集住宅酒店式公寓写字楼商业于一体高档综合国际广场物业档案资料管理方案.doc

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1、集住宅酒店式公寓写字楼商业于一体高档综合国际广场物业档案资料管理方案概述：有效利用信息资源已成为现代物业管理的运作基本方法，在君临国际城管理中心的档案建立与管理中，我们将运用先进的计算机网络技术，以纸质档案和电子档案相结合的方式对档案进行集中有序、标准规范的管理，充分发挥档案静态和动态的作用，为顺利开展君临国际城物业管理工作提供及时、准确、翔实的信息资源。第一节 档案管理运作一、 资料的收集我们将设立档案室由专门人员负责管理。资料的收集坚持内容完整、数据可靠的原则，并根据管理的实际需求，扩大资料信息的来源渠道。（一） 与项目发展商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面准确地收集有关君临国际城建

2、筑结构、机电设备和辅助设施等原始资料。（二） 日常管理中收集和建立业户档案、本体维修档案、设备运行档案、投诉回访记录以及ISO 9000质量管理运行记录、创优达标记录。并将档案的收集、整理、汇总、归档、编目制度化。（三） 通过x市政府主管部门或国际互联网等渠道获取相关信息。二、 资料的整理和分类收集到的所有资料、质量记录统一由资料员统一整理，剔除无效部分，然后根据来源、内容、表现形式等特点进行细分，做到条理清晰，分类合理，易于检索。三、 资料的归档管理（一） 归档就是将分类整理好的信息资料进行分类保存，档案分三级：永久保存的档案为一级档案，长期保存的为二级档案，保存期三年以下的为三级档案。在君

3、临国际城档案管理中我们将原始资料归档，并要求做到电子文档备份。（二） 一级档案、加密档案应严格控制借阅，一级/加密档案的电子文档应设置使用权限，确保一级/加密档案的安全。（三） 档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案目录，并按内容、部门、年度、保存期限及级别分类进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。（四） 为保证档案的完整和安全，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及除湿机、消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。（五） 档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室禁止无关人员任意进出。四、 文档建立、使

4、用、借阅流程图（一） 文档使用、借阅权限1、 管理中心文档仅限内部员工、认证机构和相关方使用、借阅。2、 一级文档限领班以上员工借阅、认证机构和相关方借阅文档必须经理批准。3、 财务档案除定期向业主公布外，仅限财务工作人员、外部审核人员、领导层使用、借阅。使用、借阅人档案管理员一级档案二级档案三级档案管理处经理审批管理处经理审批使用、借阅人在档案室借阅管理员及时归档使用、借阅3日内归还填写文档借阅表提交 提交使用完毕使用完毕 许可许可许可 （二） 建立文档流程图文件（传真、电子等形式）外来文件资料内部文件资料阅批单发相关执行人并签字发相关执行人原件归档文员收文件后整理汇总、编号填写办理发文编目

5、编目 电子档案纸质档案五、档案的销毁根据文件的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案堆积和混淆。对于已过存档期的档案，经主管领导批准方可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。第二节 档案资料的分类一、 产权与工程技术资料名称资料内容保管期限备注工程建筑产权资料l 规划图纸、项目批文、用地批文l 建筑许可证、投资许可证、开工许可证、销售许可证l 拆迁安置资料永久永久永久工程技术资料l 红线图、总平面图l 地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告l 工程合同、工程预决算l 工程设计变更、通知及技术核算单l 竣工图： 单体建筑、结构、设备竣工图消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工

6、图l 本体、消防、燃气竣工验收证明书l 钢材水泥等主要材料的质量保证书l 新材料、构配件的鉴定合格证书l 供水、供电、电梯消防、智能化等工程和地下网管竣工图及其技术资料l 沙浆、混凝土试块、试压报告l 绿化工程竣工图永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久二、 业户档案名称资料内容保管期限备注业户资料l 业户自然状况表永久入伙资料l 身份证、法人证l 合同书l 装修申请表（附图纸）l 装修工程队安全责任书l 临时施工人员登记表l 资产登记表l 安全责任书永久永久永久永久永久永久永久三、管理档案资料名称资料内容保管期限备注维修资料l 维修申请记录、回访记录l 维修派工单l 公共设施巡检记录三

7、年三年八年治安交通管理资料l 日常巡查记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线l 日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带l 突发事件处理记录l 车辆管理记录三年三年三年五年设备设施管理资料（包括消防）l 公用设备设施维修保养计划l 公用设备设施维修保养记录l 机电设备运行、巡查记录l 设备分承包方档案l 公用设备设施台帐及更新记录五年五年五年五年八年绿化清洁资料l 清洁班检记录、清洁周检记录l 绿化工作记录、绿化周检记录l 消杀记录、绿化病虫害检查记录二年二年二年员工管理资料l 员工个人资料、聘用记录l 员工业绩考核及奖罚记录l 员工培训计划培训档案、考核记录l 员工晋升、薪金变动及内务管理记录长期长期长期长期员工离职后保管二年行政文件资料l 值班及检查记录l 有关财务记录（由财务人员专职保管）l 政府主管部门文件l 物业公司文件l 与项目发展商往来文件l 内部管理规章制度、通知、通报等文件三年十年三年文件有效期文件有效期文件有效期四、ISO9000质量管理档案及创优档案名称资料内容保管期限备注ISO9000质量管理l 质量手册l 程序文件l 作业指导书l 质量纪录文件有效期文件有效期文件有效期三年创优资料l 创优策划书l 创优计划书l 申报/检查资料l 证书文件有效期文件有效期文件有效期文件有效期