3档案管理制度.docx

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1、3档案管理制度 南充经济开发区市政工程有限公司 档案管理制度 第一章总 则 第 1 条为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，增加档案的好用性和有效性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，结合公司实际状况，特制定本制度。第 2 条公司档案工作分为行政档案、工程过程资料档案、工程经济档案、会计档案。行政档案归档、管理由综合管理部负责，工程过程资料档案归档由工程管理部负责，工程经济档案由商务合约部负责，会计类档案归档按公司财务管理制度的相关规定执行。第 3 条档案承办部门或承办人员应保证经办文件的完整。结案后刚好交责任部门归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清

2、晰，不得擅自带走或销毁。其次章归档范围 第 4 条全部已完工项目的手续、文件与资料。第 5 条全部内部管理档案：1.公司与有关单位的来往函件、协议、合同等。2.公司会议原始记录、纪要和确定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。3.公司制订的规划、年度安排、劳动工资、经营状况、确定、托付书、工作总结等反映公司经营管理活动的文件资 料。4.公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。5.公司的发文。6.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作阅历材料、外单位干脆发送给公司各部门的抄送信件。第三章档案的管理 第一节保管期限 第 6 条档案的保存期限原则划

3、分为永久保存、长期保存、短期保存三种。第 7 条工程档案（土建技术、质量、平安、经营；水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久保存；人事档案列为长期保存；会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。其次节内部管理档案的归档 第 8 条公司档案实行半年归档及年度归档制度，即：每年的六月和次年的一月为公司档案资料归档期。第 9 条在档案资料归档期，各部门收集整理出公司资料归档范围内的资料档案并移交责任部门，填写档案归档登记表并签字确认。在此期间，各主管部门应主动协作与支持。第 10 条 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室

4、。 第三节工程竣工档案的归档 第 11 条工程竣工验收后十五日内，各责任部门将竣工工程的内业资料整理、编目，装订成册，归档。第 12 条竣工档案归档除填写档案归档登记表外，还需填写竣工档案资料清单。第四章归档要求 第 13 条档案室必需具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、 防强光、防泄密等平安条件。第 14 条归档资料要进行登记，编制归档书目。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。第 15 条借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。须要长期借出的需经档案管理员上报总经理批准。第 16 条任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进

5、行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的干脆责任者，根据公司相关规定进行处理。第 17 条归档文件的密级，根据保密制度的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事务的发生；涉及学问产权，专利技术和商业隐私的档案重点保管。第 18 条借阅归档时如发觉档案资料丢失、损坏、缺页等状况，综合管理部应向分管经理报告，经查清责任后并 视严峻程度做出相应处理确定。第 19 条借用存档文件资料时，综合管理部应视借阅文档的密级，一般文件要求借阅人填写档案资料借阅申请表、秘级档案要求借阅人填写密级档案查阅申请表，仔细完善各种借阅手续。借阅人必需保证档案的保密工作，不得遗失、损毁

6、或扩散阅读范围。第 20 条公司档案资料不许外部人员借阅。特别状况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。第 21 条公司对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。第五章附则 第 22 条本制度由执行董事办公会探讨制定，由执行董事办公会负责说明。第 23 条本制度自印发之日起执行。附件 1：档案资料借阅 申请表编号：申请部门申请人附件 2：密级档案查阅申请表 编号： 申请部门 申请人申请日期 申请日期运用期限借阅档案名称及内容运用性质 查阅 复印 外带 其他 运用目的部门负责人签字综合管理部负责人签字 查阅档案名称及内容 密级 ：隐私 机密 绝密查阅事由部门负责人签字：经理层签字： 附件 3：档案归档登记表 编号：移交部门移交时间 档案类别秘级移交内容（编号）电子书目移交状况 移交部门签字接收部门签字注：竣工档案还需填写竣工档案资料清单 附件 4：竣工档案资料清单 编号：项目名称项目编号资料清单 电子档留存 是否为原件 移交部门签字：接收部门签字：