U9ERP项目操作手册-应付业务V0.docx

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1、 顶固集创家居U9ERP项目操作手册应付管理 广东顶固集创家居股份有限公司U9ERP项目-应付管理操作手册创建日期：2012-01-01最后修订日期：2012-01-12文控编号: DG-U9-AC-003客户项目经理：吴健华日 期：2012-01-12用友项目经理：杨贵发 日 期：2012-01-121. 文档控制更改记录日期作者版本更改记录2012-01-01杨贵发V1.0模板制定2012-01-09胡志凯V2.0手册编写审阅日期姓名职位审批日期职位姓名签名2. 目录1.文档控制22.目录33.应付业务流程清单54.应付业务整体流程65.应付业务流程操作指引75.1.采购暂估业务流程操作指

2、引75.1.1.业务场景75.1.2.业务流程图85.1.3.流程说明85.1.4.U9系统操作指引95.2.采购暂估调价业务流程操作指引135.2.1.业务场景135.2.2.务流程图145.2.3.流程说明145.2.4.U9系统操作指引145.3.采购立账结算业务流程操作指引165.3.1.业务场景165.3.2.业务流程图175.3.3.流程说明185.3.4.U9系统操作指引185.4.委外加工应付立账结算业务流程操作指引205.4.1.业务场景205.4.2.业务流程图215.4.3.流程说明225.4.4.U9系统操作指引225.5.债务转移业务流程操作指引225.5.1.业务场

3、景225.5.2.业务流程图235.5.3.流程说明235.5.4.U9系统操作指引245.6.应付冲应收业务流程操作指引255.6.1.业务场景255.6.2.业务流程图265.6.3.流程说明265.6.4.U9系统操作指引275.7.请款付款业务流程操作指引285.7.1.业务场景285.7.2.业务流程图295.7.3.流程说明295.7.4.U9系统操作指引305.8.供应商退款业务流程操作指引325.8.1.业务场景325.8.2.业务流程图335.8.3.流程说明335.8.4.U9系统操作指引345.9.应付核销业务流程操作指引355.9.1.业务场景355.9.2.业务流程图

4、365.9.3.流程说明365.9.4.U9系统操作指引375.10.付款计划管理业务流程操作指引385.10.1.业务场景385.10.2.业务流程图395.10.3.流程说明405.10.4.U9系统操作指引405.11.应付月结处理业务流程操作指引425.11.1.业务场景425.11.2.业务流程图435.11.3.流程说明445.11.4.U9系统操作指引443. 应付业务流程清单流程编号流程名称业务范围责任部门TS-AP应付管理总体流程财务中心TS-AP-01采购暂估业务流程材料采购货到入库后，系统确立为采购暂估的业务财务中心TS-AP-02采购暂估调价业务流程材料采购货到入库后、

5、应付立账前，调整暂估成本和暂估应付款的业务财务中心TS-AP-03采购立账结算业务流程材料采购货到且票到后，确立应付账款并核算采购成本的业务。采购退货不单独立账，而是与收货合并立账财务中心TS-AP-04委外加工应付立账结算业务流程收到委外发票，确立应付账款并核算委外品成本的业务财务中心TS-AP-05债务转移业务流程应付账款由一个供应商转移到另一个供应商的业务财务中心TS-AP-06应付冲应收业务流程由客户的应收账款冲减供应商的应付账款的业务财务中心TS-AP-07请款付款业务流程采购人员提出付款申请、财务入账、出纳支付款项的业务流程。财务中心TS-AP-08供应商退款业务流程供应商退回我方

6、款项的业务处理财务中心TS-AP-09应付核销业务流程供应商付款（含退款）与应付款（含借项）核销的业务财务中心TS-AP-10付款计划管理业务流程解决财务对未来一定时间内到期应付账款的付款安排，合理的做好付款计划。财务中心TS-AP-11应付月结处理业务流程应付管理模块月末结账处理流程。财务中心说明：A. 目前没有外币结算的采购业务，因此暂不需要应付汇兑损益的业务流程；B. 固定资产采购、在建工程采购的应付款通过“预付账款预付款”和“预付账款暂估款”科目，直接总账凭证处理，不通过应付管理系统单据处理；C. 应付供应商的模具款通过“应付账款模具款”科目，直接总账凭证处理，不通过应付管理系统单据处

7、理。4. 应付业务整体流程-46- 5. 应付业务流程操作指引5.1. 采购暂估业务流程操作指引5.1.1. 业务场景采购业务中，当期货到入库且发票未到，系统将自动执行暂估入账，产生暂估的会计分录的业务。关键业务要求：采购暂估考虑税金。暂估税金过渡性科目选用“应付账款暂估税金”这样期末报表中不会高估存货，也不会高估应付账款。与供应商往来对账后的余额、总账、应付账可以一致。A. 采购入库时：借：存货 未税金额应付账款暂估税金XX供应商税额贷：应付账款暂估应付款XX供应商价税合计B. 单到冲回红字：借：存货未税金额，红字应付账款暂估应付款XX供应商税额，蓝字贷：应付账款暂估税金XX供应商价税合计，

8、蓝字C. 单到冲回蓝字：借：存货未税金额货：材料采购价税合计D. 应付立账：借：材料采购未税金额应交税费应交增值税进项税税额货：应付账款应付材料款XX供应商价税合计以上分录，在采购退货时按同方向的红字处理。E. 付供应商款时：借：应付账款应付材料款XX供应商贷：银行存款F. 供应商退款时：借：应付账款应付材料款XX供应商红字贷：银行存款红字5.1.2. 业务流程图5.1.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工)10标准收货仓储部收到供应商送来的货物，办理入库并录入标准收货单标准收货系统20采购退货仓储部因各类原因退货给供应商，开具退货处理单。退货单系统30采购暂估

9、分录财务部系统自动生成采购暂估分录会计分录系统5.1.4. U9系统操作指引第一步：进入【采购管理】-【采购收货】菜单第二步：A:收货场景下【采购管理】-【标准收货】-【提交、审核】B:退货场景下【采购管理】-【退货】-【提交、审核】第三步：A：采购收货场景下查看生产交易分录B：采购退货场景下查看生产分录单据必须是已经提交审核后方可生产交易分录单据类型是在库退货5.2. 采购暂估调价业务流程操作指引5.2.1. 业务场景此流程适用于材料采购货到入库后、应付账款确立前，需要调整材料暂估成本和暂估应付款的业务处理。5.2.2. 务流程图5.2.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方

10、式(系统/手工)10提出调价联络单采购部采购部向供应商提出调价需求调价联络单手工20确认调价单供应商供应商确认调价内容确认调价单手工30后续调价财务中心进行事后调价，调整收货单的单价，用以对账和立账系统40收货单仓储部收货单显示调整后价格出货单系统50调价交易分录财务部生成调价分录会计分录系统5.2.4. U9系统操作指引 第一步：基础设置：料品【可事后定价】勾选第二步：进行调价操作【采购管理】-【标准收货】在未调整前分录为：假如价格调整为150，则其金额为：15000。分录为：该调价适用场景是：已经收货，单据审核但还未确立应付账款的时点来调整应付暂估款。5.3. 采购立账结算业务流程操作指引

11、5.3.1. 业务场景采购业务中，货收且票到，财务人员根据供应商采购发票确立应付账款并结算材料采购成本的业务处理。5.3.2. 业务流程图5.3.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工)10标准收货仓储部收到供应商送来的采购物资，办理入库并录入标准收货单标准收货系统20退货仓储部向供应商退货，并录入退货单退货单系统30收到供应商发票采购部索取供应商发票并提供开票明细，提交财务中心记账手工40应付单财务中心根据供应商采购发票和开票明细，生成系统应付单，产生应付账款应付单系统50立账财务中心对应付单执行“立账”操作系统60发票匹配财务中心将应付单与标准收货（退货）进行

12、钩稽。若根据标准收货（退货）生成的应付单，则系统自动匹配，可忽略此步系统70发票结算财务中心进行发票结算操作，系统将采购发票金额反算标准收货（退货）中存货的采购成本。系统5.3.4. U9系统操作指引第一步：【应付管理】-【应付单】-【新增】 注意：单据类型默认为“发票”，同一供应商开票需要注意勾选合并开票，一定要填写供应商和实收勾选上。第二步：进行应付立账A:采购收货立账B：采购退货立账注意：系统设置单据类型对应现实业务类型，发票对应发票，借项账户单对应退货5.4. 委外加工应付立账结算业务流程操作指引5.4.1. 业务场景委外加工业务，收到委外商的加工费发票，财务人员确立应付账款并结算委外

13、品加工成本的业务处理。5.4.2. 业务流程图5.4.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工)10委外收货仓储部收到供应商送来的委外物资，办理入库并录入委外收货单标准收货系统20委外退货仓储部向委外供应商退货，并录入委外退货单退货单系统30收到供应商发票采购部索取供应商发票并提供开票明细，提交财务中心记账手工40应付单财务中心根据供应商采购发票和开票明细，生成系统应付单，产生应付账款应付单系统50立账财务中心对应付单执行“立账”操作系统60发票匹配财务中心将应付单与标准收货（退货）进行钩稽。若根据标准收货（退货）生成的应付单，则系统自动匹配，可忽略此步系统70发票

14、结算财务中心进行发票结算操作，系统将采购发票金额反算标准收货（退货）中存货的采购成本。系统5.4.4. U9系统操作指引5.5. 债务转移业务流程操作指引5.5.1. 业务场景只允许同一个供应商的两个编码之间做转移，在顶固不允许两个供应商之间进行转移。供应商的一个编码应付减少，供应商的两一个编码应付增加。5.5.2. 业务流程图5.5.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工)10债务转移协议供应商经供应商协商一致，需要债务转移，则与财务中心签订协议手工20供应商关系维护应付会计维护供应商资料30债务转移单财务中心制作债务转移单，同时调整协议供应商的应付账款债务转移

15、单系统40生产分录转总账财务中心系统生产分录转总账生产凭证分录系统5.5.4. U9系统操作指引第一步：根据现实场景录入应付转移单【应付管理】-【债务转移】-选择转移对象第二步：将债务转移单提交审核5.6. 应付冲应收业务流程操作指引5.6.1. 业务场景某供应商和某客户的债权和债务核销。经与此供应商和此客户协商一致，以其对我方应付账款抵销我方对此客户的应收账款，而由此供应商和此客户直接产生结算。当某供应商和某客户具有业务关系，或既是供应商又是客户、既发生采购业务又发生销售业务的客户（供应商），经常会发生应付冲应收业务。5.6.2. 业务流程图5.6.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说

16、明输出单据方式(系统/手工)10冲账通知供应商经与供应商、客户协商一致，需要冲账时，与财务中心签订协议。手工20应付冲应收财务中心制作应付冲应收单应付冲应收系统30生产分录转总账财务中心系统生产分录转总账生产凭证分录系统5.6.4. U9系统操作指引第一步：根据现实场景录入应付对冲单【应付管理】-【应付冲应收】-选择客户，供应商第二步：将应付对冲单提交审核。5.7. 请款付款业务流程操作指引5.7.1. 业务场景适用于向供应商付款的业务流程。采购部门提出付款申请、财务人员付款、记账的业务流程。5.7.2. 业务流程图5.7.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工)

17、10请款采购部根据应付账款到期日，对于即将到期的应付款项进行请款操作，生成请款单请款单系统20审核财务中心材料会计对请款单进行审核系统30付款单财务中心制作付款单，减少应付付款单系统40付款财务中心出纳员支付款项。手工5.7.4. U9系统操作指引第一步：根据现实场景录入应付对冲单【应付管理】-【应付冲应收】-选择客户，供应商注意：请款对象是针对供应商，并不要指定请款的应付单，其用途都是预付款第二步：将请款单提交，审核，并确认付款第三步：请款确认后，自动生成付款单。5.8. 供应商退款业务流程操作指引5.8.1. 业务场景供应商退回我方款项的业务处理。主要有以下业务场景：A. 出纳支付款项且会

18、计入账后，由于某种原因该款项无法到账，收到银行退回款项的通知；B. 我方多支付供应商款，由供应商予以退还。5.8.2. 业务流程图5.8.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工)10银行通知单财务中心收到银行款项退回通知手工20供应商退余款通知单财务中心到账通知手工30收供应商退款财务中心在收款单下面录入对供应商收款收款单系统5.8.4. U9系统操作指引第一步：在收款单下面录入供应商收款单【应收管理】-【收款单】表头其他页签的的备注页面必须录入第二步：将收款单提交审核5.9. 应付核销业务流程操作指引5.9.1. 业务场景供应商付款（含退款）与应付款（含借项）冲

19、销的业务。以供应商为单位，按立账日先后顺序自动核销。应付核销的目的：A. 供应商按单结算，通过应付核销，系统可记录应付单的已付款金额和未付款余额；B. 应付账龄分析、到期应付表、付款计划表。5.9.2. 业务流程图5.9.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工)10付款单财务中心参与核销的单据系统20应付单财务中心参与核销的单据系统20应付核销财务中心将付款单和应付单进行核销核销单系统5.9.4. U9系统操作指引第一步：基础设置系统自动按供应商进行核销第二步：核销单据查看5.10. 付款计划管理业务流程操作指引5.10.1. 业务场景本流程适用于解决财务对未来一

20、定时间内到期应付账款的付款安排，合理的做好付款计划。5.10.2. 业务流程图5.10.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工)10应付立账条件维护财务中心设定立账日期，账期确定依据系统20应付立账日期和到账日期维护财务中心确定应付账款的立账日期和到期日期系统30立账动作财务中心应付单进行确认应收立账应付单系统40应付核销财务中心将应付单于付款单进行核销应付核销单系统50查询报表财务中心出具到期应付表到期应付表系统5.10.4. U9系统操作指引第一步：在到期应付表里查看到期，逾期数据。【应付管理】-【到期应付表】第二步：设置查询条件A、到期应付查询B、逾期天数查

21、询5.11. 应付月结处理业务流程操作指引5.11.1. 业务场景期末，应付会计对应付管理系统进行月结的业务操作和流程。5.11.2. 业务流程图5.11.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工)10单据全部核准财务中心所有单据执行核准系统20付款单财务中心付款给供应商单据系统30应付单财务中心应付给供应商款系统40应付核销财务中心核销应付单和付款单核销单系统50转暂付业务财务中心无法核销单据转成为暂付款暂付款系统60应付发票全部结算财务中心发票全部与收货单进行匹配结算交易分录系统70单据全部生产交易分录财务中心所以单据生产分录交易分录系统80交易分录全部转总账财务中心所有交易分录执行转总账操作会计凭证系统90应付-总账对账财务中心总账与明细账对账手工100月结财务中心执行月结操作，转入下一会计期间系统5.11.4. U9系统操作指引第一步：所以相关单据全部审核（包括应收单，借贷项单据，付款单，应付冲应收，债权转移单据）第二步：进行月结第三步：进入月结页面注意：可以双击红色看到阻止月结流程的单据，再进行相关操作后月结。