘由要求缓发档案的：由本人向所在系（分院、职院、探讨生处）提出书面申请并签署看法，报学校毕业生就业指导中心批准后，方可留档缓发。5、凡就读硕士生、博士生需调档的，须持调档通知函并经所在单位同意后，方可按学生档案转递要求办理。不在毕业期间索取学生档案：须持有用人单位发来索取档案的函件，经所在单位同意后，方可按学生档案转递要求办理。6、办理转学的学生档案：需持省级教化部门关于转学的批复文件及教务处转学通知书，并经所在单位同意后，方可按学生档案转递要求办理。7、办理退学的学生档案：需持教务处退学证明书（复印件），并经所在单位、学生处同意后，方可按学生档案转递要求办理。8、凡转递学生档案，除按学生档案转递要求办理外，还需填写机要信件登记帐页，以便备查（表样五：机要信件投寄登记帐页）。9、转出档案应经过仔细鉴别和整理，并一次转出（除考研调档外）。二一年十月十日